Assistenz der Zukunft – was braucht die Assistentin?

In meinen Seminaren oder Coachings mit Assistentinnen begegnet mir diese Frage öfter, daher will ich mich in diesem Beitrag an einer Antwort versuchen. 

Als erstes ist mir wichtig, dass momentan gar nicht klar ist, wie die Zukunft aussehen wird. Zu viele unterschiedliche Faktoren wirken auf dieses Berufsfeld, als dass extrapoliert werden kann, wie dieser Job in drei oder fünf Jahren aussehen wird. 

Trotzdem ist es möglich, heute zu sagen, welche Haltung bzw. welche Ansätze auf dem Weg in die Zukunft hilfreich sind: 

  • Chefentlastung reduziert und erweitert um die digitalen Möglichkeiten 
  • Einen Fuß in anderen Arbeitsfeldern außerhalb der Assistenz 
  • Kommunikativ in der Chef- und Assistenz-Welt unterwegs 
  • Netzwerken inner- und außerhalb des Unternehmens, auch außerhalb des Assistenzfeldes 
  • Technisch affin 
  • Stressresistent 

Chefentlastung 

Je nach dem, in welcher Branche, in welchem Unternehmensbereich und für welchen Vorgesetzten Sie arbeiten, ist die Digitalisierung schon mehr oder weniger bei Ihnen angekommen. Digitalisierung ist in einem ersten Schritt sicher so wenig Papier wie möglich. Digitalisierung hört aber dort nicht auf. Der Einsatz von Sprachassistenz, das Nutzen von Algorithmen und Workflows sind nächste Schritte. Wo die Reise hier genau hingeht, ist für mich zur Zeitnicht klar. 

Einen Fuß in anderen Arbeitsfeldern 

Eines ist heute klar, die Digitalisierung wird einige (oder viele?) Aufgaben der Assistentin durch „Maschinen“ ersetzen. Damit werden Kapazitäten frei. In einer Umbruchzeit ist es wichtig zu experimentieren. Das kann über eine Vertretung geschehen oder über die Mitarbeit in einem Projekt. Wichtig ist, nicht zu warten, bis Ihnen eine Gelegenheit angeboten wird, sondern selbst die Initiative zu ergreifen. Welche Themen in Ihrem Umfeld haben zur Zeitkeinen Verantwortlichen? Was dümpelt gerade herum? Prüfen Sie, wie viel Zeit Sie in diese Aufgaben stecken können – und fangen Sie an. 

Kommunikativ in der Chef- und Assistenzwelt unterwegs 

Dass Kommunikation wichtig ist, wissen Sie. Was ich meine, ist sichtbare Kommunikation. Das kann zum Beispiel heißen, dass Sie auf allen Ihren Dokumenten auch Ihren Namen hinterlassen, auch wenn die Dokumente von anderen präsentiert oder verteilt werden. Ein weiterer Schritt kann sein, dass alle Gesprächspartner Ihrer Chefin auch Ihren Namen kennen und nicht nur den Ihrer Chefin.Smalltalk mit Besuchern und Anrufern ist ebenfalls ein guter Weg für mehr Sichtbarkeit. Bereiten Sie sich auf Besucher vor. Aus welcher Branche kommt er oder sie? Was ist gerade die größte Herausforderung dieser Branche oder des Unternehmens?Wie gefällt Ihnen die Webseite des Unternehmens? Kommen Sie darüber ins Gespräch und hinterlassen Sie einen Eindruck. Ein weiterer Ansatz ist, mit eigenen Tagesordnungspunkten in Meetings vertreten zu sein. Wenn andere über die Aktivitäten seit der letzten Sitzung berichten, berichten Sie auch. Wenn es ein größeres Thema gibt (z. B. ein Event oder ein wichtiger Projektabschnitt), dann informieren Sie darüber in einem eigenen Tagesordnungspunkt.  

