Navigatorin im Kollaborations-Dschungel

Sind Sie auch gerade überfordert von den vielfältigen Möglichkeiten, elektronisch unterwegs zu sein? Outlook oder Lotus Notes sind ja schon ein Klassiker. Dokumente elektronisch teilen zu können, gibt es auch schon eine Weile. Dass OneNote® so etwas wie ein „Hidden Champion“ und ein sehr vielfältiges Werkzeug ist, ist bei vielen Assistentinnen auch schon angekommen. Sharepoints sind in dieser Runde etwas neuer, werden aber oft als reine Ablageorte „missbraucht“. Neu in der Runde ist Skype, das bei einigen meiner Kunden das klassische Telefon ersetzt und Teams (in Office 365 verfügbar).

Ich bin nun keine IT-Expertin und kann daher nicht die Tiefe aller Programm ausloten. Doch ich sehe, dass es Unterstützung für KollegInnen braucht und oft auch einen Schubs in Richtung elektronische Zusammenarbeit. Je mehr flexibel gearbeitet wird, und vor allem auch mobil gearbeitet wird, desto wichtiger ist die elektronische Kollaboration.

In vielen Prozessen sind Sie die Initiatorin, machen den ersten Schritt oder legen den Rahmen fest. Damit liegt es in Ihrer „Macht“, welches der vorhandenen Tools genutzt wird. Nutzen Sie diesen Gestaltungsspielraum!

Dafür braucht es einen Leitfaden bzw. ein eigenes Verständnis, welcher Weg bzw. welches Tool wann sinnvoll ist. Ich stelle Ihnen hier meine Sichtweise vor:

Dokumente frei geben statt Dateien oder Links verschicken 

Die Office-Programme (Word®, Excel®, Powerpoint®) sehen vor, dass Dateien “freigegeben“ oder „geteilt“ werden können. Den Button dazu finden Sie meist ganz rechts oben. Die Datei muss in einer Cloud (z. B. OneDrive®) oder auf einem Laufwerkspfad liegen, der auch für andere erreichbar ist. Sie werden aufgefordert, eine Mail-Adresse einzugeben und können dann eine Nachricht eingeben. Der Empfänger erhält eine Mail in sein Outlook®-Postfach mit einem Link zur Datei. Dieser öffnet sich meist in der Web-Ansicht des Programms. Mit einem Klick sind die Anwender aber auch in der gewohnten Ansicht des Office-Programms.

Wenn wenig elektronisch gearbeitet wird, ist das ein guter erster Schritt. Es kann nämlich gleichzeitig im Dokument (wenn auch nicht an der gleichen Stelle) gearbeitet werden. Es ist sichtbar, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Statt alle per Mail um die Zuarbeit zum Monatsbericht zu bitten, können Sie nun die vorbereitete, aber „inhaltsleere“ Datei an alle freigeben und müssen nichts mehr aus anderen Quellen übertragen.

Dieser Blogbeitrag entsteht übrigens über „freigeben“. Ich schreibe, meine Social-Media-Fachfrau redigiert und lädt den Artikel in den Hiddenteam-Blog hoch und verlinkt ihn in die Social-Media-Kanäle.

OneNote® 

Das ist ein Alleskönner von Microsoft®, auch wenn angekündigt wurde, vorerst keine Pflege mehr vorzunehmen. Hier ist bestimmt noch nicht aller Tage Abend. Mit diesem elektronischen Notizbuch können Sie sich ein eigenes Wissensmanagement aufbauen, mit dem Chef zusammen Ihre Rücksprachen vor- und nachbereiten, Unterlagen für Reisen oder Meetings zur Verfügung stellen. Tagesordnung, Protokolle und To-Do-Listen von Meetings führen und vieles mehr. Auf YouTube gibt es gute Tutorials – auch von Microsoft® selbst. Damit ein Notizbuch für andere verfügbar ist, muss es in einer Cloud liegen (z. B. OneDrive®) oder auf einem Laufwerk, das für alle Nutzer zugänglich ist. Wenn Sie das Notizbuch freigeben, entscheiden Sie, ob die Nutzer das Notizbuch nur „angezeigt“ bekommen oder auch „bearbeiten“ dürfen. Die Nutzer erhalten eine Mail mit dem Link zum Notizbuch und landen wahrscheinlich wieder in der Web-Ansicht.

Wenn Sie in kleinen Gruppen (bis ca. 8 Personen oder wenn, alle diszipliniert sind, auch mehr) Themen oder kleinere Projekte bearbeiten, geht das mit OneNote® gut. Wenn Sie ein Wissensmanagement für Ihr Umfeld aufgebaut haben, kann die Personengruppe auch viel größer sein – denn dann dürfen die Nutzer nicht bearbeiten.

