Assistenzen machen Chefs erfolgreicher!

Kennen Sie die Marshmallow-Challenge? Ein Team von vier Personen erhält 20 Spaghettis, Kreppband, Schnur und einen Marshmallow. In 18 Minuten gilt es, im Wettbewerb mit anderen Teams den höchsten freistehenden „Turm“ zu bauen. Auf der Spitze des Turms ist der Marshmallow zu platzieren. Dieser Wettbewerb findet weltweit statt – mit erstaunlichen Ergebnissen. Am erfolgreichsten (außer Statikern) sind Kindergartenkinder. Sie planen wenig, sondern probieren „iterativ“ immer wieder aus, was geht und was nicht.  Über die Prototypen sammeln sie Erfahrungen. Die Teams mit Erwachsenen orientieren sich, planen und bauen oft in den letzten Minuten einen Turm.

Spannend ist das Ergebnis, wenn es um CEOs geht. CEOs alleine liegen unter den Höhen der Kindergartenkinder. Sind im Team Executive Admins dabei, steigert sich die Höhe erheblich. Das Ergebnis ist besser als das der Kindergartenkinder! Zurückgeführt wird das von Tom Wujec auf die „facilitating skills“ der Executive Admins. Sie würden den Prozess managen. Nach seiner Erkenntnis ist die Grundlage für Erfolg die Kombination von Expertise (das bringt ein CEO ein) und von „facilitating skills“ (das bringt die Assistenz ein).

Unter https://www.youtube.com/watch?v=H0_yKBitO8M&list=PLpgCJq8yHnPpII0DmYeshGRgIUj_ajiVo&index=13&t=0s ist sein TED-Beitrag dazu zu sehen.

Was heißt das für Ihre Praxis? Seien Sie sich Ihres Wertes bewusst und bringen Sie sich aktiv in Prozese ein. „Verkaufen“ Sie Ihr Tun – vielleicht mit dem TED-Beitrag von Tom Wujec?

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Männliche Assistenten – Ein Beitrag von Miss Monneypenny

Assistenz – das ist ein Frauenjob. Wer in die Büros schaut, kann das bestätigen. Auch in Sekretariats-Netzwerken finden sich Männer selten bis gar nicht. Und doch gibt es sie. Miss Moneypenny, eine Sekretariats-Zeitschrift in der Schweiz, hat fünf Assistenten und eine Assistentinnen interviewt:

http://www.missmoneypenny.ch/article/allein-unter-frauen

Welche Erfahrungen machen Assistenten bei Bewerbungen? Ist es leichter, als Mann ein Office Manager zu sein? Passt Dienstleistung und damit „Dienen“ zu Assistenten? Auch Themen wie Weiterbildung, Netzwerken und berufliche Perspektiven werden diskutiert. Ein spannender Artikel, der meiner Meinung nach das Lesen lohnt.

So vermittle ich anderen Sicherheit: das SCARF-Modell

Im Sekretariat kommt es auch zu emotionaleren Situationen. Unsichere oder aufgebrachte Menschen landen hier – und sind erst einmal sehr mit sich selbst beschäftigt und nicht aufnahmefähig. Oft fühlen sie sich in ihrem Status beeinträchtigt und reagieren etwas „archaisch“. Daniel Kahnemann („Schnelles Denken – langsames Denken“) stellt fest, dass die Beachtung unseres Status ein Grundbedürfnis ist. Daher reagieren wir auch so emotional, wenn wir (vermeintlich) Status entzogen bekommen. Er stellt das SCARF-Modell vor, um anderen Sicherheit zu geben:

  • S = Status
  • C = Certainity (Sicherheit)
  • A = Autonomie
  • R = Relatednes (Verbundenheit)
  • F = Fair

Und nun ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter kommt aus einer Besprechung  zu Ihnen und ist ganz aufgeregt, weil ihn ein Kunde in diesem Meeting seiner Meinung ungerechtfertigt kritisiert hat. Zur Situation selbst können Sie nichts sagen, da Sie nicht dabei waren. Doch Sie können mit der Emotionalität des Mitarbeiters und seinem Statusverlust umgehen. Nach dem SCARF-Modell könnten das Module für die Kommunikation mit dem Kollegen sein:

  • S = Status:Was ist gut an der Person?
    Ich habe Sie bisher als verantwortlichen Kundenbetreuer erlebt.
  • C = (Sicherheit): klare Erwartungen formulieren
    Bringen Sie doch das Thema beim nächsten Jour Fixe ein. So können Sie gemeinsam mit dem Chef  klären, was genau vorgefallen ist.
  • A = Autonomie: eigene Entscheidung(en) zugestehen
    Da Sie schon lange mit dem Kunden zusammenarbeiten, finden Sie sicher einen Weg, wie sie damit umgehen können.
  • R = Relatednes (Verbundenheit): menschlich verbunden
    Ich würde mich in einer solchen Situation auch nicht wohlfühlen.
  • F = Fair: fair behandeln
    Kann ich etwas für Sie tun? Brauchen Sie etwas, um wieder gelassener zu sein?

