Change it, love it or leave it mit Sisyphos

Wer kennt das nicht: Da ist frau unzufrieden mit einem Ablauf, Prozess, einer Situation, mit sich selbst oder anderen und versucht mit viel gutem Willen, das zu ändern.  Der Erfolg will sich nicht so richtig einstellen, Frust entsteht. Von anderen ist dann schnell gesagt „Change it, love it or leave it“ (verändere, was du verändern kannst – akzeptiere, was du nicht verändern kannst – lasse / verlasse, was du nicht akzeptieren kannst). Diese alte Weisheit hört sich einfach an. Doch was meint das genau?

Um eine Idee zu bekommen, was diese alte Lebensweisheit meint, packen wir doch einfach Sisyphos in diese Weisheit hinein. Sisphos ist der mit dem Stein, der ihn immer wieder hinaufrollt, weil der Stein immer wieder hinunter rollt. Wie können wir nun Sisyphos mit Change it, love it or leave it verknüpfen?

Change it bedeutet, dass Sisyphos mit vielen Ideen zur Optimierung des Prozesses den Stein immer wieder hinaufrollt. Der Stein rollt wieder hinab und Sisyphos versucht es ein weiteres Mal. Diese Optimierung geht Sisyphos mit Gleichmut und Gelassenheit an. Er hat Ideen, wie er den Stein besser rollen und oben platzieren kann. Beim Hinuntergehen überlegt er, wie er beim nächsten Mal den Stein auf eine andere Art und Weise nach oben rollen kann und so platziert, dass der Stein liegen bleibt. Ausschlaggebend für Change it ist, dass Sisyphos die Optimierung mit gutem Gefühl und „Hoffnung“ auf Erfolg angeht.

Sobald sich das Gefühl verändert, Ärger, Frust, Enttäuschung oder auch Wut auftaucht, ist es Zeit, zu Love it zu wechseln. Für unseren Sisyphos bedeutet das, dass er alle Optimierungsversuche aufgibt. Er hat verstanden, dass es keine Möglichkeit gibt, dass der Stein oben liegen bleibt. Trotzdem ist es seine Aufgabe, den Stein immer wieder nach oben zu rollen. Und das tut Sisyphos mit Gleichmut. Er rollte den  Stein mit Gelassenheit nach oben und ist ganz in seinem Tun. Beim Weg nach unten ist er ohne Groll. Beim nächsten Rollen geht es genauso wieder mit Gelassenheit und Gleichmut nach oben. Es ist nicht relevant für ihn, dass er den Stein immer wieder nach oben rollt und dieser immer wieder nach unten rollt. Es ist seine Aufgbe, den Stein hinauf zu rollen, hinunterzulaufen und mit dem Stein wieder nach oben zu gehen. Diese Aufgabe erledigt Sisyphos und es geht im gut dabei.

Wenn Sisyphos nun Ärger, Wut oder Frust vespürt, ob der Tatsache, dass er den Stein nach oben rollt und dieser nicht liegen bleibt, ist es Zeit für „leave it“. Unser Sisyphos setzt sich neben den Stein. Er hat nicht „aufgegeben“, sondern lässt sein Ziel, dass der Stein liegen bleibt, los. Neben dem Stein ist er ganz „da“, tut aber nichts mehr. Es ist jetzt einfach so, dass er nichts mehr mit oder für den Stein tut.

Wenn Sisyphos sich langweilt, sich überflüssig fühlt oder ihm das Sitzen neben dem Stein einfach nicht mehr gefällt, kann er auch gehen. Das wäre dann Leave it als verlassen. Dann ist Sisyphos frei für Neues.

Wo sind Sie in Ihrem Arbeitsalltag am Jammern, sich beschweren oder unzufrieden? Was wäre der für Sie nächste Schritt? Sind Sie noch im Change it und es wäre Zeit für Love it? Oder sind Sie schon in Love it angekommen und es wäre Zeit für Leave it? Oder ist es Zeit zu gehen, weil alle Möglichkeiten ausgeschöpft sind?

