Tipps und Tricks für Outlook 2013

Einen großen Teil der Arbeit verbringt die Assistentin mit dem PC. Assistenz bedeutet auch, für den Chef Mails bearbeiten und dessen Termine organisieren. Neben Lotus Notes ist Outlook in vielen Unternehmen „das“ Programm dafür. Damit die Sekretärin unterstützen kann, muss der Chef ihr eine Stellvertretung einrichten (Datei / Kontoeinstellungen / Zugriffe für Stellvertretungen). Wenn diese Form des Zugriffs gewählt wird, kann die Chefin ihre Besprechungsmails auch an die Assistentin mit dem entsprechenden Häkchen weiterleiten.

Neben der Ansicht „Planungsansicht“ (bei der Registerkarte „Ansicht“ im Kalender) können auch Kalender bei „Meine Kalender“ oder „Freigegebene Kalender“ durch Anklicken auf den Bildschirm gebracht werden. Wird der Pfeil im jeweiligen Kalender angeklickt, werden die Kalender übereinander gelegt. Das kann für die Terminfindung bei wenigen Kalendern nützlich sein.

Zur Mailbearbeitung sind Absprachen wichtig. Wer hat die „Hoheit“ bei den Mails? Wenn beide im Posteingang arbeiten, ist nicht klar, welche Mails schon gesichtet wurde – und welche nicht. Wenn die Assistentin die Hauptrolle haben soll, arbeitet der Chef in einem Unterordner die vorbereiteten Mails ab. Dieser Postbearbeitungsordner kann gerne Unterordner haben wie:

  • bereits durch Ass. erledigt
  • heute zu erledigen
  • Diese Woche zu erledigen
  • an Mitarbeiter weitergeleitet
  • Müll?
  • Unklar

Wenn Sie mit den entsprechenden Zugriffsrechten im Maileingang des Chefs arbeiten, können Sie für ihn Fähnchen für die Nachverfolgung setzen. Aufgaben können Sie ebenfalls für ihn erstellen – solange Sie in seinem Aufgabenmanager sind. Die Drag-and-Drop-Funktion, um aus einem Mail eine Aufgabe zu machen, führt bei seinen Mails zu einer Aufgabe bei Ihnen.

Nutzen Sie die Anzeigemöglichkeiten bei den Kalendereinträgen. „Beschäftigt“ oder „Frei“ ist je nach Kalendereintrag Standard. Aber auch die Angaben „an anderem Ort tätig“ oder „Abwesend“ können hilfreiche Informationen sein. In Ihrem Unternehmen werden diese Informationen auch in bei den freigegebenen Kalender mit angezeigt.

Prüfen Sie, ob „Outlook heute“ den Tagesstart sinnvoll unterstützen kann. Wenn Sie auf Ihren Account (Ihre Mail-Adresse oberhalb der Ordnerstruktur im Mail-Bereich) gehen, wird Outlook heute angezeigt. Mit „Outlook heute anpassen“ können Sie gestalten, was Sie sehen wollen: wie viele neue Mails Sie oder Ihr Chef haben, Ihren Kalender oder Ihre Aufgaben. Setzen Sie noch den Haken bei „Beim Start direkt zu Outlook heute wechseln“ und speichern Sie die Veränderungen. Fertig!

Quicksteps oder Regeln helfen, bei der standardisierten Bearbeitung von Mails. Probieren Sie aus, was zu Ihnen passt und was Ihre Effizienz steigert.

Wenn die Terminkalender unübersichtlich sind und Termine vereinbaren schwer wird, arbeiten Sie mit Abstimmungsschaltflächen. Diese finden Sie unter „Optionen“ bei dem jeweiligen Mail. Die Abstimmung funktioniert nur innerhalb des Unternehmens – aber immerhin.

Wer oft die gleichen Texte schreibt, kann die Schnellbausteine nutzen. Diese finden Sie beim jeweiligen Mail unter „Einfügen“. Markieren Sie den Text, der zu einem Schnellbaustein werden soll, vergeben einen Namen und fertig. Wenn Sie einen Schnellbaustein nutzen wollen, gehen Sie in das Schnellbaustein-Menü und wählen den gewünschten Text aus.

Das ist nur eine kleine Auswahl von – wie ich finde – hilfreichen Features von Outlook. Viel Erfolg beim Anwenden!

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