Was, wenn der Chef recht haben will – immer?

Manche Assistentinnen haben es nicht leicht. Chefentlastung ist schon an sich eine anspruchsvolle Aufgabe. Schwierig wird es für die eine oder andere Assistentin, wenn der Chef oder die Chefin eine feste Meinung hat – und von dieser keinen Millimeter abrückt. Wenn es um Themen außerhalb des Offices geht, kann „frau“ die Chef-Meinung einfach stehen lassen. Bald hat die Mitarbeiterin verstanden, dass Diskussionen oder ein Meinungsaustausch nicht wirklich hilft und ein Hören einfach reicht.

Wenn es aber um Themen der Zusammenarbeit geht, hilft dieses „An-sich-Vorbei-Ziehen-lassen“ nicht. In einem Workshop ist mir dieses Fallbeispiel begegnet: Nach einem Update des Handys meinte der Chef zur Assistentin, sie solle doch beim Hersteller anrufen und mitteilen, dass er mit dem Update nicht zufrieden sei. Die Firma solle doch dieses und jenes wieder in der alten Fassung zur Verfügung stellen. Was hätten Sie getan? Diskutiert? Die Delegation abgelehnt? Die Assistentin tat folgendes: Sie ging nach dem Jourfixe in ihr Büro, tat so als ob sie mit dem Hersteller telefonierte. Dann ging sie zum Chef und teilte ihm mit, dass der Hersteller das Update leider nicht mehr zurücknehmen könne. Der Chef war’s zufrieden und das Thema vom Tisch!

Ich höre die eine oder andere von Ihnen, liebe Leser, schon sagen: Das ist doch gelogen! Das ist nicht richtig! Ja, es hat kein Anruf stattgefunden. Doch uns Nicht-Chefs ist auch ohne Anruf klar, dass ein Update nicht an unsere persönlichen Wünsche angepasst wird. Die Assistentin hat für diese Erkenntnis des Chefs den passenden Rahmen geschaffen.

Auf der Meta-Ebene ist das ein guter Weg: In welchen Rahmen müsste die Chef-Erkenntnis entstehen?

Das wird sicher nicht immer gehen – manchmal ist es zu anstrengend oder der Rahmen kann durch die Assistentin nicht geschaffen werden. Wo können Sie mit Gelassenheit etwas aus sitzen? Wo ist manchmal der kürzeste Weg zu nicken? Wo können Sie Regeln oder Richtlinien zitieren, die Ihr Chef zu berücksichtigen hat?

Ein wesentlicher Aspekt ist zu prüfen, was Ihnen an diesem Job mit diesem Chef Spaß macht. Wenn wir einen Anteil als unveränderlich und nicht stimmig mit unseren Vorstellungen erleben, überschattet dieser stimmigere Anteile. Stellen Sie den Anteilen, die für Sie positiv sind, den eher negativen Anteilen gegenüber. Welche Seite überwiegt? Wenn die positive Seite überwiegt, ist der „Rechthaben-wollen-Anteil“ Ihres Chefs nur „ein“ Bestandteil. Machen Sie sich dieses bewusst.

Wenn Sie erkennen, dass die negative Seite überwiegt, dann entscheiden Sie, wie lange Sie an diesem Platz noch arbeiten wollen.

Ein letzter Ansatz: Bleiben Sie gelassen, wenn Ihr Chef unrecht hat – es hilft nicht wirklich, triumphierend selbst recht haben zu wollen!

Arbeiten für zwei Chefs – erster Teil

Es haben schon „immer“ Sekretärinnen für zwei Chefs gearbeitet. In den letzten Jahren ist aber durch Einsparungen dieses Modell mehr geworden. Es scheint ja auch einfach zu sein, wenn zwei Vorgesetzte auf eine Sekretärin zugreifen.

Doch nicht für alle Assistentinnen ist dieses Konstrukt einfach. Gerade wenn Vorgesetzte unterschiedlich sind, ist das sich Einstellen auf den jeweiligen Vorgesetzten eine Herausforderung. Wenn die Vorgesetzten hierarchisch auf der gleichen Stufe angesiedelt sind, finden oft auch „Spiele“ der Alpha-Tiere statt.

Wichtig für die Sekretärin ist zu akzeptieren, dass sie keinen der Vorgesetzten erziehen und dem anderen anpassen kann. Auch wenn ihr die Arbeitsweise des einen ihr mehr liegt als die des anderen, ist dies kein Freibrief, den einen zu erziehen und dem anderen ähnlich  zu machen.

Der Umgang mit den Unterschieden ist dies also ein „Geheimrezept“ für mehr Leichtigkeit in diesem Modell. Die zweite Zutat für mehr Gelassenheit ist, dass die Spiele der beiden nicht persönlich zu nehmen sind. Wenn zwei Alpha-Tiere sich eine Spielwiese für ihre Machtkämpfe suchen, dann ist das oft das Sekretariat. Und dann ist das ein Spiel – und es geht eben nicht um Fähigkeiten oder manchmal Unfähigkeiten der Assistentin.

Doch was ist wichtig, wenn eine Sekretärin für zwei Vorgesetzte arbeitet? Mindestens diese Felder brauchen funktionierende Absprachen mit beiden Vorgesetzten:

  • Terminmanagement
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings
  • Informationsfluss zu laufenden Vorgängen
  • Umgang mit Chef-Mails, -Telefonaten, etc.
  • Dokumentenmanagement
  • Projekte der Vorgesetzten
  • Zuarbeit für Mitarbeiter

Diese Absprachen werden wahrscheinlich unterschiedlich sein. Absprache kann auch bedeuten, dass es keine gibt! Das ist dann mühevoll, weil Sie das Rad jedes Mal neu erfinden müssen. Doch nicht jeder Vorgesetzt sieht die Notwendigkeit von Vereinbarungen in diesen Feldern. Wenn es Absprachen gibt, können diese für die beiden Chefs unterschiedlich sein. Für den einen haben Sie vollen Zugriff auf Kalender und E-Mails, der andere macht seine Termine weitestgehend selbst. Der eine Vorgesetzte möchte morgens seine Sitzungsunterlagen auf dem Tisch oder im Tablet haben (die Sie selbst zusammenstellen), der andere will  nur seinen aktuellen Tages-Terminplan und stellt sich die Unterlagen selbst zusammen. Für den einen sind Sie Projektassistentin, für den anderen sind Projektmeetings normale Besprechungen und das Projektcontrolling macht der Vorgesetzte selbst. Lernen Sie, die Vorzüge des jeweiligen Vorgesetzten zu sehen und zu schätzen – und stoppen Sie die Vergleiche der beiden, bei denen immer einer den Kürzeren ziehen wird.

Ganz wichtig ist die Frage, wie mit evtl. unterschiedlichen Arbeitspensen für die beiden Vorgesetzten umgegangen wird. Es wird passieren, dass beide so viel delegieren, dass Sie die Termine nicht einhalten können. Wie Sie damit umgehen können, erfahren Sie nächste Woche.