Sisyphos ist ein gutes Beispiel, wie wir mit mehr Gelassenheit Veränderung und Zufriedenheit erreichen können. Viel Erfolg dabei!

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Konflikte mit dem Chef – Artikel in Miss Moneypenny

Viele Menschen mögen Konflikte nicht und scheuen die Auseinandersetzung. Doch Konflikte lösen sich selten von selbst – daher benötigt eine Assistenten Kompetenz in der Konfliktbewältigung. In aktuellen Beitrag in Miss Moneypenny, einem Magazin für Assistentinnen und Sekretärinnen in der Schweiz, konnte ich in einem Artikel Erklärungs- und Lösungsansätze für Konflikte mit dem Chef beschreiben.

Den Artikel finden Sie hier: http://www.missmoneypenny.ch/article/aerger-mit-dem-chef-was-nun

Viel Spaß beim Lesen und Anwenden.

OneNote für Chef und Assistenz

Digitalisierung, Assistenz 4.0, Chefs, die einiges selbst elektronisch machen – das sind Rahmenbedingungen für einen elektronisch vorbereiteten Jour Fixe. OneNote ist dafür ein gutes Medium.

OneNote ist ein elektronisches Notizbuch, das aus vielen Quellen „befüllt“ werden kann. Über OneDrive kann das Notizbuch auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. In diesem Beitrag geht es nicht um die technische Seite, sondern die Frage, wie ein elektronisches Notizbuch sinnvoll gestaltet sein kann.

So können Sie starten

Erstellen Sie eine OneNote-Datei (also ein elektronisches Notizbuch), speichern Sie es auf OneDrive und geben die Datei für Ihren ChefIn frei –  das ist die technische Seite.

Das könnte die Struktur sein

In OneNote gibt es Abschnitte, in denen Seiten entstehen. Entscheiden Sie, welche Abschnitte nötig sind. Das können z. B. sein:

  • Mails zur Klärung (Seiten = einzelne Mails) / könnte auch unter Jour Fixe Assistentin sein
  • Gremien / Meetings (Seiten = einzelnes Gremium / Meeting)
  • Reisen (Seiten = jede Reise)
  • Präsentationen (Seiten = einzelne Präsentation)
  • Jour Fixe der Assistentin (Seiten = einzelner Jour Fixe-Termin)
  • Jour Fixe der Mitarbeiter (Seiten = einzelner Mitarbeiter)
  • Jour Fixe des ChefIn (Seiten = einzelner Jour Fixe-Termin des ChefIn)
  • Projekte (Seiten = einzelnes Projekt)

Je nach Ihren und seinen Aufgabengebieten können weitere Abschnitte sinnvoll sein.

So arbeiten Sie mit dem Notizbuch

Das Notizbuch wird nun zwischen den Jour Fixe-Terminen gefüllt. Mails aus Outlook können auch über die rechte Maustauste nach OneNote geschickt werden. Dateien (Word, Excel, Powerpoint, PDF, …) können in OneNote ausgewählt und integriert werden. Kommentare oder Anmerkungen entstehen ganz einfach: Sie platzieren den Cursor an einer beliebigen Stelle und ein Textfeld wird erstellt.

Wichtig sind noch die Kategorien. Sie können im Textfeld Zeilen oder markierte Abschnitte kennzeichnen. Etliche Kategorien sind schon vorhanden: Wichtig / Frage / Aufgabe / für später vormerken / Definition / etc. Vor dem Jour Fixe nutzen Sie die Funktion „Kategorien suchen“. Sie erhalten eine Zusammenfassung, wo in Ihrem Notizbuch welche Kategorie verwendet wurde. So können Sie gemeinsam sehr effizient die Punkte klären.

Wenn Sie wissen wollen,was Ihr ChefIn hinzugefügt hat, geht das über den Reiter „Verlauf“ und dann „letzte Änderungen“ oder auch „Autoren suchen“.

