Navigatorin im Kollaborations-Dschungel

Sind Sie auch gerade überfordert von den vielfältigen Möglichkeiten, elektronisch unterwegs zu sein? Outlook oder Lotus Notes sind ja schon ein Klassiker. Dokumente elektronisch teilen zu können, gibt es auch schon eine Weile. Dass OneNote® so etwas wie ein „Hidden Champion“ und ein sehr vielfältiges Werkzeug ist, ist bei vielen Assistentinnen auch schon angekommen. Sharepoints sind in dieser Runde etwas neuer, werden aber oft als reine Ablageorte „missbraucht“. Neu in der Runde ist Skype, das bei einigen meiner Kunden das klassische Telefon ersetzt und Teams (in Office 365 verfügbar).

Ich bin nun keine IT-Expertin und kann daher nicht die Tiefe aller Programm ausloten. Doch ich sehe, dass es Unterstützung für KollegInnen braucht und oft auch einen Schubs in Richtung elektronische Zusammenarbeit. Je mehr flexibel gearbeitet wird, und vor allem auch mobil gearbeitet wird, desto wichtiger ist die elektronische Kollaboration.

In vielen Prozessen sind Sie die Initiatorin, machen den ersten Schritt oder legen den Rahmen fest. Damit liegt es in Ihrer „Macht“, welches der vorhandenen Tools genutzt wird. Nutzen Sie diesen Gestaltungsspielraum!

Dafür braucht es einen Leitfaden bzw. ein eigenes Verständnis, welcher Weg bzw. welches Tool wann sinnvoll ist. Ich stelle Ihnen hier meine Sichtweise vor:

Dokumente frei geben statt Dateien oder Links verschicken 

Die Office-Programme (Word®, Excel®, Powerpoint®) sehen vor, dass Dateien “freigegeben“ oder „geteilt“ werden können. Den Button dazu finden Sie meist ganz rechts oben. Die Datei muss in einer Cloud (z. B. OneDrive®) oder auf einem Laufwerkspfad liegen, der auch für andere erreichbar ist. Sie werden aufgefordert, eine Mail-Adresse einzugeben und können dann eine Nachricht eingeben. Der Empfänger erhält eine Mail in sein Outlook®-Postfach mit einem Link zur Datei. Dieser öffnet sich meist in der Web-Ansicht des Programms. Mit einem Klick sind die Anwender aber auch in der gewohnten Ansicht des Office-Programms.

Wenn wenig elektronisch gearbeitet wird, ist das ein guter erster Schritt. Es kann nämlich gleichzeitig im Dokument (wenn auch nicht an der gleichen Stelle) gearbeitet werden. Es ist sichtbar, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Statt alle per Mail um die Zuarbeit zum Monatsbericht zu bitten, können Sie nun die vorbereitete, aber „inhaltsleere“ Datei an alle freigeben und müssen nichts mehr aus anderen Quellen übertragen.

Dieser Blogbeitrag entsteht übrigens über „freigeben“. Ich schreibe, meine Social-Media-Fachfrau redigiert und lädt den Artikel in den Hiddenteam-Blog hoch und verlinkt ihn in die Social-Media-Kanäle.

OneNote® 

Das ist ein Alleskönner von Microsoft®, auch wenn angekündigt wurde, vorerst keine Pflege mehr vorzunehmen. Hier ist bestimmt noch nicht aller Tage Abend. Mit diesem elektronischen Notizbuch können Sie sich ein eigenes Wissensmanagement aufbauen, mit dem Chef zusammen Ihre Rücksprachen vor- und nachbereiten, Unterlagen für Reisen oder Meetings zur Verfügung stellen. Tagesordnung, Protokolle und To-Do-Listen von Meetings führen und vieles mehr. Auf YouTube gibt es gute Tutorials – auch von Microsoft® selbst. Damit ein Notizbuch für andere verfügbar ist, muss es in einer Cloud liegen (z. B. OneDrive®) oder auf einem Laufwerk, das für alle Nutzer zugänglich ist. Wenn Sie das Notizbuch freigeben, entscheiden Sie, ob die Nutzer das Notizbuch nur „angezeigt“ bekommen oder auch „bearbeiten“ dürfen. Die Nutzer erhalten eine Mail mit dem Link zum Notizbuch und landen wahrscheinlich wieder in der Web-Ansicht.

