Change it, love it or leave it mit Sisyphos

Wer kennt das nicht: Da ist frau unzufrieden mit einem Ablauf, Prozess, einer Situation, mit sich selbst oder anderen und versucht mit viel gutem Willen, das zu ändern.  Der Erfolg will sich nicht so richtig einstellen, Frust entsteht. Von anderen ist dann schnell gesagt „Change it, love it or leave it“ (verändere, was du verändern kannst – akzeptiere, was du nicht verändern kannst – lasse / verlasse, was du nicht akzeptieren kannst). Diese alte Weisheit hört sich einfach an. Doch was meint das genau?

Um eine Idee zu bekommen, was diese alte Lebensweisheit meint, packen wir doch einfach Sisyphos in diese Weisheit hinein. Sisphos ist der mit dem Stein, der ihn immer wieder hinaufrollt, weil der Stein immer wieder hinunter rollt. Wie können wir nun Sisyphos mit Change it, love it or leave it verknüpfen?

Change it bedeutet, dass Sisyphos mit vielen Ideen zur Optimierung des Prozesses den Stein immer wieder hinaufrollt. Der Stein rollt wieder hinab und Sisyphos versucht es ein weiteres Mal. Diese Optimierung geht Sisyphos mit Gleichmut und Gelassenheit an. Er hat Ideen, wie er den Stein besser rollen und oben platzieren kann. Beim Hinuntergehen überlegt er, wie er beim nächsten Mal den Stein auf eine andere Art und Weise nach oben rollen kann und so platziert, dass der Stein liegen bleibt. Ausschlaggebend für Change it ist, dass Sisyphos die Optimierung mit gutem Gefühl und „Hoffnung“ auf Erfolg angeht.

Sobald sich das Gefühl verändert, Ärger, Frust, Enttäuschung oder auch Wut auftaucht, ist es Zeit, zu Love it zu wechseln. Für unseren Sisyphos bedeutet das, dass er alle Optimierungsversuche aufgibt. Er hat verstanden, dass es keine Möglichkeit gibt, dass der Stein oben liegen bleibt. Trotzdem ist es seine Aufgabe, den Stein immer wieder nach oben zu rollen. Und das tut Sisyphos mit Gleichmut. Er rollte den  Stein mit Gelassenheit nach oben und ist ganz in seinem Tun. Beim Weg nach unten ist er ohne Groll. Beim nächsten Rollen geht es genauso wieder mit Gelassenheit und Gleichmut nach oben. Es ist nicht relevant für ihn, dass er den Stein immer wieder nach oben rollt und dieser immer wieder nach unten rollt. Es ist seine Aufgbe, den Stein hinauf zu rollen, hinunterzulaufen und mit dem Stein wieder nach oben zu gehen. Diese Aufgabe erledigt Sisyphos und es geht im gut dabei.

Wenn Sisyphos nun Ärger, Wut oder Frust vespürt, ob der Tatsache, dass er den Stein nach oben rollt und dieser nicht liegen bleibt, ist es Zeit für „leave it“. Unser Sisyphos setzt sich neben den Stein. Er hat nicht „aufgegeben“, sondern lässt sein Ziel, dass der Stein liegen bleibt, los. Neben dem Stein ist er ganz „da“, tut aber nichts mehr. Es ist jetzt einfach so, dass er nichts mehr mit oder für den Stein tut.

Wenn Sisyphos sich langweilt, sich überflüssig fühlt oder ihm das Sitzen neben dem Stein einfach nicht mehr gefällt, kann er auch gehen. Das wäre dann Leave it als verlassen. Dann ist Sisyphos frei für Neues.

Wo sind Sie in Ihrem Arbeitsalltag am Jammern, sich beschweren oder unzufrieden? Was wäre der für Sie nächste Schritt? Sind Sie noch im Change it und es wäre Zeit für Love it? Oder sind Sie schon in Love it angekommen und es wäre Zeit für Leave it? Oder ist es Zeit zu gehen, weil alle Möglichkeiten ausgeschöpft sind?

Sisyphos ist ein gutes Beispiel, wie wir mit mehr Gelassenheit Veränderung und Zufriedenheit erreichen können. Viel Erfolg dabei!

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OneNote für Chef und Assistenz

Digitalisierung, Assistenz 4.0, Chefs, die einiges selbst elektronisch machen – das sind Rahmenbedingungen für einen elektronisch vorbereiteten Jour Fixe. OneNote ist dafür ein gutes Medium.

