Kaffeekochen für den Chef?

Das scheint für viele Assistentinnen und Sekretärinnen ein heißes Eisen zu sein. „Bin ich denn eine kaffeekochende Tippse?“, „Wieso kann mein Chef das nicht selber machen?“ oder auch „Die Kaffeemaschine kann doch wohl jeder bedienen!“.

Auf der einen Seite stimmt das. Auch die Vorgesetzten sind grundsätzlich in der Lage, sich den Kaffee (oder Tee) selbst zu machen. Auf der anderen Seite haben wir aber schon gehört, dass es ein hierarchisches Gefälle zwischen den Positionen „Vorgesetzter“ und „Assistentin“ gibt. Und das wird z. B. dadurch gezeigt, dass das Kaffeekochen bei der Assistentin liegt und nicht bei der Vorgesetzten. Spannend wird die Frage auch dann, wenn der Vorgesetzte Besucher hat. Da gehört es für viele dazu, dass die „Willkommenskultur“ Getränke beinhaltet.

Erträglicher wird es vielleicht durch eine Studie aus dem Bereich der Neurowissenschaften: Wer einen konstanten Blutzuckerspiegel hat, trifft auch konstante Entscheidungen! Also her mit den Keksen und dem Fingerfood!

Haben Sie sich schon mal überlegt, was es für häufige Besprechungs“gänger“ bedeutet, überall eine ähnliche Keks-Auswahl zu erhalten? Wer als Assistentin wohltuend auffallen will, könnte hier fündig werden (gefunden in alex 03/2014, S. 38):

Unabhängig von der Frage, ob Sie selbst mit Freude diese „Hiwi-Tätigkeiten“ erledigen oder nicht: Es gehört in vielen Büros dazu. Und wenn die Arbeitsbeziehung zum Chef stimmig ist, ist das für viele Sekretärinnen auch keinen Problem. Zum Problem wird es oft erst, wenn es „woanders“ nicht stimmt. Dann ist die Frage des Kaffeekochens eher ein „Nebenkriegsschauplatz“, wo frau sich abreagieren oder aufregen kann. Prüfen Sie für sich, ob Sie einen Nebenkriegsschauplatz eröffnet haben und die Ursache für die Unzufriedenheit und Ihren Frust eigentlich woanders liegt.

Wenn es einen hierarchischen Anlass für das Kaffeekochen und Bewirten gibt, dann fängt dieser Service beim Chef an und hört bei ihm auf – sonst ist der „Unterschied“ weg. Und zum „Service“ gehört auch nicht, die Küche für die ganze Abteilung sauber zu halten und sich um das Geschirr von allen zu kümmern. Dafür gibt es nämlich auch einen hierarchischen Anlass!

Viel Erfolg beim Abgrenzen in die Abteilung hinein und Gelassenheit beim Kaffee-Service für Vorgesetzten und Besucher!

Spielregeln für die Chef-Welt?

Im letzten Blog-Beitrag konnten Sie sich die Frage stellen, ob Sie für ein Alpha-Tier arbeiten. Wie angekündigt, finden Sie heute Versionen von „Spielregeln“ der Chef-Welt. Als erstes eine Variante aus „Spielregeln im Job – wie Frauen sie durchschauen und für sich nutzen“ von Isabel Niztsche, ISBN 3-466-30634-5, Kösel, 2. Auflage 20o5, S. 31:

  1. Macht ist etwas Tolles
  2. Es gibt immer einen Platzhirsch
  3. Verantwortung für neue Aufgaben ist attraktiv
  4. Männer haben Mut zum Risiko
  5. Jungs spielen lieber mit Jungs
  6. Die Old Boys kennen und helfen sich
  7. Verbündete müssen gesucht und gepflegt werden
  8. Die Rolle „Fleißiges Lieschen“ kennen Männer nicht
  9. Männer ertragen keinen Gesichtsverlust
  10. Männer geben nicht zu, dass sie etwas nicht verstehen

Was halten Sie davon? Wollten Sie  nach diesen Spielregeln arbeiten? Wie verändert sich die Bewertung Ihres Vorgesetzten, falls dieser nach diesen Spielregeln gemessen wird? Oft verändert sich die Sichtweise der Assistentinnen, wenn ihnen diese Regeln bewusst werden! Sicher ist nicht in allen Unternehmen eine solche Kultur an der Tagesordnung. Es ist auch fraglich, wie die Generation Y oder X diese Kultur verändern wird  (oder auch nicht). Doch es gibt genau solche Unternehmen mit genau solchen Kulturen. Für Sie als Assistentin gelten diese Spielregeln nicht – doch sie sind ihnen „ausgesetzt“. Und Ihre Chefs werden sich evtl. genauso verhalten.

