Salamitaktik in unruhigen Zeiten

Kennen Sie das? Das Telefon klingelt am laufenden Band, Kollegen stehen am Schreibtisch, der Chef ruft an. Und zwischendurch poppen Mails auf. Das ist teilweise der „lebendige“ Alltag in Sekretariaten. Wie können Sie in diesem wilden Fahrwasser navigieren oder einfach nur ohne zu große Blessuren überleben? Hier kann die Salamitaktik helfen.

Vielleicht haben Sie in der letzten Zeit beim Arzt, an der Hotelrezeption oder an einem Schalter angestanden? Dann haben Sie vielleicht erlebt, dass der Mitarbeitende Sie einen kleinen Moment warten ließ, bevor Sie „dran“ kamen. Das ist die Salamitaktik, die ich meine.

Der Mitarbeitende hat sich die Zeit genommen, den einen Vorgang zu beenden, bevor sie sich Ihnen gewidmet hat. Wie haben Sie sich während der kurzen Weile gefühlt? Meist ist es für uns in Ordnung, zumal wir sehen können, dass der Mitarbeitende den vorigen Vorgang zu Ende bringt.

Jeder Vorgang hat „Sollbruchstellen“. An diesen Punkten kann der Vorgang unterbrochen werden, ohne dass Doppel-Arbeiten nötig sind. Wenn Sie diese erreichen, kann, wenn nötig, später genau dort weitergearbeitet werden. Wenn Sie diesen Punkt nicht erreichen, müssen Sie ein gutes Stück „zurück“ und wiederholen was zwischen der vorherigen Sollbruchstelle liegt und dem Punkt, an dem Sie unterbrochen wurden oder abgebrochen haben.

Das klingt vielleicht sehr theoretisch, daher hier einige Beispiele:

  1. Im Telefonat versprechen Sie, ein Mail mit einer Adresse (oder einer anderen Information) zu senden. Wenn Sie mit einem Headset arbeiten, können Sie während des Telefonats das Mail beginnen und am Ende des Telefonats oder gleich danach das Mail fertigstellen und versenden.
  2. Ein Kollege steht vor Ihnen und möchte eine Unterlage haben. Sie bitten ihn kurz zu warten und geben ihm die Unterlage gleich mit.
  3. Ihr Chef ruft von unterwegs an und braucht die Daten einer Besprechung, die noch in Planung ist. Während des Telefonats stellen Sie die Daten zusammen und senden ihm diese gleich.

Vielleicht denken Sie: „Das tue ich schon.“ Gut so! Dann prüfen Sie, ob Sie wirklich während des Beendens der Aufgabe nicht das nächste Telefonat annehmen oder den nächsten Kollegen fragen, was er möchte. Betreiben Sie Single-Tasking und widmen Sie sich nur dieser einen Aufgabe. Dann ist das neue Telefonat oder der nächste Kollege dran. Meist handelt es sich um 20 Sekunden oder eine halbe Minute und das ist eine zumutbare Zeit für den nächsten Anrufer oder den nächsten Kollegen. Probieren Sie es aus oder optimieren Sie, was Sie bisher schon tun.

Falls Sie sich fragen, was das alles mit einer Salami zu tun hat, kommt hier die Erklärung: Eine große Salami essen wir nicht am Stück, sondern scheibenweise – eine nach der anderen.

Viel Erfolg!

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