Wenn Sie in kleinen Gruppen (bis ca. 8 Personen oder wenn, alle diszipliniert sind, auch mehr) Themen oder kleinere Projekte bearbeiten, geht das mit OneNote® gut. Wenn Sie ein Wissensmanagement für Ihr Umfeld aufgebaut haben, kann die Personengruppe auch viel größer sein – denn dann dürfen die Nutzer nicht bearbeiten.

Sharepoint® 

Diese Anwendung ist ziemlich komplex und braucht einiges an Know-how, um einen einzelnen Sharepoint® aufzubauen bzw. zu administrieren. Das ist auch mit einigen Tutorials oder Webinaren nicht zu leisten. Hier sind Seminare eine gute Möglichkeit, sich als Site-Collection-Owner fit zu machen. Je nach dem, ob das Ihre IT leistet, kann das Administrieren von Sharepoints ein gutes Standbein für Ihre Zukunft in der Assistenz sein.

Ein Sharepoint® ist ein Platz für Zusammenarbeit. Hier können Dokumente nach festzulegenden Rechten hochgeladen und bearbeitet werden. Es gibt ein gemeinsames Termin- und Aufgabenmanagement – meines Wissens sind die Termine und Aufgaben in das eigene Outlook® integrierbar. Es kann gechattet werden oder auch Links hinterlegt werden. Im Gegensatz zu OneNote® gibt es eine Benachrichtigungsmöglichkeit, wenn etwas im Sharepoint® geschehen ist. Bei einigen meiner Kunden können auch Externe auf dem Sharepoint® arbeiten – mit OneNote® ist das meist nicht möglich. Jeder Sharepoint® hat ein eigenes OneNote®-Notizbuch, so dass dieses Wissen auch hier nützlich ist.

Sharepoints® lohnen sich daher für längere oder komplexere Projekte oder für die elektronische Zusammenarbeit von Abteilungen. Es braucht aber einen guten Administrator und eine Einführung für die Nutzer.

Teams 

Das ist der Youngster für die Youngster. Für die Generation Y oder Z ist Outlook® meist dröge und wenig emotional. Das macht Teams anders. Teams ist eine „App“ bzw. Software in Office 365®. Hier können Gruppen (Teams) gebildet werden. In diesen Gruppen sind dann „Kanäle“ zu unterschiedlichen Themen möglich. Der Clou von Teams sind die verschiedenen Formen von Nachrichten. Der klassische Text kann durch Emojis, Gifs oder Bilder, deren Text individualisiert werden kann, ergänzt werden. Das kennen die Youngster aus den Social-Media-Kanälen und vermissen es in Outlook®.

Darüber hinaus ist auch Teams ein Alleskönner. Hier können Besprechungen geplant werden und Dokumente verwaltet werden. Darüber hinaus lassen sich weitere Anwendungen (aus den Office-Programmen, aber auch aus der großen, weiten App-Welt) verknüpfen und in Teams integrieren.

Teams ist also für die Zusammenarbeit in jungen oder generationenübergreifenden Teams geeignet. Die Bedienung ist wesentlich einfacher als das Arbeiten auf einem Sharepoint®.

Skype® 

Bei etlichen meiner Kunden ersetzt Skype® schon das Telefon. Mit Skype® kann ein Audio- oder Video-Telefonat durchgeführt werden. Der Bildschirm kann geteilt werden, Chats sind ebenfalls möglich.

Wenn mit Teams gearbeitet wird, kann Skype auf das Telefonieren begrenzt werden. Wenn nicht, ist Skype eine gute Möglichkeit für das gemeinsame Arbeiten an Dateien während eines Telefonats.

Und nun? 