Und hier eine zweite Variante, gefunden in wirtschaft + weiterbildung, Ausgabe 10/2006, S. 17: „Die Machtspiele der Männer durchschauen“:

  1. Spiele, um zu gewinnen, oder spiele nicht
  2. Zeige, was du kannst, und beeindrucke andere
  3. Beherrsche die Kunst zu markieren
  4. Kenne Deine Freunde, keine deine Feinde
  5. Verstehe die Schwäche der anderen zu  nutzen
  6. Wisse jederzeit, wer oben und wer unten ist
  7. Hab kein Mitleid mit Verlierern
  8. Verwende nur intelligente Ausreden
  9. Fordere Verantwortung und trage sie bei Erfolg
  10. Wahre dein Gesicht

Sie werden Gemeinsamkeiten und leichte Unterschiede zum ersten Beispiel entdecken – der Grundtenor ist aus meiner Sicht jedoch gleich. Vielleicht helfen diese Regeln bei etwas mehr Gelassenheit, wenn die Vorgesetzten mal wieder im Sandkasten spielen – um wahrgenommen zu werden und auf der Karriereleiter weiter zu kommen. Gute Erkenntnisse und eine gute Woche.

Arbeiten Sie für ein Alpha-Tier?

Assistenz lebt von Kooperation und dem Miteinander. Informationen müssen geteilt werden, die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen ist wesentlich für die eigene Arbeit. Daher ist in Sekretariaten eher eine Wertehaltung des „Miteinander“ anzutreffen. Trifft diese Haltung auch auf alle Vorgesetzten zu? Wohl eher nein! Einige Vorgesetzte sind auf ihren Platz gekommen, weil sie sich als Alpha-Tier bewährt haben. Diese kämpfen allein, suchen ihren Vorteil zu nutzen und machen Unterschiede. Dabei sind ihnen (oder ihr?) die Unterschiede zu den Mitarbeitenden wichtig. Status und das Zeigen des eigenen Status ist wichtig, um die eigenen Position schnell zu verdeutlichen. Was macht das mit der Assistentin?

In meinem Seminaren oder Coachings stelle ich fest, dass die Spielregeln für Alpha-Tiere nicht bekannt sind. Das Verhalten der Vorgesetzten wird mit den eigenen Werten betrachtet – und damit entstehen Bewertungen auf einer falschen Grundlage. Assistentinnen beschweren sich über das unmögliche Verhalten ihrer Vorgesetzten und wollen diese zum „Guten“ erziehen. Wenn Sie für ein Alpha-Tier arbeiten, werden Sie keinen Erfolg mit dieser Erziehung haben. Hier eine kleine und unvollständige Liste, woran Sie ein Alpha-Tier erkennen könnten:

  • Das Sekretariat ist ein Statussymbol und daher „besetzt“ – auch am späten Nachmittag, wenn die eigentliche Arbeit der Assistentin beendet ist.
  • Telefonate werden verbunden und nicht selbst gewählt.
  • Untergebene müssen schon einmal warten, bis der Chef Zeit hat.
  • Statussymbole werden angeschafft, egal ob sie genutzt werden oder nicht.
  • Die Frage des Reisemittels oder des Hotels ist unter Statusaspekten zu betrachten – und keine Kostenfrage.
  • Besprechungen des Chefs beginnen eher unpünktlich – Warten lassen  ist eine Machtdemonstration.

Kommt Ihnen etwas davon bekannt vor? Wenn ja: Wie haben Sie diese „Macken“ bisher bewertet? Als unhöflich oder arrogant? Wenn Ihr Chef ein Alpha-Tier ist, dann sind das keine Macken, sondern dann ist sein Verhalten eine Demonstration seines Status.

