Assistenzen machen Chefs erfolgreicher!

Kennen Sie die Marshmallow-Challenge? Ein Team von vier Personen erhält 20 Spaghettis, Kreppband, Schnur und einen Marshmallow. In 18 Minuten gilt es, im Wettbewerb mit anderen Teams den höchsten freistehenden „Turm“ zu bauen. Auf der Spitze des Turms ist der Marshmallow zu platzieren. Dieser Wettbewerb findet weltweit statt – mit erstaunlichen Ergebnissen. Am erfolgreichsten (außer Statikern) sind Kindergartenkinder. Sie planen wenig, sondern probieren „iterativ“ immer wieder aus, was geht und was nicht.  Über die Prototypen sammeln sie Erfahrungen. Die Teams mit Erwachsenen orientieren sich, planen und bauen oft in den letzten Minuten einen Turm.

Spannend ist das Ergebnis, wenn es um CEOs geht. CEOs alleine liegen unter den Höhen der Kindergartenkinder. Sind im Team Executive Admins dabei, steigert sich die Höhe erheblich. Das Ergebnis ist besser als das der Kindergartenkinder! Zurückgeführt wird das von Tom Wujec auf die „facilitating skills“ der Executive Admins. Sie würden den Prozess managen. Nach seiner Erkenntnis ist die Grundlage für Erfolg die Kombination von Expertise (das bringt ein CEO ein) und von „facilitating skills“ (das bringt die Assistenz ein).

Unter https://www.youtube.com/watch?v=H0_yKBitO8M&list=PLpgCJq8yHnPpII0DmYeshGRgIUj_ajiVo&index=13&t=0s ist sein TED-Beitrag dazu zu sehen.

Was heißt das für Ihre Praxis? Seien Sie sich Ihres Wertes bewusst und bringen Sie sich aktiv in Prozese ein. „Verkaufen“ Sie Ihr Tun – vielleicht mit dem TED-Beitrag von Tom Wujec?

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OneNote für Chef und Assistenz

Digitalisierung, Assistenz 4.0, Chefs, die einiges selbst elektronisch machen – das sind Rahmenbedingungen für einen elektronisch vorbereiteten Jour Fixe. OneNote ist dafür ein gutes Medium.

OneNote ist ein elektronisches Notizbuch, das aus vielen Quellen „befüllt“ werden kann. Über OneDrive kann das Notizbuch auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. In diesem Beitrag geht es nicht um die technische Seite, sondern die Frage, wie ein elektronisches Notizbuch sinnvoll gestaltet sein kann.

So können Sie starten

Erstellen Sie eine OneNote-Datei (also ein elektronisches Notizbuch), speichern Sie es auf OneDrive und geben die Datei für Ihren ChefIn frei –  das ist die technische Seite.

Das könnte die Struktur sein

In OneNote gibt es Abschnitte, in denen Seiten entstehen. Entscheiden Sie, welche Abschnitte nötig sind. Das können z. B. sein:

  • Mails zur Klärung (Seiten = einzelne Mails) / könnte auch unter Jour Fixe Assistentin sein
  • Gremien / Meetings (Seiten = einzelnes Gremium / Meeting)
  • Reisen (Seiten = jede Reise)
  • Präsentationen (Seiten = einzelne Präsentation)
  • Jour Fixe der Assistentin (Seiten = einzelner Jour Fixe-Termin)
  • Jour Fixe der Mitarbeiter (Seiten = einzelner Mitarbeiter)
  • Jour Fixe des ChefIn (Seiten = einzelner Jour Fixe-Termin des ChefIn)
  • Projekte (Seiten = einzelnes Projekt)

Je nach Ihren und seinen Aufgabengebieten können weitere Abschnitte sinnvoll sein.

So arbeiten Sie mit dem Notizbuch

Das Notizbuch wird nun zwischen den Jour Fixe-Terminen gefüllt. Mails aus Outlook können auch über die rechte Maustauste nach OneNote geschickt werden. Dateien (Word, Excel, Powerpoint, PDF, …) können in OneNote ausgewählt und integriert werden. Kommentare oder Anmerkungen entstehen ganz einfach: Sie platzieren den Cursor an einer beliebigen Stelle und ein Textfeld wird erstellt.

