Im mittleren Management sind Sekretärinnen häufig auch mit Sachbearbeitungsarbeiten beauftragt. Neben der Zuarbeit für ein Team oder einen Vorgesetzten sind z. B. Listen zu erstellen, Aufgaben aus dem Controlling zu erledigen, Personalverwaltung zu organisieren oder vieles anderes mehr.
Sachbearbeitung ist oft eine B-Aufgabe nach Eisenhower. Das heißt, dass diese Aufgaben wichtig, aber noch nicht dringlich sind. In der Kombination mit den Sekretariatsaufgaben, die oft einen dringlicheren Charakter haben, ist das eine ungünstige Mischung. „Hinter“ den Sachbearbeitungsaufgaben steckt nicht immer ein Mensch, sondern eher ein Prozess mit Terminen. Die Menschen, die Sekretariatszuarbeit haben möchten, sind präsenter als ein Prozess.
Daher braucht es einen anderen Umgang mit den Sachbearbeitungsaufgaben. Sie müssen mit Vorlauf geplant werden, brauchen einen Bearbeitungsbeginn und ein Bearbeitungsende. Die Aufgabe soll fertig sein, bevor sie dringlich wird. Sachbearbeitungsaufgaben brauchen ein Zeitfenster, in dem diese Arbeiten Priorität haben. Dieses Zeitfenster sollte zum Umfeld passen – also nicht gerade in einer „Hochstörzeit“ liegen. Wichtig ist auch, dass diese Zeiten mit dem Umfeld abgestimmt sind. Im Jour fixe oder in der Abteilungsbesprechung können Sie ankündigen, dass Sie am Freitag, wenn viele außer Haus sind, die monatlichen Listen erstellen. Wenn dann jemand kurzfristig auf Sie zukommt, verweisen Sie auf diese Information und bieten eine spätere Erledigung der Zuarbeit an.
Sachbearbeitungsaufgaben verursachen Überstunden oder Mehrarbeit, wenn sie als „hausgemachte A-Aufgaben“ nach dem geplanten Bearbeitungsende auf den letzten Drücker fertig werden. Beugen Sie vor! Viel Erfolg dabei.
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