Es wird Ihnen vielleicht nicht leicht fallen, doch beginnen Sie zu akzeptieren, dass Ihr Vorgesetzter nach anderen Spielregeln spielt als Sie selbst. Betrachten Sie sein Verhalten wirklich als „Spiel“. Schauen Sie zu, wie die „Betas“ mit Ihrem Chef oder Ihrer Chefin umgehen. Vergleichen Sie Vorgänger mit dem aktuellen Stelleninhaber. Wie unterschiedlich waren diese als Alpha? Oder auch wie ähnlich? Wie verhält sich der Chef Ihres Chefs? Ist hier das Alpha-Verhalten ähnlich oder unterschiedlich?

Diese Betrachtungen helfen Ihnen, aus dem „Abwerten“ herauszukommen. Wichtig ist, dass Sie Ihr Umfeld nach Ihren Spielregeln und damit Bedürfnissen gestalten können. Nur weil Ihr Vorgesetzter ein Alpha-Tier ist, müssen Sie keines sein.

Nächste Woche lesen Sie hier, was die Spielregeln für Alpha-Tiere sind – damit Sie sich entspannt zurück lehnen können und das Spiel verfolgen können.

Kompetent am Chef-Telefon

Viele Vorgesetzte erwarten, dass ihre Mitarbeiterin das Telefon betreut. Da die Chefs häufig nicht am Platz sind, kann das schon eine größere Aufgabe sein. Was muss dafür geklärt sein?

  • Welche Anrufer werden auf alle Fälle durchgestellt?
  • Welche Anrufer sind unerwünscht?
  • Wer darf  ans Handy verwiesen werden?
  • Wer darf auch die private Telefonnummer haben?
  • Zu welchen Zeiten hat der Vorgesetzte Zeit für die Rückrufe?
  • Welche Themen werden von Mitarbeitenden bearbeitet – und von der Assistentin dort hin verbunden?
  • Wer darf auch die privaten Kontaktdaten haben – oder hat sie schon?
  • Ist es die Aufgabe der Assistentin nach dem Anlass des Telefonats zu fragen – damit die Rückrufe durch den Vorgesetzten priorisiert werden können?

Das liest sich einfach und logisch. Der Alltag ist oft „bunter“. Der Vorgesetzte hat keine Lust auf den Rückruf, weil das Gespräch vielleicht unangenehm ist und der Anrufer landet mehrfach bei der Assistentin – die dann vertröstet. Anrufer geben sich als „alte Kumpels“ aus, sind es aber nicht. Viele Sorten von „Verkäufern“ tun sich wichtig und wollen unbedingt den Chef sprechen. Andere tun geheimnisvoll, nennen kein Stichwort und können nur mit dem Chef sprechen.

Was hilft? Die Antwort ist klar, aber nicht immer einfach: Klare Absprachen mit dem Vorgesetzten (siehe oben). Wichtig ist, dass der Vorgesetzte bei den Anrufern auch „Farbe“ bekennt. Wer sich an der Assistentin vorbei mogeln konnte, muss das von der Chefin auch hören. Wer kein Stichwort nennt, wird auch nicht durchgestellt – und das muss der Anrufer, der den Chef z. B. bei einem nächsten Treffen darauf anspricht, auch vom Vorgesetzten bestätigt bekommen.

Ich höre schon einige Leser: Das macht mein Vorgesetzter nicht! Oder: So konsequent ist mein Chef nicht! Stimmt – nicht alle Vorgesetzte sind so strukturiert. Dann braucht es etwas mehr Konsequenz bei der Assistentin:

  • Stellen Sie Anrufer zum Chef durch, wenn er am Platz ist  – auch wenn er darüber nicht begeistert ist.
  • Bitten Sie die Anrufer um ein Mail an den Chef, wenn er oder sie die Mails selbst bearbeitet.
  • Verweisen Sie auf die mobile Rufnummer (z. B. wenn diese auf der Visitenkarte vermerkt ist) und auf Zeiten, zu denen der Vorgesetzte mobil erreichbar ist.
  • Verweisen Sie auf Bürozeiten des Chefs am Abend, wenn sie nicht mehr im Büro sind.
  • Leiten Sie Anrufe an Mitarbeiter weiter, wenn sich diese dann verlässlich um das Anliegen kümmern.
  • Bearbeiten Sie das Anliegen soweit wie möglich selbst, so lange es keine Verbote gibt (auch wenn Sie nicht für alles eine offizielle Erlaubnis haben).
  • Bei „Verkäufern aller Art“ hat sich auch bewährt, deren Anliegen erst einmal zu verstehen (z. B. „Verstehe ich Sie recht, es geht um eine private Geldanlage?“), um dann galant abzulehnen („Dann kann ich Ihnen mitteilen, das meine Chefin ihr Geld bereits gut anlegt hat.“).

Das hört sich vielleicht heftig an. Vielleicht ist auch nur ein Tipp für Sie praktikabel. Wägen Sie ab, was Ihnen mehr Mühe macht: Mutig den einen oder anderen Tipp anwenden oder viele Mehrfach-Anrufer mit steigender Emotionalität auf beiden Seiten zu vertrösten. Ich wünsche Ihnen eine gute Balance dabei.

Wie komme ich aus dem Büro?

Chefs scheinen abends sozial zu werden! Von etlichen Assistentinnen höre ich, dass sie am späten Nachmittag oder frühen Abend mit der Arbeit fertig sind, doch der Chef sie dann noch beschäftigt. Das sorgt manchmal für Unmut. Zumal der Bürotag für die Sekretärin häufig vor dem Chef beginnt und abends noch ein Familien- oder Haushaltsprogramm wartet – oder die willkommene Erholung des Feierabends gerne genossen werden will.

Was tun, wenn „frau“ selbstbestimmt nach ihrer Arbeit das Büro verlassen will? Hier zwei Best Practice-Ansätze, die Teilnehmerinnen in Seminaren berichtet haben:

  • Ein Assistentinnen-Team hat die beeinflussbaren Termine in den späten Nachmittag gelegt. Der Chef erwartete nämlich nicht, dass eine der beiden noch da ist, wenn er so gegen 18:00 / 19:00 Uhr aus der letzten Besprechung zurück kam.
    Das kann auch eine Assistentin ohne „Team“ nutzen!
  • Ein Team von zwei Vollzeit-Sekretärinnen hat für sich einen „Schicht-Dienst“ eingeführt. Eine blieb, bis der Vorgesetzte sie „entließ“, die andere konnte zu einer normalen Zeit gehen.

In meinen Seminaren oder Coachings stelle ich fest, dass die Art und Weise, wie die Mitarbeiterin geht, den Chefs oft die Gelegenheit gibt, um ein Bleiben zu bitten: „Kann ich jetzt gehen?“ oder „Ich wäre dann soweit. Haben Sie noch etwas für  mich?“ Das sind keine eindeutigen Aussagen für „Ich gehe jetzt.“ Besser sind Ansagen wie „Auf Wiedersehen, Herr Meier“ oder „Ich bin dann morgen um 08:00 Uhr wieder da.“ Oder auch „Für heute bin ich fertig. Ihrer Unterlagen zu XY liegen (dort). Ich gehe dann.“ Wenn Ihnen das zu bestimmt erscheint, probieren Sie es an einem Abend aus, wo sie wirklich nach Hause wollen. Dann ist oft auch die Körperhaltung stimmig zu „Ich gehe jetzt.“

Oft hat es für die Assistentin keine Konsequenz, ob sie eine Stunde früher oder später nach Hause geht. Hilfreich kann daher sein, sich an ein oder zwei Abenden in der Woche ein Programm  zu schaffen (Sport oder andere Kurse, eine Verabredung mit einer Freundin oder mit sich selbst). Das kann dann in der Rücksprache angekündigt werden: „Heute gehe ich um 17:30 Uhr, ich habe noch einen Termin.“ Dann gehen Sie allerdings auch.