Alles was erledigt ist und sich „alleinig“ auf einer Seite befindet, kann als gesamte Seite gelöscht werden (rechte Maustaste auf dem Verzeichnis der Seiten) oder Sie schieben die Seite in einen Abschnitt „erledigt“.

ChefInnen, die ein Tablet haben, können mit dem Stift manuellen Text erzeugen. Dieser kann später über das OCR-Tool von OneNote in Text verwandelt werden.

Wer tiefer einsteigen will, wird in Youtube mit Tutorials zu OneNote fündig.

Ich finde, dass das ein gutes Vorgehen für einen elektronisch vorbereiteten Jour Fixe ist! Was meinen Sie?

 

 

Apps für Chefs on the road

Wie oft ist Ihr Chef „unterwegs“? Und wie viel macht er unterwegs selbst an Organisation? Als Assistentin sind Sie eine wichtige Impuslgeberin für die Chef-Effizienz. Heute finden Sie hier einige Apps, die in den meisten Stores erhältlich sind. Wenn Sie in einem Konzern arbeiten, kann es sein, dass die Apps nur eingeschränkt verfügbar sind.

  • DB Navigator
    Ein Klassiker, mit dem die Fahrkarte unterwegs verfügbar ist, Züge gesucht und gebucht werden können sowie Reiseinformationen abrufbar sind – und einiges mehr.
  • Flight Status
    Hier findet der Chef Terminal, Gate und Gepäckausgabe für Flüge. Auch der Standort ist auf der Flughafenkarte zu sehen. Ankunfts- und Abflugzeiten sowie evtl. Verspätungen oder Streichungen werden ebenfalls angezeigt.
  • CheckMyTrip
    Auch das ist eine App zum Fliegen. Mit der Buchungsnummer werden die Flüge in der App hochgeladen. Das Check-In kann mit der App erledigt werden. Gate-Infos, Verspätungen werden angezeigt. Vor Ort kann ein Taxi gebucht werden und es gibt Infos zu Restaurants und Aktivitäten.
  • TripIt von Concur
    Diese App ist ein „Sammler“. Hier können alle Daten (Flugbestätigung, Mietwagenbuchung, Hotelreservierung, etc.) zusammengeführt werden. Die Daten werden „per Hand“ eingegeben oder über entsprechende Freigaben (z. B. Mails oder Kalender) aus den Anwendungen gezogen. Dann entsteht daraus ein Reiseplan. Die Basisversion ist kostenlos. Für 49 Dollar pro Jahr gibt es in der Kaufversion Benachrichtigungen über Flugverspätungen, Gatewechsel, etc.
  • Airbnb
    Wenn alle Stricke reisen und die geplante Übernachtung nicht klappt, gibt es hier Unterkünfte.
  • Flinkster
    Das ist das Carsharing-Programm der Deutschen Bahn. Hier können Fahrzeuge gebucht werden, die am Bahnhof bereit stehen. Das schafft einen guten Übergang von der Bahn zum Auto.  Es muss nur getankt werden, wenn der Tank weniger als 1/4 voll ist.Vor dem ersten Nutzen muss man Flinkster-Kunde werden.
  • Uber
    Je nach Reiseland gibt es Uber-Taxis. Die App erlaubt das Buchen des Taxis und die Abrechnung über die hinterlegte Kreditkarte inkl. eines evtl. Trinkgeldes. Es wird angezeigt, welcher Autotyp gebucht wurde inkl. Kennzeichen und wo das Auto sich gerade auf der Karte befindet. Nach der Fahrt kann der Fahrer bewertet werden.
  • Parkopedia
    Kein Parkplatzsuchen mehr – diese App zeigt in 6.308 Städten in 75 Ländern Parkplätze in Parkhäusern, Straßen oder auch privaten Grundstücken. Wenn verfügbar, können Stellplätze auch gebucht werden  (Stand 2016).
  • Entrain von The University of Michigan
    Jetlag ade! Mit dieser App wird versucht, den Jetlag zu reduzieren. Die App rät, wann man in der neuen Zeitzone sich dem Licht aussetzen soll und wann man lieber im Dunkeln sein sollte. So passt sich der Biorhythmus besser an.
  • Office Lens
    Mit dieser App können aus unterschiedlichen Quellen Dateien erstellt werden und z. B. in ein PDF umgewandelt werden. Die App  lässt zu, nach Visitenkarten, Fotos, Dokumente und Whiteboard als „Quellen“ zu selektieren. Die Dateien können dann per Mail verschickt werden oder in unterschiedlichen Formaten gespeichert werden (Office-Programme, PDF, Foto, etc.).
  • OneDrive
    Wenn diese Anwendung erlaubt ist, können Dokumente auch mobil verfügbar sein. Die Dateien müssen nur am PC in OneDrive gespeichert werden und können mit der App unterwegs angezeigt werden. Wenn die entsprechenden Apps für die Programme auf dem Smartphone installiert sind (z. B. Word etc.), können die Dokumente bearbeitet werden.
  • Dropbox
    Das ist schon ein Klassiker  für die Cloud-Speicherung und das Freigeben von Dateien. In größeren Unternehmen ist die App verboten. Dann ist hoffentlich z. B. OneDrive erlaubt.

