Willkommenskultur für Gäste

Unbestritten ist es die Sekretärin, die sich um die Besucher des Vorgesetzten kümmert. Die Vereinbarung des Termins, teilweise die Buchung eines Hotels oder die Organisation der Anreise gehört zu den Hauptaufgaben dabei. Doch was kann die Assistentin für den „kleinen Unterschied“ tun? Wie trägt sie dazu bei, dass ihr Unternehmen in besserer Erinnerung bleibt? Oft sind es kleine Maßnahmen mit wenig Aufwand. Hier einige Ideen, die mir als Besucher gut gefallen haben oder die aus dem Erfahrungsschatz von Teilnehmenden kommen:

  • Auf dem Hotelzimmer einen Ausdruck mit den Anreiseinformationen zum Unternehmen oder den Flyer zur Anreise
  • Ein kleines Give-away auf dem Kopfkissen
  • Informationen zum „Abendleben“ der Stadt am Anreisetag per Mail an den Besucher
  • Das Taxi vom Hotel zur Firma selbst organisieren und dem Gast nur noch die Abholzeit mitteilen
  • Sich um die Rückfahrt kümmern – das kann vom Taxi organisieren bis hin zum Zug buchen sein
  • Sich um Gepäck während der Termine kümmern
  • Bei heißen Temperaturen ein Wasser bei der Abfahrt übergeben
  • Wenn die Weiterfahrt länger dauert, einen kleinen Snack für den Gast packen
  • Die Frage, ob es ein Abendprogramm geben soll, auch mit dem Besucher besprechen. Nicht alle sind von solchen Aktivitäten begeistert.
  • Immer mehr Menschen haben Lebensmittelunverträglichkeiten. Fragen Sie den Besucher, ob Sie bei den Speisen oder Getränken etwas berücksichtigen können.
  • Die Zeiten der Besprechungen passend zur Kultur des Gastes legen. Wer aus südlichen Ländern kommt, findet Uhrzeiten vor 09:00 Uhr oft anstrengend.
  • Sich kümmern, was Do’s und Don’ts der Kultur des Besuchers sind – versorgen Sie auch die Besprechungsteilnehmer mit diesen Informationen.
  • Machen Sie Besprechungen „anders“. Reichen Sie andere Getränke, z. B. Bionaden oder besondere Teesorten. Sorgen Sie für anderes Essen. Fingerfood ist heute schon weit verbreitet. Doch auch hier gibt es schon „kennt jeder“.
  • Fragen Sie beim Gast nach, ob er allein reist.Wenn nicht, eruieren Sie, ob Sie etwas für die Mitreisenden tun können.
  • Planen Sie genügend „Ankommzeit“ für Reisegruppen ein. Oft beginnen Besprechungen verzögert, weil das Einchecken an der Pforte erst zum Besprechungsbeginn los geht.
  • Falls Besucher an der Pforte ihren Ausweis benötigen oder für die Einfahrt mit dem eigenen Auto eine  Sicherheitsunterweisung erhalten, informieren Sie den Gast darüber und planen die Zeit dafür ein.
  • Überlegen Sie bei internationalen Gästen, was Sie diese von Deutschland in Erinnerung behalten sollen. Wollen Sie etwas mitgeben? Oder eine besondere Sehenswürdigkeit in der Nähe des Unternehmens miteinplanen?

Wenn Sie bei vielen Punkten sagen „Mache ich schon“, sind Sie schon das I-Tüpfelchen besser. Wenn Ihnen manche Punkte zu aufwändig erscheinen, prüfen Sie, welche Besucher es wert sind. Wenn Sie eigene tolle Ideen haben, hinterlassen Sie einen Kommentar.

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