„Schwarzes“ Besprechungsmanagement

Viele Vorgesetzte verbringen einen großen Teil ihrer Zeit in Meetings. Auf der einen Seite ist das wichtig, um zu gemeinsamen Entscheidungen zu kommen, sich gegenseitig zu informieren oder Themen voranzubringen.

Doch viele sind mit den Besprechungen unzufrieden. Sie fangen nicht pünktlich an und es wird überzogen. Es wird zu viel geredet und zu wenig entschieden – und vieles mehr. Als Assistentin sind sie üblicherweise nicht in den Besprechungen dabei. Doch sie gestalten die Rahmenbedingungen mit.

„Schwarzes“ Besprechungsmanagement meint, über ungewöhnliche Wege und Ansätze Besprechungen effizienter und effektiver stattfinden zu lassen. Hier finden Sie einige Ansätze, die sie als Assistentin anwenden können:

  • Lassen Sie Besprechungen zu ungewöhnlichen Zeiten beginnen, z. B. um 09:57 Uhr. Das schafft mehr Aufmerksamkeit und damit auch eine höhere Pünktlichkeit.
  • Vereinbaren Sie Besprechungen so, dass sie ein „natürliches“ Ende haben. Statt von 09:00 bis 11:00 Uhr legen Sie 11:00 bis 13:00 Uhr fest. Dann haben viele Hunger, wollen in die Mittagspause und das Meeting endet pünktlicher. Gleiches gilt für den Nachmittag Statt 14:00 bis 16:00 Uhr vereinbaren Sie 15:30 bis 17:30 Uhr – oder gleich 15:03 bis 17:27 Uhr.
  • Legen Sie Besprechungen in einem Zimmer so, dass es keine Übergangszeiten gibt. Die nächste Besprechung setzt der vorigen ein Ende. Wenn es ein Catering gibt (und die Mitarbeitenden dieses Service dies „mitmachen“) bestellen Sie das Anliefern der nächsten Besprechung oder das Abräumen der laufenden Besprechung passend zum Ende ohne Übergang.
  • Wer zu spät kommt, macht das Protokoll. Oder: Wer zu spät kommt, räumt ab. Das Grundprinzip ist, wer Regeln nicht einhält, übernimmt einen Service für die Gruppe.
  • Vielleicht schwieriger für Sie, aber einfacher für den Vorgesetzten: Wenn es schwierige oder konfliktträchtige Tagesordnungspunkte gibt, legen Sie diese ans Ende der Tagesordnung. Oft sind vorher Vereinbarungen getroffen worden, das macht das Zusammenkommen bei schwierigen Punkten einfacher.

Ich wünsche viel Vergnügen beim Einsatz der „schwarzen“ Techniken.

 

 

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