Psychologische Beratungspraxis Sekretariat?

Eine Assistentin kümmert sich um vieles – oft auch um das Wohlergehen des Umfeldes. Auf der einen Seite ist das eine wichtige Funktion, auf der anderen Seite nehmen diese Gespräche auch überhand. Gerade in stressigen Zeiten fällt es Assistentinnen nicht leicht, Gesprächsangebote vor diesem Hintergrund zu steuern oder auch beenden.

Es geht in diesem Beitrag nicht darum, dass Sie „nie wieder“ mit Mitarbeitenden sprechen und sich deren Probleme anhören. Hier finden Sie Ideen, wie Sie besser Grenzen setzen können. Und wenn es für Sie hilfreich ist, um Grenzen zu setzen: Beratungsgespräche werden üblicherweise von ausgebildeten Profis geführt! Auch für kollegiale Beratung gibt es nützliche Vorgehensweisen. Der gesunde Menschenverstand ist oft hilfreich – in Problemgesprächen verführt er uns aber oft, missionarisch zu werden und unsere eigene Erfahrung als Ratschlag verpackt dem Anderen zu offerieren.

Also – wenn es zu stressig ist, immer der gleiche Mitarbeiter „Ihre Hilfe benötigt“, dann könnten Sie so vorgehen:

Der Tipp mit dem Trick

Wenn Sie das Problem im Groben verstanden haben, machen Sie mit Ihren Erfahrungen eine guten Vorschlag, der aus Ihrer Sicht hilfreich ist.  Doch Sie starten dieses Mal nicht gleich mit dem Vorschlag. Fragen Sie Ihren Gesprächspartner, ob dieser einen Ratschlag haben möchte. Wenn er oder sie zustimmt, dann bitten Sie um folgendes (mit Ihren eigenen Worten): „Ich habe einen guten Vorschlag für Sie. Daher ist mir wichtig, dass Sie erst einmal ausprobieren, was Sie jetzt hören. Geht das ?“ Ihr Gesprächspartner wird sehr wahrscheinlich zustimmen. Dann machen Sie Ihren Vorschlag. Wenn Ihr Gesprächspartner wirklich Hilfe wollte, hat er oder sie sie bekommen – und wird Ihren Tipp umsetzen. Wenn Ihr Gesprächspartner jedoch einfach nur „Jammern“ wollte, wird wahrscheinlich ein „Ja, aber“ kommen. Dann verweisen Sie souverän auf Ihre Vereinbarung: „Wir haben vorhin besprochen, dass Sie diesen Tipp erst ausprobieren. Wann werden Sie erste Erfahrungen gemacht haben? Dann freue ich mich auf unser Gespräch.“

Das Problem ernst nehmen

Eine weitere Möglichkeit ist, das Problem „ernst zu nehmen“. Das Wichtige dabei ist, keinen Ratschlag zu geben. Wenn Ihr Gesprächspartner schildert, hören Sie einfach nur aktiv zu. Aussagen wie „Das hört sich heftig an.“ oder „Das scheint schlimm zu sein.“ Alle Regeln, die das aktive Zuhören ausmachen, können Sie anwenden. Üblicherweise verliert nach drei bis vier „Runden“ der Gesprächspartner das Interesse und beendet das Gespräch. Manche Kollegen finden durch das aktive Zuhören auch selbst zu einer Lösung.

Dem Problem einen formellen Platz geben

Eine dritte Möglichkeit ist, das Problem als wichtiges Problem aufzugreifen und ihm einen guten Platz zu geben. Wenn Sie im Groben verstanden haben, worum es sich handelt, machen Sie eines der folgenden Angebote:

  • Das hört sich nach einem wichtigen Thema an. Möchten Sie es in Ihrem nächsten Jour Fixe ansprechen?
  • Der Chef hat morgen Nachmittag ein Zeitfenster frei. Kann ich Sie mit einem Termin eintragen?
  • Das hört sich nach einem wichtigen Thema an. Ich setze es auf die Tagesordnung der nächsten Abteilungsbesprechung?

