Protokolle im Sekretariat?

Auch wenn Assistentinnen nicht bei allen Sitzungen dabei sein können (oder wollen), so taucht das Thema Protokoll doch auf. In den „uralten“ kaufmännischen Ausbildungen war Stenographie noch Bestandteil – heute kann das fast niemand mehr. Wie geht die Sekretärin mit diesem Thema effizient um?

Zuerst sollte geklärt sein, welche Art von Protokoll erwartet wird. Oft reicht ein Ergebnis- oder Beschlussprotokoll. Hier sind zu den einzelnen Tagesordnungspunkten nur die Maßnahmen und Todos aufgeführt. Alles aus der Diskussion wird nicht erwähnt.

Die Frage der technischen Hilfsmittel sollte geklärt sein. Ein Ergebnis- oder Beschlussprotokoll kann direkt in der Sitzung auf dem Flipchart oder einer Moderationswand erstellt werden. Die Fotos sind dann ohne weitere inhaltliche Bearbeitung das Protokoll. Oder die Assistentin schreibt in ein Formular (TOP / Wer? / Mit wem? / Macht was? / Bis wann?) direkt auf einem Laptop mit – und zum Sitzungsende ist das Beschlussprotokoll fertig. Der Laptop hängt natürlich während des Erstellens nicht am Beamer. Zum Ende der Sitzung kann die Zustimmung der Teilnehmenden zu den Maßnahmen eingeholt werden.

Wenn es doch „mehr“ sein soll und der Verlauf der Diskussion wiedergegeben werden muss, kann ein Smartpen von Livescribe unterstützen. Dieser Stift verknüpft das Mitgeschriebene (in einem speziellen Buch) mit dem „Gehörten“. Wird der Stift nach der Sitzung auf eine Stelle der Mitschrift bewegt, spielt der Stift das ab diesem Zeitpunkt gesprochene ab. Hier können Sie sich den Stift ansehen: http://www.livescribe.com/de/smartpen/ls3/

Bei fachlich schwierigen Tagesordnungspunkten kann die Sekretären den inhaltlich Verantwortlichen auch um einen Entwurf bitten.

Und als letztes: Ein Protokoll kann nur so leicht zu Erstellen sein, wie der Besprechungsleiter seine Aufgabe gut macht! Wird zwischen den Tagesordnungspunkten hin und her gesprungen oder unstrukturiert geleitet, ist Protokoll eine schwierige Aufgabe.

Viel Erfolg in Ihren Sitzungen!

Der Terminkalender des Chefs – was ist Aufgabe der Assistentin?

In meinem Coachings von Chef und Assistentin ist die Frage der Zuarbeit beim Terminkalender immer im Blick. Hier liegt sicher eine der großen Entlastungsmöglichkeiten für den Vorgesetzten. Hier ist aber auch oft vieles nicht besprochen und wird mit „es könnte für den Chef so passen“ entschieden.

Effizient ist es, wenn nur eine Person im Terminkalender agiert. Das passt jedoch nicht immer zu den Zeitstrukturen von Chef und Assistentin. Wenn beide im Terminkalender „fuhrwerken“, braucht es klare Absprachen. Wann nimmt die Chefin Termine an, wann oder welche die Assistenz? Geklärt sein sollte:

  • Wann beginnt der Chef-Tag vorzugsweise? Wann soll er enden?
  • Wie startet der Chef in den Tag? Z. B. mit einer Schreibtischzeit? Mit einer Absprache mit der Sekretärin?
  • Wie endet der Chef-Tag? Mit der letzten Sitzung? Mit einer letzten Zeit am Schreibtisch?
  • Wie viel Übergangszeit zwischen Besprechungen soll es geben?
  • Wie viel Besprechungen maximal am Tag sollen es sein?
  • Wie viel Schreibtischzeit am Tag oder pro Woche sind nötig?
  • Soll es Puffer für kurzfristige Termine geben?
  •  Was ist an Vor- oder Nachbereitungszeit für strategische Meetings einzuplanen?
  • Welche Absprachen gibt es für den Jetlag nach Reisen in andere Zeitzonen?
  • Wie sieht es mit privaten Terminen aus? Welche soll die Assistenz kennen?
  • Hat die Assistentin die Aufgabe, private Termine (z. B. Hochzeitstag, Geburtstag der Kinder, etc.) bei der Planung von Reisen oder Meetings zu berücksichtigen?

Sind Sie erschrocken, was alles geklärt werden könnte? Prüfen Sie, welche Fragen bei Ihnen anstehen. Und lösen Sie sich von  „Dogmen“. Wenn der Vorgesetzte gegen 08:00 Uhr im Büro sein möchte und ab 08:30 Uhr die erste Besprechung sein soll, ist das eine Richtlinie. Es wird sicher Tage geben, wo diese Richtlinie keinen Platz in der Realität hat.

Wenn Sie als Chef diese Fragen lesen: Welche Fragen sind für Sie relevant? Und worüber haben Sie mit Ihrer Sekretärin schon gesprochen – damit die Kristallkugel nicht so oft zum Einsatz kommt?

Wenn Sie als Assistenz diese Fragen lesen: Welche Fragen sind für Ihre Terminplanung interessant? Und wo haben Sie konkrete Absprachen mit Ihrer Chefin?

Ich wünsche viel Erfolg bei dieser Art der Chefentlastung!