Wichtig sind noch die Kategorien. Sie können im Textfeld Zeilen oder markierte Abschnitte kennzeichnen. Etliche Kategorien sind schon vorhanden: Wichtig / Frage / Aufgabe / für später vormerken / Definition / etc. Vor dem Jour Fixe nutzen Sie die Funktion „Kategorien suchen“. Sie erhalten eine Zusammenfassung, wo in Ihrem Notizbuch welche Kategorie verwendet wurde. So können Sie gemeinsam sehr effizient die Punkte klären.

Wenn Sie wissen wollen,was Ihr ChefIn hinzugefügt hat, geht das über den Reiter „Verlauf“ und dann „letzte Änderungen“ oder auch „Autoren suchen“.

Alles was erledigt ist und sich „alleinig“ auf einer Seite befindet, kann als gesamte Seite gelöscht werden (rechte Maustaste auf dem Verzeichnis der Seiten) oder Sie schieben die Seite in einen Abschnitt „erledigt“.

ChefInnen, die ein Tablet haben, können mit dem Stift manuellen Text erzeugen. Dieser kann später über das OCR-Tool von OneNote in Text verwandelt werden.

Wer tiefer einsteigen will, wird in Youtube mit Tutorials zu OneNote fündig.

Ich finde, dass das ein gutes Vorgehen für einen elektronisch vorbereiteten Jour Fixe ist! Was meinen Sie?

 

 

Apps für Chefs on the road

Wie oft ist Ihr Chef „unterwegs“? Und wie viel macht er unterwegs selbst an Organisation? Als Assistentin sind Sie eine wichtige Impuslgeberin für die Chef-Effizienz. Heute finden Sie hier einige Apps, die in den meisten Stores erhältlich sind. Wenn Sie in einem Konzern arbeiten, kann es sein, dass die Apps nur eingeschränkt verfügbar sind.

  • DB Navigator
    Ein Klassiker, mit dem die Fahrkarte unterwegs verfügbar ist, Züge gesucht und gebucht werden können sowie Reiseinformationen abrufbar sind – und einiges mehr.
  • Flight Status
    Hier findet der Chef Terminal, Gate und Gepäckausgabe für Flüge. Auch der Standort ist auf der Flughafenkarte zu sehen. Ankunfts- und Abflugzeiten sowie evtl. Verspätungen oder Streichungen werden ebenfalls angezeigt.
  • CheckMyTrip
    Auch das ist eine App zum Fliegen. Mit der Buchungsnummer werden die Flüge in der App hochgeladen. Das Check-In kann mit der App erledigt werden. Gate-Infos, Verspätungen werden angezeigt. Vor Ort kann ein Taxi gebucht werden und es gibt Infos zu Restaurants und Aktivitäten.
  • TripIt von Concur
    Diese App ist ein „Sammler“. Hier können alle Daten (Flugbestätigung, Mietwagenbuchung, Hotelreservierung, etc.) zusammengeführt werden. Die Daten werden „per Hand“ eingegeben oder über entsprechende Freigaben (z. B. Mails oder Kalender) aus den Anwendungen gezogen. Dann entsteht daraus ein Reiseplan. Die Basisversion ist kostenlos. Für 49 Dollar pro Jahr gibt es in der Kaufversion Benachrichtigungen über Flugverspätungen, Gatewechsel, etc.
  • Airbnb
    Wenn alle Stricke reisen und die geplante Übernachtung nicht klappt, gibt es hier Unterkünfte.
  • Flinkster
    Das ist das Carsharing-Programm der Deutschen Bahn. Hier können Fahrzeuge gebucht werden, die am Bahnhof bereit stehen. Das schafft einen guten Übergang von der Bahn zum Auto.  Es muss nur getankt werden, wenn der Tank weniger als 1/4 voll ist.Vor dem ersten Nutzen muss man Flinkster-Kunde werden.
  • Uber
    Je nach Reiseland gibt es Uber-Taxis. Die App erlaubt das Buchen des Taxis und die Abrechnung über die hinterlegte Kreditkarte inkl. eines evtl. Trinkgeldes. Es wird angezeigt, welcher Autotyp gebucht wurde inkl. Kennzeichen und wo das Auto sich gerade auf der Karte befindet. Nach der Fahrt kann der Fahrer bewertet werden.
  • Parkopedia
    Kein Parkplatzsuchen mehr – diese App zeigt in 6.308 Städten in 75 Ländern Parkplätze in Parkhäusern, Straßen oder auch privaten Grundstücken. Wenn verfügbar, können Stellplätze auch gebucht werden  (Stand 2016).
  • Entrain von The University of Michigan
    Jetlag ade! Mit dieser App wird versucht, den Jetlag zu reduzieren. Die App rät, wann man in der neuen Zeitzone sich dem Licht aussetzen soll und wann man lieber im Dunkeln sein sollte. So passt sich der Biorhythmus besser an.
  • Office Lens
    Mit dieser App können aus unterschiedlichen Quellen Dateien erstellt werden und z. B. in ein PDF umgewandelt werden. Die App  lässt zu, nach Visitenkarten, Fotos, Dokumente und Whiteboard als „Quellen“ zu selektieren. Die Dateien können dann per Mail verschickt werden oder in unterschiedlichen Formaten gespeichert werden (Office-Programme, PDF, Foto, etc.).
  • OneDrive
    Wenn diese Anwendung erlaubt ist, können Dokumente auch mobil verfügbar sein. Die Dateien müssen nur am PC in OneDrive gespeichert werden und können mit der App unterwegs angezeigt werden. Wenn die entsprechenden Apps für die Programme auf dem Smartphone installiert sind (z. B. Word etc.), können die Dokumente bearbeitet werden.
  • Dropbox
    Das ist schon ein Klassiker  für die Cloud-Speicherung und das Freigeben von Dateien. In größeren Unternehmen ist die App verboten. Dann ist hoffentlich z. B. OneDrive erlaubt.