Sicher gibt es noch viel mehr gute Tipps – wenn einer aus Ihrer Sicht fehlt, ergänzen Sie diese Liste über die Kommentarfunktion. Dann haben alle etwas davon.

Ich übernehme keine Haftung für diese Tipps. Auch wenn ich nach bestem Wissen recherchiert habe, übernehme ich keine Garantie für die App, deren Installation oder Arbeitsweise.

Multitasking im Projektmanagement – Ergebnisse einer Studie

Eigentlich wissen wir es alle: Multitasking funktioniert nicht und ist schädlich. Und doch versuchen wir es immer wieder. VISTEM, eine Unternehmensberatung die u. a. im Bereich Projektmanagement berät mit dem Ziel der Gewinnsteigerung, hat sich in einer Studie mit dem Multitasking in Projekten beschäftigt. Die Studie wurde begleitet von Prof. Ayelt Komus.

Eine wichtige Aussage von VISTEM ist, dass Projekte länger dauern und mehr kosten , als sie eigentlich müssten, wenn zu viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden. Durch das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Aufgaben entstehen mehr Fehler, die im Nachhinein korrigiert werden müssen. Und nicht zuletzt leiden Mitarbeiter oft unter der Mehrfachbelastung: Sie leisten weniger, fallen schlimmstenfalls komplett aus – so Frau Simon, VISTEM. 60 Prozent der befragten Unternehmen weisen ein starkes negatives Multitasking auf und verschwenden damit 30 Prozent ihres Potenzials.

Die Ergebnisse der Studie können Sie hier abrufen: http://vistem.eu/beratung/multitasking-im-projektmanagement/die-grosse-studie-zum-negativen-multitasking/

Auf dieser Seite finden Sie auch einen Schnelltest, wie es mit Ihrem Projekt-Multitasking aussieht.

Was ist denn nun zu tun, um das negative Multitasking zu verhindern? Das wird von Claudia Simon von VISTEM in einem Beitrag für Impulse beschrieben. Sie rät zur Fokussierung. Hier finden Sie den Beitrag: https://www.impulse.de/management/selbstmanagement-erfolg/fokussieren-lernen/3317718.html

Ein einfacher und doch sehr effektiver Ansatz von ihr ist, sich eine Liste mit allen Projekten zu machen. Dann bewerten Sie, welche 20 % der Projekte die größte Auswirkung auf das Unternehmensergebnis haben. Alle anderen werden gestrichen! Mehr dazu finden Sie im Beitrag von Frau Simon.