Netzwerken inner- und außerhalb des Unternehmens 

Gehen Sie regelmäßig mit anderen Assistentinnen in einen Austausch, z. B. als Bürorunde. Dann haben Sie schon einen ersten guten Schritt getan. Es gibt einige Berufsverbände für Office-Mitarbeitende, die ein Netzwerken außerhalb des Unternehmens ermöglichen (z. B. bsb, AIM, IAM). Wenn es ein Weiterbildungsbudget gibt, ist der Besuch eines Seminars oder eines Kongresses eine gute Möglichkeit, das eigene Netzwerk zu erweitern. Das wären Ansätze für das Feld Assistenz. Außerhalb Ihres Berufsfeldes sind Messen in Ihrer Branche eine gute Gelegenheit zum Netzwerken. Kennen Sie schon „Meetup“? Das ist ein Netzwerk mit regionalen Veranstaltungen (meist kostenlos) zu vielen unterschiedlichen Themen. Schauen Sie doch einfach, was es in Ihrer Gegend gibt. So können Sie z. B. in agile Methoden hineinschnuppern oder andere neue Gebiete ausprobieren. 

Technisch affin 

Eines ist völlig klar: Die Zukunft in der Assistenz ist digital! Es ist also wichtig, dran zu bleiben und immer wieder neue Technik auszuprobieren. Loslassen müssen wir die Idee, eine Software oder ein Gerät in alle Tiefen zu verstehen, bevor wir damit umgehen. Da sind uns die Generation Y und Z ein bisschen voraus. Hier zählt das Ausprobieren und „iteratives“ Herangehen viel mehr als Kompetenz in die Tiefe. Welche Programme gibt es in Ihrem Unternehmen, die Sie noch nicht nutzen? Welche Apps gibt es, die für Sie und / oder Ihren Chef nützlich sein könnten? Welche „Tools“ sind gerade „in“, mit denen Sie noch keine Erfahrungen gesammelt haben? Was nutzen Sie vielleicht im privaten Alltag, was für Ihren Arbeitsplatz interessant sein könnte? Gute Quellen können hier Newsletter im Assistenzbereich, aber auch von IT-Firmensein. Wer zu Hause einen Sprachassistenten hat (z. B. Alexa), kann sich diese Informationen über Skills zugänglich machen. 

Stressresistent 

Unsere Psyche und unser Körper sind für die hohen Veränderungsgeschwindigkeiten eher nicht gemacht. Wir brauchen stabile Bereiche und Zeiten, um aufzutanken. Die Geschwindigkeit können wir nicht verändern – aber wir können für uns sorgen. Welche Ansätze aus dem Bereich Stressbewältigungs- oder Entspannungsmethoden können Sie schon? Oder was haben Sie früher einmal gelernt? Reaktivieren Sie dieses Wissen und bringen Sie es in Ihren Alltag. Für viele gehört regelmäßig Bewegung oder Sport zur Stressbewältigung dazu. Achtsamkeit ist ebenfalls ein guter Methoden-Pool, um sich der eigenen Gefühle und Stimmungen bewusst zu werden. Wenn all diese Ansätze für Sie eher fremd sind, ist es ein guter Zeitpunkt auszuprobieren, was zu Ihnen passt. 

 

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Gestalten der nächsten Jahre. Am besten fangen Sie mit einer Sache gleich heute an. 

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Sind Alexa und Co. ein Job-Killer?

Unkenrufe ziehen durch das Land: Kl (künstliche Intelligenz) und Algorithmen ersetzen die Assistenz. Auf der einen Seite stimmt das. Sprachassistenten und damit verknüpfte Algorithmen oder elektronische Workflows werden einige Aufgaben im Sekretariat ausführen können. In der aktuellen Berichterstattung finden sich immer mehr Beiträge, was Computer oder Roboter leisten können. Zur Zeit existiert ein Werbevideo zu Alexa for Business in den USA, das die momentanen Möglichkeiten aufzeigt (https://www.youtube.com/user/AmazonWebServices):

  • Sitzungsräume buchen und verwalten
  • Präsentationen starten
  • Termine vereinbaren, eintragen, daran erinnern
  • Auskünfte z. B zu „Wer sitzt in welchem Raum?“ geben
  • Büromaterial bestellen
  • Drucker verwalten
  • Druckaufträge ausführen oder umleiten

Das hört sein vielleicht nach Entlastung an. Das ist es bestimmt auch. Wenn Aufgaben wegfallen durch Alexa und Co. – wo kommen neue her? Und wer wird Ihnen diese neuen Aufgaben zuweisen? Was weiß Ihr Umfeld über Ihre Aufgaben? Welche Sichtbarkeit hat Ihre To-do-Liste? Wie kommen Sie zu neuen Zuständigkeiten: proaktiv oder weil andere auf Sie zukommen?

