Konflikte mit dem Chef – Artikel in Miss Moneypenny

Viele Menschen mögen Konflikte nicht und scheuen die Auseinandersetzung. Doch Konflikte lösen sich selten von selbst – daher benötigt eine Assistenten Kompetenz in der Konfliktbewältigung. In aktuellen Beitrag in Miss Moneypenny, einem Magazin für Assistentinnen und Sekretärinnen in der Schweiz, konnte ich in einem Artikel Erklärungs- und Lösungsansätze für Konflikte mit dem Chef beschreiben.

Den Artikel finden Sie hier: http://www.missmoneypenny.ch/article/aerger-mit-dem-chef-was-nun

Viel Spaß beim Lesen und Anwenden.

Was, wenn der Chef recht haben will – immer?

Manche Assistentinnen haben es nicht leicht. Chefentlastung ist schon an sich eine anspruchsvolle Aufgabe. Schwierig wird es für die eine oder andere Assistentin, wenn der Chef oder die Chefin eine feste Meinung hat – und von dieser keinen Millimeter abrückt. Wenn es um Themen außerhalb des Offices geht, kann „frau“ die Chef-Meinung einfach stehen lassen. Bald hat die Mitarbeiterin verstanden, dass Diskussionen oder ein Meinungsaustausch nicht wirklich hilft und ein Hören einfach reicht.

Wenn es aber um Themen der Zusammenarbeit geht, hilft dieses „An-sich-Vorbei-Ziehen-lassen“ nicht. In einem Workshop ist mir dieses Fallbeispiel begegnet: Nach einem Update des Handys meinte der Chef zur Assistentin, sie solle doch beim Hersteller anrufen und mitteilen, dass er mit dem Update nicht zufrieden sei. Die Firma solle doch dieses und jenes wieder in der alten Fassung zur Verfügung stellen. Was hätten Sie getan? Diskutiert? Die Delegation abgelehnt? Die Assistentin tat folgendes: Sie ging nach dem Jourfixe in ihr Büro, tat so als ob sie mit dem Hersteller telefonierte. Dann ging sie zum Chef und teilte ihm mit, dass der Hersteller das Update leider nicht mehr zurücknehmen könne. Der Chef war’s zufrieden und das Thema vom Tisch!

Ich höre die eine oder andere von Ihnen, liebe Leser, schon sagen: Das ist doch gelogen! Das ist nicht richtig! Ja, es hat kein Anruf stattgefunden. Doch uns Nicht-Chefs ist auch ohne Anruf klar, dass ein Update nicht an unsere persönlichen Wünsche angepasst wird. Die Assistentin hat für diese Erkenntnis des Chefs den passenden Rahmen geschaffen.

Auf der Meta-Ebene ist das ein guter Weg: In welchen Rahmen müsste die Chef-Erkenntnis entstehen?

Das wird sicher nicht immer gehen – manchmal ist es zu anstrengend oder der Rahmen kann durch die Assistentin nicht geschaffen werden. Wo können Sie mit Gelassenheit etwas aus sitzen? Wo ist manchmal der kürzeste Weg zu nicken? Wo können Sie Regeln oder Richtlinien zitieren, die Ihr Chef zu berücksichtigen hat?

Ein wesentlicher Aspekt ist zu prüfen, was Ihnen an diesem Job mit diesem Chef Spaß macht. Wenn wir einen Anteil als unveränderlich und nicht stimmig mit unseren Vorstellungen erleben, überschattet dieser stimmigere Anteile. Stellen Sie den Anteilen, die für Sie positiv sind, den eher negativen Anteilen gegenüber. Welche Seite überwiegt? Wenn die positive Seite überwiegt, ist der „Rechthaben-wollen-Anteil“ Ihres Chefs nur „ein“ Bestandteil. Machen Sie sich dieses bewusst.

Wenn Sie erkennen, dass die negative Seite überwiegt, dann entscheiden Sie, wie lange Sie an diesem Platz noch arbeiten wollen.

Ein letzter Ansatz: Bleiben Sie gelassen, wenn Ihr Chef unrecht hat – es hilft nicht wirklich, triumphierend selbst recht haben zu wollen!

