Das Hiddenteam – was meint das?

Das Hiddenteam sind der Chef, selten die Chefin, und die Sekretärin bzw. Assistentin, selten ein Sekretär oder Assistent. Teilweise unterstützen mehrere Mitarbeiterinnen einen Chef, oft in Teilzeit oder in der Kombination Vollzeit / Teilzeit. Da dieses Team selten sichtbar auftritt als solches, habe ich den Begriff des Hiddenteams kreiert.

Der Vorgesetzte ist in seiner Rolle und Funktion klar – was ist nun eine Sekretärin bzw. Assistentin? Neben diesen Begriffen finden sich noch Bezeichnungen wie Chefsekretärin, Teamassistentin, alle Kombinationen mit hierarchischen Ebenen (Vorstandssekretärin, Bereichs-, Direktions-, usw.), Begriffe wie „Personal Assistant“ oder „Office Managerin“ oder Stellenbezeichnungen wie Management-Assistentin oder Assistentin der Geschäftsführung. Diese Begriffsvielfalt und damit fehlende Eindeutigkeit beeinflusst die Wahrnehmung dieser Mitarbeiterinnen.

Aufgabenfelder der Assistentin / Sekretärin

Inhaltliche Zuarbeit zum Vorgesetzten

  •  Organisation des Vorgesetzten (Zeitmanagement, Reisemanagement, Dokumentenmanagement, Stellvertreter-Funktion, und vieles mehr)
  • Administrative Aufgaben für den Bereich des Vorgesetzten (z. B. Zeitwirtschaft, Sitzungszimmerverwaltung, Sachbearbeitungsaufgaben passend zum Feld des Vorgesetzten z. B. Personal, Marketing oder Vertrieb, usw.)
  • Unterstützung der Mitarbeiter des Vorgesetzten (bei Präsentation, Reiseorganisation und –abrechnung, usw.)
  • Je nach Unternehmensgröße auch Aufgaben wie Empfang, Telefonzentrale, Betreuung von Auszubildenden, Ersthelfer, Sicherheitsbeauftragte und vieles mehr

Diese Vielfalt ist ein Faktor für Zufriedenheit im Job, aber auch eine große Herausforderung an das Selbst- und Zeitmanagement der Assistentin sowie an die Persönlichkeit.

 

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