Auf der anderen Seite gibt es auch Vorteile der gemeinsamen Arbeit am Abend. Oft ist der Chef entspannter als über den Tag. Es fließen mehr Informationen, Entscheidungen (auf die die Assistentin schon wartet) werden „endlich“ getroffen. Teilweise sitzt dann auch nicht nur der Chef im Büro, sondern auch ein „Mensch“. Er oder sie erzählt über den eigenen Alltag oder was gerade beschäftigt. Wägen Sie ab, wie viel davon für Sie wichtig und hilfreich ist – und bleiben von Zeit zu Zeit länger. Und entscheiden Sie bewusst, wann Ihre eigenen Bedürfnisse wichtiger sind. Viel Erfolg dabei!

Protokolle im Sekretariat?

Auch wenn Assistentinnen nicht bei allen Sitzungen dabei sein können (oder wollen), so taucht das Thema Protokoll doch auf. In den „uralten“ kaufmännischen Ausbildungen war Stenographie noch Bestandteil – heute kann das fast niemand mehr. Wie geht die Sekretärin mit diesem Thema effizient um?

Zuerst sollte geklärt sein, welche Art von Protokoll erwartet wird. Oft reicht ein Ergebnis- oder Beschlussprotokoll. Hier sind zu den einzelnen Tagesordnungspunkten nur die Maßnahmen und Todos aufgeführt. Alles aus der Diskussion wird nicht erwähnt.

Die Frage der technischen Hilfsmittel sollte geklärt sein. Ein Ergebnis- oder Beschlussprotokoll kann direkt in der Sitzung auf dem Flipchart oder einer Moderationswand erstellt werden. Die Fotos sind dann ohne weitere inhaltliche Bearbeitung das Protokoll. Oder die Assistentin schreibt in ein Formular (TOP / Wer? / Mit wem? / Macht was? / Bis wann?) direkt auf einem Laptop mit – und zum Sitzungsende ist das Beschlussprotokoll fertig. Der Laptop hängt natürlich während des Erstellens nicht am Beamer. Zum Ende der Sitzung kann die Zustimmung der Teilnehmenden zu den Maßnahmen eingeholt werden.

Wenn es doch „mehr“ sein soll und der Verlauf der Diskussion wiedergegeben werden muss, kann ein Smartpen von Livescribe unterstützen. Dieser Stift verknüpft das Mitgeschriebene (in einem speziellen Buch) mit dem „Gehörten“. Wird der Stift nach der Sitzung auf eine Stelle der Mitschrift bewegt, spielt der Stift das ab diesem Zeitpunkt gesprochene ab. Hier können Sie sich den Stift ansehen: http://www.livescribe.com/de/smartpen/ls3/

Bei fachlich schwierigen Tagesordnungspunkten kann die Sekretären den inhaltlich Verantwortlichen auch um einen Entwurf bitten.

Und als letztes: Ein Protokoll kann nur so leicht zu Erstellen sein, wie der Besprechungsleiter seine Aufgabe gut macht! Wird zwischen den Tagesordnungspunkten hin und her gesprungen oder unstrukturiert geleitet, ist Protokoll eine schwierige Aufgabe.

Viel Erfolg in Ihren Sitzungen!

Delegationen für den Chef?

Viele Vorgesetzte sind mehr als 50 % der Arbeitszeit nicht am Schreibtisch. Sie sind in Meetings, unterwegs, bei Kongressen, betreuen Kunden oder Lieferanten oder sind am Netzwerken. Mails oder Telefonate für ihn laufen in dieser Zeit weiter. Einiges davon können Sie schon auf den Weg bringen und an Mitarbeiter weiter geben. Und mobiles Arbeiten erlaubt natürlich den Chefs, auch von unterwegs oder aus der Besprechung heraus Arbeiten zu delegieren. Der Einfachheit halber erhält oft die Assistentin den Auftrag, Mitarbeiter über die Chefaufträge zu informieren und diese nachzuhalten.

Doch das klappt nicht bei allen Mitarbeitern. Mehrmalige Ermahnungen, das Betteln um die Einhaltung der Deadline oder viel Frust ob der vielen Ausreden gehören für manche Sekretärin zum Tagesgeschäft. Warum ist das so?