Gleichen Sie „meinen“ Leitfaden mit den Möglichkeiten in Ihrer Organisation und Ihren Erfahrungen ab. Wenn Sie sich unsicher sind, experimentieren Sie mit Kolleginnen, bevor Sie in Richtung ChefIn und KollegInnen aktiv werden. Viel Erfolg bei Ihrer neuen Rolle „Navigatorin im Kollaborations-Dschungel“!

Werbeanzeigen

Sichtbarkeit – was können wir von Kosmetikerin oder Friseursalon lernen?

Wann waren Sie das letzte Mal beim Friseur oder in einem Kosmetiksalon? Haben Sie dort die gerahmten Zertifikate und Bestätigungen von Fortbildungen oder Abschlüssen gesehen? Welchen Eindruck hat das Ihnen vermittelt? Oder haben Sie bisher nicht so „hingeschaut“?

Das Arbeitsfeld der Assistentinnen verändert sich rasant – ohne dass verlässlich abzusehen ist, wie der Beruf in drei oder fünf Jahren aussehen wird. In diesem Veränderungsprozess gilt es, sich gut aufzustellen. Und dazu gehört Sichtbarkeit – aber nicht unter Kolleginnen, sondern in die Organisation hinein. Da Assistentinnen über die Zuarbeit und Chefentlastung seltener über die Ergebnisse ihrer Arbeit sichtbar werden, sind andere Wege für mehr Sichtbarkeit wichtig.

Schauen Sie sich einmal in den Büros von Chefs um. Bei meinen Chef-Assistenz-Coachings oder Coachings von Führungskräften sehe ich auch dort Zertifikate gerahmt an der Wand. Ich finde auch „Ergebnisse“ von großen Teamevents wie Fotos oder auch gestaltete Plakate oder ähnliches.

In Büros von Assistentinnen habe ich bisher nichts davon gesehen. Daher lade ich Sie ein, die Zertifikate von Fort- oder Weiterbildungen zu rahmen und aufzuhängen. Wenn Sie z. B. Mitglied in einem Berufsverband sind, ist das Abschlussfoto der Jahrestagung ebenfalls eine gute Sichtbarkeit. Oder Sie sind intern in einem Netzwerk unterwegs und es gibt Fotos oder „Ergebnisse“, die Sie aufhängen und damit zeigen können.

Wenn Ihnen das zu „laut“ erscheint – dann schauen Sie sich doch erst einmal um. Vielleicht beim nächsten Termin beim Friseur oder anderen Dienstleistern und natürlich im Büro von Chef oder Kollegen. Alles, was dort sichtbar ist, ist eine gute Maßgabe für die eigene Sichtbarkeit. Viel Erfolg beim Sichtbarer werden!

Salamitaktik in unruhigen Zeiten

Kennen Sie das? Das Telefon klingelt am laufenden Band, Kollegen stehen am Schreibtisch, der Chef ruft an. Und zwischendurch poppen Mails auf. Das ist teilweise der „lebendige“ Alltag in Sekretariaten. Wie können Sie in diesem wilden Fahrwasser navigieren oder einfach nur ohne zu große Blessuren überleben? Hier kann die Salamitaktik helfen.

Vielleicht haben Sie in der letzten Zeit beim Arzt, an der Hotelrezeption oder an einem Schalter angestanden? Dann haben Sie vielleicht erlebt, dass der Mitarbeitende Sie einen kleinen Moment warten ließ, bevor Sie „dran“ kamen. Das ist die Salamitaktik, die ich meine.

Der Mitarbeitende hat sich die Zeit genommen, den einen Vorgang zu beenden, bevor sie sich Ihnen gewidmet hat. Wie haben Sie sich während der kurzen Weile gefühlt? Meist ist es für uns in Ordnung, zumal wir sehen können, dass der Mitarbeitende den vorigen Vorgang zu Ende bringt.

