OneNote für Chef und Assistenz

Digitalisierung, Assistenz 4.0, Chefs, die einiges selbst elektronisch machen – das sind Rahmenbedingungen für einen elektronisch vorbereiteten Jour Fixe. OneNote ist dafür ein gutes Medium.

OneNote ist ein elektronisches Notizbuch, das aus vielen Quellen „befüllt“ werden kann. Über OneDrive kann das Notizbuch auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. In diesem Beitrag geht es nicht um die technische Seite, sondern die Frage, wie ein elektronisches Notizbuch sinnvoll gestaltet sein kann.

So können Sie starten

Erstellen Sie eine OneNote-Datei (also ein elektronisches Notizbuch), speichern Sie es auf OneDrive und geben die Datei für Ihren ChefIn frei –  das ist die technische Seite.

Das könnte die Struktur sein

In OneNote gibt es Abschnitte, in denen Seiten entstehen. Entscheiden Sie, welche Abschnitte nötig sind. Das können z. B. sein:

  • Mails zur Klärung (Seiten = einzelne Mails) / könnte auch unter Jour Fixe Assistentin sein
  • Gremien / Meetings (Seiten = einzelnes Gremium / Meeting)
  • Reisen (Seiten = jede Reise)
  • Präsentationen (Seiten = einzelne Präsentation)
  • Jour Fixe der Assistentin (Seiten = einzelner Jour Fixe-Termin)
  • Jour Fixe der Mitarbeiter (Seiten = einzelner Mitarbeiter)
  • Jour Fixe des ChefIn (Seiten = einzelner Jour Fixe-Termin des ChefIn)
  • Projekte (Seiten = einzelnes Projekt)

Je nach Ihren und seinen Aufgabengebieten können weitere Abschnitte sinnvoll sein.

So arbeiten Sie mit dem Notizbuch

Das Notizbuch wird nun zwischen den Jour Fixe-Terminen gefüllt. Mails aus Outlook können auch über die rechte Maustauste nach OneNote geschickt werden. Dateien (Word, Excel, Powerpoint, PDF, …) können in OneNote ausgewählt und integriert werden. Kommentare oder Anmerkungen entstehen ganz einfach: Sie platzieren den Cursor an einer beliebigen Stelle und ein Textfeld wird erstellt.

Wichtig sind noch die Kategorien. Sie können im Textfeld Zeilen oder markierte Abschnitte kennzeichnen. Etliche Kategorien sind schon vorhanden: Wichtig / Frage / Aufgabe / für später vormerken / Definition / etc. Vor dem Jour Fixe nutzen Sie die Funktion „Kategorien suchen“. Sie erhalten eine Zusammenfassung, wo in Ihrem Notizbuch welche Kategorie verwendet wurde. So können Sie gemeinsam sehr effizient die Punkte klären.

Wenn Sie wissen wollen,was Ihr ChefIn hinzugefügt hat, geht das über den Reiter „Verlauf“ und dann „letzte Änderungen“ oder auch „Autoren suchen“.

Alles was erledigt ist und sich „alleinig“ auf einer Seite befindet, kann als gesamte Seite gelöscht werden (rechte Maustaste auf dem Verzeichnis der Seiten) oder Sie schieben die Seite in einen Abschnitt „erledigt“.

ChefInnen, die ein Tablet haben, können mit dem Stift manuellen Text erzeugen. Dieser kann später über das OCR-Tool von OneNote in Text verwandelt werden.

Wer tiefer einsteigen will, wird in Youtube mit Tutorials zu OneNote fündig.

Ich finde, dass das ein gutes Vorgehen für einen elektronisch vorbereiteten Jour Fixe ist! Was meinen Sie?

 

 

Apps für Chefs on the road

Wie oft ist Ihr Chef „unterwegs“? Und wie viel macht er unterwegs selbst an Organisation? Als Assistentin sind Sie eine wichtige Impuslgeberin für die Chef-Effizienz. Heute finden Sie hier einige Apps, die in den meisten Stores erhältlich sind. Wenn Sie in einem Konzern arbeiten, kann es sein, dass die Apps nur eingeschränkt verfügbar sind.

