Sind virtuelle Chefs normal?

Der Deutsche Assistentinnen-Tag hat einige Eindrücke bei mir hinterlassen. Mir sind Assistentinnen begegnet, die ihre Chefs selten von Angesicht zu Angesicht sehen. Das Organisieren von virtuellen Chefs wird also immer normaler?

Wie oft sehen Sie Ihren Vorgesetzten? Damit meine ich, wie oft sprechen Sie miteinander? Wenn Sie mit Ihrer Antwort unzufrieden sind, beziehen Sie die Häufigkeit (oder eher die Seltenheit) nicht auf sich. Erfolgreiche Absprachen und eine gelungene Chefentlastung entstehen auch mit wenig „Kontakt“. Was es braucht, sind funktionierende Absprachen, damit Sie dies tun können:

  • Assistentin greift auf Chefin-Postfach mit allen verfügbaren Rechten zu
  • Mails werden von Assistentin bearbeitet und vorstrukturiert
  • Aufgaben aus Mails werden zu Aufgaben gemacht oder nachverfolgt
  • Mails werden „laufenden“ Themen z. B. durch Kategorien zugeordnet
  • Termine werden von Assistentin vereinbart, angenommen und koordiniert
  • Der Terminkalender enthält auch Wegezeiten, Zeiten für Arbeiten am Schreibtisch, Pufferzeiten
  • Kontakte sind eingepflegt, kategorisiert und z. B. für Mailings nutzbar
  • Die Assistentin weiß, was mit Smartphone und Tablet machbar ist
  • Es gibt ein gemeinsam genutztes elektronisches Dokumentenmanagement (z. B. Sharepoint oder OneDrive als Cloud).

Diese Felder könnten Sie dann für einen virtuellen Chef besetzen:

  • Mails nach klaren Vereinbarungen selbst bearbeiten, weiterleiten, löschen bzw. für Chef vorstrukturieren
  • Eigenständiges Terminmanagement ohne Mail-Müll beim Chef
  • Elektronisches Dokumentenmanagement für den Chef und die Abteilung
  • Elektronisches Aufgabenmanagement für den Chef inkl. „Controlling“
  • Elektronische Workflows genutzt und weitgehende Rechte für die Assistentin
  • Projektassistenz mit entsprechender Software
  • Eigenständige Recherchen für Chef-Themen
  • Gute Präsentationen erstellen oder aufbereiten
  • Zusammenstellen von Dateien / Dokumenten / Unterlagen für Termine

Eine Teilnehmerin aus Dresden sieht ihren Vorgesetzten drei oder vier Mal im Jahr und arbeitet im Homeoffice für ihn. Sie telefonieren täglich und ansonsten läuft vieles elektronisch. Das Board mit den Kollegen des Chefs ist in der weiten Welt verstreut – und die Zusammenarbeit klappt!

Also keine Angst vor virtuellen Chefs – oft sind diese leichter zu organisieren als die im Raum nebenan.

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