Arbeiten für zwei Chefs – 2. Teil

In einem Seminar habe ich von einer Teilnehmerin folgende Geschichte gehört:

Sie arbeitete für zwei Chefs, beide Geschäftsführer. Mit beiden hatte sie eine mehr oder weniger tägliche Rücksprache – getrennt. Ihre Versuche, zu einer gemeinsamen Rücksprache (zu dritt) zu kommen, waren alle gescheitert. Ihr war das wichtig, um zu abgesprochenen Prioritäten beider Chefs zu kommen. An einigen Tagen delegierten beide Chefs so viel oder auch so kurzfristig, dass sie die Zusagen aus der ersten Rücksprache nach der zweiten nicht mehr einhalten konnte. Eines Tages hatte sie die „Faxen dicke“. Nach der zweiten Rücksprache öffnete sie beide Cheftüren (ihr Sekretariat lag zwischen den Chef-Zimmern). Sie rief in die Türen: „Es ist soweit. Sie haben beide so viel delegiert, dass ich die Termine nicht einhalten kann. Bitte stimmen Sie sich ab, was in welcher Reihenfolge von mir bearbeitet werden soll. In der Zwischenzeit arbeite ich an eigenen Aufgaben.“ Mit klopfendem Herzen nahm sie an ihrem Schreibtisch Platz. Nach kürzer Zeit rief sie einer der Chefs an und verschob seine Termine. Seit diesem Tag braucht sie nur noch die Türen zu öffnen und „Es ist wieder soweit.“ zu rufen. Dann stimmen sich beide telefonisch ab und der „Verlierer“ informiert sie über die veränderten Prioritäten.

Was ist an dieser Geschichte wichtig? Vorgesetzte sind nicht unbedingt zu Kooperation bereit! Die Argumente der Assistentin, die die Folgen spürt, können die Chefs nicht überzeugen. Erst als sie handelte, kam ihre Botschaft bei den Vorgesetzten an – und es gab eine Veränderung. Die gewünschte Lösung der Assistentin (Rücksprache zu dritt) wurde nie umgesetzt.

Oft wird in dieser Arbeitskonstellation eine unterschiedliche Menge an Arbeit an die Assistentin delegiert. Manche Zuarbeit für Vorgesetzten kommt kurzfristig. Schwierig wird es, wenn beide „auf den letzten Drücker“ delegieren – und für Absprachen nicht greifbar sind. Das können Sie tun:

  • Was können Sie an Mitarbeiter der  Vorgesetzten weitergeben?
  • Was kann ein Mitarbeiter vorbereiten oder zusammenstellen, damit sie nur noch den letzten Schritt tun?
  • Wo lösen Sie sich von Perfektion und produzieren Qualität? Nach Pareto sind nach 20 % unseres Zeiteinsatzes bereits 80 % des Ergebnisses fertig.
  • Gibt es eine Kollegin, die Sie in solchen Situationen unterstützen kann?
  • Haben Sie Ihre eigenen Aufgaben so im Griff, dass diese nicht auch noch auf den letzten Drücker fällig sind.
  • Setzen Sie selbst Prioritäten bei den Chef-Delegationen und legen selbst die Reihenfolge fest.
  • Sprechen Sie den Chef, der als zweites delegiert hat, an, dass dieser mit dem Kollegen die Prioritäten abstimmt. Wichtig ist dabei, dass nicht Sie selbst dieses Gespräch führen, sondern die beiden Vorgesetzten  untereinander.

Und wenn gar nichts hilft – dann krempeln Sie die Arme hoch und legen los. Regen Sie sich nicht auf, sondern fokussieren Sie sich auf das Tun.

Genial wäre es natürlich, wenn Sie zu einer Absprache mit beiden Vorgesetzten kämen. Oder wenn es ein für beide transparentes Tool zu Ihrer Auslastung gäbe. Doch – wie oben schon gelernt – sind Vorgesetzte nicht immer zu Kooperation bereit. Wenn Sie zu oft unter Druck und Stress ohne funktionierende Absprachen oder Transparenz Aufgaben für beide Chefs erledigen, dann handeln Sie wie die Kollegin am Anfang dieses Beitrags.

Nächste Woche lesen Sie, wie die Konstellation von zwei Assistentinnen, die für einen Chef arbeiten, gut gelingen kann.

 

Arbeiten für zwei Chefs – erster Teil

Es haben schon „immer“ Sekretärinnen für zwei Chefs gearbeitet. In den letzten Jahren ist aber durch Einsparungen dieses Modell mehr geworden. Es scheint ja auch einfach zu sein, wenn zwei Vorgesetzte auf eine Sekretärin zugreifen.

Doch nicht für alle Assistentinnen ist dieses Konstrukt einfach. Gerade wenn Vorgesetzte unterschiedlich sind, ist das sich Einstellen auf den jeweiligen Vorgesetzten eine Herausforderung. Wenn die Vorgesetzten hierarchisch auf der gleichen Stufe angesiedelt sind, finden oft auch „Spiele“ der Alpha-Tiere statt.

Wichtig für die Sekretärin ist zu akzeptieren, dass sie keinen der Vorgesetzten erziehen und dem anderen anpassen kann. Auch wenn ihr die Arbeitsweise des einen ihr mehr liegt als die des anderen, ist dies kein Freibrief, den einen zu erziehen und dem anderen ähnlich  zu machen.