  • DB Navigator
    Ein Klassiker, mit dem die Fahrkarte unterwegs verfügbar ist, Züge gesucht und gebucht werden können sowie Reiseinformationen abrufbar sind – und einiges mehr.
  • Flight Status
    Hier findet der Chef Terminal, Gate und Gepäckausgabe für Flüge. Auch der Standort ist auf der Flughafenkarte zu sehen. Ankunfts- und Abflugzeiten sowie evtl. Verspätungen oder Streichungen werden ebenfalls angezeigt.
  • CheckMyTrip
    Auch das ist eine App zum Fliegen. Mit der Buchungsnummer werden die Flüge in der App hochgeladen. Das Check-In kann mit der App erledigt werden. Gate-Infos, Verspätungen werden angezeigt. Vor Ort kann ein Taxi gebucht werden und es gibt Infos zu Restaurants und Aktivitäten.
  • TripIt von Concur
    Diese App ist ein „Sammler“. Hier können alle Daten (Flugbestätigung, Mietwagenbuchung, Hotelreservierung, etc.) zusammengeführt werden. Die Daten werden „per Hand“ eingegeben oder über entsprechende Freigaben (z. B. Mails oder Kalender) aus den Anwendungen gezogen. Dann entsteht daraus ein Reiseplan. Die Basisversion ist kostenlos. Für 49 Dollar pro Jahr gibt es in der Kaufversion Benachrichtigungen über Flugverspätungen, Gatewechsel, etc.
  • Airbnb
    Wenn alle Stricke reisen und die geplante Übernachtung nicht klappt, gibt es hier Unterkünfte.
  • Flinkster
    Das ist das Carsharing-Programm der Deutschen Bahn. Hier können Fahrzeuge gebucht werden, die am Bahnhof bereit stehen. Das schafft einen guten Übergang von der Bahn zum Auto.  Es muss nur getankt werden, wenn der Tank weniger als 1/4 voll ist.Vor dem ersten Nutzen muss man Flinkster-Kunde werden.
  • Uber
    Je nach Reiseland gibt es Uber-Taxis. Die App erlaubt das Buchen des Taxis und die Abrechnung über die hinterlegte Kreditkarte inkl. eines evtl. Trinkgeldes. Es wird angezeigt, welcher Autotyp gebucht wurde inkl. Kennzeichen und wo das Auto sich gerade auf der Karte befindet. Nach der Fahrt kann der Fahrer bewertet werden.
  • Parkopedia
    Kein Parkplatzsuchen mehr – diese App zeigt in 6.308 Städten in 75 Ländern Parkplätze in Parkhäusern, Straßen oder auch privaten Grundstücken. Wenn verfügbar, können Stellplätze auch gebucht werden  (Stand 2016).
  • Entrain von The University of Michigan
    Jetlag ade! Mit dieser App wird versucht, den Jetlag zu reduzieren. Die App rät, wann man in der neuen Zeitzone sich dem Licht aussetzen soll und wann man lieber im Dunkeln sein sollte. So passt sich der Biorhythmus besser an.
  • Office Lens
    Mit dieser App können aus unterschiedlichen Quellen Dateien erstellt werden und z. B. in ein PDF umgewandelt werden. Die App  lässt zu, nach Visitenkarten, Fotos, Dokumente und Whiteboard als „Quellen“ zu selektieren. Die Dateien können dann per Mail verschickt werden oder in unterschiedlichen Formaten gespeichert werden (Office-Programme, PDF, Foto, etc.).
  • OneDrive
    Wenn diese Anwendung erlaubt ist, können Dokumente auch mobil verfügbar sein. Die Dateien müssen nur am PC in OneDrive gespeichert werden und können mit der App unterwegs angezeigt werden. Wenn die entsprechenden Apps für die Programme auf dem Smartphone installiert sind (z. B. Word etc.), können die Dokumente bearbeitet werden.
  • Dropbox
    Das ist schon ein Klassiker  für die Cloud-Speicherung und das Freigeben von Dateien. In größeren Unternehmen ist die App verboten. Dann ist hoffentlich z. B. OneDrive erlaubt.

Sicher gibt es noch viel mehr gute Tipps – wenn einer aus Ihrer Sicht fehlt, ergänzen Sie diese Liste über die Kommentarfunktion. Dann haben alle etwas davon.