Wenn Ihr Gesprächspartner ein wirkliches Problem hat, dann haben Sie zielführende Angebote für eine Lösung gemacht. Wenn Ihr Gesprächspartner jedoch nur „jammern“ wollte, dann wird ihm oder ihr der Aufwand zu viel sein – und Sie können das Gespräch souverän beenden.

Was halten Sie von diesen Alternativen? Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Grenzen setzen und bei den guten kollegialen Gesprächen.

Lean im Office – geht das? Interview in management-radio

Weihnachten ist die Zeit von Besinnung – und der kleinen und großen Geschenke. Ich habe mir eines gemacht und Sie können teilhaben. Am 25. und 26. Februar wird es in Mannheim ein großes Event geben: Lean around the clock – und ich bin mit einem Vortrag dabei. Schon heute gibt es einen kleinen „Vor“-Blick auf diese Veranstaltung. Ralf Volkmer hat mich für management-radio interviewt. Als Nicht-Lean-Expertin betrachte ich das Thema Standardisierung zwischen Chef und Assistentin. Klassische Lean-Ansätze sind im Hiddenteam eher nicht zu finden, dafür funktionieren diese Konzepte auf der Meta-Ebene. Was ist Ihre Meinung? Das Interview finden Sie hier:

http://www.management-radio.de/lean-management-i-wie-organisieren-sich-hiddenteams/

Wenn ich Sie neugierig gemacht habe und Sie teilnehmen wollen, geben Sie mir einfach Bescheid – oder melden sich selbst an. Das ist der Link zur Veranstaltung:

http://www.leanaroundtheclock.de/das-event/

Karriere im Sekretariat? Die Star Wars-Sekretärin!!

Wie definieren Sie Karriere als Assistentin oder Sekretärin? Ist das für Sie der Aufstieg mit dem Chef? Ist es in einem tollen Umfeld zu arbeiten und immer mal wieder mit Sonderaufgaben (Projekten?) betraut zu werden? Ist es selbst in der Hierarchie aufzusteigen und „nach oben“ zu kommen? Ist es außerhalb des Sekretariats in der Sachbearbeitung Fuß zu fassen? Oder die Innendienst- oder Büroleitung bei einem Mittelständler zu übernehmen? Oder etwas ganz Anderes?

Karriere im Sekretariat ist vielfältig – so vielfältig wie die Mitarbeitenden dort. Im Star Wars-Hype bin ich über eine Karriere gestolpert: Kathleen Kennedy war die Assistentin von Spielberg.. Heute ist die 62-jährige die Präsidentin der Produktionsfirma Lucasfilm ltd. Sie produzierte den aktuellen Star Wars-Film. Hier können Sie mehr über ihren Lebensweg lesen:

https://editionf.com/Kathleen-Kennedy-Star-Wars-Sekretaerin-profilierteste-Filmschaffenden-Hollywoods

Karriere geht also auch für die Leisen und entgegen manchen Studien auch über Leistung und nicht weitestgehend über die „Selbstvermarktung“. Trotzdem müssen andere die Leistung sehen, damit Karrieretüren aufgehen.

Was sind Ihre Karriereziele für 2016 oder danach? Welche Schritte werden Sie dafür gehen? Mit wem werden Sie zusammenarbeiten, um Ihre Ziele zu erreichen? Wer soll Ihre Ergebnisse wahrnehmen?

Ich wünsche Ihnen klare Ziele und den Mut, sich dahin auf den Weg zu machen. Und natürlich wünsche ich ein gesegnetes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch!

Wir lesen uns dann im neuen Jahr wieder.