Das SCARF-Modell verlangt nicht, dass alle fünf Aspekte „bedient“ werden. Prüfen Sie, welcher Teil Ihnen gerade leicht fällt. Sie merken an der beginnenden Entspannung des Gegenübers, ob es noch eine Runde SCARF braucht oder ob sich Ihr Gesprächspartner schon sicherer fühlt.

Viel Erfolg beim Anwenden der „Sicherheits-Schals“.

 

Smart Office? New Work? Assistenz 4.0?

So viele Begriffe schwirren durch die Unternehmen und kaum einer weiß, was „frau“ darunter verstehen soll. Heute ist Zeit und Gelegenheit, ein bisschen Orientierung in den Dschungel zu bringen.

Wir starten mit den vielen Industries x.0:

  • Industrie 1.0 = Mechanisierung durch Wasser- und Dampfkraft
  • Industrie 2.0 = Massenproduktion per Fließband
  • Industrie 3.0 = Automatisierung durch Elektronik und IT
  • Industrie 4.0 = Maschinen produzieren selbstständig / „das Internet der Dinge“

Industrie 4.0 ist auch ein ein Projekt der Bundesregierung. Lt. Studie von Bitkom und Fraunhofer IAO ist mit Industrie 4.0 eine Produktivitätssteigerung von 23 Prozent in der Wirtschaft möglich. Erklärt werden kann dieser Begriff auch als kollaboratives Arbeiten von Mensch und Maschine.  Geräten, Ressourcen und Maschinen  werden miteinander verknüpft und damit entstehen aufeinander abgestimmte, teilweise selbstständige Prozesse.

Wie weit Industrie 4.0 die Arbeit der Assistenz verändern wird, ist noch nicht absehbar. Auf alle Fälle sind die Unternehmen gefordert, sich mit den Möglichkeiten auseinanderzusetzen. Und bei der Organisation und Unterstützung von Projekten und Meetings ist die Assistenz auf alle Fälle dabei. Seien Sie neugierig und bringen Sie sich ein. Vielleicht starten Sie ja auch ein eigenes Projekt zu „Assistenz 4.0“?

Arbeiten 3.0 wird oft verstanden als „Arbeiten in der digitalen Welt“. Diese digitale Welt ist bei den Assistentinnen und Sekretärinnen schon längst Alltag. Elektronische Kommunikation, Dateien in der Cloud, elektronische Workflows für Personalthemen oder Reiseorganisation, Web-Konferenzen, Pflege von Internetauftritten sind hier nur einige Schlagworte. Auch Apps, die mehr und mehr Einzug ins Büro halten, sind bereits Alltag genauso wie das Nutzen von SMS oder Whatsapp, wenn die Synchronisierung von Mails oder Terminen nicht so schnell klappt, wie es nötig ist.

New Work war ursprünglich ein Arbeitskonzept des Sozialphilosophen Frithjof Bergmann. Er stellte sich darunter eine Drittelung vor:

  • 1/3 Erwerbsarbeit
  • 1/3 Selbstversorgung mit klugem Konsumverhalten
  • 1/3 Arbeit „die man wirklich will“

Manche Unternehmen (z. B. IT-Firmen) praktizieren dies in Ansätzen. Man kann lesen, dass Mitarbeiter einen Tag die Woche völlig selbstbestimmt ihre Zeit gestalten. Das kann z. B. ehrenamtliche Tätigkeit sein oder das Arbeiten an Ideen, die noch kein Projekt und keinem Unternehmensbereich zugeordnet sind. Es gibt keine Kontrolle über die Zeit und die Ergebnisse dieses Tages. Haben Sie davon schon gehört? Oder gibt es dieses Angebot in Ihrem Unternehmen schon?