Ich übernehme keine Haftung für diese Tipps. Auch wenn ich nach bestem Wissen recherchiert habe, übernehme ich keine Garantie für die App, deren Installation oder Arbeitsweise.

Multitasking im Projektmanagement – Ergebnisse einer Studie

Eigentlich wissen wir es alle: Multitasking funktioniert nicht und ist schädlich. Und doch versuchen wir es immer wieder. VISTEM, eine Unternehmensberatung die u. a. im Bereich Projektmanagement berät mit dem Ziel der Gewinnsteigerung, hat sich in einer Studie mit dem Multitasking in Projekten beschäftigt. Die Studie wurde begleitet von Prof. Ayelt Komus.

Eine wichtige Aussage von VISTEM ist, dass Projekte länger dauern und mehr kosten , als sie eigentlich müssten, wenn zu viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden. Durch das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Aufgaben entstehen mehr Fehler, die im Nachhinein korrigiert werden müssen. Und nicht zuletzt leiden Mitarbeiter oft unter der Mehrfachbelastung: Sie leisten weniger, fallen schlimmstenfalls komplett aus – so Frau Simon, VISTEM. 60 Prozent der befragten Unternehmen weisen ein starkes negatives Multitasking auf und verschwenden damit 30 Prozent ihres Potenzials.

Die Ergebnisse der Studie können Sie hier abrufen: http://vistem.eu/beratung/multitasking-im-projektmanagement/die-grosse-studie-zum-negativen-multitasking/

Auf dieser Seite finden Sie auch einen Schnelltest, wie es mit Ihrem Projekt-Multitasking aussieht.

Was ist denn nun zu tun, um das negative Multitasking zu verhindern? Das wird von Claudia Simon von VISTEM in einem Beitrag für Impulse beschrieben. Sie rät zur Fokussierung. Hier finden Sie den Beitrag: https://www.impulse.de/management/selbstmanagement-erfolg/fokussieren-lernen/3317718.html

Ein einfacher und doch sehr effektiver Ansatz von ihr ist, sich eine Liste mit allen Projekten zu machen. Dann bewerten Sie, welche 20 % der Projekte die größte Auswirkung auf das Unternehmensergebnis haben. Alle anderen werden gestrichen! Mehr dazu finden Sie im Beitrag von Frau Simon.

Wie viel Multitasking findet bei Ihnen statt? Für was sind Sie selbst verantwortlich und was macht Ihr Umfeld? Als Projektassistenz können Sie diese Fragen an den Projektleiter stellen. Denn sein oder ihr Erfolg hängt davon ab, dass die „richtigen“ Projekte vorangetrieben werden. Viel Erfolg dabei.

Männliche Assistenten – Ein Beitrag von Miss Monneypenny

Assistenz – das ist ein Frauenjob. Wer in die Büros schaut, kann das bestätigen. Auch in Sekretariats-Netzwerken finden sich Männer selten bis gar nicht. Und doch gibt es sie. Miss Moneypenny, eine Sekretariats-Zeitschrift in der Schweiz, hat fünf Assistenten und eine Assistentinnen interviewt:

http://www.missmoneypenny.ch/article/allein-unter-frauen

Welche Erfahrungen machen Assistenten bei Bewerbungen? Ist es leichter, als Mann ein Office Manager zu sein? Passt Dienstleistung und damit „Dienen“ zu Assistenten? Auch Themen wie Weiterbildung, Netzwerken und berufliche Perspektiven werden diskutiert. Ein spannender Artikel, der meiner Meinung nach das Lesen lohnt.

So vermittle ich anderen Sicherheit: das SCARF-Modell

Im Sekretariat kommt es auch zu emotionaleren Situationen. Unsichere oder aufgebrachte Menschen landen hier – und sind erst einmal sehr mit sich selbst beschäftigt und nicht aufnahmefähig. Oft fühlen sie sich in ihrem Status beeinträchtigt und reagieren etwas „archaisch“. Daniel Kahnemann („Schnelles Denken – langsames Denken“) stellt fest, dass die Beachtung unseres Status ein Grundbedürfnis ist. Daher reagieren wir auch so emotional, wenn wir (vermeintlich) Status entzogen bekommen. Er stellt das SCARF-Modell vor, um anderen Sicherheit zu geben:

  • S = Status
  • C = Certainity (Sicherheit)
  • A = Autonomie
  • R = Relatednes (Verbundenheit)
  • F = Fair

Und nun ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter kommt aus einer Besprechung  zu Ihnen und ist ganz aufgeregt, weil ihn ein Kunde in diesem Meeting seiner Meinung ungerechtfertigt kritisiert hat. Zur Situation selbst können Sie nichts sagen, da Sie nicht dabei waren. Doch Sie können mit der Emotionalität des Mitarbeiters und seinem Statusverlust umgehen. Nach dem SCARF-Modell könnten das Module für die Kommunikation mit dem Kollegen sein:

  • S = Status:Was ist gut an der Person?
    Ich habe Sie bisher als verantwortlichen Kundenbetreuer erlebt.
  • C = (Sicherheit): klare Erwartungen formulieren
    Bringen Sie doch das Thema beim nächsten Jour Fixe ein. So können Sie gemeinsam mit dem Chef  klären, was genau vorgefallen ist.
  • A = Autonomie: eigene Entscheidung(en) zugestehen
    Da Sie schon lange mit dem Kunden zusammenarbeiten, finden Sie sicher einen Weg, wie sie damit umgehen können.
  • R = Relatednes (Verbundenheit): menschlich verbunden
    Ich würde mich in einer solchen Situation auch nicht wohlfühlen.
  • F = Fair: fair behandeln
    Kann ich etwas für Sie tun? Brauchen Sie etwas, um wieder gelassener zu sein?

Das SCARF-Modell verlangt nicht, dass alle fünf Aspekte „bedient“ werden. Prüfen Sie, welcher Teil Ihnen gerade leicht fällt. Sie merken an der beginnenden Entspannung des Gegenübers, ob es noch eine Runde SCARF braucht oder ob sich Ihr Gesprächspartner schon sicherer fühlt.

Viel Erfolg beim Anwenden der „Sicherheits-Schals“.

 

Konzentriert Arbeiten – wie geht das?

Die Neurowissenschaften stellen fest, dass wir zwei unterschiedliche Systeme für Aufmerksamkeit bzw. Konzentration haben. Ich habe diese mit steinzeitlichen Begriffen kombiniert.

Was wir alle bereits als Aufmerksamkeit kennen, ist der „Jäger“. Dieser steht verborgen auf einer Lichtung mit Pfeil und Bogen und wartet auf Wild zum Jagen. Sein Fokus ist auf eine Handlung und ein Umfeld gerichtet. Sobald Wild erscheint, prüft er seinen Jagderfolg, ggf. schießt er.

Was wir so noch nicht als „fokussiert“ betrachtet haben, ist der „Wächter“ am Lagerfeuer. Dieser nutzt alle seine Sinne und hat kein festes Handlungsmuster. Je nach dem, was es zu hören, sehen, riechen, schmecken oder tasten gibt, entscheidet der Wächter, ob seine Sippe gefährdet ist und was die adäquate Reaktion ist.

Im Alltag der Assistentin ist oft der Wächter gefordert: das Telefon klingelt, ein neues Mail poppt hoch, eine Kollege steht am Schreibtisch, der Chef ruft aus seinem Büro und der Drucker piept. Die Assistentin ist aber „eigentlich“ dabei, die Entscheidungsvorlage für die nächste Vorstandssitzung zu machen. Das passt nicht zusammen!

Ausschlaggebend für das Abarbeiten der Todo-Liste ist, dass es Zeiten für den Jäger gibt. Mit dem „Jäger“ werden nämlich konzentriert Arbeiten am Stück erledigt. Der Wächter ist nötig, wenn viel Fremdbestimmung von außen kommt. Um vom Wächter zum Jäger zu kommen, braucht es ca. 10 Minuten Übergang. Das bedeutet, 10 Minuten, in denen wir anfällig sind, wieder in den Wächter zurückzufallen. Unterbrechungen in diesen 10 Minuten sorgen dafür, dass der Wächter wieder aktiv wird!

