Navigatorin im Kollaborations-Dschungel

Sind Sie auch gerade überfordert von den vielfältigen Möglichkeiten, elektronisch unterwegs zu sein? Outlook oder Lotus Notes sind ja schon ein Klassiker. Dokumente elektronisch teilen zu können, gibt es auch schon eine Weile. Dass OneNote® so etwas wie ein „Hidden Champion“ und ein sehr vielfältiges Werkzeug ist, ist bei vielen Assistentinnen auch schon angekommen. Sharepoints sind in dieser Runde etwas neuer, werden aber oft als reine Ablageorte „missbraucht“. Neu in der Runde ist Skype, das bei einigen meiner Kunden das klassische Telefon ersetzt und Teams (in Office 365 verfügbar).

Ich bin nun keine IT-Expertin und kann daher nicht die Tiefe aller Programm ausloten. Doch ich sehe, dass es Unterstützung für KollegInnen braucht und oft auch einen Schubs in Richtung elektronische Zusammenarbeit. Je mehr flexibel gearbeitet wird, und vor allem auch mobil gearbeitet wird, desto wichtiger ist die elektronische Kollaboration.

In vielen Prozessen sind Sie die Initiatorin, machen den ersten Schritt oder legen den Rahmen fest. Damit liegt es in Ihrer „Macht“, welches der vorhandenen Tools genutzt wird. Nutzen Sie diesen Gestaltungsspielraum!

Dafür braucht es einen Leitfaden bzw. ein eigenes Verständnis, welcher Weg bzw. welches Tool wann sinnvoll ist. Ich stelle Ihnen hier meine Sichtweise vor:

Dokumente frei geben statt Dateien oder Links verschicken 

Die Office-Programme (Word®, Excel®, Powerpoint®) sehen vor, dass Dateien “freigegeben“ oder „geteilt“ werden können. Den Button dazu finden Sie meist ganz rechts oben. Die Datei muss in einer Cloud (z. B. OneDrive®) oder auf einem Laufwerkspfad liegen, der auch für andere erreichbar ist. Sie werden aufgefordert, eine Mail-Adresse einzugeben und können dann eine Nachricht eingeben. Der Empfänger erhält eine Mail in sein Outlook®-Postfach mit einem Link zur Datei. Dieser öffnet sich meist in der Web-Ansicht des Programms. Mit einem Klick sind die Anwender aber auch in der gewohnten Ansicht des Office-Programms.

Wenn wenig elektronisch gearbeitet wird, ist das ein guter erster Schritt. Es kann nämlich gleichzeitig im Dokument (wenn auch nicht an der gleichen Stelle) gearbeitet werden. Es ist sichtbar, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Statt alle per Mail um die Zuarbeit zum Monatsbericht zu bitten, können Sie nun die vorbereitete, aber „inhaltsleere“ Datei an alle freigeben und müssen nichts mehr aus anderen Quellen übertragen.

Dieser Blogbeitrag entsteht übrigens über „freigeben“. Ich schreibe, meine Social-Media-Fachfrau redigiert und lädt den Artikel in den Hiddenteam-Blog hoch und verlinkt ihn in die Social-Media-Kanäle.

OneNote® 

Das ist ein Alleskönner von Microsoft®, auch wenn angekündigt wurde, vorerst keine Pflege mehr vorzunehmen. Hier ist bestimmt noch nicht aller Tage Abend. Mit diesem elektronischen Notizbuch können Sie sich ein eigenes Wissensmanagement aufbauen, mit dem Chef zusammen Ihre Rücksprachen vor- und nachbereiten, Unterlagen für Reisen oder Meetings zur Verfügung stellen. Tagesordnung, Protokolle und To-Do-Listen von Meetings führen und vieles mehr. Auf YouTube gibt es gute Tutorials – auch von Microsoft® selbst. Damit ein Notizbuch für andere verfügbar ist, muss es in einer Cloud liegen (z. B. OneDrive®) oder auf einem Laufwerk, das für alle Nutzer zugänglich ist. Wenn Sie das Notizbuch freigeben, entscheiden Sie, ob die Nutzer das Notizbuch nur „angezeigt“ bekommen oder auch „bearbeiten“ dürfen. Die Nutzer erhalten eine Mail mit dem Link zum Notizbuch und landen wahrscheinlich wieder in der Web-Ansicht.

