Entscheidungen vom Chef bekommen?

In mittlerweile mehr als einem Coaching von Chef und Assistenz ist ein Dilemma von Assistentinnen aufgetaucht: Wie bringe ich den Chef dazu, Entscheidungen zu treffen? Zwei Chefs „reagierten“ nicht auf die sehr oft verwendeten Mappen. In den (Unterschrifts)mappen befinden sich z. B. Zu- oder Absagen auf Einladungen von extern, Entscheidungen zu parallelen Besprechungen, Fragen der Assistentin zur Reiseorganisation o. ä.

Beide Assistentinnen waren frustriert, dass ihre Chefs die Erledigung vor sich her schieben (das heißt Prokrastination!) und unwirsch werden, wenn die Assistentin an die Erledigung bzw. die Mappen erinnert. Sie haben aber auch keinen Weg gefunden, zu den notwendigen Entscheidungen zu kommen. Wie das gelingen kann, ist das Thema des heutigen Blogbeitrags.

Hier drei Ansätze, die helfen, die Aufschieberitis zu reduzieren:

  1. Entscheiden Sie mehr selbst. Wenn Ihr Chef sich damit nicht beschäftigen will, reduzieren Sie die Mappen um alles, was Sie mit Ihrer Fachkompetenz selbst entscheiden können – aber vielleicht bisher die Zustimmung oder Vorgabe des Chefs haben wollen. Seien Sie mutig. Wenn es eine Sicherheitsschleife geben soll, schreiben Sie ihm eine Mail mit einem Termin, ab wann Sie Ihre Entscheidung umsetzen.
  2. Lassen Sie Konsequenzen von Nicht-Entscheidungen entstehen. Assistentinnen sind Meister im Verhindern von unangenehmen Konsequenzen. Für viele Bereiche ist das eine wichtige Fähigkeit. Wenn Ihr Chef aufschiebt, retten Sie ihn aber – und er kann weiter aufschieben. Wählen Sie mit dem gebotenen Fingerspitzengefühl aus, wo Sie Dinge „liegen lassen“ und sich nicht kümmern. In den Coachings höre ich von den Chefs nämlich, dass ihre Assistentinnen sich doch so gut um alles kümmern und so verlässlich sind – und damit bleibt das Verhalten des Chefs beim Alten!
  3. Nutzen Sie erfolgreiche Muster: Eine Chefin hasst die Mappen, ist aber ein Fan von Telefonaten im Auto. Ihre Assistentin ruft also morgens auf dem Weg ins Büro die Chefin im Auto an – und erhält ihre Antworten. Ein Chef liebt es, Vorgänge auf dem Tresen im Vorbeigehen zu entscheiden. Also liegt die wichtigste Entscheidung auf dem Tresen – mit einem netten „Ja / nein“ zum Ankreuzen. Andere Chefs sind fix mit SMS, aber keine Mail-Schreiber. Also nutzt die Assistenz diesen Weg für die wichtigen Themen. Analysieren Sie die nächsten Wochen, wie Ihr Chef entscheidet und nutzen Sie diese Wege für Ihre Themen.

Und ein Wort noch zum Schluss: Ein Stück weit kann ich die Chefs verstehen: Wenn Sie nämlich einen guten Job machen, sind Sie die Hüterin aller unbequemen Themen, sozusagen der Prokrastinations-Puffer!

Werbeanzeigen