Sekretrariat und Sachbearbeitung

Im mittleren Management sind Sekretärinnen häufig auch mit Sachbearbeitungsarbeiten beauftragt. Neben der Zuarbeit für ein Team oder einen Vorgesetzten sind z. B. Listen zu erstellen, Aufgaben aus dem Controlling zu erledigen, Personalverwaltung zu organisieren oder vieles anderes mehr.

Sachbearbeitung ist oft eine B-Aufgabe nach Eisenhower. Das heißt, dass diese Aufgaben wichtig, aber noch nicht dringlich sind. In der Kombination mit den Sekretariatsaufgaben, die oft einen dringlicheren Charakter haben, ist das eine ungünstige Mischung. „Hinter“ den Sachbearbeitungsaufgaben steckt nicht immer ein Mensch, sondern eher ein Prozess mit Terminen. Die Menschen, die Sekretariatszuarbeit haben möchten, sind präsenter als ein Prozess.

Daher braucht es einen anderen Umgang mit den Sachbearbeitungsaufgaben. Sie müssen mit Vorlauf geplant werden, brauchen einen Bearbeitungsbeginn und ein Bearbeitungsende. Die Aufgabe soll fertig sein, bevor sie dringlich wird. Sachbearbeitungsaufgaben brauchen ein Zeitfenster, in dem diese Arbeiten Priorität haben. Dieses Zeitfenster sollte zum Umfeld passen – also nicht gerade in einer „Hochstörzeit“ liegen. Wichtig ist auch, dass diese Zeiten mit dem Umfeld abgestimmt sind. Im Jour fixe oder in der Abteilungsbesprechung können Sie ankündigen, dass Sie am Freitag, wenn viele außer Haus sind, die monatlichen Listen erstellen. Wenn dann jemand kurzfristig auf Sie zukommt, verweisen Sie auf diese Information und bieten eine spätere Erledigung der Zuarbeit an.

Sachbearbeitungsaufgaben verursachen Überstunden oder Mehrarbeit, wenn sie als „hausgemachte A-Aufgaben“ nach dem geplanten Bearbeitungsende auf den letzten Drücker fertig werden. Beugen Sie vor! Viel Erfolg dabei.

Was, wenn der Chef recht haben will – immer?

Manche Assistentinnen haben es nicht leicht. Chefentlastung ist schon an sich eine anspruchsvolle Aufgabe. Schwierig wird es für die eine oder andere Assistentin, wenn der Chef oder die Chefin eine feste Meinung hat – und von dieser keinen Millimeter abrückt. Wenn es um Themen außerhalb des Offices geht, kann „frau“ die Chef-Meinung einfach stehen lassen. Bald hat die Mitarbeiterin verstanden, dass Diskussionen oder ein Meinungsaustausch nicht wirklich hilft und ein Hören einfach reicht.

Wenn es aber um Themen der Zusammenarbeit geht, hilft dieses „An-sich-Vorbei-Ziehen-lassen“ nicht. In einem Workshop ist mir dieses Fallbeispiel begegnet: Nach einem Update des Handys meinte der Chef zur Assistentin, sie solle doch beim Hersteller anrufen und mitteilen, dass er mit dem Update nicht zufrieden sei. Die Firma solle doch dieses und jenes wieder in der alten Fassung zur Verfügung stellen. Was hätten Sie getan? Diskutiert? Die Delegation abgelehnt? Die Assistentin tat folgendes: Sie ging nach dem Jourfixe in ihr Büro, tat so als ob sie mit dem Hersteller telefonierte. Dann ging sie zum Chef und teilte ihm mit, dass der Hersteller das Update leider nicht mehr zurücknehmen könne. Der Chef war’s zufrieden und das Thema vom Tisch!

Ich höre die eine oder andere von Ihnen, liebe Leser, schon sagen: Das ist doch gelogen! Das ist nicht richtig! Ja, es hat kein Anruf stattgefunden. Doch uns Nicht-Chefs ist auch ohne Anruf klar, dass ein Update nicht an unsere persönlichen Wünsche angepasst wird. Die Assistentin hat für diese Erkenntnis des Chefs den passenden Rahmen geschaffen.