Für  manche Mitarbeiter ist Delegation etwas Hierarchisches. Delegieren kann, wer „über“ einem steht – und niemand sonst. Die Assistentin wird als „Stabsstelle“ wahrgenommen und damit außerhalb der Hierarchie. Aufgaben von ihr sind für diese  „Sorte“ von Mitarbeitern nicht ernstzunehmen. Wichtig für die Assistentin ist, sich nicht darüber aufzuregen. Über den Weg für erfolgreiche Delegation entscheidet der, der die Arbeit erhält. Und wenn es hierarchisch sein soll: dann gestalten Sie es so. Lassen Sie in Ihrer Sprache das „ich“ weg und machen Sie Ihren Chef hörbar : „Herr Meier möchte, dass Sie bis zum …“. Vielleicht können Sie auch aus dem Chef-Mail-Account heraus schreiben, das macht den Absender auch deutlich. Oder Sie nehmen Ihren  Chef bei Ihrem Mail in cc. Das macht für diese Mitarbeiter deutlich, dass der  Chef mit im Boot ist.

Ein zweiter „Typ“ von Mitarbeitern hat sich daran gewöhnt, dass Sie das Aufgabenmanagement übernommen haben! Wieso soll sich der Mitarbeiter rechtzeitig um die Aufgabe kümmern, wenn Sie ein paar Tage vor dem Termin nachfragen? Hier könnten Sie mit einer elektronischen Aufgabe arbeiten, die Sie an den Mitarbeiter schicken. Lassen Sie am Anfang noch etwas Puffer bis zum Endtermin. Wenn der Aufgabentermin vorbei ist, informieren Sie den Mitarbeiter, dass Sie Ihrem Chef Bescheid sagen, dass seine Aufgabe leider noch nicht erledigt wurde.

Und damit sind wir schon beim dritten Typ. Es passiert ja nichts, wenn der Termin nicht eingehalten wird. Lassen Sie Folgen entstehen. Fragen Sie z. B. im Abteilungsmeeting öffentlich die Deadlines ab – und damit auch die, die nicht eingehalten wurden. Wenn Sie einen Entwurf für eine Präsentation erstellen, setzen Sie eine Blankofolie dort ein, wo Mitarbeiter nicht geliefert haben. Schicken Sie diesen Entwurf zur Abstimmung dann an alle Beteiligten.

Diese Ansätze erscheinen Ihnen zu hart? Ja und Nein! Dort wo alles läuft, bleiben Sie so wie Sie sind. Und dort, wo Mitarbeiter nicht im Sinne des Chefs „funktionieren“, werden Sie konsequenter. Wenn es Ihnen wichtig ist, stimmen Sie die neuen Vorgehensweisen mit Ihrem Chef ab. Vielleicht ist das für ihn auch eine Gelegenheit, in der nächsten Abteilungsbesprechung allen Mitarbeitern zu Gehör zu bringen, dass Sie für ihn handeln.

Viel Erfolg beim  Weiterreichen der Delegationen!

Sekretärin für wen? Eine gute Frage!

Sekretärinnen oder Assistentinnen stellen sich diese Frage vielleicht nicht so oft – ich in den Coachings und Seminaren schon. Wer nicht gerade auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene arbeitet, ist oft „Dienerin vieler Herren“. Auf der einen Seite gibt es einen Vorgesetzten, der Support erwartet. Auf der anderen Seite werden oft auch Dienstleistungen für die Mitarbeiter erbracht. Und last but not least landet einige Sachbearbeitungstätigkeit in den Sekretariaten. Das sind dann viele Aufgaben – und jeder Auftraggeber sieht nur sich selbst.

Der Vorlauf der Zuarbeit für Chef und Kollegen und der Vorlauf der Sachbearbeitungsaufgaben passen nicht zusammen. Die Zuarbeit kommt meist mit dem Charakter „sofort“, die Sachbearbeitung hat zwar einen Termin, aber noch Zeit. Und da Zeit nicht auf den Bäumen wächst, wird die Sachbearbeitung geschoben – bis auch diese Aufgaben dringend sind.

In dieser Überischt fehlen noch Aufgaben wie z. B. eigene Projekte oder eigene Verantwortungsbereiche (z. B. für den Empfang). Diese werden wie die Sachbearbeitungsaufgaben „geschoben“.