Sharepoint® 

Diese Anwendung ist ziemlich komplex und braucht einiges an Know-how, um einen einzelnen Sharepoint® aufzubauen bzw. zu administrieren. Das ist auch mit einigen Tutorials oder Webinaren nicht zu leisten. Hier sind Seminare eine gute Möglichkeit, sich als Site-Collection-Owner fit zu machen. Je nach dem, ob das Ihre IT leistet, kann das Administrieren von Sharepoints ein gutes Standbein für Ihre Zukunft in der Assistenz sein.

Ein Sharepoint® ist ein Platz für Zusammenarbeit. Hier können Dokumente nach festzulegenden Rechten hochgeladen und bearbeitet werden. Es gibt ein gemeinsames Termin- und Aufgabenmanagement – meines Wissens sind die Termine und Aufgaben in das eigene Outlook® integrierbar. Es kann gechattet werden oder auch Links hinterlegt werden. Im Gegensatz zu OneNote® gibt es eine Benachrichtigungsmöglichkeit, wenn etwas im Sharepoint® geschehen ist. Bei einigen meiner Kunden können auch Externe auf dem Sharepoint® arbeiten – mit OneNote® ist das meist nicht möglich. Jeder Sharepoint® hat ein eigenes OneNote®-Notizbuch, so dass dieses Wissen auch hier nützlich ist.

Sharepoints® lohnen sich daher für längere oder komplexere Projekte oder für die elektronische Zusammenarbeit von Abteilungen. Es braucht aber einen guten Administrator und eine Einführung für die Nutzer.

Teams 

Das ist der Youngster für die Youngster. Für die Generation Y oder Z ist Outlook® meist dröge und wenig emotional. Das macht Teams anders. Teams ist eine „App“ bzw. Software in Office 365®. Hier können Gruppen (Teams) gebildet werden. In diesen Gruppen sind dann „Kanäle“ zu unterschiedlichen Themen möglich. Der Clou von Teams sind die verschiedenen Formen von Nachrichten. Der klassische Text kann durch Emojis, Gifs oder Bilder, deren Text individualisiert werden kann, ergänzt werden. Das kennen die Youngster aus den Social-Media-Kanälen und vermissen es in Outlook®.

Darüber hinaus ist auch Teams ein Alleskönner. Hier können Besprechungen geplant werden und Dokumente verwaltet werden. Darüber hinaus lassen sich weitere Anwendungen (aus den Office-Programmen, aber auch aus der großen, weiten App-Welt) verknüpfen und in Teams integrieren.

Teams ist also für die Zusammenarbeit in jungen oder generationenübergreifenden Teams geeignet. Die Bedienung ist wesentlich einfacher als das Arbeiten auf einem Sharepoint®.

Skype® 

Bei etlichen meiner Kunden ersetzt Skype® schon das Telefon. Mit Skype® kann ein Audio- oder Video-Telefonat durchgeführt werden. Der Bildschirm kann geteilt werden, Chats sind ebenfalls möglich.

Wenn mit Teams gearbeitet wird, kann Skype auf das Telefonieren begrenzt werden. Wenn nicht, ist Skype eine gute Möglichkeit für das gemeinsame Arbeiten an Dateien während eines Telefonats.

Und nun? 

Gleichen Sie „meinen“ Leitfaden mit den Möglichkeiten in Ihrer Organisation und Ihren Erfahrungen ab. Wenn Sie sich unsicher sind, experimentieren Sie mit Kolleginnen, bevor Sie in Richtung ChefIn und KollegInnen aktiv werden. Viel Erfolg bei Ihrer neuen Rolle „Navigatorin im Kollaborations-Dschungel“!

Assistenz der Zukunft – was braucht die Assistentin?

In meinen Seminaren oder Coachings mit Assistentinnen begegnet mir diese Frage öfter, daher will ich mich in diesem Beitrag an einer Antwort versuchen. 

Als erstes ist mir wichtig, dass momentan gar nicht klar ist, wie die Zukunft aussehen wird. Zu viele unterschiedliche Faktoren wirken auf dieses Berufsfeld, als dass extrapoliert werden kann, wie dieser Job in drei oder fünf Jahren aussehen wird. 