Die Pomodoro-Technik (Definition bei https://de.wikipedia.org/wiki/Pomodoro-Technik, gefunden am 31. Juli 2016) ist ein Ansatz, um diesen Übergang erfolgreich zu gestalten und fokussiert zu arbeiten. Für die Assistenz ist die Arbeitseinheit von 25 Minuten vielleicht schwer umsetzbar. Doch schon 15 Minuten, um am Stück die Todo-Liste zu verkürzen sind, 15 Minuten Jäger-Zeit. Ausschlaggebend ist, dass diese Zeit möglichst unterbrechungsfrei sein sollte. Setzen Sie sich für die 15 oder 20 Minuten einen externen Zeitgeber (Smartphone, Telefon, Erinnerung im Kalender). So ist die eigene Wächter-Funktion (wie viel Zeit habe ich noch) nach außen delegiert. Stellen Sie Ihr Mail-Programm ab oder deaktivieren Sie die Funktion, dass neue Mails auf dem Bildschirm erscheinen oder „plingen“. Stellen Sie Ihr Telefon auf die Sprachbox. Und dann geht’s los! Und wenn es trotzdem Unterbrechungen gibt: Lassen Sie das Telefon auf die Sprachbox laufen und hören Sie den Anruf nach der Jäger-Zeit ab. Wer im Büro steht, wird informiert, dass Sie in x Minuten (= verbleibende Jäger-Zeit) sich darum kümmern. Und selbst wenn Sie nur jede zweite oder dritte Jäger-Zeit so gestalten können, ist das mehr als ohne diesen Ansatz.

Die ursprüngliche Pomodoro-Technik sieht vor, dass es nach der ersten Jäger-Zeit weitere gibt und nach drei bis vier Wiederholungen eine länger Pause eingeplant wird. Prüfen Sie, ob das Ihr Arbeitsplatz hergibt oder ob schon eine einzige Jäger-Zeit ein Gewinn ist.

Wann am Tag oder in der Woche ist es bei Ihnen ruhiger und damit passend für eine Jäger-Zeit?

  • Ist das eher zum Tagesstart? Dann reservieren Sie sich die ersten 20 Minuten für Ihre Todo-Liste – statt für das Checken der Mails. Mails checken passiert im Wächter-Modus!
  • Vielleicht ist Ihre Jäger-Zeit eher zum Tagesende? Dann gehen Sie genauso vor.
  • Günstige Jäger-Zeiten sind vielleicht auch Sitzungen, an denen möglichst viele aus dem Umfeld teilnehmen.
  • Im 2er-Büro kann eine Jäger-Zeit auch in Absprache mit der Kollegin entstehen.
  • Oder Sie haben die Möglichkeit, mobil zu arbeiten und erledigen Ihre Jäger-Zeit an einem anderen Ort als dem eigenen Office.

Egal, wie Sie zu den Jäger-Zeiten kommen: nur in diesen Zeiten ist eine wirkliche Reduzierung Ihrer eigenen Todo-Liste möglich. Und diese Zeiten entstehen nicht von selbst, sondern müssen eingeplant, erkämpft und durchgehalten werden. Ich wünsche viel Erfolg beim konzentriert Arbeiten!

Entscheidungen vom Chef bekommen?

In mittlerweile mehr als einem Coaching von Chef und Assistenz ist ein Dilemma von Assistentinnen aufgetaucht: Wie bringe ich den Chef dazu, Entscheidungen zu treffen? Zwei Chefs „reagierten“ nicht auf die sehr oft verwendeten Mappen. In den (Unterschrifts)mappen befinden sich z. B. Zu- oder Absagen auf Einladungen von extern, Entscheidungen zu parallelen Besprechungen, Fragen der Assistentin zur Reiseorganisation o. ä.

Beide Assistentinnen waren frustriert, dass ihre Chefs die Erledigung vor sich her schieben (das heißt Prokrastination!) und unwirsch werden, wenn die Assistentin an die Erledigung bzw. die Mappen erinnert. Sie haben aber auch keinen Weg gefunden, zu den notwendigen Entscheidungen zu kommen. Wie das gelingen kann, ist das Thema des heutigen Blogbeitrags.