Wie kann eine Assistentin damit umgehen?

  1. Als erstes ist die eigene Klarheit wichtig: Für wen oder was bin ich zuständig? Was mache ich bei Bedarf oder wenn Zeit ist? Und was mache ich auf alle Fälle?
  2. Diese eigene Sichtweise sollte mit den „Auftraggebern“ abgestimmt werden und in Absprachen oder Vereinbarungen münden.
  3. Dann ist die Frage der grundlegenden Gewichtung dran: Ist mein Chef immer „Nr. 1“  – und die Kollegen bekommen die Zeit, die noch übrig bleibt?Es fehlen noch die Sachbearbeitung und die eigenen Aufgaben: Wann sind Zeitfenster für Sachbearbeitung und eigene Aufgaben – und wie können diese auch eingehalten werden?
  4. Ein weiterer Schritt ist die Transparenz: Woran können  „Kunden“ erkennen, was bereits an Aufgaben bei Ihnen gelandet ist? Und wie viel Kapazität ist noch für neue Anforderungen da? Ein J0ur fixe bzw. ein Teammeeting ist ein guter Platz für diese regelmäßige Information. Ein entsprechendes Hilfsmittel fürs Aufgabenmanagement ist in den Adhoc-Situationen hilfreich.
  5. Und zu guter Letzt ist die Fähigkeit, Grenzen zu setzen gefragt. Wenn die Gewichtung eingehalten ist, die Zeitreserven aufgebraucht oder verplant sind – dann sollte es eine Vereinbarung geben, was die Kollegen selbst machen, wer aus dem Umfeld Aufgaben übernehmen kann oder auch was (ohne Konsequenzen) liegen bleiben kann.

So ist die Frage „Sekretärin – für wen?“ klarer und es gelingt das „Diener-vieler-Herren-Sein“ zwar nicht gut, aber besser. Viel Erfolg!

Der Terminkalender des Chefs – was ist Aufgabe der Assistentin?

In meinem Coachings von Chef und Assistentin ist die Frage der Zuarbeit beim Terminkalender immer im Blick. Hier liegt sicher eine der großen Entlastungsmöglichkeiten für den Vorgesetzten. Hier ist aber auch oft vieles nicht besprochen und wird mit „es könnte für den Chef so passen“ entschieden.

Effizient ist es, wenn nur eine Person im Terminkalender agiert. Das passt jedoch nicht immer zu den Zeitstrukturen von Chef und Assistentin. Wenn beide im Terminkalender „fuhrwerken“, braucht es klare Absprachen. Wann nimmt die Chefin Termine an, wann oder welche die Assistenz? Geklärt sein sollte:

  • Wann beginnt der Chef-Tag vorzugsweise? Wann soll er enden?
  • Wie startet der Chef in den Tag? Z. B. mit einer Schreibtischzeit? Mit einer Absprache mit der Sekretärin?
  • Wie endet der Chef-Tag? Mit der letzten Sitzung? Mit einer letzten Zeit am Schreibtisch?
  • Wie viel Übergangszeit zwischen Besprechungen soll es geben?
  • Wie viel Besprechungen maximal am Tag sollen es sein?
  • Wie viel Schreibtischzeit am Tag oder pro Woche sind nötig?
  • Soll es Puffer für kurzfristige Termine geben?
  •  Was ist an Vor- oder Nachbereitungszeit für strategische Meetings einzuplanen?
  • Welche Absprachen gibt es für den Jetlag nach Reisen in andere Zeitzonen?
  • Wie sieht es mit privaten Terminen aus? Welche soll die Assistenz kennen?
  • Hat die Assistentin die Aufgabe, private Termine (z. B. Hochzeitstag, Geburtstag der Kinder, etc.) bei der Planung von Reisen oder Meetings zu berücksichtigen?

Sind Sie erschrocken, was alles geklärt werden könnte? Prüfen Sie, welche Fragen bei Ihnen anstehen. Und lösen Sie sich von  „Dogmen“. Wenn der Vorgesetzte gegen 08:00 Uhr im Büro sein möchte und ab 08:30 Uhr die erste Besprechung sein soll, ist das eine Richtlinie. Es wird sicher Tage geben, wo diese Richtlinie keinen Platz in der Realität hat.