Jeder Vorgang hat „Sollbruchstellen“. An diesen Punkten kann der Vorgang unterbrochen werden, ohne dass Doppel-Arbeiten nötig sind. Wenn Sie diese erreichen, kann, wenn nötig, später genau dort weitergearbeitet werden. Wenn Sie diesen Punkt nicht erreichen, müssen Sie ein gutes Stück „zurück“ und wiederholen was zwischen der vorherigen Sollbruchstelle liegt und dem Punkt, an dem Sie unterbrochen wurden oder abgebrochen haben.

Das klingt vielleicht sehr theoretisch, daher hier einige Beispiele:

  1. Im Telefonat versprechen Sie, ein Mail mit einer Adresse (oder einer anderen Information) zu senden. Wenn Sie mit einem Headset arbeiten, können Sie während des Telefonats das Mail beginnen und am Ende des Telefonats oder gleich danach das Mail fertigstellen und versenden.
  2. Ein Kollege steht vor Ihnen und möchte eine Unterlage haben. Sie bitten ihn kurz zu warten und geben ihm die Unterlage gleich mit.
  3. Ihr Chef ruft von unterwegs an und braucht die Daten einer Besprechung, die noch in Planung ist. Während des Telefonats stellen Sie die Daten zusammen und senden ihm diese gleich.

Vielleicht denken Sie: „Das tue ich schon.“ Gut so! Dann prüfen Sie, ob Sie wirklich während des Beendens der Aufgabe nicht das nächste Telefonat annehmen oder den nächsten Kollegen fragen, was er möchte. Betreiben Sie Single-Tasking und widmen Sie sich nur dieser einen Aufgabe. Dann ist das neue Telefonat oder der nächste Kollege dran. Meist handelt es sich um 20 Sekunden oder eine halbe Minute und das ist eine zumutbare Zeit für den nächsten Anrufer oder den nächsten Kollegen. Probieren Sie es aus oder optimieren Sie, was Sie bisher schon tun.

Falls Sie sich fragen, was das alles mit einer Salami zu tun hat, kommt hier die Erklärung: Eine große Salami essen wir nicht am Stück, sondern scheibenweise – eine nach der anderen.

Viel Erfolg!

Assistenz der Zukunft – was braucht die Assistentin?

In meinen Seminaren oder Coachings mit Assistentinnen begegnet mir diese Frage öfter, daher will ich mich in diesem Beitrag an einer Antwort versuchen. 

Als erstes ist mir wichtig, dass momentan gar nicht klar ist, wie die Zukunft aussehen wird. Zu viele unterschiedliche Faktoren wirken auf dieses Berufsfeld, als dass extrapoliert werden kann, wie dieser Job in drei oder fünf Jahren aussehen wird. 

Trotzdem ist es möglich, heute zu sagen, welche Haltung bzw. welche Ansätze auf dem Weg in die Zukunft hilfreich sind: 

  • Chefentlastung reduziert und erweitert um die digitalen Möglichkeiten 
  • Einen Fuß in anderen Arbeitsfeldern außerhalb der Assistenz 
  • Kommunikativ in der Chef- und Assistenz-Welt unterwegs 
  • Netzwerken inner- und außerhalb des Unternehmens, auch außerhalb des Assistenzfeldes 
  • Technisch affin 
  • Stressresistent 

Chefentlastung 

Je nach dem, in welcher Branche, in welchem Unternehmensbereich und für welchen Vorgesetzten Sie arbeiten, ist die Digitalisierung schon mehr oder weniger bei Ihnen angekommen. Digitalisierung ist in einem ersten Schritt sicher so wenig Papier wie möglich. Digitalisierung hört aber dort nicht auf. Der Einsatz von Sprachassistenz, das Nutzen von Algorithmen und Workflows sind nächste Schritte. Wo die Reise hier genau hingeht, ist für mich zur Zeitnicht klar. 

