Klischees oder Realitäten? Sekretärinnen in der BILD-Zeitung

Wow – die Berufsgruppe der Sekretärinnen und Assistentinnen hat es in die Bildzeitung geschafft:

http://www.bild.de/regional/frankfurt/ruesselsheim/das-vorzimmer-im-opel-vorstand-44753920.bild.html

Ist das nun wundervoll? Oder werden hier ungünstige Klischees bestätigt? Ich denke, es ist beides. Auf der einen Seite ist es für die Reputation dieser Zielgruppe toll, wenn eine so allgegenwärtige Zeitung wie die BILD Chefs und ihre Assistentinnen in den Blick nimmt. Und sicher ist es auch wichtig, dass ein Vorstandsvorsitzender deutlich macht, wie er sehr von seiner Sekretärin profitiert.

Doch hätte das erste Foto sein müssen? Ein solches „Posen“ ist für andere Jobs üblicher als bei Assistentinnen. Und es gibt sicher auch Arbeitsplätze, wo Assistentin bunter sind als das von der Assistentin in diesem Beitrag geschildert wird. Doch ich will nicht meckern, denn es gibt mehr als einen Beitrag:

http://www.bild.de/regional/leipzig/sekretaerin/die-kleinen-schwaechen-der-grossen-chefs-39389252.bild.html

Viele Beiträge der Assistentinnen kenne ich aus meiner Arbeit in den Seminaren oder Coachings. Und klar, BILD peppt den sprachlichen Stil auf, schließlich gilt es Erwartungen der Leser zu befriedigen.

Trotz allem ist das eine prominente Stelle, an der die Arbeit von Sekretärinnen und Assistentinnen gewürdigt wird. Und vielleicht kann bei der einen oder anderen Sekretärin die Berichterstattung das fehlende Chef-Lob des eigenen Vorgesetzten ersetzen?

Viel Spaß beim Lesen, Wiedererkennen oder dem Chef unter die Nase reiben! Und wer Lust hat, verfolgt die weiteren Beiträge von BILD.

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Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch – der Blog macht Pause

Ich wünsche Ihnen allen ein gesegnetes Fest, einige ruhige Stunden mit Muße, Zeit für Familie und Freunde und schöne Dinge. Lassen Sie die Besinnlichkeit bei sich einziehen. Für 2015 wünsche ich uns allen viel Erfolg, Gelassenheit mit alles was kommt und einfach eine gute Zeit! Sie hören dann im Januar wieder von mir.

Ihre

Christine Maurer

Weihnachtspyramide

Weihnachtspyramide in Michelstadt, Odenwald

Der Terminkalender des Chefs – was ist Aufgabe der Assistentin?

In meinem Coachings von Chef und Assistentin ist die Frage der Zuarbeit beim Terminkalender immer im Blick. Hier liegt sicher eine der großen Entlastungsmöglichkeiten für den Vorgesetzten. Hier ist aber auch oft vieles nicht besprochen und wird mit „es könnte für den Chef so passen“ entschieden.

Effizient ist es, wenn nur eine Person im Terminkalender agiert. Das passt jedoch nicht immer zu den Zeitstrukturen von Chef und Assistentin. Wenn beide im Terminkalender „fuhrwerken“, braucht es klare Absprachen. Wann nimmt die Chefin Termine an, wann oder welche die Assistenz? Geklärt sein sollte:

  • Wann beginnt der Chef-Tag vorzugsweise? Wann soll er enden?
  • Wie startet der Chef in den Tag? Z. B. mit einer Schreibtischzeit? Mit einer Absprache mit der Sekretärin?
  • Wie endet der Chef-Tag? Mit der letzten Sitzung? Mit einer letzten Zeit am Schreibtisch?
  • Wie viel Übergangszeit zwischen Besprechungen soll es geben?
  • Wie viel Besprechungen maximal am Tag sollen es sein?
  • Wie viel Schreibtischzeit am Tag oder pro Woche sind nötig?
  • Soll es Puffer für kurzfristige Termine geben?
  •  Was ist an Vor- oder Nachbereitungszeit für strategische Meetings einzuplanen?
  • Welche Absprachen gibt es für den Jetlag nach Reisen in andere Zeitzonen?
  • Wie sieht es mit privaten Terminen aus? Welche soll die Assistenz kennen?
  • Hat die Assistentin die Aufgabe, private Termine (z. B. Hochzeitstag, Geburtstag der Kinder, etc.) bei der Planung von Reisen oder Meetings zu berücksichtigen?

Sind Sie erschrocken, was alles geklärt werden könnte? Prüfen Sie, welche Fragen bei Ihnen anstehen. Und lösen Sie sich von  „Dogmen“. Wenn der Vorgesetzte gegen 08:00 Uhr im Büro sein möchte und ab 08:30 Uhr die erste Besprechung sein soll, ist das eine Richtlinie. Es wird sicher Tage geben, wo diese Richtlinie keinen Platz in der Realität hat.

Wenn Sie als Chef diese Fragen lesen: Welche Fragen sind für Sie relevant? Und worüber haben Sie mit Ihrer Sekretärin schon gesprochen – damit die Kristallkugel nicht so oft zum Einsatz kommt?

Wenn Sie als Assistenz diese Fragen lesen: Welche Fragen sind für Ihre Terminplanung interessant? Und wo haben Sie konkrete Absprachen mit Ihrer Chefin?

Ich wünsche viel Erfolg bei dieser Art der Chefentlastung!