Tipps und Tricks: Dokumentenmanagement

Ein großes  Feld für die Assistenz! Oft geht es nicht nur um die eigenen Dateien und Ablage, sondern auch um die des Vorgesetzten oder auch der Abteilung. Daher lohnt es sich, etwas genauer hinzuschauen. Das hat sich in meiner Beratungs- und Seminarpraxis bewährt – sozusagen die Top 6 für Sie:

  • Arbeit auf gemeinsamen Laufwerken
    Wer ein Dokument erstellt, legt es auch ab. Auf gemeinsamen Laufwerken gibt es Regeln zum Erstellen von Dateinamen, die von allen eingehalten werden. Im Dateinamen kann die Dokumentenart (z. B. Prot für Protokoll), ein Sachgebiet (es ist festgelegt, welche das sind) oder auch der Empfänger oder die Verwendung der Datei sowie eine Versionsnummer enthalten sein. Die Baumstruktur ist aktivitäten- oder vorgangsorientiert angelegt. So können abgeschlossene Vorgänge (z. B. Projekte) in einen Ordner ZZ-alt verschoben werden. Es gibt keine Stich- oder Schlagworte oder personenbezogene Ordner – diese sorgen für Datenmüll.
  • die gleiche Struktur für Mails, Office-Dateien und Papier
  • Mails, wo nötig als PDF-Datei in das gemeinsame Laufwerk
  • Papierablage nur dort, wo sie entweder gesetzlich notwendig ist oder auch tatsächlich genutzt wird (nach einer Studie werden nur 5 bis 20 Prozent von „beerdigtem“ Schriftgut wieder benötigt)
  • Aufbewahrungspflichten sind bekannt und Funktionen zugeordnet. Wenn es um Papierablage geht, steht das Jahr, in dem vernichtet werden darf, auf dem Rückenschild des Ordners.
  • In elektronischen Medien ist es wichtig, suchen zu können. Was man oder frau im Papierbereich gelernt hat (Unterverzeichnisse anlegen, nach Jahren unterteilen) ist für Dateien oft nicht nötig.

Ich bin gespannt, was für Sie passt und wie viel effizienter Sie arbeiten werden!

 

 

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2 Gedanken zu “Tipps und Tricks: Dokumentenmanagement

  1. Für die elektronische Ablage gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen, wie für Papier. Auch zu beachten ist, dass E-Mails elektronisch im Originalfarmat revisionssicher aufbewahrt werden müssen, Papier reicht nicht. Auch sollte man im Zeitalter der NSA und Datenklau an Schutz durch Passwörter oder besser Verschlüsselung denken.

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