Einen Fuß in anderen Arbeitsfeldern 

Eines ist heute klar, die Digitalisierung wird einige (oder viele?) Aufgaben der Assistentin durch „Maschinen“ ersetzen. Damit werden Kapazitäten frei. In einer Umbruchzeit ist es wichtig zu experimentieren. Das kann über eine Vertretung geschehen oder über die Mitarbeit in einem Projekt. Wichtig ist, nicht zu warten, bis Ihnen eine Gelegenheit angeboten wird, sondern selbst die Initiative zu ergreifen. Welche Themen in Ihrem Umfeld haben zur Zeitkeinen Verantwortlichen? Was dümpelt gerade herum? Prüfen Sie, wie viel Zeit Sie in diese Aufgaben stecken können – und fangen Sie an. 

Kommunikativ in der Chef- und Assistenzwelt unterwegs 

Dass Kommunikation wichtig ist, wissen Sie. Was ich meine, ist sichtbare Kommunikation. Das kann zum Beispiel heißen, dass Sie auf allen Ihren Dokumenten auch Ihren Namen hinterlassen, auch wenn die Dokumente von anderen präsentiert oder verteilt werden. Ein weiterer Schritt kann sein, dass alle Gesprächspartner Ihrer Chefin auch Ihren Namen kennen und nicht nur den Ihrer Chefin.Smalltalk mit Besuchern und Anrufern ist ebenfalls ein guter Weg für mehr Sichtbarkeit. Bereiten Sie sich auf Besucher vor. Aus welcher Branche kommt er oder sie? Was ist gerade die größte Herausforderung dieser Branche oder des Unternehmens?Wie gefällt Ihnen die Webseite des Unternehmens? Kommen Sie darüber ins Gespräch und hinterlassen Sie einen Eindruck. Ein weiterer Ansatz ist, mit eigenen Tagesordnungspunkten in Meetings vertreten zu sein. Wenn andere über die Aktivitäten seit der letzten Sitzung berichten, berichten Sie auch. Wenn es ein größeres Thema gibt (z. B. ein Event oder ein wichtiger Projektabschnitt), dann informieren Sie darüber in einem eigenen Tagesordnungspunkt.  

Netzwerken inner- und außerhalb des Unternehmens 

Gehen Sie regelmäßig mit anderen Assistentinnen in einen Austausch, z. B. als Bürorunde. Dann haben Sie schon einen ersten guten Schritt getan. Es gibt einige Berufsverbände für Office-Mitarbeitende, die ein Netzwerken außerhalb des Unternehmens ermöglichen (z. B. bsb, AIM, IAM). Wenn es ein Weiterbildungsbudget gibt, ist der Besuch eines Seminars oder eines Kongresses eine gute Möglichkeit, das eigene Netzwerk zu erweitern. Das wären Ansätze für das Feld Assistenz. Außerhalb Ihres Berufsfeldes sind Messen in Ihrer Branche eine gute Gelegenheit zum Netzwerken. Kennen Sie schon „Meetup“? Das ist ein Netzwerk mit regionalen Veranstaltungen (meist kostenlos) zu vielen unterschiedlichen Themen. Schauen Sie doch einfach, was es in Ihrer Gegend gibt. So können Sie z. B. in agile Methoden hineinschnuppern oder andere neue Gebiete ausprobieren. 

Technisch affin 

Eines ist völlig klar: Die Zukunft in der Assistenz ist digital! Es ist also wichtig, dran zu bleiben und immer wieder neue Technik auszuprobieren. Loslassen müssen wir die Idee, eine Software oder ein Gerät in alle Tiefen zu verstehen, bevor wir damit umgehen. Da sind uns die Generation Y und Z ein bisschen voraus. Hier zählt das Ausprobieren und „iteratives“ Herangehen viel mehr als Kompetenz in die Tiefe. Welche Programme gibt es in Ihrem Unternehmen, die Sie noch nicht nutzen? Welche Apps gibt es, die für Sie und / oder Ihren Chef nützlich sein könnten? Welche „Tools“ sind gerade „in“, mit denen Sie noch keine Erfahrungen gesammelt haben? Was nutzen Sie vielleicht im privaten Alltag, was für Ihren Arbeitsplatz interessant sein könnte? Gute Quellen können hier Newsletter im Assistenzbereich, aber auch von IT-Firmensein. Wer zu Hause einen Sprachassistenten hat (z. B. Alexa), kann sich diese Informationen über Skills zugänglich machen. 