Wenn Sie als Chef diese Fragen lesen: Welche Fragen sind für Sie relevant? Und worüber haben Sie mit Ihrer Sekretärin schon gesprochen – damit die Kristallkugel nicht so oft zum Einsatz kommt?

Wenn Sie als Assistenz diese Fragen lesen: Welche Fragen sind für Ihre Terminplanung interessant? Und wo haben Sie konkrete Absprachen mit Ihrer Chefin?

Ich wünsche viel Erfolg bei dieser Art der Chefentlastung!

Mails für den Chef bearbeiten?

Früher war das ganz einfach: Da ging die Papierpost bei der Sekretärin ein, diese hat sie geöffnet, (aus)sortiert und für den Vorgesetzten aufbereitet. Vertrauliche oder persönliche Briefe gehörten nicht immer dazu.

Und wie ist das heute? Papierpost ist in vielen Sekretariaten fast nicht mehr vorhanden – dafür jede Menge E-Mails! Und die werden oft vom Chef gelesen und bearbeitet und gleichzeitig von der Assistentin. Manchmal war die gute alte Zeit gar nicht so schlecht. Denn effizient ist das parallele Bearbeiten nicht.

Ideal wäre, wenn die Mails nur von einer Person bearbeitet werden. Je „fachlicher“ der Arbeitsbereich des Vorgesetzten ist (z. B. ein Chemiker in der Grundlagenforschung mit vielen Kontakten ins Ausland), desto weniger wird die Assistentin im Mailbereich entlasten können. Je mehr mit einer guten Allgemeinbildung und Einarbeitung gelernt werden kann (z. B. Arbeitsbereiche wie Personal oder Vertrieb), desto eher kann die Sekretärin die Mails das Chefs vorsortieren und bearbeiten.

Wenn also die Fachlichkeit passt, dann könnte der Posteingang nur von der Assistentin bearbeitet werden. Der Chef liest seine vorbearbeiteten Mails dann in einem separaten Ordner. Der könnte z. B. AA Posteingang heißen. (AA oder 01 damit er an erster Stelle steht). Bei Smartphone-Nutzern muss geklärt sein, dass diese auch Unterordner mobil abrufen können. So könnte dann die Ordnerstruktur aussehen:

  • heute zu klären
  • diese Woche zu klären
  • zur Kenntnis
  • weitergeleitet
  • selbst bearbeitet
  • unklar
  • Ablage
  • Müll?

Der Vorgesetzte kann so auch zwischen zwei Besprechungen „schnell mal“ seine Mails checken (heute zu klären). Wenn er oder sie mehr Zeit hat oder wieder am Schreibtisch sitzt, können die restlichen Unterordner bearbeitet werden.

Wichtig ist noch eine klare Vereinbarung, wer die Ordner leert. Häufig erlebe ich in den Coachings von Chef und Assistentin, dass die Sekretärin die Struktur füllt und der Chef leert. Manchmal wird noch eine einmalige Erinnerungsfunktion vereinbart: die Assistentin prüft, ob die „heute …“ und „diese Woche …“ auch geleert sind.

Ein Chefin-Sekretärin-Team habe ich kennengelernt, die es ganz anders machen. Dort hat die Assistentin keinen Zugriff auf die Mails ihrer Chefin. Diese leitet ihr weiter, was bearbeitet werden soll. Der Hintergrund war für mich gut nachvollziehbar: Die Chefin hatte nur eine Mailadresse und erhielt als Vorstandschefin viele Mails mit höchst vertraulichen Informationen – teilweise auch mit manipulativen Inhalten. Das wollte sie ihrer Sekreträrin nicht zumuten.

Ein anderes Beispiel für „ganz anders“ war ein Produktionschef mit seiner Sekretärin. Sie bearbeitete den Posteingang zwischen 07:00 und 16:00 Uhr (ihre Arbeitszeit), er davor und danach. Unterordner gab es keine. Was bearbeitet war, kam in die Ablage. Auch das funktionierte gut.

Was passt für Sie und Ihr Team?