Hier drei Ansätze, die helfen, die Aufschieberitis zu reduzieren:

  1. Entscheiden Sie mehr selbst. Wenn Ihr Chef sich damit nicht beschäftigen will, reduzieren Sie die Mappen um alles, was Sie mit Ihrer Fachkompetenz selbst entscheiden können – aber vielleicht bisher die Zustimmung oder Vorgabe des Chefs haben wollen. Seien Sie mutig. Wenn es eine Sicherheitsschleife geben soll, schreiben Sie ihm eine Mail mit einem Termin, ab wann Sie Ihre Entscheidung umsetzen.
  2. Lassen Sie Konsequenzen von Nicht-Entscheidungen entstehen. Assistentinnen sind Meister im Verhindern von unangenehmen Konsequenzen. Für viele Bereiche ist das eine wichtige Fähigkeit. Wenn Ihr Chef aufschiebt, retten Sie ihn aber – und er kann weiter aufschieben. Wählen Sie mit dem gebotenen Fingerspitzengefühl aus, wo Sie Dinge „liegen lassen“ und sich nicht kümmern. In den Coachings höre ich von den Chefs nämlich, dass ihre Assistentinnen sich doch so gut um alles kümmern und so verlässlich sind – und damit bleibt das Verhalten des Chefs beim Alten!
  3. Nutzen Sie erfolgreiche Muster: Eine Chefin hasst die Mappen, ist aber ein Fan von Telefonaten im Auto. Ihre Assistentin ruft also morgens auf dem Weg ins Büro die Chefin im Auto an – und erhält ihre Antworten. Ein Chef liebt es, Vorgänge auf dem Tresen im Vorbeigehen zu entscheiden. Also liegt die wichtigste Entscheidung auf dem Tresen – mit einem netten „Ja / nein“ zum Ankreuzen. Andere Chefs sind fix mit SMS, aber keine Mail-Schreiber. Also nutzt die Assistenz diesen Weg für die wichtigen Themen. Analysieren Sie die nächsten Wochen, wie Ihr Chef entscheidet und nutzen Sie diese Wege für Ihre Themen.

Und ein Wort noch zum Schluss: Ein Stück weit kann ich die Chefs verstehen: Wenn Sie nämlich einen guten Job machen, sind Sie die Hüterin aller unbequemen Themen, sozusagen der Prokrastinations-Puffer!

Smart Office? New Work? Assistenz 4.0?

So viele Begriffe schwirren durch die Unternehmen und kaum einer weiß, was „frau“ darunter verstehen soll. Heute ist Zeit und Gelegenheit, ein bisschen Orientierung in den Dschungel zu bringen.

Wir starten mit den vielen Industries x.0:

  • Industrie 1.0 = Mechanisierung durch Wasser- und Dampfkraft
  • Industrie 2.0 = Massenproduktion per Fließband
  • Industrie 3.0 = Automatisierung durch Elektronik und IT
  • Industrie 4.0 = Maschinen produzieren selbstständig / „das Internet der Dinge“

Industrie 4.0 ist auch ein ein Projekt der Bundesregierung. Lt. Studie von Bitkom und Fraunhofer IAO ist mit Industrie 4.0 eine Produktivitätssteigerung von 23 Prozent in der Wirtschaft möglich. Erklärt werden kann dieser Begriff auch als kollaboratives Arbeiten von Mensch und Maschine.  Geräten, Ressourcen und Maschinen  werden miteinander verknüpft und damit entstehen aufeinander abgestimmte, teilweise selbstständige Prozesse.

Wie weit Industrie 4.0 die Arbeit der Assistenz verändern wird, ist noch nicht absehbar. Auf alle Fälle sind die Unternehmen gefordert, sich mit den Möglichkeiten auseinanderzusetzen. Und bei der Organisation und Unterstützung von Projekten und Meetings ist die Assistenz auf alle Fälle dabei. Seien Sie neugierig und bringen Sie sich ein. Vielleicht starten Sie ja auch ein eigenes Projekt zu „Assistenz 4.0“?

Arbeiten 3.0 wird oft verstanden als „Arbeiten in der digitalen Welt“. Diese digitale Welt ist bei den Assistentinnen und Sekretärinnen schon längst Alltag. Elektronische Kommunikation, Dateien in der Cloud, elektronische Workflows für Personalthemen oder Reiseorganisation, Web-Konferenzen, Pflege von Internetauftritten sind hier nur einige Schlagworte. Auch Apps, die mehr und mehr Einzug ins Büro halten, sind bereits Alltag genauso wie das Nutzen von SMS oder Whatsapp, wenn die Synchronisierung von Mails oder Terminen nicht so schnell klappt, wie es nötig ist.