Stressresistent 

Unsere Psyche und unser Körper sind für die hohen Veränderungsgeschwindigkeiten eher nicht gemacht. Wir brauchen stabile Bereiche und Zeiten, um aufzutanken. Die Geschwindigkeit können wir nicht verändern – aber wir können für uns sorgen. Welche Ansätze aus dem Bereich Stressbewältigungs- oder Entspannungsmethoden können Sie schon? Oder was haben Sie früher einmal gelernt? Reaktivieren Sie dieses Wissen und bringen Sie es in Ihren Alltag. Für viele gehört regelmäßig Bewegung oder Sport zur Stressbewältigung dazu. Achtsamkeit ist ebenfalls ein guter Methoden-Pool, um sich der eigenen Gefühle und Stimmungen bewusst zu werden. Wenn all diese Ansätze für Sie eher fremd sind, ist es ein guter Zeitpunkt auszuprobieren, was zu Ihnen passt. 

 

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Gestalten der nächsten Jahre. Am besten fangen Sie mit einer Sache gleich heute an. 

Sind Alexa und Co. ein Job-Killer?

Unkenrufe ziehen durch das Land: Kl (künstliche Intelligenz) und Algorithmen ersetzen die Assistenz. Auf der einen Seite stimmt das. Sprachassistenten und damit verknüpfte Algorithmen oder elektronische Workflows werden einige Aufgaben im Sekretariat ausführen können. In der aktuellen Berichterstattung finden sich immer mehr Beiträge, was Computer oder Roboter leisten können. Zur Zeit existiert ein Werbevideo zu Alexa for Business in den USA, das die momentanen Möglichkeiten aufzeigt (https://www.youtube.com/user/AmazonWebServices):

  • Sitzungsräume buchen und verwalten
  • Präsentationen starten
  • Termine vereinbaren, eintragen, daran erinnern
  • Auskünfte z. B zu „Wer sitzt in welchem Raum?“ geben
  • Büromaterial bestellen
  • Drucker verwalten
  • Druckaufträge ausführen oder umleiten

Das hört sein vielleicht nach Entlastung an. Das ist es bestimmt auch. Wenn Aufgaben wegfallen durch Alexa und Co. – wo kommen neue her? Und wer wird Ihnen diese neuen Aufgaben zuweisen? Was weiß Ihr Umfeld über Ihre Aufgaben? Welche Sichtbarkeit hat Ihre To-do-Liste? Wie kommen Sie zu neuen Zuständigkeiten: proaktiv oder weil andere auf Sie zukommen?

Für diese Veränderung braucht auf der einen Seite eine Offenheit für die neuen Möglichkeiten. So können Sie abschätzen, was die Einflüsse auf Ihren Arbeitsplatz sein werden. Auf der anderen Seite braucht es eine andere Positionierung und Vermarktung: Was ist Ihr menschlicher Mehrwert? Was ist wahrscheinlich „substituierbar“ – also durch Roboter, KI, Algorithmen ersetzbar? Dabei ist auch die neueste Robotergeneration bzw. der nächste Entwicklungsschritt zu berücksichtigen.

Aus heutiger Sicht sind Bestandteile des menschlichen Mehrwerts:

  • Verschwiegenheit
  • Loyalität
  • Flexibilität ohne Vorhersagbarkeit
  • menschliche Ratgeberfunktion, die ahnt, wann zuhören und wann Rat gefragt ist.

Was sind an Ihrem Arbeitsplatz weitere Aspekte des menschlichen Mehrwerts? Bedenken Sie dabei, was Alexa und Co. heute schon können.