Für diese Veränderung braucht auf der einen Seite eine Offenheit für die neuen Möglichkeiten. So können Sie abschätzen, was die Einflüsse auf Ihren Arbeitsplatz sein werden. Auf der anderen Seite braucht es eine andere Positionierung und Vermarktung: Was ist Ihr menschlicher Mehrwert? Was ist wahrscheinlich „substituierbar“ – also durch Roboter, KI, Algorithmen ersetzbar? Dabei ist auch die neueste Robotergeneration bzw. der nächste Entwicklungsschritt zu berücksichtigen.

Aus heutiger Sicht sind Bestandteile des menschlichen Mehrwerts:

  • Verschwiegenheit
  • Loyalität
  • Flexibilität ohne Vorhersagbarkeit
  • menschliche Ratgeberfunktion, die ahnt, wann zuhören und wann Rat gefragt ist.

Was sind an Ihrem Arbeitsplatz weitere Aspekte des menschlichen Mehrwerts? Bedenken Sie dabei, was Alexa und Co. heute schon können.

Es finden sich aber auch Berichte, wo heute noch die Grenzen sind. Haben Sie über das Roboter-Hotel in Japan gelesen (https://www.youtube.com/watch?v=C6bQHUlq664&index=9&list=PLpgCJq8yHnPpII0DmYeshGRgIUj_ajiVo&t=0s)? Der Manager hat für die Rezeption, den Koffertransport und die Concierge-Funktion Roboter eingesetzt. In der Presse war das Hotel im Januar 2019, weil etwa die Hälfte der Roboter durch Menschen ersetzt wurde. Der Concierge-Roboter weckte laute Schnarcher mit der Frage „Das habe ich nicht verstanden, können Sie das bitte wiederholen?“ Die Rezeptionsroboter konnten nicht auf alle Fragen der Hotelgäste reagieren. Der Koffertransportroboter brauchte idealen Untergrund. Wichtig war für mich die Aussage, dass mit den derzeitigen Möglichkeiten die Ziele nicht zu erreichen sind. Für mich heißt das, dass die Hotelleitung leistungsfähigere Roboter mit diesen Arbeiten betrauen wird, sobald eine neue Generation verfügbar ist.

Also: ran an den Speck und raus in die‘ Bütt! Treten Sie mit Ihrem neuen sichtbaren Mehrwert auf, vermarkten Sie sich und bleiben (oder werden) Sie technisch affin.

Quo vadis Assistenz?

Seit 2016 beschäftige ich mich mit der Frage, was die Assistentin in der Zukunft noch tun wird. Es geht dabei nicht um „Morgen“ sondern um „Übermorgen“. Einflussfaktoren für die Zukunft des Assistenz-Feldes sind u. a. die Sprachassistenten und Algorithmen bzw.  künstliche Intelligenzen. Was wird Assistenz 4.0 ausmachen?

Sprachassistenten wie z. B. Alexa greifen schon heute auf Informationen zu und geben diese weiter. Sie recherchieren im Internet, sind mit anderen Anwendungen verknüpft und übernehmen schon heute Aufgaben-, Termin- und Informationsmanagement. Eine Office-Variante von Alexa ist am Entstehen. Von einer Trainer-Kollegin höre ich, dass sie bereits erste digitale Sprachassistenten in Büros entdeckt hat. Mit dem Inkraft-Treten der europäischen Datenschutzgrundverordnung wird das sicher noch zu prüfen sein. Doch es ist heute schon absehbar, dass Routineaufgaben und reine „Informationsflüsse“ in Zukunft nicht mehr von Menschen erledigt werden.