Trotzdem ist es möglich, heute zu sagen, welche Haltung bzw. welche Ansätze auf dem Weg in die Zukunft hilfreich sind: 

  • Chefentlastung reduziert und erweitert um die digitalen Möglichkeiten 
  • Einen Fuß in anderen Arbeitsfeldern außerhalb der Assistenz 
  • Kommunikativ in der Chef- und Assistenz-Welt unterwegs 
  • Netzwerken inner- und außerhalb des Unternehmens, auch außerhalb des Assistenzfeldes 
  • Technisch affin 
  • Stressresistent 

Chefentlastung 

Je nach dem, in welcher Branche, in welchem Unternehmensbereich und für welchen Vorgesetzten Sie arbeiten, ist die Digitalisierung schon mehr oder weniger bei Ihnen angekommen. Digitalisierung ist in einem ersten Schritt sicher so wenig Papier wie möglich. Digitalisierung hört aber dort nicht auf. Der Einsatz von Sprachassistenz, das Nutzen von Algorithmen und Workflows sind nächste Schritte. Wo die Reise hier genau hingeht, ist für mich zur Zeitnicht klar. 

Einen Fuß in anderen Arbeitsfeldern 

Eines ist heute klar, die Digitalisierung wird einige (oder viele?) Aufgaben der Assistentin durch „Maschinen“ ersetzen. Damit werden Kapazitäten frei. In einer Umbruchzeit ist es wichtig zu experimentieren. Das kann über eine Vertretung geschehen oder über die Mitarbeit in einem Projekt. Wichtig ist, nicht zu warten, bis Ihnen eine Gelegenheit angeboten wird, sondern selbst die Initiative zu ergreifen. Welche Themen in Ihrem Umfeld haben zur Zeitkeinen Verantwortlichen? Was dümpelt gerade herum? Prüfen Sie, wie viel Zeit Sie in diese Aufgaben stecken können – und fangen Sie an. 

Kommunikativ in der Chef- und Assistenzwelt unterwegs 

Dass Kommunikation wichtig ist, wissen Sie. Was ich meine, ist sichtbare Kommunikation. Das kann zum Beispiel heißen, dass Sie auf allen Ihren Dokumenten auch Ihren Namen hinterlassen, auch wenn die Dokumente von anderen präsentiert oder verteilt werden. Ein weiterer Schritt kann sein, dass alle Gesprächspartner Ihrer Chefin auch Ihren Namen kennen und nicht nur den Ihrer Chefin.Smalltalk mit Besuchern und Anrufern ist ebenfalls ein guter Weg für mehr Sichtbarkeit. Bereiten Sie sich auf Besucher vor. Aus welcher Branche kommt er oder sie? Was ist gerade die größte Herausforderung dieser Branche oder des Unternehmens?Wie gefällt Ihnen die Webseite des Unternehmens? Kommen Sie darüber ins Gespräch und hinterlassen Sie einen Eindruck. Ein weiterer Ansatz ist, mit eigenen Tagesordnungspunkten in Meetings vertreten zu sein. Wenn andere über die Aktivitäten seit der letzten Sitzung berichten, berichten Sie auch. Wenn es ein größeres Thema gibt (z. B. ein Event oder ein wichtiger Projektabschnitt), dann informieren Sie darüber in einem eigenen Tagesordnungspunkt.  

Netzwerken inner- und außerhalb des Unternehmens 

Gehen Sie regelmäßig mit anderen Assistentinnen in einen Austausch, z. B. als Bürorunde. Dann haben Sie schon einen ersten guten Schritt getan. Es gibt einige Berufsverbände für Office-Mitarbeitende, die ein Netzwerken außerhalb des Unternehmens ermöglichen (z. B. bsb, AIM, IAM). Wenn es ein Weiterbildungsbudget gibt, ist der Besuch eines Seminars oder eines Kongresses eine gute Möglichkeit, das eigene Netzwerk zu erweitern. Das wären Ansätze für das Feld Assistenz. Außerhalb Ihres Berufsfeldes sind Messen in Ihrer Branche eine gute Gelegenheit zum Netzwerken. Kennen Sie schon „Meetup“? Das ist ein Netzwerk mit regionalen Veranstaltungen (meist kostenlos) zu vielen unterschiedlichen Themen. Schauen Sie doch einfach, was es in Ihrer Gegend gibt. So können Sie z. B. in agile Methoden hineinschnuppern oder andere neue Gebiete ausprobieren. 