Es finden sich aber auch Berichte, wo heute noch die Grenzen sind. Haben Sie über das Roboter-Hotel in Japan gelesen (https://www.youtube.com/watch?v=C6bQHUlq664&index=9&list=PLpgCJq8yHnPpII0DmYeshGRgIUj_ajiVo&t=0s)? Der Manager hat für die Rezeption, den Koffertransport und die Concierge-Funktion Roboter eingesetzt. In der Presse war das Hotel im Januar 2019, weil etwa die Hälfte der Roboter durch Menschen ersetzt wurde. Der Concierge-Roboter weckte laute Schnarcher mit der Frage „Das habe ich nicht verstanden, können Sie das bitte wiederholen?“ Die Rezeptionsroboter konnten nicht auf alle Fragen der Hotelgäste reagieren. Der Koffertransportroboter brauchte idealen Untergrund. Wichtig war für mich die Aussage, dass mit den derzeitigen Möglichkeiten die Ziele nicht zu erreichen sind. Für mich heißt das, dass die Hotelleitung leistungsfähigere Roboter mit diesen Arbeiten betrauen wird, sobald eine neue Generation verfügbar ist.

Also: ran an den Speck und raus in die‘ Bütt! Treten Sie mit Ihrem neuen sichtbaren Mehrwert auf, vermarkten Sie sich und bleiben (oder werden) Sie technisch affin.

Die Not-to-do-Liste (geliehen aus den Känguru-Chroniken)

Das Sekretariat ist ein Dienstleistungs-Arbeitsplatz. Damit ist bereits viel klar bzw. eigentlich unklar: Die Zuständigkeiten sind nicht eindeutig zu regeln. Zu Dienstleistung gehört, dass es viele Kollegen gibt, die mehr oder anderes von Ihnen erwarten oder die einfach Arbeit an Sie „abschieben“. Stellenbeschreibungen regeln meist nur grob die Zuständigkeiten, falls Sie überhaupt eine Stellenbeschreibung oder -profil haben. Eine Teilnehmerin aus einem mittelständischen Unternehmen brachte das in einem Seminar auf den Punkt: Vom Weihnachtsbaum bis zum Toilettenpapier – das ist meine Zuständigkeit.

Diese eigentliche „Nicht“-Definition von Zuständigkeit macht das planvolle Arbeiten schwer und manchmal auch unmöglich. Natürlich geht es im Sekretariat um Service und Dienstleistung für andere – allen voran für Ihren Vorgesetzten. Doch manch gutes Ding will Weile haben und ist eben nicht mal schnell nebenbei erledigt. Daher braucht es auch im Sekretariat einen Platz für die eigene To-do-Liste und Raum für geplantes Arbeiten.

Ein Rezept dafür ist die Not-To-do-Liste. Bitte nicht lachen – das meine ich ernst! Die Not-to-do-Liste ist eine Übersicht der Aufgaben und Zuständigkeiten, die nicht Ihre sind.

So kommen Sie zur Not-To-do-Liste

In den meisten Fällen reicht es, wenn Sie für diese Liste in der Analysephase die Erledigungen für die Kollegen und Kolleginnen sammeln. Für Vorgesetzte ist selten Spielraum für „Mach es am Besten selbst“ oder „das mache ich nicht“. Notieren Sie über mehre Wochen in einer Datei oder auf Papier

  • Was Sie ungern für KollegInnen tun
  • Was Ihnen auf die Nerven geht
  • Wofür eigentlich andere zuständig sind
  • Was die Kollegen eigentlich selbst tun sollten

Ich bin ganz sicher, dass diese Liste bald viele Punkte haben wird. Wichtig ist, dass die Datei / das Papier schnell greifbar ist, so dass Sie sofort nach einer solchen Arbeit diese in der Liste notieren können. Nach einigen Wochen nehmen Sie sich Zeit und bearbeiten die Liste. Streichen Sie, was mehrfach aufgeführt ist. Danach clustern Sie:

  • Wofür sind andere zuständig?
  • Was machen einige Kollegen selbst und andere nicht?
  • Was ist aufwändiger oder komplizierter, wenn Sie es machen?

Im nächsten Schnitt klären Sie mit sich selbst, was Sie in Zukunft erledigen wollen und was Sie nur noch tun, wenn Sie freie Kapazitäten haben.