New Work war ursprünglich ein Arbeitskonzept des Sozialphilosophen Frithjof Bergmann. Er stellte sich darunter eine Drittelung vor:

  • 1/3 Erwerbsarbeit
  • 1/3 Selbstversorgung mit klugem Konsumverhalten
  • 1/3 Arbeit „die man wirklich will“

Manche Unternehmen (z. B. IT-Firmen) praktizieren dies in Ansätzen. Man kann lesen, dass Mitarbeiter einen Tag die Woche völlig selbstbestimmt ihre Zeit gestalten. Das kann z. B. ehrenamtliche Tätigkeit sein oder das Arbeiten an Ideen, die noch kein Projekt und keinem Unternehmensbereich zugeordnet sind. Es gibt keine Kontrolle über die Zeit und die Ergebnisse dieses Tages. Haben Sie davon schon gehört? Oder gibt es dieses Angebot in Ihrem Unternehmen schon?

Für die Assistentin kann sich das wie unmögliche Zukunftsperspektiven anhören. Assistenz ist bisher definiert als „die, die da ist“. Auf der anderen Seite kenne ich mehr und mehr Assistentinnen, die ihre Vorgesetzten selten sehen und mir sind erste Assistentinnen begegnet, die (auch) im Homeoffice arbeiten. Je selbstverständlicher das wird, desto mehr kann das ursprüngliche Konzept von New Work auch für Assistentinnen gelten.

Smart Work stellt die Arbeitsweisen in den Vordergrund, die durch die Nutzung „smarter“ Lösungen möglich werden. Damit kann ein Wissensarbeiter flexibel und mobil frei und unabhängig arbeiten.

Alte Begriffe zum Smart Office sind:

  • Future Office – vor 10 Jahren
  • Digital, flexible oder mobile Office – vor 5 Jahren

Smart Work ist auch nichts „Neues“ für die Assistenz. Die Aspekte zum flexiblen und mobilen Arbeiten stehen vielen Assistentinnen (noch?) nicht offen. Hier darf „frau“ gespannt sein, wie sich die Arbeitswelt weiter entwickelt. Spannend bleibt es auf alle Fälle.

Ich hoffe, dass Sie nun etwas mehr Orientierung im Begriffsdschungel haben – und freue mich in den Kommentaren auf Ihre Erfahrungen dazu.

 

Sind virtuelle Chefs normal?

Der Deutsche Assistentinnen-Tag hat einige Eindrücke bei mir hinterlassen. Mir sind Assistentinnen begegnet, die ihre Chefs selten von Angesicht zu Angesicht sehen. Das Organisieren von virtuellen Chefs wird also immer normaler?

Wie oft sehen Sie Ihren Vorgesetzten? Damit meine ich, wie oft sprechen Sie miteinander? Wenn Sie mit Ihrer Antwort unzufrieden sind, beziehen Sie die Häufigkeit (oder eher die Seltenheit) nicht auf sich. Erfolgreiche Absprachen und eine gelungene Chefentlastung entstehen auch mit wenig „Kontakt“. Was es braucht, sind funktionierende Absprachen, damit Sie dies tun können:

  • Assistentin greift auf Chefin-Postfach mit allen verfügbaren Rechten zu
  • Mails werden von Assistentin bearbeitet und vorstrukturiert
  • Aufgaben aus Mails werden zu Aufgaben gemacht oder nachverfolgt
  • Mails werden „laufenden“ Themen z. B. durch Kategorien zugeordnet
  • Termine werden von Assistentin vereinbart, angenommen und koordiniert
  • Der Terminkalender enthält auch Wegezeiten, Zeiten für Arbeiten am Schreibtisch, Pufferzeiten
  • Kontakte sind eingepflegt, kategorisiert und z. B. für Mailings nutzbar
  • Die Assistentin weiß, was mit Smartphone und Tablet machbar ist
  • Es gibt ein gemeinsam genutztes elektronisches Dokumentenmanagement (z. B. Sharepoint oder OneDrive als Cloud).