Was sind wahrscheinlich „Jobs“ der Assistenz in der Zukunft?

Die Zukunft ist heute noch nicht da, aber der Weg dahin startet jetzt. Daher ist es wichtig, sich bald zu entscheiden, welchen Weg Sie einschlagen wollen. Ich gehe von diesen Alternativen für Assistenz 4.0 aus:

  • Assistenz auf der Ebene Vorstand und evtl. darunter: Hier wird es viel mehr als heute auch um inhaltliche Zuarbeit gehen. Daher finden noch mehr als bisher AkademikerInnen hier Platz. Hier steht der Mensch (Vorstand) so sehr im Mittelpunkt des Arbeitens, dass Alexa & Co. dies nicht vollständig leisten können. Eine Qualifikation für diesen Weg gibt es noch nicht.
  • „Service-Center“ für das mittlere Management: Für diese Ebene wird es keine persönliche Zuarbeit mehr geben. Routinen und Standards werden durch Algorithmen und Sprachassistenz geleistet. Das mittlere Managment wird auch aus dem privaten Bereich mit dieser Technik vertraut sein. „Trotzdem“ wird es komplexe Themen geben, die einen Menschen brauchen. Das ist dann der Bereich von Assistentinnen, die in zwei oder drei Feldern eine Expertise haben.  Sie arbeiten gemeinsam mit KollegInnen mit ähnlichen und anderen Gebieten. Welche Felder für diese Service-Center in Frage kommen, ist noch nicht absehbar. Es ist eine Gestaltungsaufgabe von Assistenz, Vorgesetzten und Personalbereich herauszufinden, was der Mensch besser kann als die Technik. Daher gibt es auch hier noch keine absehbaren Qualifizierungswege.
  • Es wird einen Bereich von „Prozesskompetenz“ geben. Wahrscheinlich werden auch in Zukunft die Unternehmen und Organisationen mit hohen Geschwindigkeiten unterwegs sein. Prozesse und Abläufe müssen daher immer wieder in Frage gestellt und angepasst werden. Aus heutiger Sicht sind die Werkzeuge für diese Prozesskompetenz z. B. agiles Projektmanagement, Six Sigma oder Ansätze aus dem LEAN-Bereich. Damit gibt es aus dem heutigen Blick Qualifizierungsmöglichkeiten – ohne Garantie, dass dies auch die Werkzeuge der Zukunft sind.
  • Als letzte Alternative wird es sicher noch mehr als heute „Freelancer“ geben. Vor allem im Bereich „Service-Center“ könnte die Assistenz mit einem eigenen Unternehmen Dienstleistungen an Unternehmen anbieten, die keine eigenen „Service-Center“ haben. Statt Qualifizierungswegen braucht es hier Mut, um den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen.

Und jetzt?

Wie geht es Ihnen, wenn Sie das lesen? Haben Sie Lust und freuen Sie diese Zukunftsperspektiven oder ängstigen Sie diese Alternativen? Wichtig ist, dass Sie anfangen, Verantwortung für Ihre berufliche Zukunft zu übernehmen – und z. B. entscheiden, welcher Weg für Sie attraktiver ist.

Das Wort zum Schluss

Ganz am Ende noch einen Kommentar zu meiner „Kristallkugel“: Ob diese Alternativen tatsächlich Zukunft werden, weiß ich nicht. Bisher hat der Beruf Assistenz jede technische Entwicklung „überlebt“ und sich neu justiert. Das wird auch dieses Mal so sein. Aus meiner Sicht sind die Zeiten zum Justieren und Gestalten dieses Mal wohl kürzer und der „Impact“ der Technik ist größer. Also: Was ist Ihr nächster Schritt zum Gestalten Ihrer beruflichen Zukunft?

OneNote für Chef und Assistenz

Digitalisierung, Assistenz 4.0, Chefs, die einiges selbst elektronisch machen – das sind Rahmenbedingungen für einen elektronisch vorbereiteten Jour Fixe. OneNote ist dafür ein gutes Medium.