Sicher gibt es noch viel mehr gute Tipps – wenn einer aus Ihrer Sicht fehlt, ergänzen Sie diese Liste über die Kommentarfunktion. Dann haben alle etwas davon.

Ich übernehme keine Haftung für diese Tipps. Auch wenn ich nach bestem Wissen recherchiert habe, übernehme ich keine Garantie für die App, deren Installation oder Arbeitsweise.

Entscheidungen vom Chef bekommen?

In mittlerweile mehr als einem Coaching von Chef und Assistenz ist ein Dilemma von Assistentinnen aufgetaucht: Wie bringe ich den Chef dazu, Entscheidungen zu treffen? Zwei Chefs „reagierten“ nicht auf die sehr oft verwendeten Mappen. In den (Unterschrifts)mappen befinden sich z. B. Zu- oder Absagen auf Einladungen von extern, Entscheidungen zu parallelen Besprechungen, Fragen der Assistentin zur Reiseorganisation o. ä.

Beide Assistentinnen waren frustriert, dass ihre Chefs die Erledigung vor sich her schieben (das heißt Prokrastination!) und unwirsch werden, wenn die Assistentin an die Erledigung bzw. die Mappen erinnert. Sie haben aber auch keinen Weg gefunden, zu den notwendigen Entscheidungen zu kommen. Wie das gelingen kann, ist das Thema des heutigen Blogbeitrags.

Hier drei Ansätze, die helfen, die Aufschieberitis zu reduzieren:

  1. Entscheiden Sie mehr selbst. Wenn Ihr Chef sich damit nicht beschäftigen will, reduzieren Sie die Mappen um alles, was Sie mit Ihrer Fachkompetenz selbst entscheiden können – aber vielleicht bisher die Zustimmung oder Vorgabe des Chefs haben wollen. Seien Sie mutig. Wenn es eine Sicherheitsschleife geben soll, schreiben Sie ihm eine Mail mit einem Termin, ab wann Sie Ihre Entscheidung umsetzen.
  2. Lassen Sie Konsequenzen von Nicht-Entscheidungen entstehen. Assistentinnen sind Meister im Verhindern von unangenehmen Konsequenzen. Für viele Bereiche ist das eine wichtige Fähigkeit. Wenn Ihr Chef aufschiebt, retten Sie ihn aber – und er kann weiter aufschieben. Wählen Sie mit dem gebotenen Fingerspitzengefühl aus, wo Sie Dinge „liegen lassen“ und sich nicht kümmern. In den Coachings höre ich von den Chefs nämlich, dass ihre Assistentinnen sich doch so gut um alles kümmern und so verlässlich sind – und damit bleibt das Verhalten des Chefs beim Alten!
  3. Nutzen Sie erfolgreiche Muster: Eine Chefin hasst die Mappen, ist aber ein Fan von Telefonaten im Auto. Ihre Assistentin ruft also morgens auf dem Weg ins Büro die Chefin im Auto an – und erhält ihre Antworten. Ein Chef liebt es, Vorgänge auf dem Tresen im Vorbeigehen zu entscheiden. Also liegt die wichtigste Entscheidung auf dem Tresen – mit einem netten „Ja / nein“ zum Ankreuzen. Andere Chefs sind fix mit SMS, aber keine Mail-Schreiber. Also nutzt die Assistenz diesen Weg für die wichtigen Themen. Analysieren Sie die nächsten Wochen, wie Ihr Chef entscheidet und nutzen Sie diese Wege für Ihre Themen.