Für die Assistentin kann sich das wie unmögliche Zukunftsperspektiven anhören. Assistenz ist bisher definiert als „die, die da ist“. Auf der anderen Seite kenne ich mehr und mehr Assistentinnen, die ihre Vorgesetzten selten sehen und mir sind erste Assistentinnen begegnet, die (auch) im Homeoffice arbeiten. Je selbstverständlicher das wird, desto mehr kann das ursprüngliche Konzept von New Work auch für Assistentinnen gelten.

Smart Work stellt die Arbeitsweisen in den Vordergrund, die durch die Nutzung „smarter“ Lösungen möglich werden. Damit kann ein Wissensarbeiter flexibel und mobil frei und unabhängig arbeiten.

Alte Begriffe zum Smart Office sind:

  • Future Office – vor 10 Jahren
  • Digital, flexible oder mobile Office – vor 5 Jahren

Smart Work ist auch nichts „Neues“ für die Assistenz. Die Aspekte zum flexiblen und mobilen Arbeiten stehen vielen Assistentinnen (noch?) nicht offen. Hier darf „frau“ gespannt sein, wie sich die Arbeitswelt weiter entwickelt. Spannend bleibt es auf alle Fälle.

Ich hoffe, dass Sie nun etwas mehr Orientierung im Begriffsdschungel haben – und freue mich in den Kommentaren auf Ihre Erfahrungen dazu.

 

Gehälter im Office – Gehaltsstudie der Unternehmensgruppe Robert Half

Schön, wenn Daten frei im Internet zu finden sind – und dann gut aufbereitet wurden. Die Unternehmensgruppe Robert Half ist ein international führendes spezialisiertes Personaldienstleistungsunternehmen mit mehr als 400 Standorten weltweit und über 65 Jahren Erfahrung in der Personalvermittlung und hat eine Gehaltsstudie für Assistenz und kaufmännische Berufe veröffentlicht. Die Ergebnisse können sich sehen lassen!

Hier geht es zur Gehaltsstudie: https://www.roberthalf.de/gehalt

Die Studie zeigt, dass zur Zeit gute Zeiten für Office-Kräfte sind!  Kundenbeziehungen seien heute sehr direkt und müssten gepflegt werden – und diese Aufgaben liegen u. a. im Office. Office-Kräfte bräuchten daher Flexibilität und Kommunikationsbereitschaft. Festgestellt wurde, dass vor allem IT- und Maschinenbauunternehmen auf der Suche nach neuen Mitarbeitenden seien. Doch auch Start-Ups oder Branchen wie Immobilien, Metall und Dienstleistungen hätten einen hohen Bedarf.

Die Ergebnisse besagen aber auch, dass 89 Prozent der HR-Manager es als Herausforderungen sehen, qualifizierte Mitarbeitende zu finden. 69 Prozent vermissten Spezial- und Nischenwissen. Diese Fähigkeiten für Office-Kräfte wurden identifiziert:

  • SAP-Kenntnisse
  • Fremdsprachenkenntnisse, vor allem Englisch
  • Sicherheit im Umgang mit MS Office
  • Erfahrung in der Kundenbetreuung
  • Eigenverantwortliches Handeln und Organisationstalent

Als „Top 5 Office-Jobs“ zählt die Studie auf:

  • Personalsachbearbeiter
  • Sachbearbeiter Einkauf
  • Empfangsmitarbeiter
  • Vertriebsassistenten
  • Teamassistenten

Wo „frau“ arbeitet, hat einen großen Einfluss auf das Gehalt. Städte wie München, Frankfurt, Stuttgart, Wiesbaden oder Düsseldorf liegen vorn. Berlin ist das Schlusslicht. Ein weiterer Faktor ist natürlich die Berufserfahrung: je mehr, desto höher ist das Gehalt.

Fast die Hälfte der befragten HR-Manager schätzen, dass die Gehälter von Mitarbeitern im Assistenz- und kaufmännischen Bereich um durchschnittlich gut 5 Prozent steigen werden. Hingegen wird sich die Höhe der Boni in den meisten Unternehmen auf stabilem Niveau einpendeln –  etwas mehr als die Hälfte der Befragten sehen hier keinen Anstieg, knapp ein Viertel erwartet steigende Boni.
Auf der Internetseite findet sich auch ein Gehaltsrechner, mit dem „frau“ sehen kann, wo sie gehaltlich liegen könnte. Das ist dann vielleicht auch eine gute Grundlage für eine berufliche Standortbestimmung?
Ich wünsche viel Erfolg bei den Gehaltsverhandlungen und Mitarbeitergesprächen!