Der Umgang mit den Unterschieden ist dies also ein „Geheimrezept“ für mehr Leichtigkeit in diesem Modell. Die zweite Zutat für mehr Gelassenheit ist, dass die Spiele der beiden nicht persönlich zu nehmen sind. Wenn zwei Alpha-Tiere sich eine Spielwiese für ihre Machtkämpfe suchen, dann ist das oft das Sekretariat. Und dann ist das ein Spiel – und es geht eben nicht um Fähigkeiten oder manchmal Unfähigkeiten der Assistentin.

Doch was ist wichtig, wenn eine Sekretärin für zwei Vorgesetzte arbeitet? Mindestens diese Felder brauchen funktionierende Absprachen mit beiden Vorgesetzten:

  • Terminmanagement
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings
  • Informationsfluss zu laufenden Vorgängen
  • Umgang mit Chef-Mails, -Telefonaten, etc.
  • Dokumentenmanagement
  • Projekte der Vorgesetzten
  • Zuarbeit für Mitarbeiter

Diese Absprachen werden wahrscheinlich unterschiedlich sein. Absprache kann auch bedeuten, dass es keine gibt! Das ist dann mühevoll, weil Sie das Rad jedes Mal neu erfinden müssen. Doch nicht jeder Vorgesetzt sieht die Notwendigkeit von Vereinbarungen in diesen Feldern. Wenn es Absprachen gibt, können diese für die beiden Chefs unterschiedlich sein. Für den einen haben Sie vollen Zugriff auf Kalender und E-Mails, der andere macht seine Termine weitestgehend selbst. Der eine Vorgesetzte möchte morgens seine Sitzungsunterlagen auf dem Tisch oder im Tablet haben (die Sie selbst zusammenstellen), der andere will  nur seinen aktuellen Tages-Terminplan und stellt sich die Unterlagen selbst zusammen. Für den einen sind Sie Projektassistentin, für den anderen sind Projektmeetings normale Besprechungen und das Projektcontrolling macht der Vorgesetzte selbst. Lernen Sie, die Vorzüge des jeweiligen Vorgesetzten zu sehen und zu schätzen – und stoppen Sie die Vergleiche der beiden, bei denen immer einer den Kürzeren ziehen wird.

Ganz wichtig ist die Frage, wie mit evtl. unterschiedlichen Arbeitspensen für die beiden Vorgesetzten umgegangen wird. Es wird passieren, dass beide so viel delegieren, dass Sie die Termine nicht einhalten können. Wie Sie damit umgehen können, erfahren Sie nächste Woche.

Spielregeln für die Chef-Welt?

Im letzten Blog-Beitrag konnten Sie sich die Frage stellen, ob Sie für ein Alpha-Tier arbeiten. Wie angekündigt, finden Sie heute Versionen von „Spielregeln“ der Chef-Welt. Als erstes eine Variante aus „Spielregeln im Job – wie Frauen sie durchschauen und für sich nutzen“ von Isabel Niztsche, ISBN 3-466-30634-5, Kösel, 2. Auflage 20o5, S. 31:

  1. Macht ist etwas Tolles
  2. Es gibt immer einen Platzhirsch
  3. Verantwortung für neue Aufgaben ist attraktiv
  4. Männer haben Mut zum Risiko
  5. Jungs spielen lieber mit Jungs
  6. Die Old Boys kennen und helfen sich
  7. Verbündete müssen gesucht und gepflegt werden
  8. Die Rolle „Fleißiges Lieschen“ kennen Männer nicht
  9. Männer ertragen keinen Gesichtsverlust
  10. Männer geben nicht zu, dass sie etwas nicht verstehen

Was halten Sie davon? Wollten Sie  nach diesen Spielregeln arbeiten? Wie verändert sich die Bewertung Ihres Vorgesetzten, falls dieser nach diesen Spielregeln gemessen wird? Oft verändert sich die Sichtweise der Assistentinnen, wenn ihnen diese Regeln bewusst werden! Sicher ist nicht in allen Unternehmen eine solche Kultur an der Tagesordnung. Es ist auch fraglich, wie die Generation Y oder X diese Kultur verändern wird  (oder auch nicht). Doch es gibt genau solche Unternehmen mit genau solchen Kulturen. Für Sie als Assistentin gelten diese Spielregeln nicht – doch sie sind ihnen „ausgesetzt“. Und Ihre Chefs werden sich evtl. genauso verhalten.

