Mails für den Chef bearbeiten?

Früher war das ganz einfach: Da ging die Papierpost bei der Sekretärin ein, diese hat sie geöffnet, (aus)sortiert und für den Vorgesetzten aufbereitet. Vertrauliche oder persönliche Briefe gehörten nicht immer dazu.

Und wie ist das heute? Papierpost ist in vielen Sekretariaten fast nicht mehr vorhanden – dafür jede Menge E-Mails! Und die werden oft vom Chef gelesen und bearbeitet und gleichzeitig von der Assistentin. Manchmal war die gute alte Zeit gar nicht so schlecht. Denn effizient ist das parallele Bearbeiten nicht.

Ideal wäre, wenn die Mails nur von einer Person bearbeitet werden. Je „fachlicher“ der Arbeitsbereich des Vorgesetzten ist (z. B. ein Chemiker in der Grundlagenforschung mit vielen Kontakten ins Ausland), desto weniger wird die Assistentin im Mailbereich entlasten können. Je mehr mit einer guten Allgemeinbildung und Einarbeitung gelernt werden kann (z. B. Arbeitsbereiche wie Personal oder Vertrieb), desto eher kann die Sekretärin die Mails das Chefs vorsortieren und bearbeiten.

Wenn also die Fachlichkeit passt, dann könnte der Posteingang nur von der Assistentin bearbeitet werden. Der Chef liest seine vorbearbeiteten Mails dann in einem separaten Ordner. Der könnte z. B. AA Posteingang heißen. (AA oder 01 damit er an erster Stelle steht). Bei Smartphone-Nutzern muss geklärt sein, dass diese auch Unterordner mobil abrufen können. So könnte dann die Ordnerstruktur aussehen:

  • heute zu klären
  • diese Woche zu klären
  • zur Kenntnis
  • weitergeleitet
  • selbst bearbeitet
  • unklar
  • Ablage
  • Müll?

Der Vorgesetzte kann so auch zwischen zwei Besprechungen „schnell mal“ seine Mails checken (heute zu klären). Wenn er oder sie mehr Zeit hat oder wieder am Schreibtisch sitzt, können die restlichen Unterordner bearbeitet werden.

Wichtig ist noch eine klare Vereinbarung, wer die Ordner leert. Häufig erlebe ich in den Coachings von Chef und Assistentin, dass die Sekretärin die Struktur füllt und der Chef leert. Manchmal wird noch eine einmalige Erinnerungsfunktion vereinbart: die Assistentin prüft, ob die „heute …“ und „diese Woche …“ auch geleert sind.

Ein Chefin-Sekretärin-Team habe ich kennengelernt, die es ganz anders machen. Dort hat die Assistentin keinen Zugriff auf die Mails ihrer Chefin. Diese leitet ihr weiter, was bearbeitet werden soll. Der Hintergrund war für mich gut nachvollziehbar: Die Chefin hatte nur eine Mailadresse und erhielt als Vorstandschefin viele Mails mit höchst vertraulichen Informationen – teilweise auch mit manipulativen Inhalten. Das wollte sie ihrer Sekreträrin nicht zumuten.

Ein anderes Beispiel für „ganz anders“ war ein Produktionschef mit seiner Sekretärin. Sie bearbeitete den Posteingang zwischen 07:00 und 16:00 Uhr (ihre Arbeitszeit), er davor und danach. Unterordner gab es keine. Was bearbeitet war, kam in die Ablage. Auch das funktionierte gut.

Was passt für Sie und Ihr Team?

 

Gerüchteküche – für den Chef?

In meinem Seminaren begegnet mir immer wieder das Thema, wie eine Sekretärin oder Assistentin mit Informationen oder Meinungen des „Flurfunks“ umgehen sollte. Wem gilt die Loyalität? Ist die Assistentin das verlängerte Hörrohr des Chefs? Was sollte der Chef wissen und was bleibt bei der Sekretärin?

Meine Antwort ist klar und eindeutig – und ist eine Frage: Welche Vereinbarungen gibt es mit dem Vorgesetzten? Wurden Absprachen getroffen, was für ihn oder sie wichtig ist? Gab es ein Gespräch zwischen Assistentin und ChefIn zu diesem Thema? Oft höre ich dann, dass die Sekretärinnen jedes Mal neu abwägen, was sie weitergeben und was nicht. Deutlich wird auch, dass die Chefs auch beim „Weitergeben“ nicht gefragt werden, ob das in ihrem Sinne war.