OneNote ist ein elektronisches Notizbuch, das aus vielen Quellen „befüllt“ werden kann. Über OneDrive kann das Notizbuch auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. In diesem Beitrag geht es nicht um die technische Seite, sondern die Frage, wie ein elektronisches Notizbuch sinnvoll gestaltet sein kann.

So können Sie starten

Erstellen Sie eine OneNote-Datei (also ein elektronisches Notizbuch), speichern Sie es auf OneDrive und geben die Datei für Ihren ChefIn frei –  das ist die technische Seite.

Das könnte die Struktur sein

In OneNote gibt es Abschnitte, in denen Seiten entstehen. Entscheiden Sie, welche Abschnitte nötig sind. Das können z. B. sein:

  • Mails zur Klärung (Seiten = einzelne Mails) / könnte auch unter Jour Fixe Assistentin sein
  • Gremien / Meetings (Seiten = einzelnes Gremium / Meeting)
  • Reisen (Seiten = jede Reise)
  • Präsentationen (Seiten = einzelne Präsentation)
  • Jour Fixe der Assistentin (Seiten = einzelner Jour Fixe-Termin)
  • Jour Fixe der Mitarbeiter (Seiten = einzelner Mitarbeiter)
  • Jour Fixe des ChefIn (Seiten = einzelner Jour Fixe-Termin des ChefIn)
  • Projekte (Seiten = einzelnes Projekt)

Je nach Ihren und seinen Aufgabengebieten können weitere Abschnitte sinnvoll sein.

So arbeiten Sie mit dem Notizbuch

Das Notizbuch wird nun zwischen den Jour Fixe-Terminen gefüllt. Mails aus Outlook können auch über die rechte Maustauste nach OneNote geschickt werden. Dateien (Word, Excel, Powerpoint, PDF, …) können in OneNote ausgewählt und integriert werden. Kommentare oder Anmerkungen entstehen ganz einfach: Sie platzieren den Cursor an einer beliebigen Stelle und ein Textfeld wird erstellt.

Wichtig sind noch die Kategorien. Sie können im Textfeld Zeilen oder markierte Abschnitte kennzeichnen. Etliche Kategorien sind schon vorhanden: Wichtig / Frage / Aufgabe / für später vormerken / Definition / etc. Vor dem Jour Fixe nutzen Sie die Funktion „Kategorien suchen“. Sie erhalten eine Zusammenfassung, wo in Ihrem Notizbuch welche Kategorie verwendet wurde. So können Sie gemeinsam sehr effizient die Punkte klären.

Wenn Sie wissen wollen,was Ihr ChefIn hinzugefügt hat, geht das über den Reiter „Verlauf“ und dann „letzte Änderungen“ oder auch „Autoren suchen“.

Alles was erledigt ist und sich „alleinig“ auf einer Seite befindet, kann als gesamte Seite gelöscht werden (rechte Maustaste auf dem Verzeichnis der Seiten) oder Sie schieben die Seite in einen Abschnitt „erledigt“.

ChefInnen, die ein Tablet haben, können mit dem Stift manuellen Text erzeugen. Dieser kann später über das OCR-Tool von OneNote in Text verwandelt werden.

Wer tiefer einsteigen will, wird in Youtube mit Tutorials zu OneNote fündig.

Ich finde, dass das ein gutes Vorgehen für einen elektronisch vorbereiteten Jour Fixe ist! Was meinen Sie?

 

 

Konzentriert Arbeiten – wie geht das?

Die Neurowissenschaften stellen fest, dass wir zwei unterschiedliche Systeme für Aufmerksamkeit bzw. Konzentration haben. Ich habe diese mit steinzeitlichen Begriffen kombiniert.

Was wir alle bereits als Aufmerksamkeit kennen, ist der „Jäger“. Dieser steht verborgen auf einer Lichtung mit Pfeil und Bogen und wartet auf Wild zum Jagen. Sein Fokus ist auf eine Handlung und ein Umfeld gerichtet. Sobald Wild erscheint, prüft er seinen Jagderfolg, ggf. schießt er.

Was wir so noch nicht als „fokussiert“ betrachtet haben, ist der „Wächter“ am Lagerfeuer. Dieser nutzt alle seine Sinne und hat kein festes Handlungsmuster. Je nach dem, was es zu hören, sehen, riechen, schmecken oder tasten gibt, entscheidet der Wächter, ob seine Sippe gefährdet ist und was die adäquate Reaktion ist.