OneNote ist ein elektronisches Notizbuch, das aus vielen Quellen „befüllt“ werden kann. Über OneDrive kann das Notizbuch auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. In diesem Beitrag geht es nicht um die technische Seite, sondern die Frage, wie ein elektronisches Notizbuch sinnvoll gestaltet sein kann.

So können Sie starten

Erstellen Sie eine OneNote-Datei (also ein elektronisches Notizbuch), speichern Sie es auf OneDrive und geben die Datei für Ihren ChefIn frei –  das ist die technische Seite.

Das könnte die Struktur sein

In OneNote gibt es Abschnitte, in denen Seiten entstehen. Entscheiden Sie, welche Abschnitte nötig sind. Das können z. B. sein:

  • Mails zur Klärung (Seiten = einzelne Mails) / könnte auch unter Jour Fixe Assistentin sein
  • Gremien / Meetings (Seiten = einzelnes Gremium / Meeting)
  • Reisen (Seiten = jede Reise)
  • Präsentationen (Seiten = einzelne Präsentation)
  • Jour Fixe der Assistentin (Seiten = einzelner Jour Fixe-Termin)
  • Jour Fixe der Mitarbeiter (Seiten = einzelner Mitarbeiter)
  • Jour Fixe des ChefIn (Seiten = einzelner Jour Fixe-Termin des ChefIn)
  • Projekte (Seiten = einzelnes Projekt)

Je nach Ihren und seinen Aufgabengebieten können weitere Abschnitte sinnvoll sein.

So arbeiten Sie mit dem Notizbuch

Das Notizbuch wird nun zwischen den Jour Fixe-Terminen gefüllt. Mails aus Outlook können auch über die rechte Maustauste nach OneNote geschickt werden. Dateien (Word, Excel, Powerpoint, PDF, …) können in OneNote ausgewählt und integriert werden. Kommentare oder Anmerkungen entstehen ganz einfach: Sie platzieren den Cursor an einer beliebigen Stelle und ein Textfeld wird erstellt.

Wichtig sind noch die Kategorien. Sie können im Textfeld Zeilen oder markierte Abschnitte kennzeichnen. Etliche Kategorien sind schon vorhanden: Wichtig / Frage / Aufgabe / für später vormerken / Definition / etc. Vor dem Jour Fixe nutzen Sie die Funktion „Kategorien suchen“. Sie erhalten eine Zusammenfassung, wo in Ihrem Notizbuch welche Kategorie verwendet wurde. So können Sie gemeinsam sehr effizient die Punkte klären.

Wenn Sie wissen wollen,was Ihr ChefIn hinzugefügt hat, geht das über den Reiter „Verlauf“ und dann „letzte Änderungen“ oder auch „Autoren suchen“.

Alles was erledigt ist und sich „alleinig“ auf einer Seite befindet, kann als gesamte Seite gelöscht werden (rechte Maustaste auf dem Verzeichnis der Seiten) oder Sie schieben die Seite in einen Abschnitt „erledigt“.

ChefInnen, die ein Tablet haben, können mit dem Stift manuellen Text erzeugen. Dieser kann später über das OCR-Tool von OneNote in Text verwandelt werden.

Wer tiefer einsteigen will, wird in Youtube mit Tutorials zu OneNote fündig.

Ich finde, dass das ein gutes Vorgehen für einen elektronisch vorbereiteten Jour Fixe ist! Was meinen Sie?

 

 

Smart Office? New Work? Assistenz 4.0?

So viele Begriffe schwirren durch die Unternehmen und kaum einer weiß, was „frau“ darunter verstehen soll. Heute ist Zeit und Gelegenheit, ein bisschen Orientierung in den Dschungel zu bringen.