Wenn Sie in kleinen Gruppen (bis ca. 8 Personen oder wenn, alle diszipliniert sind, auch mehr) Themen oder kleinere Projekte bearbeiten, geht das mit OneNote® gut. Wenn Sie ein Wissensmanagement für Ihr Umfeld aufgebaut haben, kann die Personengruppe auch viel größer sein – denn dann dürfen die Nutzer nicht bearbeiten.

Sharepoint® 

Diese Anwendung ist ziemlich komplex und braucht einiges an Know-how, um einen einzelnen Sharepoint® aufzubauen bzw. zu administrieren. Das ist auch mit einigen Tutorials oder Webinaren nicht zu leisten. Hier sind Seminare eine gute Möglichkeit, sich als Site-Collection-Owner fit zu machen. Je nach dem, ob das Ihre IT leistet, kann das Administrieren von Sharepoints ein gutes Standbein für Ihre Zukunft in der Assistenz sein.

Ein Sharepoint® ist ein Platz für Zusammenarbeit. Hier können Dokumente nach festzulegenden Rechten hochgeladen und bearbeitet werden. Es gibt ein gemeinsames Termin- und Aufgabenmanagement – meines Wissens sind die Termine und Aufgaben in das eigene Outlook® integrierbar. Es kann gechattet werden oder auch Links hinterlegt werden. Im Gegensatz zu OneNote® gibt es eine Benachrichtigungsmöglichkeit, wenn etwas im Sharepoint® geschehen ist. Bei einigen meiner Kunden können auch Externe auf dem Sharepoint® arbeiten – mit OneNote® ist das meist nicht möglich. Jeder Sharepoint® hat ein eigenes OneNote®-Notizbuch, so dass dieses Wissen auch hier nützlich ist.

Sharepoints® lohnen sich daher für längere oder komplexere Projekte oder für die elektronische Zusammenarbeit von Abteilungen. Es braucht aber einen guten Administrator und eine Einführung für die Nutzer.

Teams 

Das ist der Youngster für die Youngster. Für die Generation Y oder Z ist Outlook® meist dröge und wenig emotional. Das macht Teams anders. Teams ist eine „App“ bzw. Software in Office 365®. Hier können Gruppen (Teams) gebildet werden. In diesen Gruppen sind dann „Kanäle“ zu unterschiedlichen Themen möglich. Der Clou von Teams sind die verschiedenen Formen von Nachrichten. Der klassische Text kann durch Emojis, Gifs oder Bilder, deren Text individualisiert werden kann, ergänzt werden. Das kennen die Youngster aus den Social-Media-Kanälen und vermissen es in Outlook®.

Darüber hinaus ist auch Teams ein Alleskönner. Hier können Besprechungen geplant werden und Dokumente verwaltet werden. Darüber hinaus lassen sich weitere Anwendungen (aus den Office-Programmen, aber auch aus der großen, weiten App-Welt) verknüpfen und in Teams integrieren.

Teams ist also für die Zusammenarbeit in jungen oder generationenübergreifenden Teams geeignet. Die Bedienung ist wesentlich einfacher als das Arbeiten auf einem Sharepoint®.

Skype® 

Bei etlichen meiner Kunden ersetzt Skype® schon das Telefon. Mit Skype® kann ein Audio- oder Video-Telefonat durchgeführt werden. Der Bildschirm kann geteilt werden, Chats sind ebenfalls möglich.

Wenn mit Teams gearbeitet wird, kann Skype auf das Telefonieren begrenzt werden. Wenn nicht, ist Skype eine gute Möglichkeit für das gemeinsame Arbeiten an Dateien während eines Telefonats.

Und nun? 

Gleichen Sie „meinen“ Leitfaden mit den Möglichkeiten in Ihrer Organisation und Ihren Erfahrungen ab. Wenn Sie sich unsicher sind, experimentieren Sie mit Kolleginnen, bevor Sie in Richtung ChefIn und KollegInnen aktiv werden. Viel Erfolg bei Ihrer neuen Rolle „Navigatorin im Kollaborations-Dschungel“!

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