Im Alltag der Assistentin ist oft der Wächter gefordert: das Telefon klingelt, ein neues Mail poppt hoch, eine Kollege steht am Schreibtisch, der Chef ruft aus seinem Büro und der Drucker piept. Die Assistentin ist aber „eigentlich“ dabei, die Entscheidungsvorlage für die nächste Vorstandssitzung zu machen. Das passt nicht zusammen!

Ausschlaggebend für das Abarbeiten der Todo-Liste ist, dass es Zeiten für den Jäger gibt. Mit dem „Jäger“ werden nämlich konzentriert Arbeiten am Stück erledigt. Der Wächter ist nötig, wenn viel Fremdbestimmung von außen kommt. Um vom Wächter zum Jäger zu kommen, braucht es ca. 10 Minuten Übergang. Das bedeutet, 10 Minuten, in denen wir anfällig sind, wieder in den Wächter zurückzufallen. Unterbrechungen in diesen 10 Minuten sorgen dafür, dass der Wächter wieder aktiv wird!

Die Pomodoro-Technik (Definition bei https://de.wikipedia.org/wiki/Pomodoro-Technik, gefunden am 31. Juli 2016) ist ein Ansatz, um diesen Übergang erfolgreich zu gestalten und fokussiert zu arbeiten. Für die Assistenz ist die Arbeitseinheit von 25 Minuten vielleicht schwer umsetzbar. Doch schon 15 Minuten, um am Stück die Todo-Liste zu verkürzen sind, 15 Minuten Jäger-Zeit. Ausschlaggebend ist, dass diese Zeit möglichst unterbrechungsfrei sein sollte. Setzen Sie sich für die 15 oder 20 Minuten einen externen Zeitgeber (Smartphone, Telefon, Erinnerung im Kalender). So ist die eigene Wächter-Funktion (wie viel Zeit habe ich noch) nach außen delegiert. Stellen Sie Ihr Mail-Programm ab oder deaktivieren Sie die Funktion, dass neue Mails auf dem Bildschirm erscheinen oder „plingen“. Stellen Sie Ihr Telefon auf die Sprachbox. Und dann geht’s los! Und wenn es trotzdem Unterbrechungen gibt: Lassen Sie das Telefon auf die Sprachbox laufen und hören Sie den Anruf nach der Jäger-Zeit ab. Wer im Büro steht, wird informiert, dass Sie in x Minuten (= verbleibende Jäger-Zeit) sich darum kümmern. Und selbst wenn Sie nur jede zweite oder dritte Jäger-Zeit so gestalten können, ist das mehr als ohne diesen Ansatz.

Die ursprüngliche Pomodoro-Technik sieht vor, dass es nach der ersten Jäger-Zeit weitere gibt und nach drei bis vier Wiederholungen eine länger Pause eingeplant wird. Prüfen Sie, ob das Ihr Arbeitsplatz hergibt oder ob schon eine einzige Jäger-Zeit ein Gewinn ist.

Wann am Tag oder in der Woche ist es bei Ihnen ruhiger und damit passend für eine Jäger-Zeit?

  • Ist das eher zum Tagesstart? Dann reservieren Sie sich die ersten 20 Minuten für Ihre Todo-Liste – statt für das Checken der Mails. Mails checken passiert im Wächter-Modus!
  • Vielleicht ist Ihre Jäger-Zeit eher zum Tagesende? Dann gehen Sie genauso vor.
  • Günstige Jäger-Zeiten sind vielleicht auch Sitzungen, an denen möglichst viele aus dem Umfeld teilnehmen.
  • Im 2er-Büro kann eine Jäger-Zeit auch in Absprache mit der Kollegin entstehen.
  • Oder Sie haben die Möglichkeit, mobil zu arbeiten und erledigen Ihre Jäger-Zeit an einem anderen Ort als dem eigenen Office.

Egal, wie Sie zu den Jäger-Zeiten kommen: nur in diesen Zeiten ist eine wirkliche Reduzierung Ihrer eigenen Todo-Liste möglich. Und diese Zeiten entstehen nicht von selbst, sondern müssen eingeplant, erkämpft und durchgehalten werden. Ich wünsche viel Erfolg beim konzentriert Arbeiten!

Entscheidungen vom Chef bekommen?

