OneNote für Chef und Assistenz

Digitalisierung, Assistenz 4.0, Chefs, die einiges selbst elektronisch machen – das sind Rahmenbedingungen für einen elektronisch vorbereiteten Jour Fixe. OneNote ist dafür ein gutes Medium.

OneNote ist ein elektronisches Notizbuch, das aus vielen Quellen „befüllt“ werden kann. Über OneDrive kann das Notizbuch auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. In diesem Beitrag geht es nicht um die technische Seite, sondern die Frage, wie ein elektronisches Notizbuch sinnvoll gestaltet sein kann.

So können Sie starten

Erstellen Sie eine OneNote-Datei (also ein elektronisches Notizbuch), speichern Sie es auf OneDrive und geben die Datei für Ihren ChefIn frei –  das ist die technische Seite.

Das könnte die Struktur sein

In OneNote gibt es Abschnitte, in denen Seiten entstehen. Entscheiden Sie, welche Abschnitte nötig sind. Das können z. B. sein:

  • Mails zur Klärung (Seiten = einzelne Mails) / könnte auch unter Jour Fixe Assistentin sein
  • Gremien / Meetings (Seiten = einzelnes Gremium / Meeting)
  • Reisen (Seiten = jede Reise)
  • Präsentationen (Seiten = einzelne Präsentation)
  • Jour Fixe der Assistentin (Seiten = einzelner Jour Fixe-Termin)
  • Jour Fixe der Mitarbeiter (Seiten = einzelner Mitarbeiter)
  • Jour Fixe des ChefIn (Seiten = einzelner Jour Fixe-Termin des ChefIn)
  • Projekte (Seiten = einzelnes Projekt)

Je nach Ihren und seinen Aufgabengebieten können weitere Abschnitte sinnvoll sein.

So arbeiten Sie mit dem Notizbuch

Das Notizbuch wird nun zwischen den Jour Fixe-Terminen gefüllt. Mails aus Outlook können auch über die rechte Maustauste nach OneNote geschickt werden. Dateien (Word, Excel, Powerpoint, PDF, …) können in OneNote ausgewählt und integriert werden. Kommentare oder Anmerkungen entstehen ganz einfach: Sie platzieren den Cursor an einer beliebigen Stelle und ein Textfeld wird erstellt.

Wichtig sind noch die Kategorien. Sie können im Textfeld Zeilen oder markierte Abschnitte kennzeichnen. Etliche Kategorien sind schon vorhanden: Wichtig / Frage / Aufgabe / für später vormerken / Definition / etc. Vor dem Jour Fixe nutzen Sie die Funktion „Kategorien suchen“. Sie erhalten eine Zusammenfassung, wo in Ihrem Notizbuch welche Kategorie verwendet wurde. So können Sie gemeinsam sehr effizient die Punkte klären.

Wenn Sie wissen wollen,was Ihr ChefIn hinzugefügt hat, geht das über den Reiter „Verlauf“ und dann „letzte Änderungen“ oder auch „Autoren suchen“.

Alles was erledigt ist und sich „alleinig“ auf einer Seite befindet, kann als gesamte Seite gelöscht werden (rechte Maustaste auf dem Verzeichnis der Seiten) oder Sie schieben die Seite in einen Abschnitt „erledigt“.

ChefInnen, die ein Tablet haben, können mit dem Stift manuellen Text erzeugen. Dieser kann später über das OCR-Tool von OneNote in Text verwandelt werden.

Wer tiefer einsteigen will, wird in Youtube mit Tutorials zu OneNote fündig.

Ich finde, dass das ein gutes Vorgehen für einen elektronisch vorbereiteten Jour Fixe ist! Was meinen Sie?

 

 

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Smart Office? New Work? Assistenz 4.0?

So viele Begriffe schwirren durch die Unternehmen und kaum einer weiß, was „frau“ darunter verstehen soll. Heute ist Zeit und Gelegenheit, ein bisschen Orientierung in den Dschungel zu bringen.