Auf der Meta-Ebene ist das ein guter Weg: In welchen Rahmen müsste die Chef-Erkenntnis entstehen?

Das wird sicher nicht immer gehen – manchmal ist es zu anstrengend oder der Rahmen kann durch die Assistentin nicht geschaffen werden. Wo können Sie mit Gelassenheit etwas aus sitzen? Wo ist manchmal der kürzeste Weg zu nicken? Wo können Sie Regeln oder Richtlinien zitieren, die Ihr Chef zu berücksichtigen hat?

Ein wesentlicher Aspekt ist zu prüfen, was Ihnen an diesem Job mit diesem Chef Spaß macht. Wenn wir einen Anteil als unveränderlich und nicht stimmig mit unseren Vorstellungen erleben, überschattet dieser stimmigere Anteile. Stellen Sie den Anteilen, die für Sie positiv sind, den eher negativen Anteilen gegenüber. Welche Seite überwiegt? Wenn die positive Seite überwiegt, ist der „Rechthaben-wollen-Anteil“ Ihres Chefs nur „ein“ Bestandteil. Machen Sie sich dieses bewusst.

Wenn Sie erkennen, dass die negative Seite überwiegt, dann entscheiden Sie, wie lange Sie an diesem Platz noch arbeiten wollen.

Ein letzter Ansatz: Bleiben Sie gelassen, wenn Ihr Chef unrecht hat – es hilft nicht wirklich, triumphierend selbst recht haben zu wollen!

Willkommenskultur für Gäste

Unbestritten ist es die Sekretärin, die sich um die Besucher des Vorgesetzten kümmert. Die Vereinbarung des Termins, teilweise die Buchung eines Hotels oder die Organisation der Anreise gehört zu den Hauptaufgaben dabei. Doch was kann die Assistentin für den „kleinen Unterschied“ tun? Wie trägt sie dazu bei, dass ihr Unternehmen in besserer Erinnerung bleibt? Oft sind es kleine Maßnahmen mit wenig Aufwand. Hier einige Ideen, die mir als Besucher gut gefallen haben oder die aus dem Erfahrungsschatz von Teilnehmenden kommen:

  • Auf dem Hotelzimmer einen Ausdruck mit den Anreiseinformationen zum Unternehmen oder den Flyer zur Anreise
  • Ein kleines Give-away auf dem Kopfkissen
  • Informationen zum „Abendleben“ der Stadt am Anreisetag per Mail an den Besucher
  • Das Taxi vom Hotel zur Firma selbst organisieren und dem Gast nur noch die Abholzeit mitteilen
  • Sich um die Rückfahrt kümmern – das kann vom Taxi organisieren bis hin zum Zug buchen sein
  • Sich um Gepäck während der Termine kümmern
  • Bei heißen Temperaturen ein Wasser bei der Abfahrt übergeben
  • Wenn die Weiterfahrt länger dauert, einen kleinen Snack für den Gast packen
  • Die Frage, ob es ein Abendprogramm geben soll, auch mit dem Besucher besprechen. Nicht alle sind von solchen Aktivitäten begeistert.
  • Immer mehr Menschen haben Lebensmittelunverträglichkeiten. Fragen Sie den Besucher, ob Sie bei den Speisen oder Getränken etwas berücksichtigen können.
  • Die Zeiten der Besprechungen passend zur Kultur des Gastes legen. Wer aus südlichen Ländern kommt, findet Uhrzeiten vor 09:00 Uhr oft anstrengend.
  • Sich kümmern, was Do’s und Don’ts der Kultur des Besuchers sind – versorgen Sie auch die Besprechungsteilnehmer mit diesen Informationen.
  • Machen Sie Besprechungen „anders“. Reichen Sie andere Getränke, z. B. Bionaden oder besondere Teesorten. Sorgen Sie für anderes Essen. Fingerfood ist heute schon weit verbreitet. Doch auch hier gibt es schon „kennt jeder“.
  • Fragen Sie beim Gast nach, ob er allein reist.Wenn nicht, eruieren Sie, ob Sie etwas für die Mitreisenden tun können.
  • Planen Sie genügend „Ankommzeit“ für Reisegruppen ein. Oft beginnen Besprechungen verzögert, weil das Einchecken an der Pforte erst zum Besprechungsbeginn los geht.
  • Falls Besucher an der Pforte ihren Ausweis benötigen oder für die Einfahrt mit dem eigenen Auto eine  Sicherheitsunterweisung erhalten, informieren Sie den Gast darüber und planen die Zeit dafür ein.
  • Überlegen Sie bei internationalen Gästen, was Sie diese von Deutschland in Erinnerung behalten sollen. Wollen Sie etwas mitgeben? Oder eine besondere Sehenswürdigkeit in der Nähe des Unternehmens miteinplanen?