Wir starten mit den vielen Industries x.0:

  • Industrie 1.0 = Mechanisierung durch Wasser- und Dampfkraft
  • Industrie 2.0 = Massenproduktion per Fließband
  • Industrie 3.0 = Automatisierung durch Elektronik und IT
  • Industrie 4.0 = Maschinen produzieren selbstständig / „das Internet der Dinge“

Industrie 4.0 ist auch ein ein Projekt der Bundesregierung. Lt. Studie von Bitkom und Fraunhofer IAO ist mit Industrie 4.0 eine Produktivitätssteigerung von 23 Prozent in der Wirtschaft möglich. Erklärt werden kann dieser Begriff auch als kollaboratives Arbeiten von Mensch und Maschine.  Geräten, Ressourcen und Maschinen  werden miteinander verknüpft und damit entstehen aufeinander abgestimmte, teilweise selbstständige Prozesse.

Wie weit Industrie 4.0 die Arbeit der Assistenz verändern wird, ist noch nicht absehbar. Auf alle Fälle sind die Unternehmen gefordert, sich mit den Möglichkeiten auseinanderzusetzen. Und bei der Organisation und Unterstützung von Projekten und Meetings ist die Assistenz auf alle Fälle dabei. Seien Sie neugierig und bringen Sie sich ein. Vielleicht starten Sie ja auch ein eigenes Projekt zu „Assistenz 4.0“?

Arbeiten 3.0 wird oft verstanden als „Arbeiten in der digitalen Welt“. Diese digitale Welt ist bei den Assistentinnen und Sekretärinnen schon längst Alltag. Elektronische Kommunikation, Dateien in der Cloud, elektronische Workflows für Personalthemen oder Reiseorganisation, Web-Konferenzen, Pflege von Internetauftritten sind hier nur einige Schlagworte. Auch Apps, die mehr und mehr Einzug ins Büro halten, sind bereits Alltag genauso wie das Nutzen von SMS oder Whatsapp, wenn die Synchronisierung von Mails oder Terminen nicht so schnell klappt, wie es nötig ist.

New Work war ursprünglich ein Arbeitskonzept des Sozialphilosophen Frithjof Bergmann. Er stellte sich darunter eine Drittelung vor:

  • 1/3 Erwerbsarbeit
  • 1/3 Selbstversorgung mit klugem Konsumverhalten
  • 1/3 Arbeit „die man wirklich will“

Manche Unternehmen (z. B. IT-Firmen) praktizieren dies in Ansätzen. Man kann lesen, dass Mitarbeiter einen Tag die Woche völlig selbstbestimmt ihre Zeit gestalten. Das kann z. B. ehrenamtliche Tätigkeit sein oder das Arbeiten an Ideen, die noch kein Projekt und keinem Unternehmensbereich zugeordnet sind. Es gibt keine Kontrolle über die Zeit und die Ergebnisse dieses Tages. Haben Sie davon schon gehört? Oder gibt es dieses Angebot in Ihrem Unternehmen schon?

Für die Assistentin kann sich das wie unmögliche Zukunftsperspektiven anhören. Assistenz ist bisher definiert als „die, die da ist“. Auf der anderen Seite kenne ich mehr und mehr Assistentinnen, die ihre Vorgesetzten selten sehen und mir sind erste Assistentinnen begegnet, die (auch) im Homeoffice arbeiten. Je selbstverständlicher das wird, desto mehr kann das ursprüngliche Konzept von New Work auch für Assistentinnen gelten.

Smart Work stellt die Arbeitsweisen in den Vordergrund, die durch die Nutzung „smarter“ Lösungen möglich werden. Damit kann ein Wissensarbeiter flexibel und mobil frei und unabhängig arbeiten.

Alte Begriffe zum Smart Office sind:

  • Future Office – vor 10 Jahren
  • Digital, flexible oder mobile Office – vor 5 Jahren

Smart Work ist auch nichts „Neues“ für die Assistenz. Die Aspekte zum flexiblen und mobilen Arbeiten stehen vielen Assistentinnen (noch?) nicht offen. Hier darf „frau“ gespannt sein, wie sich die Arbeitswelt weiter entwickelt. Spannend bleibt es auf alle Fälle.

Ich hoffe, dass Sie nun etwas mehr Orientierung im Begriffsdschungel haben – und freue mich in den Kommentaren auf Ihre Erfahrungen dazu.