Wie viel Multitasking findet bei Ihnen statt? Für was sind Sie selbst verantwortlich und was macht Ihr Umfeld? Als Projektassistenz können Sie diese Fragen an den Projektleiter stellen. Denn sein oder ihr Erfolg hängt davon ab, dass die „richtigen“ Projekte vorangetrieben werden. Viel Erfolg dabei.

Männliche Assistenten – Ein Beitrag von Miss Monneypenny

Assistenz – das ist ein Frauenjob. Wer in die Büros schaut, kann das bestätigen. Auch in Sekretariats-Netzwerken finden sich Männer selten bis gar nicht. Und doch gibt es sie. Miss Moneypenny, eine Sekretariats-Zeitschrift in der Schweiz, hat fünf Assistenten und eine Assistentinnen interviewt:

http://www.missmoneypenny.ch/article/allein-unter-frauen

Welche Erfahrungen machen Assistenten bei Bewerbungen? Ist es leichter, als Mann ein Office Manager zu sein? Passt Dienstleistung und damit „Dienen“ zu Assistenten? Auch Themen wie Weiterbildung, Netzwerken und berufliche Perspektiven werden diskutiert. Ein spannender Artikel, der meiner Meinung nach das Lesen lohnt.

So vermittle ich anderen Sicherheit: das SCARF-Modell

Im Sekretariat kommt es auch zu emotionaleren Situationen. Unsichere oder aufgebrachte Menschen landen hier – und sind erst einmal sehr mit sich selbst beschäftigt und nicht aufnahmefähig. Oft fühlen sie sich in ihrem Status beeinträchtigt und reagieren etwas „archaisch“. Daniel Kahnemann („Schnelles Denken – langsames Denken“) stellt fest, dass die Beachtung unseres Status ein Grundbedürfnis ist. Daher reagieren wir auch so emotional, wenn wir (vermeintlich) Status entzogen bekommen. Er stellt das SCARF-Modell vor, um anderen Sicherheit zu geben:

  • S = Status
  • C = Certainity (Sicherheit)
  • A = Autonomie
  • R = Relatednes (Verbundenheit)
  • F = Fair

Und nun ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter kommt aus einer Besprechung  zu Ihnen und ist ganz aufgeregt, weil ihn ein Kunde in diesem Meeting seiner Meinung ungerechtfertigt kritisiert hat. Zur Situation selbst können Sie nichts sagen, da Sie nicht dabei waren. Doch Sie können mit der Emotionalität des Mitarbeiters und seinem Statusverlust umgehen. Nach dem SCARF-Modell könnten das Module für die Kommunikation mit dem Kollegen sein:

  • S = Status:Was ist gut an der Person?
    Ich habe Sie bisher als verantwortlichen Kundenbetreuer erlebt.
  • C = (Sicherheit): klare Erwartungen formulieren
    Bringen Sie doch das Thema beim nächsten Jour Fixe ein. So können Sie gemeinsam mit dem Chef  klären, was genau vorgefallen ist.
  • A = Autonomie: eigene Entscheidung(en) zugestehen
    Da Sie schon lange mit dem Kunden zusammenarbeiten, finden Sie sicher einen Weg, wie sie damit umgehen können.
  • R = Relatednes (Verbundenheit): menschlich verbunden
    Ich würde mich in einer solchen Situation auch nicht wohlfühlen.
  • F = Fair: fair behandeln
    Kann ich etwas für Sie tun? Brauchen Sie etwas, um wieder gelassener zu sein?

Das SCARF-Modell verlangt nicht, dass alle fünf Aspekte „bedient“ werden. Prüfen Sie, welcher Teil Ihnen gerade leicht fällt. Sie merken an der beginnenden Entspannung des Gegenübers, ob es noch eine Runde SCARF braucht oder ob sich Ihr Gesprächspartner schon sicherer fühlt.

Viel Erfolg beim Anwenden der „Sicherheits-Schals“.