Und ein Wort noch zum Schluss: Ein Stück weit kann ich die Chefs verstehen: Wenn Sie nämlich einen guten Job machen, sind Sie die Hüterin aller unbequemen Themen, sozusagen der Prokrastinations-Puffer!

Sind virtuelle Chefs normal?

Der Deutsche Assistentinnen-Tag hat einige Eindrücke bei mir hinterlassen. Mir sind Assistentinnen begegnet, die ihre Chefs selten von Angesicht zu Angesicht sehen. Das Organisieren von virtuellen Chefs wird also immer normaler?

Wie oft sehen Sie Ihren Vorgesetzten? Damit meine ich, wie oft sprechen Sie miteinander? Wenn Sie mit Ihrer Antwort unzufrieden sind, beziehen Sie die Häufigkeit (oder eher die Seltenheit) nicht auf sich. Erfolgreiche Absprachen und eine gelungene Chefentlastung entstehen auch mit wenig „Kontakt“. Was es braucht, sind funktionierende Absprachen, damit Sie dies tun können:

  • Assistentin greift auf Chefin-Postfach mit allen verfügbaren Rechten zu
  • Mails werden von Assistentin bearbeitet und vorstrukturiert
  • Aufgaben aus Mails werden zu Aufgaben gemacht oder nachverfolgt
  • Mails werden „laufenden“ Themen z. B. durch Kategorien zugeordnet
  • Termine werden von Assistentin vereinbart, angenommen und koordiniert
  • Der Terminkalender enthält auch Wegezeiten, Zeiten für Arbeiten am Schreibtisch, Pufferzeiten
  • Kontakte sind eingepflegt, kategorisiert und z. B. für Mailings nutzbar
  • Die Assistentin weiß, was mit Smartphone und Tablet machbar ist
  • Es gibt ein gemeinsam genutztes elektronisches Dokumentenmanagement (z. B. Sharepoint oder OneDrive als Cloud).

Diese Felder könnten Sie dann für einen virtuellen Chef besetzen:

  • Mails nach klaren Vereinbarungen selbst bearbeiten, weiterleiten, löschen bzw. für Chef vorstrukturieren
  • Eigenständiges Terminmanagement ohne Mail-Müll beim Chef
  • Elektronisches Dokumentenmanagement für den Chef und die Abteilung
  • Elektronisches Aufgabenmanagement für den Chef inkl. „Controlling“
  • Elektronische Workflows genutzt und weitgehende Rechte für die Assistentin
  • Projektassistenz mit entsprechender Software
  • Eigenständige Recherchen für Chef-Themen
  • Gute Präsentationen erstellen oder aufbereiten
  • Zusammenstellen von Dateien / Dokumenten / Unterlagen für Termine

Eine Teilnehmerin aus Dresden sieht ihren Vorgesetzten drei oder vier Mal im Jahr und arbeitet im Homeoffice für ihn. Sie telefonieren täglich und ansonsten läuft vieles elektronisch. Das Board mit den Kollegen des Chefs ist in der weiten Welt verstreut – und die Zusammenarbeit klappt!

Also keine Angst vor virtuellen Chefs – oft sind diese leichter zu organisieren als die im Raum nebenan.