Diese Felder könnten Sie dann für einen virtuellen Chef besetzen:

  • Mails nach klaren Vereinbarungen selbst bearbeiten, weiterleiten, löschen bzw. für Chef vorstrukturieren
  • Eigenständiges Terminmanagement ohne Mail-Müll beim Chef
  • Elektronisches Dokumentenmanagement für den Chef und die Abteilung
  • Elektronisches Aufgabenmanagement für den Chef inkl. „Controlling“
  • Elektronische Workflows genutzt und weitgehende Rechte für die Assistentin
  • Projektassistenz mit entsprechender Software
  • Eigenständige Recherchen für Chef-Themen
  • Gute Präsentationen erstellen oder aufbereiten
  • Zusammenstellen von Dateien / Dokumenten / Unterlagen für Termine

Eine Teilnehmerin aus Dresden sieht ihren Vorgesetzten drei oder vier Mal im Jahr und arbeitet im Homeoffice für ihn. Sie telefonieren täglich und ansonsten läuft vieles elektronisch. Das Board mit den Kollegen des Chefs ist in der weiten Welt verstreut – und die Zusammenarbeit klappt!

Also keine Angst vor virtuellen Chefs – oft sind diese leichter zu organisieren als die im Raum nebenan.

Gehälter im Office – Gehaltsstudie der Unternehmensgruppe Robert Half

Schön, wenn Daten frei im Internet zu finden sind – und dann gut aufbereitet wurden. Die Unternehmensgruppe Robert Half ist ein international führendes spezialisiertes Personaldienstleistungsunternehmen mit mehr als 400 Standorten weltweit und über 65 Jahren Erfahrung in der Personalvermittlung und hat eine Gehaltsstudie für Assistenz und kaufmännische Berufe veröffentlicht. Die Ergebnisse können sich sehen lassen!

Hier geht es zur Gehaltsstudie: https://www.roberthalf.de/gehalt

Die Studie zeigt, dass zur Zeit gute Zeiten für Office-Kräfte sind!  Kundenbeziehungen seien heute sehr direkt und müssten gepflegt werden – und diese Aufgaben liegen u. a. im Office. Office-Kräfte bräuchten daher Flexibilität und Kommunikationsbereitschaft. Festgestellt wurde, dass vor allem IT- und Maschinenbauunternehmen auf der Suche nach neuen Mitarbeitenden seien. Doch auch Start-Ups oder Branchen wie Immobilien, Metall und Dienstleistungen hätten einen hohen Bedarf.

Die Ergebnisse besagen aber auch, dass 89 Prozent der HR-Manager es als Herausforderungen sehen, qualifizierte Mitarbeitende zu finden. 69 Prozent vermissten Spezial- und Nischenwissen. Diese Fähigkeiten für Office-Kräfte wurden identifiziert:

  • SAP-Kenntnisse
  • Fremdsprachenkenntnisse, vor allem Englisch
  • Sicherheit im Umgang mit MS Office
  • Erfahrung in der Kundenbetreuung
  • Eigenverantwortliches Handeln und Organisationstalent

Als „Top 5 Office-Jobs“ zählt die Studie auf:

  • Personalsachbearbeiter
  • Sachbearbeiter Einkauf
  • Empfangsmitarbeiter
  • Vertriebsassistenten
  • Teamassistenten

Wo „frau“ arbeitet, hat einen großen Einfluss auf das Gehalt. Städte wie München, Frankfurt, Stuttgart, Wiesbaden oder Düsseldorf liegen vorn. Berlin ist das Schlusslicht. Ein weiterer Faktor ist natürlich die Berufserfahrung: je mehr, desto höher ist das Gehalt.

Fast die Hälfte der befragten HR-Manager schätzen, dass die Gehälter von Mitarbeitern im Assistenz- und kaufmännischen Bereich um durchschnittlich gut 5 Prozent steigen werden. Hingegen wird sich die Höhe der Boni in den meisten Unternehmen auf stabilem Niveau einpendeln –  etwas mehr als die Hälfte der Befragten sehen hier keinen Anstieg, knapp ein Viertel erwartet steigende Boni.
Auf der Internetseite findet sich auch ein Gehaltsrechner, mit dem „frau“ sehen kann, wo sie gehaltlich liegen könnte. Das ist dann vielleicht auch eine gute Grundlage für eine berufliche Standortbestimmung?
Ich wünsche viel Erfolg bei den Gehaltsverhandlungen und Mitarbeitergesprächen!