Mails für den Chef bearbeiten?

Früher war das ganz einfach: Da ging die Papierpost bei der Sekretärin ein, diese hat sie geöffnet, (aus)sortiert und für den Vorgesetzten aufbereitet. Vertrauliche oder persönliche Briefe gehörten nicht immer dazu.

Und wie ist das heute? Papierpost ist in vielen Sekretariaten fast nicht mehr vorhanden – dafür jede Menge E-Mails! Und die werden oft vom Chef gelesen und bearbeitet und gleichzeitig von der Assistentin. Manchmal war die gute alte Zeit gar nicht so schlecht. Denn effizient ist das parallele Bearbeiten nicht.

Ideal wäre, wenn die Mails nur von einer Person bearbeitet werden. Je „fachlicher“ der Arbeitsbereich des Vorgesetzten ist (z. B. ein Chemiker in der Grundlagenforschung mit vielen Kontakten ins Ausland), desto weniger wird die Assistentin im Mailbereich entlasten können. Je mehr mit einer guten Allgemeinbildung und Einarbeitung gelernt werden kann (z. B. Arbeitsbereiche wie Personal oder Vertrieb), desto eher kann die Sekretärin die Mails das Chefs vorsortieren und bearbeiten.

Wenn also die Fachlichkeit passt, dann könnte der Posteingang nur von der Assistentin bearbeitet werden. Der Chef liest seine vorbearbeiteten Mails dann in einem separaten Ordner. Der könnte z. B. AA Posteingang heißen. (AA oder 01 damit er an erster Stelle steht). Bei Smartphone-Nutzern muss geklärt sein, dass diese auch Unterordner mobil abrufen können. So könnte dann die Ordnerstruktur aussehen:

  • heute zu klären
  • diese Woche zu klären
  • zur Kenntnis
  • weitergeleitet
  • selbst bearbeitet
  • unklar
  • Ablage
  • Müll?

Der Vorgesetzte kann so auch zwischen zwei Besprechungen „schnell mal“ seine Mails checken (heute zu klären). Wenn er oder sie mehr Zeit hat oder wieder am Schreibtisch sitzt, können die restlichen Unterordner bearbeitet werden.

Wichtig ist noch eine klare Vereinbarung, wer die Ordner leert. Häufig erlebe ich in den Coachings von Chef und Assistentin, dass die Sekretärin die Struktur füllt und der Chef leert. Manchmal wird noch eine einmalige Erinnerungsfunktion vereinbart: die Assistentin prüft, ob die „heute …“ und „diese Woche …“ auch geleert sind.

Ein Chefin-Sekretärin-Team habe ich kennengelernt, die es ganz anders machen. Dort hat die Assistentin keinen Zugriff auf die Mails ihrer Chefin. Diese leitet ihr weiter, was bearbeitet werden soll. Der Hintergrund war für mich gut nachvollziehbar: Die Chefin hatte nur eine Mailadresse und erhielt als Vorstandschefin viele Mails mit höchst vertraulichen Informationen – teilweise auch mit manipulativen Inhalten. Das wollte sie ihrer Sekreträrin nicht zumuten.

Ein anderes Beispiel für „ganz anders“ war ein Produktionschef mit seiner Sekretärin. Sie bearbeitete den Posteingang zwischen 07:00 und 16:00 Uhr (ihre Arbeitszeit), er davor und danach. Unterordner gab es keine. Was bearbeitet war, kam in die Ablage. Auch das funktionierte gut.

Was passt für Sie und Ihr Team?

 

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