Sicher lässt sich nicht alles bis ins Kleinste absprechen. Doch eine „Guideline“ entlastet. Also – ran an die Vorgesetzten und Klartext geredet! Vielleicht ist er an Informationen zu persönlichen Belastungen (gerade eingetretener Pflegefall, anstehende Scheidung, usw.) interessiert, damit er oder sie Leistungsschwankungen anders einschätzen kann. Vielleicht ist ihm oder ihr auch wichtig, wenn es Konflikte gibt, die sich auf das Team auswirken. Mit solchen groben Regeln wird die Entscheidung im Einzelfall einfacher.

Ein wichtiger Aspekt noch am Ende: So wie die Vorgesetzten oft gefilterte Informationen bekommen, wird es bei der Assistentin auch sein. Einiges, was „frau“ zugetragen bekommt, ist absichtlich platziert. Stellen Sie sich vor, dass ein Mitarbeiter vor seiner nächsten Gehaltsrunde oder dem Ende der Probezeit unverfänglich fallen lässt, dass er gerade tolle Angebote bekommt, oder dass er unzufrieden ist und über eine Kündigung nachdenkt. Das kann tatsächlich so sein – oder ein Poker-Trick, um eine gute Ausgangsbasis für das Gespräch mit dem Chef zu haben!

Was sollte zwischen Chef und Assistenz geklärt sein?

Das Hiddenteam vernachlässigt sich teilweise selbst. So viel mit dem Umfeld an Absprachen, Regeln und Vereinbarungen getroffen werden, so wenig ist zwischen Chef und Assistenz wirklich geklärt. Die Zeit für Rücksprachen ist häufig kurz und muss dann für das „Tagesgeschäft“ genutzt werden. Seminare oder Coachings, die gemeinsam genutzt werden, stehen nicht im Fokus. Und so kommen die Absprachen zu kurz und im Alltag überlegt sich die Assistentin mehrfach und immer wieder, wie der Chef / die Chefin was haben möchte. Wer eine kleine Checkliste sucht, wird bei diesem Newsletter fündig:

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Gute Erkenntnisse und vor allem Zeit, um diese auch zu Absprachen werden zu lassen.

Diener vieler Herren?

Viele Assistentinnen sind nicht nur für einen Chef tätig, sondern betreuen oft auch noch Mitarbeitende des Vorgesetzten. Jeder „Kunde“ sieht bei der Delegation nur seine eigenen Aufgaben, nicht jedoch die der anderen. Für die Assistentin entsteht daher ein Spagat zwischen „Kundenorientierung“ und „Grenzen setzen“. Eine Rettung scheint zu sein, die Aufgaben des Vorgesetzten höher zu priorisieren und  erst anschließend die Aufgaben für die Mitarbeitenden anzugehen. Manche Vorgesetzte kommunizieren das auch genauso an ihre Mitarbeitenden.

Manche Aufgaben können jedoch nicht liegen bleiben. Oder es gibt Mitarbeitende, die sehr unangenehm werden, wenn ihre Aufgaben nicht sofort erledigt werden.

Was könnte helfen?

Aus der guten alten Papierzeit könnte eine Todo-Liste hilfreich sein. Neue Aufgaben werden in Anwesenheit des „Kunden“ unten in die Liste eingetragen – so entsteht ohne weitere Worte eine Sichtbarkeit der Auslastung. Diskussion verringern sich. Manche Mitarbeitenden zeigen sogar Verständnis und bieten von sich aus an, dass ihre Aufgabe auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden kann.

In der oft wöchentlichen Besprechung könnte die Assistentin informieren, wie viel Kapazitäten bei ihr noch verfügbar sind. Das macht das Verhandeln über Grenzen in den Tagen danach einfacher.

Hilfreich ist auch der Verweis auf die konkrete Chef-Aufgabe und eine Zeitangabe, wann die Aufgabe des Mitarbeitenden erledigt werden kann.

Und zu guter Letzt hilft auch ein kleiner Trick. Fangen Sie mit der Aufgabe im Beisein des Mitarbeitenden an und geben einen Zeithorizont für die Fertigstellung an, die erlaubt andere Aufgaben dazwischen zu schieben.

Viel Erfolg beim Ausprobieren!