In mittlerweile mehr als einem Coaching von Chef und Assistenz ist ein Dilemma von Assistentinnen aufgetaucht: Wie bringe ich den Chef dazu, Entscheidungen zu treffen? Zwei Chefs „reagierten“ nicht auf die sehr oft verwendeten Mappen. In den (Unterschrifts)mappen befinden sich z. B. Zu- oder Absagen auf Einladungen von extern, Entscheidungen zu parallelen Besprechungen, Fragen der Assistentin zur Reiseorganisation o. ä.

Beide Assistentinnen waren frustriert, dass ihre Chefs die Erledigung vor sich her schieben (das heißt Prokrastination!) und unwirsch werden, wenn die Assistentin an die Erledigung bzw. die Mappen erinnert. Sie haben aber auch keinen Weg gefunden, zu den notwendigen Entscheidungen zu kommen. Wie das gelingen kann, ist das Thema des heutigen Blogbeitrags.

Hier drei Ansätze, die helfen, die Aufschieberitis zu reduzieren:

  1. Entscheiden Sie mehr selbst. Wenn Ihr Chef sich damit nicht beschäftigen will, reduzieren Sie die Mappen um alles, was Sie mit Ihrer Fachkompetenz selbst entscheiden können – aber vielleicht bisher die Zustimmung oder Vorgabe des Chefs haben wollen. Seien Sie mutig. Wenn es eine Sicherheitsschleife geben soll, schreiben Sie ihm eine Mail mit einem Termin, ab wann Sie Ihre Entscheidung umsetzen.
  2. Lassen Sie Konsequenzen von Nicht-Entscheidungen entstehen. Assistentinnen sind Meister im Verhindern von unangenehmen Konsequenzen. Für viele Bereiche ist das eine wichtige Fähigkeit. Wenn Ihr Chef aufschiebt, retten Sie ihn aber – und er kann weiter aufschieben. Wählen Sie mit dem gebotenen Fingerspitzengefühl aus, wo Sie Dinge „liegen lassen“ und sich nicht kümmern. In den Coachings höre ich von den Chefs nämlich, dass ihre Assistentinnen sich doch so gut um alles kümmern und so verlässlich sind – und damit bleibt das Verhalten des Chefs beim Alten!
  3. Nutzen Sie erfolgreiche Muster: Eine Chefin hasst die Mappen, ist aber ein Fan von Telefonaten im Auto. Ihre Assistentin ruft also morgens auf dem Weg ins Büro die Chefin im Auto an – und erhält ihre Antworten. Ein Chef liebt es, Vorgänge auf dem Tresen im Vorbeigehen zu entscheiden. Also liegt die wichtigste Entscheidung auf dem Tresen – mit einem netten „Ja / nein“ zum Ankreuzen. Andere Chefs sind fix mit SMS, aber keine Mail-Schreiber. Also nutzt die Assistenz diesen Weg für die wichtigen Themen. Analysieren Sie die nächsten Wochen, wie Ihr Chef entscheidet und nutzen Sie diese Wege für Ihre Themen.

Und ein Wort noch zum Schluss: Ein Stück weit kann ich die Chefs verstehen: Wenn Sie nämlich einen guten Job machen, sind Sie die Hüterin aller unbequemen Themen, sozusagen der Prokrastinations-Puffer!

OneNote® – der HiddenChampion der Office-Familie

Wenn Sie in der Microsoft-Office-Welt unterwegs sind, Hand auf’s Herz: Arbeiten Sie mit OneNote®?

Mir begegnen viele Assistentinnen, die das Programm nicht kennen. OneNote® ist ein elektronisches Notizbuch, das von den unterschiedlichen Office-Programmen heraus gefüllt werden kann.

So können Sie z. B. für ein Aufgabe Word-Dokumente, Excel-Tabellen, Power-Präsentationen in einem Notizbuch verwalten. Sie können Links aus dem Intra- oder dem Internet einfügen oder auch Video- bzw. Audio-Dateien erstellen oder einfügen.

Wenn Sie mit Outlook® arbeiten, können Sie Besprechungs-Notizen aus Outlook® erstellen und legen damit ein Notizbuch für diese Besprechung an. Dort können dann Ideen für die Tagesordnung gesammelt werden. Wenn Sie die Datei frei geben (dafür benötigen Sie OneDrive®), können auch die Besprechungsteilnehmer darauf zugreifen und mitgestalten. Auf diesem Wege kann die Tagesordnung allen mitgeteilt , die Handouts zur Verfügung gestellt und das Protokoll veröffentlicht werden.