Psychologische Beratungspraxis Sekretariat?

Eine Assistentin kümmert sich um vieles – oft auch um das Wohlergehen des Umfeldes. Auf der einen Seite ist das eine wichtige Funktion, auf der anderen Seite nehmen diese Gespräche auch überhand. Gerade in stressigen Zeiten fällt es Assistentinnen nicht leicht, Gesprächsangebote vor diesem Hintergrund zu steuern oder auch beenden.

Es geht in diesem Beitrag nicht darum, dass Sie „nie wieder“ mit Mitarbeitenden sprechen und sich deren Probleme anhören. Hier finden Sie Ideen, wie Sie besser Grenzen setzen können. Und wenn es für Sie hilfreich ist, um Grenzen zu setzen: Beratungsgespräche werden üblicherweise von ausgebildeten Profis geführt! Auch für kollegiale Beratung gibt es nützliche Vorgehensweisen. Der gesunde Menschenverstand ist oft hilfreich – in Problemgesprächen verführt er uns aber oft, missionarisch zu werden und unsere eigene Erfahrung als Ratschlag verpackt dem Anderen zu offerieren.

Also – wenn es zu stressig ist, immer der gleiche Mitarbeiter „Ihre Hilfe benötigt“, dann könnten Sie so vorgehen:

Der Tipp mit dem Trick

Wenn Sie das Problem im Groben verstanden haben, machen Sie mit Ihren Erfahrungen eine guten Vorschlag, der aus Ihrer Sicht hilfreich ist.  Doch Sie starten dieses Mal nicht gleich mit dem Vorschlag. Fragen Sie Ihren Gesprächspartner, ob dieser einen Ratschlag haben möchte. Wenn er oder sie zustimmt, dann bitten Sie um folgendes (mit Ihren eigenen Worten): „Ich habe einen guten Vorschlag für Sie. Daher ist mir wichtig, dass Sie erst einmal ausprobieren, was Sie jetzt hören. Geht das ?“ Ihr Gesprächspartner wird sehr wahrscheinlich zustimmen. Dann machen Sie Ihren Vorschlag. Wenn Ihr Gesprächspartner wirklich Hilfe wollte, hat er oder sie sie bekommen – und wird Ihren Tipp umsetzen. Wenn Ihr Gesprächspartner jedoch einfach nur „Jammern“ wollte, wird wahrscheinlich ein „Ja, aber“ kommen. Dann verweisen Sie souverän auf Ihre Vereinbarung: „Wir haben vorhin besprochen, dass Sie diesen Tipp erst ausprobieren. Wann werden Sie erste Erfahrungen gemacht haben? Dann freue ich mich auf unser Gespräch.“

Das Problem ernst nehmen

Eine weitere Möglichkeit ist, das Problem „ernst zu nehmen“. Das Wichtige dabei ist, keinen Ratschlag zu geben. Wenn Ihr Gesprächspartner schildert, hören Sie einfach nur aktiv zu. Aussagen wie „Das hört sich heftig an.“ oder „Das scheint schlimm zu sein.“ Alle Regeln, die das aktive Zuhören ausmachen, können Sie anwenden. Üblicherweise verliert nach drei bis vier „Runden“ der Gesprächspartner das Interesse und beendet das Gespräch. Manche Kollegen finden durch das aktive Zuhören auch selbst zu einer Lösung.

Dem Problem einen formellen Platz geben

Eine dritte Möglichkeit ist, das Problem als wichtiges Problem aufzugreifen und ihm einen guten Platz zu geben. Wenn Sie im Groben verstanden haben, worum es sich handelt, machen Sie eines der folgenden Angebote:

  • Das hört sich nach einem wichtigen Thema an. Möchten Sie es in Ihrem nächsten Jour Fixe ansprechen?
  • Der Chef hat morgen Nachmittag ein Zeitfenster frei. Kann ich Sie mit einem Termin eintragen?
  • Das hört sich nach einem wichtigen Thema an. Ich setze es auf die Tagesordnung der nächsten Abteilungsbesprechung?

Wenn Ihr Gesprächspartner ein wirkliches Problem hat, dann haben Sie zielführende Angebote für eine Lösung gemacht. Wenn Ihr Gesprächspartner jedoch nur „jammern“ wollte, dann wird ihm oder ihr der Aufwand zu viel sein – und Sie können das Gespräch souverän beenden.

Was halten Sie von diesen Alternativen? Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Grenzen setzen und bei den guten kollegialen Gesprächen.