Delegationen für den Chef?

Viele Vorgesetzte sind mehr als 50 % der Arbeitszeit nicht am Schreibtisch. Sie sind in Meetings, unterwegs, bei Kongressen, betreuen Kunden oder Lieferanten oder sind am Netzwerken. Mails oder Telefonate für ihn laufen in dieser Zeit weiter. Einiges davon können Sie schon auf den Weg bringen und an Mitarbeiter weiter geben. Und mobiles Arbeiten erlaubt natürlich den Chefs, auch von unterwegs oder aus der Besprechung heraus Arbeiten zu delegieren. Der Einfachheit halber erhält oft die Assistentin den Auftrag, Mitarbeiter über die Chefaufträge zu informieren und diese nachzuhalten.

Doch das klappt nicht bei allen Mitarbeitern. Mehrmalige Ermahnungen, das Betteln um die Einhaltung der Deadline oder viel Frust ob der vielen Ausreden gehören für manche Sekretärin zum Tagesgeschäft. Warum ist das so?

Für  manche Mitarbeiter ist Delegation etwas Hierarchisches. Delegieren kann, wer „über“ einem steht – und niemand sonst. Die Assistentin wird als „Stabsstelle“ wahrgenommen und damit außerhalb der Hierarchie. Aufgaben von ihr sind für diese  „Sorte“ von Mitarbeitern nicht ernstzunehmen. Wichtig für die Assistentin ist, sich nicht darüber aufzuregen. Über den Weg für erfolgreiche Delegation entscheidet der, der die Arbeit erhält. Und wenn es hierarchisch sein soll: dann gestalten Sie es so. Lassen Sie in Ihrer Sprache das „ich“ weg und machen Sie Ihren Chef hörbar : „Herr Meier möchte, dass Sie bis zum …“. Vielleicht können Sie auch aus dem Chef-Mail-Account heraus schreiben, das macht den Absender auch deutlich. Oder Sie nehmen Ihren  Chef bei Ihrem Mail in cc. Das macht für diese Mitarbeiter deutlich, dass der  Chef mit im Boot ist.

Ein zweiter „Typ“ von Mitarbeitern hat sich daran gewöhnt, dass Sie das Aufgabenmanagement übernommen haben! Wieso soll sich der Mitarbeiter rechtzeitig um die Aufgabe kümmern, wenn Sie ein paar Tage vor dem Termin nachfragen? Hier könnten Sie mit einer elektronischen Aufgabe arbeiten, die Sie an den Mitarbeiter schicken. Lassen Sie am Anfang noch etwas Puffer bis zum Endtermin. Wenn der Aufgabentermin vorbei ist, informieren Sie den Mitarbeiter, dass Sie Ihrem Chef Bescheid sagen, dass seine Aufgabe leider noch nicht erledigt wurde.

Und damit sind wir schon beim dritten Typ. Es passiert ja nichts, wenn der Termin nicht eingehalten wird. Lassen Sie Folgen entstehen. Fragen Sie z. B. im Abteilungsmeeting öffentlich die Deadlines ab – und damit auch die, die nicht eingehalten wurden. Wenn Sie einen Entwurf für eine Präsentation erstellen, setzen Sie eine Blankofolie dort ein, wo Mitarbeiter nicht geliefert haben. Schicken Sie diesen Entwurf zur Abstimmung dann an alle Beteiligten.

Diese Ansätze erscheinen Ihnen zu hart? Ja und Nein! Dort wo alles läuft, bleiben Sie so wie Sie sind. Und dort, wo Mitarbeiter nicht im Sinne des Chefs „funktionieren“, werden Sie konsequenter. Wenn es Ihnen wichtig ist, stimmen Sie die neuen Vorgehensweisen mit Ihrem Chef ab. Vielleicht ist das für ihn auch eine Gelegenheit, in der nächsten Abteilungsbesprechung allen Mitarbeitern zu Gehör zu bringen, dass Sie für ihn handeln.

Viel Erfolg beim  Weiterreichen der Delegationen!

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