Projektcontrolling – mehr als Kontrolle?

Für eigene Projekte, aber auch als Projektassistenz, gehört das Projektcontrolling zu den Aufgaben der  Assistenz. Doch was ist damit gemeint? Hier finden Sie einige Grundlagen zum Thema.

Projektcontrolling beginnt schon bei der Planung des Projektes. Hier werden die Grundlagen gelegt:

  • In welche groben Aufgaben oder Arbeitspakete ist das Projekt unterteilt?
  • Wann beginnen und enden die Arbeitspakete?
  • Wie sind die Arbeitspakete voneinander abhängig?
  • Welchen Zeitbedarf haben die Arbeitspakete?
  • Welche Ressourcen (interne und externe Kosten) benötigen die Arbeitspakete?

Teilweise werden diese Angaben in einer „Vorgangsliste“ z. B. in einer Software wie Microsoft Projekt® eingetragen. Eine solche Software erstellt dann aufgrund der Angaben ein Balkendiagramm oder einen Netzplan. Für viele Projekte reicht ein Balkendiagramm (z. B. auch in Microsoft Excel® erstellt) völlig aus.

Projektcontrolling meint die Steuerung des Projektes über den gesamten Projektverlauf auf das vereinbarte Projektziel hin unter Einhaltung der zugewiesenen Ressourcen. Nach der Projektplanung wird in der Abarbeitung des Projektes durch das Projektcontrolling sicher gestellt, dass man schon „unterwegs“ weiß, wann man wo ankommen wird.

Im Projektverlauf wird die Projektplanung mit dem Ist abgeglichen. Die Projektleitung oder die Assistenz kann die Verantwortlichen der Arbeitspakete bitten, monatlich Feedback zum Stand zu machen (Was wurde diesen Monat erreicht? Liegt alles im Plan? Wenn nicht, was ist nötig, um wieder im Plan zu sein?).

Die Projektassistenz hakt dann nach, wo noch Berichte fehlen, und arbeitet die Informationen in einen Soll-Ist-Abgleich ein. Je nach Wissen und eigenen Fähigkeiten zum Projektthema kann eine Projektassistenz auch Vorschläge machen, wie zu steuern ist. „Steuerbar“ sind Ressourcen (Zeit und Geld) und die Qualität. Wo braucht es z. B. mehr Zeit (ohne dass das Projektziel gefährdet wird) oder wo muss mehr Geld in die Hand genommen werden, damit das Projektergebnis erreicht werden kann? Oder auch: Welche Qualität kann „nur“ erzielt werden, wenn Zeit und Geld nicht veränderbar sind?

Projektcontrolling ist also ein weites Feld für das eigenständige Arbeiten der Assistentin. Ich wünsche Ihnen Vorgesetzte oder Projektleiter, die den Gestaltungsspielraum dafür lassen.

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