Technisch affin 

Eines ist völlig klar: Die Zukunft in der Assistenz ist digital! Es ist also wichtig, dran zu bleiben und immer wieder neue Technik auszuprobieren. Loslassen müssen wir die Idee, eine Software oder ein Gerät in alle Tiefen zu verstehen, bevor wir damit umgehen. Da sind uns die Generation Y und Z ein bisschen voraus. Hier zählt das Ausprobieren und „iteratives“ Herangehen viel mehr als Kompetenz in die Tiefe. Welche Programme gibt es in Ihrem Unternehmen, die Sie noch nicht nutzen? Welche Apps gibt es, die für Sie und / oder Ihren Chef nützlich sein könnten? Welche „Tools“ sind gerade „in“, mit denen Sie noch keine Erfahrungen gesammelt haben? Was nutzen Sie vielleicht im privaten Alltag, was für Ihren Arbeitsplatz interessant sein könnte? Gute Quellen können hier Newsletter im Assistenzbereich, aber auch von IT-Firmensein. Wer zu Hause einen Sprachassistenten hat (z. B. Alexa), kann sich diese Informationen über Skills zugänglich machen. 

Stressresistent 

Unsere Psyche und unser Körper sind für die hohen Veränderungsgeschwindigkeiten eher nicht gemacht. Wir brauchen stabile Bereiche und Zeiten, um aufzutanken. Die Geschwindigkeit können wir nicht verändern – aber wir können für uns sorgen. Welche Ansätze aus dem Bereich Stressbewältigungs- oder Entspannungsmethoden können Sie schon? Oder was haben Sie früher einmal gelernt? Reaktivieren Sie dieses Wissen und bringen Sie es in Ihren Alltag. Für viele gehört regelmäßig Bewegung oder Sport zur Stressbewältigung dazu. Achtsamkeit ist ebenfalls ein guter Methoden-Pool, um sich der eigenen Gefühle und Stimmungen bewusst zu werden. Wenn all diese Ansätze für Sie eher fremd sind, ist es ein guter Zeitpunkt auszuprobieren, was zu Ihnen passt. 

 

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Gestalten der nächsten Jahre. Am besten fangen Sie mit einer Sache gleich heute an. 

Sind Alexa und Co. ein Job-Killer?

Unkenrufe ziehen durch das Land: Kl (künstliche Intelligenz) und Algorithmen ersetzen die Assistenz. Auf der einen Seite stimmt das. Sprachassistenten und damit verknüpfte Algorithmen oder elektronische Workflows werden einige Aufgaben im Sekretariat ausführen können. In der aktuellen Berichterstattung finden sich immer mehr Beiträge, was Computer oder Roboter leisten können. Zur Zeit existiert ein Werbevideo zu Alexa for Business in den USA, das die momentanen Möglichkeiten aufzeigt (https://www.youtube.com/user/AmazonWebServices):

  • Sitzungsräume buchen und verwalten
  • Präsentationen starten
  • Termine vereinbaren, eintragen, daran erinnern
  • Auskünfte z. B zu „Wer sitzt in welchem Raum?“ geben
  • Büromaterial bestellen
  • Drucker verwalten
  • Druckaufträge ausführen oder umleiten

Das hört sein vielleicht nach Entlastung an. Das ist es bestimmt auch. Wenn Aufgaben wegfallen durch Alexa und Co. – wo kommen neue her? Und wer wird Ihnen diese neuen Aufgaben zuweisen? Was weiß Ihr Umfeld über Ihre Aufgaben? Welche Sichtbarkeit hat Ihre To-do-Liste? Wie kommen Sie zu neuen Zuständigkeiten: proaktiv oder weil andere auf Sie zukommen?

Für diese Veränderung braucht auf der einen Seite eine Offenheit für die neuen Möglichkeiten. So können Sie abschätzen, was die Einflüsse auf Ihren Arbeitsplatz sein werden. Auf der anderen Seite braucht es eine andere Positionierung und Vermarktung: Was ist Ihr menschlicher Mehrwert? Was ist wahrscheinlich „substituierbar“ – also durch Roboter, KI, Algorithmen ersetzbar? Dabei ist auch die neueste Robotergeneration bzw. der nächste Entwicklungsschritt zu berücksichtigen.

Aus heutiger Sicht sind Bestandteile des menschlichen Mehrwerts:

  • Verschwiegenheit
  • Loyalität
  • Flexibilität ohne Vorhersagbarkeit
  • menschliche Ratgeberfunktion, die ahnt, wann zuhören und wann Rat gefragt ist.

Was sind an Ihrem Arbeitsplatz weitere Aspekte des menschlichen Mehrwerts? Bedenken Sie dabei, was Alexa und Co. heute schon können.