Ich betreue Chef-Assistenz-Teams, die ihre Rücksprache mit OneNote® organisieren. Beide füllen die offenen Punkte und können diese dann elektronisch oder im Gespräch bearbeiten.

Aufgaben, die in OneNote® als Outlook®-Aufgaben angelegt sind, erscheinen automatisch in Outlook® und können an beiden Orten als erledigt markiert werden – und „verschwinden“ dann auch an beiden Orten.

Kleinere Projekte können mit dieser Software organisiert und strukturiert werden – mit der entsprechenden Freigabe des Notizbuches in OneDrive® an die Teammitglieder im Projekt.

Wer auf einem Tablet mit Stift arbeitet, kann die Texterkennung nutzen – OneNote® wandelt Handschrift über eine integrierte OCR-Anwendung in Text um.

Ich finde, dass das für den Rang „HiddenChampion“ reicht. Wer mehr über das Programm wissen will, wird z. B. bei Youtube fündig, bei den Anbietern von Software-Tutorials oder Schulungsunterlagen ebenfalls.

Ich wünsche gute Ideen für kreative, effiziente oder einfach  nur entlastende elektronische Notizbücher!

Lean im Office – geht das? Interview in management-radio

Weihnachten ist die Zeit von Besinnung – und der kleinen und großen Geschenke. Ich habe mir eines gemacht und Sie können teilhaben. Am 25. und 26. Februar wird es in Mannheim ein großes Event geben: Lean around the clock – und ich bin mit einem Vortrag dabei. Schon heute gibt es einen kleinen „Vor“-Blick auf diese Veranstaltung. Ralf Volkmer hat mich für management-radio interviewt. Als Nicht-Lean-Expertin betrachte ich das Thema Standardisierung zwischen Chef und Assistentin. Klassische Lean-Ansätze sind im Hiddenteam eher nicht zu finden, dafür funktionieren diese Konzepte auf der Meta-Ebene. Was ist Ihre Meinung? Das Interview finden Sie hier:

http://www.management-radio.de/lean-management-i-wie-organisieren-sich-hiddenteams/

Wenn ich Sie neugierig gemacht habe und Sie teilnehmen wollen, geben Sie mir einfach Bescheid – oder melden sich selbst an. Das ist der Link zur Veranstaltung:

http://www.leanaroundtheclock.de/das-event/

Sekretrariat und Sachbearbeitung

Im mittleren Management sind Sekretärinnen häufig auch mit Sachbearbeitungsarbeiten beauftragt. Neben der Zuarbeit für ein Team oder einen Vorgesetzten sind z. B. Listen zu erstellen, Aufgaben aus dem Controlling zu erledigen, Personalverwaltung zu organisieren oder vieles anderes mehr.

Sachbearbeitung ist oft eine B-Aufgabe nach Eisenhower. Das heißt, dass diese Aufgaben wichtig, aber noch nicht dringlich sind. In der Kombination mit den Sekretariatsaufgaben, die oft einen dringlicheren Charakter haben, ist das eine ungünstige Mischung. „Hinter“ den Sachbearbeitungsaufgaben steckt nicht immer ein Mensch, sondern eher ein Prozess mit Terminen. Die Menschen, die Sekretariatszuarbeit haben möchten, sind präsenter als ein Prozess.

Daher braucht es einen anderen Umgang mit den Sachbearbeitungsaufgaben. Sie müssen mit Vorlauf geplant werden, brauchen einen Bearbeitungsbeginn und ein Bearbeitungsende. Die Aufgabe soll fertig sein, bevor sie dringlich wird. Sachbearbeitungsaufgaben brauchen ein Zeitfenster, in dem diese Arbeiten Priorität haben. Dieses Zeitfenster sollte zum Umfeld passen – also nicht gerade in einer „Hochstörzeit“ liegen. Wichtig ist auch, dass diese Zeiten mit dem Umfeld abgestimmt sind. Im Jour fixe oder in der Abteilungsbesprechung können Sie ankündigen, dass Sie am Freitag, wenn viele außer Haus sind, die monatlichen Listen erstellen. Wenn dann jemand kurzfristig auf Sie zukommt, verweisen Sie auf diese Information und bieten eine spätere Erledigung der Zuarbeit an.

Sachbearbeitungsaufgaben verursachen Überstunden oder Mehrarbeit, wenn sie als „hausgemachte A-Aufgaben“ nach dem geplanten Bearbeitungsende auf den letzten Drücker fertig werden. Beugen Sie vor! Viel Erfolg dabei.