Entscheidungen vom Chef bekommen?

In mittlerweile mehr als einem Coaching von Chef und Assistenz ist ein Dilemma von Assistentinnen aufgetaucht: Wie bringe ich den Chef dazu, Entscheidungen zu treffen? Zwei Chefs „reagierten“ nicht auf die sehr oft verwendeten Mappen. In den (Unterschrifts)mappen befinden sich z. B. Zu- oder Absagen auf Einladungen von extern, Entscheidungen zu parallelen Besprechungen, Fragen der Assistentin zur Reiseorganisation o. ä.

Beide Assistentinnen waren frustriert, dass ihre Chefs die Erledigung vor sich her schieben (das heißt Prokrastination!) und unwirsch werden, wenn die Assistentin an die Erledigung bzw. die Mappen erinnert. Sie haben aber auch keinen Weg gefunden, zu den notwendigen Entscheidungen zu kommen. Wie das gelingen kann, ist das Thema des heutigen Blogbeitrags.

Hier drei Ansätze, die helfen, die Aufschieberitis zu reduzieren:

  1. Entscheiden Sie mehr selbst. Wenn Ihr Chef sich damit nicht beschäftigen will, reduzieren Sie die Mappen um alles, was Sie mit Ihrer Fachkompetenz selbst entscheiden können – aber vielleicht bisher die Zustimmung oder Vorgabe des Chefs haben wollen. Seien Sie mutig. Wenn es eine Sicherheitsschleife geben soll, schreiben Sie ihm eine Mail mit einem Termin, ab wann Sie Ihre Entscheidung umsetzen.
  2. Lassen Sie Konsequenzen von Nicht-Entscheidungen entstehen. Assistentinnen sind Meister im Verhindern von unangenehmen Konsequenzen. Für viele Bereiche ist das eine wichtige Fähigkeit. Wenn Ihr Chef aufschiebt, retten Sie ihn aber – und er kann weiter aufschieben. Wählen Sie mit dem gebotenen Fingerspitzengefühl aus, wo Sie Dinge „liegen lassen“ und sich nicht kümmern. In den Coachings höre ich von den Chefs nämlich, dass ihre Assistentinnen sich doch so gut um alles kümmern und so verlässlich sind – und damit bleibt das Verhalten des Chefs beim Alten!
  3. Nutzen Sie erfolgreiche Muster: Eine Chefin hasst die Mappen, ist aber ein Fan von Telefonaten im Auto. Ihre Assistentin ruft also morgens auf dem Weg ins Büro die Chefin im Auto an – und erhält ihre Antworten. Ein Chef liebt es, Vorgänge auf dem Tresen im Vorbeigehen zu entscheiden. Also liegt die wichtigste Entscheidung auf dem Tresen – mit einem netten „Ja / nein“ zum Ankreuzen. Andere Chefs sind fix mit SMS, aber keine Mail-Schreiber. Also nutzt die Assistenz diesen Weg für die wichtigen Themen. Analysieren Sie die nächsten Wochen, wie Ihr Chef entscheidet und nutzen Sie diese Wege für Ihre Themen.

Und ein Wort noch zum Schluss: Ein Stück weit kann ich die Chefs verstehen: Wenn Sie nämlich einen guten Job machen, sind Sie die Hüterin aller unbequemen Themen, sozusagen der Prokrastinations-Puffer!

Delegationen für den Chef?

Viele Vorgesetzte sind mehr als 50 % der Arbeitszeit nicht am Schreibtisch. Sie sind in Meetings, unterwegs, bei Kongressen, betreuen Kunden oder Lieferanten oder sind am Netzwerken. Mails oder Telefonate für ihn laufen in dieser Zeit weiter. Einiges davon können Sie schon auf den Weg bringen und an Mitarbeiter weiter geben. Und mobiles Arbeiten erlaubt natürlich den Chefs, auch von unterwegs oder aus der Besprechung heraus Arbeiten zu delegieren. Der Einfachheit halber erhält oft die Assistentin den Auftrag, Mitarbeiter über die Chefaufträge zu informieren und diese nachzuhalten.

Doch das klappt nicht bei allen Mitarbeitern. Mehrmalige Ermahnungen, das Betteln um die Einhaltung der Deadline oder viel Frust ob der vielen Ausreden gehören für manche Sekretärin zum Tagesgeschäft. Warum ist das so?

Für  manche Mitarbeiter ist Delegation etwas Hierarchisches. Delegieren kann, wer „über“ einem steht – und niemand sonst. Die Assistentin wird als „Stabsstelle“ wahrgenommen und damit außerhalb der Hierarchie. Aufgaben von ihr sind für diese  „Sorte“ von Mitarbeitern nicht ernstzunehmen. Wichtig für die Assistentin ist, sich nicht darüber aufzuregen. Über den Weg für erfolgreiche Delegation entscheidet der, der die Arbeit erhält. Und wenn es hierarchisch sein soll: dann gestalten Sie es so. Lassen Sie in Ihrer Sprache das „ich“ weg und machen Sie Ihren Chef hörbar : „Herr Meier möchte, dass Sie bis zum …“. Vielleicht können Sie auch aus dem Chef-Mail-Account heraus schreiben, das macht den Absender auch deutlich. Oder Sie nehmen Ihren  Chef bei Ihrem Mail in cc. Das macht für diese Mitarbeiter deutlich, dass der  Chef mit im Boot ist.

Ein zweiter „Typ“ von Mitarbeitern hat sich daran gewöhnt, dass Sie das Aufgabenmanagement übernommen haben! Wieso soll sich der Mitarbeiter rechtzeitig um die Aufgabe kümmern, wenn Sie ein paar Tage vor dem Termin nachfragen? Hier könnten Sie mit einer elektronischen Aufgabe arbeiten, die Sie an den Mitarbeiter schicken. Lassen Sie am Anfang noch etwas Puffer bis zum Endtermin. Wenn der Aufgabentermin vorbei ist, informieren Sie den Mitarbeiter, dass Sie Ihrem Chef Bescheid sagen, dass seine Aufgabe leider noch nicht erledigt wurde.

Und damit sind wir schon beim dritten Typ. Es passiert ja nichts, wenn der Termin nicht eingehalten wird. Lassen Sie Folgen entstehen. Fragen Sie z. B. im Abteilungsmeeting öffentlich die Deadlines ab – und damit auch die, die nicht eingehalten wurden. Wenn Sie einen Entwurf für eine Präsentation erstellen, setzen Sie eine Blankofolie dort ein, wo Mitarbeiter nicht geliefert haben. Schicken Sie diesen Entwurf zur Abstimmung dann an alle Beteiligten.

Diese Ansätze erscheinen Ihnen zu hart? Ja und Nein! Dort wo alles läuft, bleiben Sie so wie Sie sind. Und dort, wo Mitarbeiter nicht im Sinne des Chefs „funktionieren“, werden Sie konsequenter. Wenn es Ihnen wichtig ist, stimmen Sie die neuen Vorgehensweisen mit Ihrem Chef ab. Vielleicht ist das für ihn auch eine Gelegenheit, in der nächsten Abteilungsbesprechung allen Mitarbeitern zu Gehör zu bringen, dass Sie für ihn handeln.

Viel Erfolg beim  Weiterreichen der Delegationen!