Die Not-to-do-Liste (geliehen aus den Känguru-Chroniken)

Das Sekretariat ist ein Dienstleistungs-Arbeitsplatz. Damit ist bereits viel klar bzw. eigentlich unklar: Die Zuständigkeiten sind nicht eindeutig zu regeln. Zu Dienstleistung gehört, dass es viele Kollegen gibt, die mehr oder anderes von Ihnen erwarten oder die einfach Arbeit an Sie „abschieben“. Stellenbeschreibungen regeln meist nur grob die Zuständigkeiten, falls Sie überhaupt eine Stellenbeschreibung oder -profil haben. Eine Teilnehmerin aus einem mittelständischen Unternehmen brachte das in einem Seminar auf den Punkt: Vom Weihnachtsbaum bis zum Toilettenpapier – das ist meine Zuständigkeit.

Diese eigentliche „Nicht“-Definition von Zuständigkeit macht das planvolle Arbeiten schwer und manchmal auch unmöglich. Natürlich geht es im Sekretariat um Service und Dienstleistung für andere – allen voran für Ihren Vorgesetzten. Doch manch gutes Ding will Weile haben und ist eben nicht mal schnell nebenbei erledigt. Daher braucht es auch im Sekretariat einen Platz für die eigene To-do-Liste und Raum für geplantes Arbeiten.

Ein Rezept dafür ist die Not-To-do-Liste. Bitte nicht lachen – das meine ich ernst! Die Not-to-do-Liste ist eine Übersicht der Aufgaben und Zuständigkeiten, die nicht Ihre sind.

So kommen Sie zur Not-To-do-Liste

In den meisten Fällen reicht es, wenn Sie für diese Liste in der Analysephase die Erledigungen für die Kollegen und Kolleginnen sammeln. Für Vorgesetzte ist selten Spielraum für „Mach es am Besten selbst“ oder „das mache ich nicht“. Notieren Sie über mehre Wochen in einer Datei oder auf Papier

  • Was Sie ungern für KollegInnen tun
  • Was Ihnen auf die Nerven geht
  • Wofür eigentlich andere zuständig sind
  • Was die Kollegen eigentlich selbst tun sollten

Ich bin ganz sicher, dass diese Liste bald viele Punkte haben wird. Wichtig ist, dass die Datei / das Papier schnell greifbar ist, so dass Sie sofort nach einer solchen Arbeit diese in der Liste notieren können. Nach einigen Wochen nehmen Sie sich Zeit und bearbeiten die Liste. Streichen Sie, was mehrfach aufgeführt ist. Danach clustern Sie:

  • Wofür sind andere zuständig?
  • Was machen einige Kollegen selbst und andere nicht?
  • Was ist aufwändiger oder komplizierter, wenn Sie es machen?

Im nächsten Schnitt klären Sie mit sich selbst, was Sie in Zukunft erledigen wollen und was Sie nur noch tun, wenn Sie freie Kapazitäten haben.

Für alles, wofür eigentlich andere zuständig sind, brauchen Sie kein OK Ihres Chefs, um dies nicht mehr zu tun. Sie brauchen nur mehr Konsequenz. Starten Sie mit einem ersten Nein und dem Verweis auf die richtige Zuständigkeit. Vielleicht fällt es Ihnen leichter, konsequenter zu sein, wenn Sie gut drauf sind. Vielleicht fällt das erste Nein bei einem Kollegen leichter, der Ihnen sympathisch ist – oder gerade nicht sympathisch ist. Das Wichtige ist anzufangen!

Alles, was aus Ihrer Sicht nicht mehr bei Ihnen landen sollte, aber bisher ohne Absprachen war, braucht eine Entscheidung des Chefs. Diese bereiten Sie vor. Mit Ihrer Analyse zur Not-To-do-Liste haben Sie bereits eine gute Grundlage über das „Wie häufig“ und „Für wen“. Versuchen Sie den Zeitbedarf für diese Aufgaben zu schätzen und auf einen Tag oder eine Woche zu berechnen. Diese Summe kann überraschend sein. Wenn Sie diese Zahl haben, überlegen Sie, was Sie in dieser Zeit für Ihren Vorgesetzten erledigen könnten – das ist der „Köder“ oder das „Leckerli“ für den Vorgesetzten. Vielleicht finden Sie noch Argumente, warum der Prozess effizienter ist, wenn Sie sich nicht mehr darum kümmern. Wenn Ihr Chef Ihren Argumenten folgt, vereinbaren Sie, wie die Mitarbeitenden davon erfahren. Vielleicht bringen Sie den Punkt in das Teammeeting ein. Oder Ihr Vorgesetzter informiert per Mail. Danach brauchen Sie „nur“ wieder Konsequenz, damit die Mitarbeitenden merken, dass Sie diese Aufgabe(n) wirklich nicht mehr machen.

Mit dieser Vorgehensweise kommen Sie zu mehr Freiraum für Ihre eigentlichen Aufgaben und haben mehr Zeit für Chefentlastung. Vielleicht berichten Sie hier über Ihre Erfahrungen. Viel Erfolg!

Werbeanzeigen