Für alles, wofür eigentlich andere zuständig sind, brauchen Sie kein OK Ihres Chefs, um dies nicht mehr zu tun. Sie brauchen nur mehr Konsequenz. Starten Sie mit einem ersten Nein und dem Verweis auf die richtige Zuständigkeit. Vielleicht fällt es Ihnen leichter, konsequenter zu sein, wenn Sie gut drauf sind. Vielleicht fällt das erste Nein bei einem Kollegen leichter, der Ihnen sympathisch ist – oder gerade nicht sympathisch ist. Das Wichtige ist anzufangen!

Alles, was aus Ihrer Sicht nicht mehr bei Ihnen landen sollte, aber bisher ohne Absprachen war, braucht eine Entscheidung des Chefs. Diese bereiten Sie vor. Mit Ihrer Analyse zur Not-To-do-Liste haben Sie bereits eine gute Grundlage über das „Wie häufig“ und „Für wen“. Versuchen Sie den Zeitbedarf für diese Aufgaben zu schätzen und auf einen Tag oder eine Woche zu berechnen. Diese Summe kann überraschend sein. Wenn Sie diese Zahl haben, überlegen Sie, was Sie in dieser Zeit für Ihren Vorgesetzten erledigen könnten – das ist der „Köder“ oder das „Leckerli“ für den Vorgesetzten. Vielleicht finden Sie noch Argumente, warum der Prozess effizienter ist, wenn Sie sich nicht mehr darum kümmern. Wenn Ihr Chef Ihren Argumenten folgt, vereinbaren Sie, wie die Mitarbeitenden davon erfahren. Vielleicht bringen Sie den Punkt in das Teammeeting ein. Oder Ihr Vorgesetzter informiert per Mail. Danach brauchen Sie „nur“ wieder Konsequenz, damit die Mitarbeitenden merken, dass Sie diese Aufgabe(n) wirklich nicht mehr machen.

Mit dieser Vorgehensweise kommen Sie zu mehr Freiraum für Ihre eigentlichen Aufgaben und haben mehr Zeit für Chefentlastung. Vielleicht berichten Sie hier über Ihre Erfahrungen. Viel Erfolg!

Assistenzen machen Chefs erfolgreicher!

Kennen Sie die Marshmallow-Challenge? Ein Team von vier Personen erhält 20 Spaghettis, Kreppband, Schnur und einen Marshmallow. In 18 Minuten gilt es, im Wettbewerb mit anderen Teams den höchsten freistehenden „Turm“ zu bauen. Auf der Spitze des Turms ist der Marshmallow zu platzieren. Dieser Wettbewerb findet weltweit statt – mit erstaunlichen Ergebnissen. Am erfolgreichsten (außer Statikern) sind Kindergartenkinder. Sie planen wenig, sondern probieren „iterativ“ immer wieder aus, was geht und was nicht.  Über die Prototypen sammeln sie Erfahrungen. Die Teams mit Erwachsenen orientieren sich, planen und bauen oft in den letzten Minuten einen Turm.

Spannend ist das Ergebnis, wenn es um CEOs geht. CEOs alleine liegen unter den Höhen der Kindergartenkinder. Sind im Team Executive Admins dabei, steigert sich die Höhe erheblich. Das Ergebnis ist besser als das der Kindergartenkinder! Zurückgeführt wird das von Tom Wujec auf die „facilitating skills“ der Executive Admins. Sie würden den Prozess managen. Nach seiner Erkenntnis ist die Grundlage für Erfolg die Kombination von Expertise (das bringt ein CEO ein) und von „facilitating skills“ (das bringt die Assistenz ein).

Unter https://www.youtube.com/watch?v=H0_yKBitO8M&list=PLpgCJq8yHnPpII0DmYeshGRgIUj_ajiVo&index=13&t=0s ist sein TED-Beitrag dazu zu sehen.

Was heißt das für Ihre Praxis? Seien Sie sich Ihres Wertes bewusst und bringen Sie sich aktiv in Prozese ein. „Verkaufen“ Sie Ihr Tun – vielleicht mit dem TED-Beitrag von Tom Wujec?