Wenn Sie bei vielen Punkten sagen „Mache ich schon“, sind Sie schon das I-Tüpfelchen besser. Wenn Ihnen manche Punkte zu aufwändig erscheinen, prüfen Sie, welche Besucher es wert sind. Wenn Sie eigene tolle Ideen haben, hinterlassen Sie einen Kommentar.

Alles Gute zum „Administrative Professionals“ Day!

Seit 1952 gibt es in den USA diese Sitte. Am Anfang war es eine ganze Woche, in der die Chefs sich mit kleinen Geschenken oder einem gemeinsamen Essen bei ihren wichtigsten Mitarbeiterinnen bedankt haben. In Deutschland ist diese Sitte eher unbekannt. Das ist ein schöner Anlass, im heutigen Blogbeitrag allen Sekretärinnen und Assistentinnen „Danke“ zu sagen für ihre Arbeit. Oft genug wird die Dienstleistung nicht wahrgenommen, oft entsteht „Wahrnehmung“ erst, wenn etwas nicht geklappt hat. Das liegt in der Natur von Dienstleistung und nicht in der Verantwortung von Chefs oder Sekretärinnen.

Nichtsdestotrotz ist heute ein guter Tag, sich selbst zu loben und auf die Schulter zu klopfen – wenn der Chef vom „Secretary Day“ nichts weiß. Ich bin heute auf dem Office Day einer Versicherung. Ein Vorstandsmitglied wurde zum Tagesstart interviewt und hat sich bei seiner Sekretärin für die tolle Arbeit bedankt – vor allen Teilnehmerinnen! Er sei immer vorbereitet, wisse was zu tun sei und manches könne er heute gar nicht mehr selbst machen (z. B. einen Flug buchen). Ein schönes Statement für gelungene Chefentlastung.

Hier noch ein schönes Zitat von Daryl Hall: If you take a bunch of superstars and put them in an room where they don’t have their assistants and entourage, it’s funny to see what happens“

Und ein zweites Zitat von Anthony D’Angelo: Always be nice to secretaries. They are the real gatekeepers in the world.

Allen ein schönen Office-Day! Der Chef-Tag ist übrigens am 16. Oktober – wenn Sie selbst ein Zeichen setzten wollen.

Petra Balzer (Katharina Münk) in heute.de über Sekretärinnen

An einem prominenten Ort spricht Petra Balzer, die unter dem Pseudonym Katharina Münk u. a. den Bestseller „Und morgen bringe ich ihn um“ veröffentlicht hat, über den Beruf der Sekretärinnen und wie wichtig sie in Unternehmen sind. Ich freue mich über das tolle Interview und hoffe, dass sich viele davon anregen lassen!

http://www.heute.de/schon-wieder-montag-sekretaerin-die-geheime-fuehrungskraft-37504648.html