Wir starten mit den vielen Industries x.0:

  • Industrie 1.0 = Mechanisierung durch Wasser- und Dampfkraft
  • Industrie 2.0 = Massenproduktion per Fließband
  • Industrie 3.0 = Automatisierung durch Elektronik und IT
  • Industrie 4.0 = Maschinen produzieren selbstständig / „das Internet der Dinge“

Industrie 4.0 ist auch ein ein Projekt der Bundesregierung. Lt. Studie von Bitkom und Fraunhofer IAO ist mit Industrie 4.0 eine Produktivitätssteigerung von 23 Prozent in der Wirtschaft möglich. Erklärt werden kann dieser Begriff auch als kollaboratives Arbeiten von Mensch und Maschine.  Geräten, Ressourcen und Maschinen  werden miteinander verknüpft und damit entstehen aufeinander abgestimmte, teilweise selbstständige Prozesse.

Wie weit Industrie 4.0 die Arbeit der Assistenz verändern wird, ist noch nicht absehbar. Auf alle Fälle sind die Unternehmen gefordert, sich mit den Möglichkeiten auseinanderzusetzen. Und bei der Organisation und Unterstützung von Projekten und Meetings ist die Assistenz auf alle Fälle dabei. Seien Sie neugierig und bringen Sie sich ein. Vielleicht starten Sie ja auch ein eigenes Projekt zu „Assistenz 4.0“?

Arbeiten 3.0 wird oft verstanden als „Arbeiten in der digitalen Welt“. Diese digitale Welt ist bei den Assistentinnen und Sekretärinnen schon längst Alltag. Elektronische Kommunikation, Dateien in der Cloud, elektronische Workflows für Personalthemen oder Reiseorganisation, Web-Konferenzen, Pflege von Internetauftritten sind hier nur einige Schlagworte. Auch Apps, die mehr und mehr Einzug ins Büro halten, sind bereits Alltag genauso wie das Nutzen von SMS oder Whatsapp, wenn die Synchronisierung von Mails oder Terminen nicht so schnell klappt, wie es nötig ist.

New Work war ursprünglich ein Arbeitskonzept des Sozialphilosophen Frithjof Bergmann. Er stellte sich darunter eine Drittelung vor:

  • 1/3 Erwerbsarbeit
  • 1/3 Selbstversorgung mit klugem Konsumverhalten
  • 1/3 Arbeit „die man wirklich will“

Manche Unternehmen (z. B. IT-Firmen) praktizieren dies in Ansätzen. Man kann lesen, dass Mitarbeiter einen Tag die Woche völlig selbstbestimmt ihre Zeit gestalten. Das kann z. B. ehrenamtliche Tätigkeit sein oder das Arbeiten an Ideen, die noch kein Projekt und keinem Unternehmensbereich zugeordnet sind. Es gibt keine Kontrolle über die Zeit und die Ergebnisse dieses Tages. Haben Sie davon schon gehört? Oder gibt es dieses Angebot in Ihrem Unternehmen schon?

Für die Assistentin kann sich das wie unmögliche Zukunftsperspektiven anhören. Assistenz ist bisher definiert als „die, die da ist“. Auf der anderen Seite kenne ich mehr und mehr Assistentinnen, die ihre Vorgesetzten selten sehen und mir sind erste Assistentinnen begegnet, die (auch) im Homeoffice arbeiten. Je selbstverständlicher das wird, desto mehr kann das ursprüngliche Konzept von New Work auch für Assistentinnen gelten.

Smart Work stellt die Arbeitsweisen in den Vordergrund, die durch die Nutzung „smarter“ Lösungen möglich werden. Damit kann ein Wissensarbeiter flexibel und mobil frei und unabhängig arbeiten.

Alte Begriffe zum Smart Office sind:

  • Future Office – vor 10 Jahren
  • Digital, flexible oder mobile Office – vor 5 Jahren

Smart Work ist auch nichts „Neues“ für die Assistenz. Die Aspekte zum flexiblen und mobilen Arbeiten stehen vielen Assistentinnen (noch?) nicht offen. Hier darf „frau“ gespannt sein, wie sich die Arbeitswelt weiter entwickelt. Spannend bleibt es auf alle Fälle.

Ich hoffe, dass Sie nun etwas mehr Orientierung im Begriffsdschungel haben – und freue mich in den Kommentaren auf Ihre Erfahrungen dazu.