Diener vieler Herren?

Viele Assistentinnen sind nicht nur für einen Chef tätig, sondern betreuen oft auch noch Mitarbeitende des Vorgesetzten. Jeder „Kunde“ sieht bei der Delegation nur seine eigenen Aufgaben, nicht jedoch die der anderen. Für die Assistentin entsteht daher ein Spagat zwischen „Kundenorientierung“ und „Grenzen setzen“. Eine Rettung scheint zu sein, die Aufgaben des Vorgesetzten höher zu priorisieren und  erst anschließend die Aufgaben für die Mitarbeitenden anzugehen. Manche Vorgesetzte kommunizieren das auch genauso an ihre Mitarbeitenden.

Manche Aufgaben können jedoch nicht liegen bleiben. Oder es gibt Mitarbeitende, die sehr unangenehm werden, wenn ihre Aufgaben nicht sofort erledigt werden.

Was könnte helfen?

Aus der guten alten Papierzeit könnte eine Todo-Liste hilfreich sein. Neue Aufgaben werden in Anwesenheit des „Kunden“ unten in die Liste eingetragen – so entsteht ohne weitere Worte eine Sichtbarkeit der Auslastung. Diskussion verringern sich. Manche Mitarbeitenden zeigen sogar Verständnis und bieten von sich aus an, dass ihre Aufgabe auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden kann.

In der oft wöchentlichen Besprechung könnte die Assistentin informieren, wie viel Kapazitäten bei ihr noch verfügbar sind. Das macht das Verhandeln über Grenzen in den Tagen danach einfacher.

Hilfreich ist auch der Verweis auf die konkrete Chef-Aufgabe und eine Zeitangabe, wann die Aufgabe des Mitarbeitenden erledigt werden kann.

Und zu guter Letzt hilft auch ein kleiner Trick. Fangen Sie mit der Aufgabe im Beisein des Mitarbeitenden an und geben einen Zeithorizont für die Fertigstellung an, die erlaubt andere Aufgaben dazwischen zu schieben.

Viel Erfolg beim Ausprobieren!

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