Lean im Office – geht das? Interview in management-radio

Weihnachten ist die Zeit von Besinnung – und der kleinen und großen Geschenke. Ich habe mir eines gemacht und Sie können teilhaben. Am 25. und 26. Februar wird es in Mannheim ein großes Event geben: Lean around the clock – und ich bin mit einem Vortrag dabei. Schon heute gibt es einen kleinen „Vor“-Blick auf diese Veranstaltung. Ralf Volkmer hat mich für management-radio interviewt. Als Nicht-Lean-Expertin betrachte ich das Thema Standardisierung zwischen Chef und Assistentin. Klassische Lean-Ansätze sind im Hiddenteam eher nicht zu finden, dafür funktionieren diese Konzepte auf der Meta-Ebene. Was ist Ihre Meinung? Das Interview finden Sie hier:

http://www.management-radio.de/lean-management-i-wie-organisieren-sich-hiddenteams/

Wenn ich Sie neugierig gemacht habe und Sie teilnehmen wollen, geben Sie mir einfach Bescheid – oder melden sich selbst an. Das ist der Link zur Veranstaltung:

http://www.leanaroundtheclock.de/das-event/

Was, wenn der Chef recht haben will – immer?

Manche Assistentinnen haben es nicht leicht. Chefentlastung ist schon an sich eine anspruchsvolle Aufgabe. Schwierig wird es für die eine oder andere Assistentin, wenn der Chef oder die Chefin eine feste Meinung hat – und von dieser keinen Millimeter abrückt. Wenn es um Themen außerhalb des Offices geht, kann „frau“ die Chef-Meinung einfach stehen lassen. Bald hat die Mitarbeiterin verstanden, dass Diskussionen oder ein Meinungsaustausch nicht wirklich hilft und ein Hören einfach reicht.

Wenn es aber um Themen der Zusammenarbeit geht, hilft dieses „An-sich-Vorbei-Ziehen-lassen“ nicht. In einem Workshop ist mir dieses Fallbeispiel begegnet: Nach einem Update des Handys meinte der Chef zur Assistentin, sie solle doch beim Hersteller anrufen und mitteilen, dass er mit dem Update nicht zufrieden sei. Die Firma solle doch dieses und jenes wieder in der alten Fassung zur Verfügung stellen. Was hätten Sie getan? Diskutiert? Die Delegation abgelehnt? Die Assistentin tat folgendes: Sie ging nach dem Jourfixe in ihr Büro, tat so als ob sie mit dem Hersteller telefonierte. Dann ging sie zum Chef und teilte ihm mit, dass der Hersteller das Update leider nicht mehr zurücknehmen könne. Der Chef war’s zufrieden und das Thema vom Tisch!

Ich höre die eine oder andere von Ihnen, liebe Leser, schon sagen: Das ist doch gelogen! Das ist nicht richtig! Ja, es hat kein Anruf stattgefunden. Doch uns Nicht-Chefs ist auch ohne Anruf klar, dass ein Update nicht an unsere persönlichen Wünsche angepasst wird. Die Assistentin hat für diese Erkenntnis des Chefs den passenden Rahmen geschaffen.

Auf der Meta-Ebene ist das ein guter Weg: In welchen Rahmen müsste die Chef-Erkenntnis entstehen?

Das wird sicher nicht immer gehen – manchmal ist es zu anstrengend oder der Rahmen kann durch die Assistentin nicht geschaffen werden. Wo können Sie mit Gelassenheit etwas aus sitzen? Wo ist manchmal der kürzeste Weg zu nicken? Wo können Sie Regeln oder Richtlinien zitieren, die Ihr Chef zu berücksichtigen hat?

Ein wesentlicher Aspekt ist zu prüfen, was Ihnen an diesem Job mit diesem Chef Spaß macht. Wenn wir einen Anteil als unveränderlich und nicht stimmig mit unseren Vorstellungen erleben, überschattet dieser stimmigere Anteile. Stellen Sie den Anteilen, die für Sie positiv sind, den eher negativen Anteilen gegenüber. Welche Seite überwiegt? Wenn die positive Seite überwiegt, ist der „Rechthaben-wollen-Anteil“ Ihres Chefs nur „ein“ Bestandteil. Machen Sie sich dieses bewusst.

Wenn Sie erkennen, dass die negative Seite überwiegt, dann entscheiden Sie, wie lange Sie an diesem Platz noch arbeiten wollen.

Ein letzter Ansatz: Bleiben Sie gelassen, wenn Ihr Chef unrecht hat – es hilft nicht wirklich, triumphierend selbst recht haben zu wollen!