Und hier eine zweite Variante, gefunden in wirtschaft + weiterbildung, Ausgabe 10/2006, S. 17: „Die Machtspiele der Männer durchschauen“:

  1. Spiele, um zu gewinnen, oder spiele nicht
  2. Zeige, was du kannst, und beeindrucke andere
  3. Beherrsche die Kunst zu markieren
  4. Kenne Deine Freunde, keine deine Feinde
  5. Verstehe die Schwäche der anderen zu  nutzen
  6. Wisse jederzeit, wer oben und wer unten ist
  7. Hab kein Mitleid mit Verlierern
  8. Verwende nur intelligente Ausreden
  9. Fordere Verantwortung und trage sie bei Erfolg
  10. Wahre dein Gesicht

Sie werden Gemeinsamkeiten und leichte Unterschiede zum ersten Beispiel entdecken – der Grundtenor ist aus meiner Sicht jedoch gleich. Vielleicht helfen diese Regeln bei etwas mehr Gelassenheit, wenn die Vorgesetzten mal wieder im Sandkasten spielen – um wahrgenommen zu werden und auf der Karriereleiter weiter zu kommen. Gute Erkenntnisse und eine gute Woche.

Arbeiten Sie für ein Alpha-Tier?

Assistenz lebt von Kooperation und dem Miteinander. Informationen müssen geteilt werden, die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen ist wesentlich für die eigene Arbeit. Daher ist in Sekretariaten eher eine Wertehaltung des „Miteinander“ anzutreffen. Trifft diese Haltung auch auf alle Vorgesetzten zu? Wohl eher nein! Einige Vorgesetzte sind auf ihren Platz gekommen, weil sie sich als Alpha-Tier bewährt haben. Diese kämpfen allein, suchen ihren Vorteil zu nutzen und machen Unterschiede. Dabei sind ihnen (oder ihr?) die Unterschiede zu den Mitarbeitenden wichtig. Status und das Zeigen des eigenen Status ist wichtig, um die eigenen Position schnell zu verdeutlichen. Was macht das mit der Assistentin?

In meinem Seminaren oder Coachings stelle ich fest, dass die Spielregeln für Alpha-Tiere nicht bekannt sind. Das Verhalten der Vorgesetzten wird mit den eigenen Werten betrachtet – und damit entstehen Bewertungen auf einer falschen Grundlage. Assistentinnen beschweren sich über das unmögliche Verhalten ihrer Vorgesetzten und wollen diese zum „Guten“ erziehen. Wenn Sie für ein Alpha-Tier arbeiten, werden Sie keinen Erfolg mit dieser Erziehung haben. Hier eine kleine und unvollständige Liste, woran Sie ein Alpha-Tier erkennen könnten:

  • Das Sekretariat ist ein Statussymbol und daher „besetzt“ – auch am späten Nachmittag, wenn die eigentliche Arbeit der Assistentin beendet ist.
  • Telefonate werden verbunden und nicht selbst gewählt.
  • Untergebene müssen schon einmal warten, bis der Chef Zeit hat.
  • Statussymbole werden angeschafft, egal ob sie genutzt werden oder nicht.
  • Die Frage des Reisemittels oder des Hotels ist unter Statusaspekten zu betrachten – und keine Kostenfrage.
  • Besprechungen des Chefs beginnen eher unpünktlich – Warten lassen  ist eine Machtdemonstration.

Kommt Ihnen etwas davon bekannt vor? Wenn ja: Wie haben Sie diese „Macken“ bisher bewertet? Als unhöflich oder arrogant? Wenn Ihr Chef ein Alpha-Tier ist, dann sind das keine Macken, sondern dann ist sein Verhalten eine Demonstration seines Status.

Es wird Ihnen vielleicht nicht leicht fallen, doch beginnen Sie zu akzeptieren, dass Ihr Vorgesetzter nach anderen Spielregeln spielt als Sie selbst. Betrachten Sie sein Verhalten wirklich als „Spiel“. Schauen Sie zu, wie die „Betas“ mit Ihrem Chef oder Ihrer Chefin umgehen. Vergleichen Sie Vorgänger mit dem aktuellen Stelleninhaber. Wie unterschiedlich waren diese als Alpha? Oder auch wie ähnlich? Wie verhält sich der Chef Ihres Chefs? Ist hier das Alpha-Verhalten ähnlich oder unterschiedlich?

Diese Betrachtungen helfen Ihnen, aus dem „Abwerten“ herauszukommen. Wichtig ist, dass Sie Ihr Umfeld nach Ihren Spielregeln und damit Bedürfnissen gestalten können. Nur weil Ihr Vorgesetzter ein Alpha-Tier ist, müssen Sie keines sein.

Nächste Woche lesen Sie hier, was die Spielregeln für Alpha-Tiere sind – damit Sie sich entspannt zurück lehnen können und das Spiel verfolgen können.