Konzentriert Arbeiten – wie geht das?

Die Neurowissenschaften stellen fest, dass wir zwei unterschiedliche Systeme für Aufmerksamkeit bzw. Konzentration haben. Ich habe diese mit steinzeitlichen Begriffen kombiniert.

Was wir alle bereits als Aufmerksamkeit kennen, ist der „Jäger“. Dieser steht verborgen auf einer Lichtung mit Pfeil und Bogen und wartet auf Wild zum Jagen. Sein Fokus ist auf eine Handlung und ein Umfeld gerichtet. Sobald Wild erscheint, prüft er seinen Jagderfolg, ggf. schießt er.

Was wir so noch nicht als „fokussiert“ betrachtet haben, ist der „Wächter“ am Lagerfeuer. Dieser nutzt alle seine Sinne und hat kein festes Handlungsmuster. Je nach dem, was es zu hören, sehen, riechen, schmecken oder tasten gibt, entscheidet der Wächter, ob seine Sippe gefährdet ist und was die adäquate Reaktion ist.

Im Alltag der Assistentin ist oft der Wächter gefordert: das Telefon klingelt, ein neues Mail poppt hoch, eine Kollege steht am Schreibtisch, der Chef ruft aus seinem Büro und der Drucker piept. Die Assistentin ist aber „eigentlich“ dabei, die Entscheidungsvorlage für die nächste Vorstandssitzung zu machen. Das passt nicht zusammen!

Ausschlaggebend für das Abarbeiten der Todo-Liste ist, dass es Zeiten für den Jäger gibt. Mit dem „Jäger“ werden nämlich konzentriert Arbeiten am Stück erledigt. Der Wächter ist nötig, wenn viel Fremdbestimmung von außen kommt. Um vom Wächter zum Jäger zu kommen, braucht es ca. 10 Minuten Übergang. Das bedeutet, 10 Minuten, in denen wir anfällig sind, wieder in den Wächter zurückzufallen. Unterbrechungen in diesen 10 Minuten sorgen dafür, dass der Wächter wieder aktiv wird!

Die Pomodoro-Technik (Definition bei https://de.wikipedia.org/wiki/Pomodoro-Technik, gefunden am 31. Juli 2016) ist ein Ansatz, um diesen Übergang erfolgreich zu gestalten und fokussiert zu arbeiten. Für die Assistenz ist die Arbeitseinheit von 25 Minuten vielleicht schwer umsetzbar. Doch schon 15 Minuten, um am Stück die Todo-Liste zu verkürzen sind, 15 Minuten Jäger-Zeit. Ausschlaggebend ist, dass diese Zeit möglichst unterbrechungsfrei sein sollte. Setzen Sie sich für die 15 oder 20 Minuten einen externen Zeitgeber (Smartphone, Telefon, Erinnerung im Kalender). So ist die eigene Wächter-Funktion (wie viel Zeit habe ich noch) nach außen delegiert. Stellen Sie Ihr Mail-Programm ab oder deaktivieren Sie die Funktion, dass neue Mails auf dem Bildschirm erscheinen oder „plingen“. Stellen Sie Ihr Telefon auf die Sprachbox. Und dann geht’s los! Und wenn es trotzdem Unterbrechungen gibt: Lassen Sie das Telefon auf die Sprachbox laufen und hören Sie den Anruf nach der Jäger-Zeit ab. Wer im Büro steht, wird informiert, dass Sie in x Minuten (= verbleibende Jäger-Zeit) sich darum kümmern. Und selbst wenn Sie nur jede zweite oder dritte Jäger-Zeit so gestalten können, ist das mehr als ohne diesen Ansatz.

Die ursprüngliche Pomodoro-Technik sieht vor, dass es nach der ersten Jäger-Zeit weitere gibt und nach drei bis vier Wiederholungen eine länger Pause eingeplant wird. Prüfen Sie, ob das Ihr Arbeitsplatz hergibt oder ob schon eine einzige Jäger-Zeit ein Gewinn ist.

Wann am Tag oder in der Woche ist es bei Ihnen ruhiger und damit passend für eine Jäger-Zeit?

  • Ist das eher zum Tagesstart? Dann reservieren Sie sich die ersten 20 Minuten für Ihre Todo-Liste – statt für das Checken der Mails. Mails checken passiert im Wächter-Modus!
  • Vielleicht ist Ihre Jäger-Zeit eher zum Tagesende? Dann gehen Sie genauso vor.
  • Günstige Jäger-Zeiten sind vielleicht auch Sitzungen, an denen möglichst viele aus dem Umfeld teilnehmen.
  • Im 2er-Büro kann eine Jäger-Zeit auch in Absprache mit der Kollegin entstehen.
  • Oder Sie haben die Möglichkeit, mobil zu arbeiten und erledigen Ihre Jäger-Zeit an einem anderen Ort als dem eigenen Office.

Egal, wie Sie zu den Jäger-Zeiten kommen: nur in diesen Zeiten ist eine wirkliche Reduzierung Ihrer eigenen Todo-Liste möglich. Und diese Zeiten entstehen nicht von selbst, sondern müssen eingeplant, erkämpft und durchgehalten werden. Ich wünsche viel Erfolg beim konzentriert Arbeiten!

Werbeanzeigen