Rollen im Projekt und das Projektteam

Rollen im Projekt? Das ist doch kein Rollenspiel. Nein – sicher nicht. Doch unterschiedliche Rollen gibt es schon. Da sind auf der einen Seite die Mitglieder des Projektteams. Dann darf natürlich ein Projektleiter oder die -leiterin nicht fehlen. Und ein erfolgreiches Projekt hat auch einen Auftraggeber. Das kann eine Person oder ein „Board“ oder „Committee“ sein.

Darf’s noch mehr sein? Im Projektleben gibt es noch weitere Rollen. Denn oft arbeiten Fachbereiche einem Projektteam zu. Die müssen nicht alle im Projektteam vertreten sein, gerade wenn sie nicht während der ganzen Projektlaufzeit benötigt werden. Sie können an einzelnen Sitzungen teilnehmen, gehören dann aber nicht zum Projektteam.

Und als letztes gibt es noch die Projektbeteiligten. Wer ist alles vom Projekt betroffen? Für wen ist das Projekt gedacht? Wessen Welt verändert sich durch das Projekt? In mancher Literatur sind das auch „Stakeholder“. Das sind all diejenigen, die ein Interesse am Projekt  haben. Das muss nicht immer das Gelingen des Projektes sein. Einige Stakeholder sehen für sich einen Nutzen, wenn das Projekt scheitert. Der Projektverantwortliche sollte in der Planungsphase des Projektes alle Stakeholder „sammeln“ – und das am besten im Team. Dabei darf auch gerne um die Ecke und schräg gedacht werden. Einige Stakeholder sind wichtig für die Kommunikation über das Projekt und den Verlauf. Sie sind auch zu berücksichtigen, wenn es um die Bewertung von Projektrisiken geht.

Was ist wichtig zu wissen?
  • Aus den Projektbeteiligten rekrutiert sich das Projektteam. Die einzelnen Gruppierungen sollten dort vertreten sein. Auch wer gegen das Projekt ist, sollte einen Platz im Team haben. Nur so finden die wichtigen Sichtweisen und Argumente auch Einzug in den Projektverlauf.
  • Das Team sollte nicht zu klein und nicht zu groß sein. Bei großen Projekten gibt es oft Teilprojektgruppen, die ihre Leitung in ein Kernteam entsenden.
  • Ein Projektteam ist erst einmal hierarchiefrei – bis auf die Hierarchie von Projektleitung und Team. Wenn in einem Unternehmen die Hierarchie wichtig ist und es wenig Übung mit übergreifender Zusammenarbeit gibt, sitzen oft die Vorgesetzten von Fachleuten im Team. Das hilft aber wenig, wenn es im Projekt um die Expertise der Mitarbeiter geht. Viel besser ist, wenn die Fachleute zum Projektthema am Tisch sitzen.
  • Ein Projektteam braucht ein bisschen „Zusammenraufen“, bis es gut miteinander arbeitet. Regeln für die Sitzungen und den Umgang mit den Aufgaben und Verantwortungen sind daher eine gute Grundlage. Auch wenn später über evtl. genau diese Regeln gestritten wird, ist schon mal eine Grundlage zur Verhandlung da.
  • Es ist Aufgabe der Projektleitung, die Rollen im Blick zu behalten und zu steuern. Wenn Projekte komplex oder sehr risikoreich sind, kann dafür ein Blick von außen z. B. durch einen Projektcoach hilfreich sein. Eine kollegiale Beratung ist auch ein nützliches Instrument dafür.

Im nächsten Beitrag geht es um die Frage, in welchen Phasen ein Projekt abläuft.

 

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