Protokolle im Sekretariat?

Auch wenn Assistentinnen nicht bei allen Sitzungen dabei sein können (oder wollen), so taucht das Thema Protokoll doch auf. In den „uralten“ kaufmännischen Ausbildungen war Stenographie noch Bestandteil – heute kann das fast niemand mehr. Wie geht die Sekretärin mit diesem Thema effizient um?

Zuerst sollte geklärt sein, welche Art von Protokoll erwartet wird. Oft reicht ein Ergebnis- oder Beschlussprotokoll. Hier sind zu den einzelnen Tagesordnungspunkten nur die Maßnahmen und Todos aufgeführt. Alles aus der Diskussion wird nicht erwähnt.

Die Frage der technischen Hilfsmittel sollte geklärt sein. Ein Ergebnis- oder Beschlussprotokoll kann direkt in der Sitzung auf dem Flipchart oder einer Moderationswand erstellt werden. Die Fotos sind dann ohne weitere inhaltliche Bearbeitung das Protokoll. Oder die Assistentin schreibt in ein Formular (TOP / Wer? / Mit wem? / Macht was? / Bis wann?) direkt auf einem Laptop mit – und zum Sitzungsende ist das Beschlussprotokoll fertig. Der Laptop hängt natürlich während des Erstellens nicht am Beamer. Zum Ende der Sitzung kann die Zustimmung der Teilnehmenden zu den Maßnahmen eingeholt werden.

Wenn es doch „mehr“ sein soll und der Verlauf der Diskussion wiedergegeben werden muss, kann ein Smartpen von Livescribe unterstützen. Dieser Stift verknüpft das Mitgeschriebene (in einem speziellen Buch) mit dem „Gehörten“. Wird der Stift nach der Sitzung auf eine Stelle der Mitschrift bewegt, spielt der Stift das ab diesem Zeitpunkt gesprochene ab. Hier können Sie sich den Stift ansehen: http://www.livescribe.com/de/smartpen/ls3/

Bei fachlich schwierigen Tagesordnungspunkten kann die Sekretären den inhaltlich Verantwortlichen auch um einen Entwurf bitten.

Und als letztes: Ein Protokoll kann nur so leicht zu Erstellen sein, wie der Besprechungsleiter seine Aufgabe gut macht! Wird zwischen den Tagesordnungspunkten hin und her gesprungen oder unstrukturiert geleitet, ist Protokoll eine schwierige Aufgabe.

Viel Erfolg in Ihren Sitzungen!

Werbeanzeigen