Es finden sich aber auch Berichte, wo heute noch die Grenzen sind. Haben Sie über das Roboter-Hotel in Japan gelesen (https://www.youtube.com/watch?v=C6bQHUlq664&index=9&list=PLpgCJq8yHnPpII0DmYeshGRgIUj_ajiVo&t=0s)? Der Manager hat für die Rezeption, den Koffertransport und die Concierge-Funktion Roboter eingesetzt. In der Presse war das Hotel im Januar 2019, weil etwa die Hälfte der Roboter durch Menschen ersetzt wurde. Der Concierge-Roboter weckte laute Schnarcher mit der Frage „Das habe ich nicht verstanden, können Sie das bitte wiederholen?“ Die Rezeptionsroboter konnten nicht auf alle Fragen der Hotelgäste reagieren. Der Koffertransportroboter brauchte idealen Untergrund. Wichtig war für mich die Aussage, dass mit den derzeitigen Möglichkeiten die Ziele nicht zu erreichen sind. Für mich heißt das, dass die Hotelleitung leistungsfähigere Roboter mit diesen Arbeiten betrauen wird, sobald eine neue Generation verfügbar ist.

Also: ran an den Speck und raus in die‘ Bütt! Treten Sie mit Ihrem neuen sichtbaren Mehrwert auf, vermarkten Sie sich und bleiben (oder werden) Sie technisch affin.

Quo vadis Assistenz?

Seit 2016 beschäftige ich mich mit der Frage, was die Assistentin in der Zukunft noch tun wird. Es geht dabei nicht um „Morgen“ sondern um „Übermorgen“. Einflussfaktoren für die Zukunft des Assistenz-Feldes sind u. a. die Sprachassistenten und Algorithmen bzw.  künstliche Intelligenzen. Was wird Assistenz 4.0 ausmachen?

Sprachassistenten wie z. B. Alexa greifen schon heute auf Informationen zu und geben diese weiter. Sie recherchieren im Internet, sind mit anderen Anwendungen verknüpft und übernehmen schon heute Aufgaben-, Termin- und Informationsmanagement. Eine Office-Variante von Alexa ist am Entstehen. Von einer Trainer-Kollegin höre ich, dass sie bereits erste digitale Sprachassistenten in Büros entdeckt hat. Mit dem Inkraft-Treten der europäischen Datenschutzgrundverordnung wird das sicher noch zu prüfen sein. Doch es ist heute schon absehbar, dass Routineaufgaben und reine „Informationsflüsse“ in Zukunft nicht mehr von Menschen erledigt werden.

Was sind wahrscheinlich „Jobs“ der Assistenz in der Zukunft?

Die Zukunft ist heute noch nicht da, aber der Weg dahin startet jetzt. Daher ist es wichtig, sich bald zu entscheiden, welchen Weg Sie einschlagen wollen. Ich gehe von diesen Alternativen für Assistenz 4.0 aus:

  • Assistenz auf der Ebene Vorstand und evtl. darunter: Hier wird es viel mehr als heute auch um inhaltliche Zuarbeit gehen. Daher finden noch mehr als bisher AkademikerInnen hier Platz. Hier steht der Mensch (Vorstand) so sehr im Mittelpunkt des Arbeitens, dass Alexa & Co. dies nicht vollständig leisten können. Eine Qualifikation für diesen Weg gibt es noch nicht.
  • „Service-Center“ für das mittlere Management: Für diese Ebene wird es keine persönliche Zuarbeit mehr geben. Routinen und Standards werden durch Algorithmen und Sprachassistenz geleistet. Das mittlere Managment wird auch aus dem privaten Bereich mit dieser Technik vertraut sein. „Trotzdem“ wird es komplexe Themen geben, die einen Menschen brauchen. Das ist dann der Bereich von Assistentinnen, die in zwei oder drei Feldern eine Expertise haben.  Sie arbeiten gemeinsam mit KollegInnen mit ähnlichen und anderen Gebieten. Welche Felder für diese Service-Center in Frage kommen, ist noch nicht absehbar. Es ist eine Gestaltungsaufgabe von Assistenz, Vorgesetzten und Personalbereich herauszufinden, was der Mensch besser kann als die Technik. Daher gibt es auch hier noch keine absehbaren Qualifizierungswege.
  • Es wird einen Bereich von „Prozesskompetenz“ geben. Wahrscheinlich werden auch in Zukunft die Unternehmen und Organisationen mit hohen Geschwindigkeiten unterwegs sein. Prozesse und Abläufe müssen daher immer wieder in Frage gestellt und angepasst werden. Aus heutiger Sicht sind die Werkzeuge für diese Prozesskompetenz z. B. agiles Projektmanagement, Six Sigma oder Ansätze aus dem LEAN-Bereich. Damit gibt es aus dem heutigen Blick Qualifizierungsmöglichkeiten – ohne Garantie, dass dies auch die Werkzeuge der Zukunft sind.
  • Als letzte Alternative wird es sicher noch mehr als heute „Freelancer“ geben. Vor allem im Bereich „Service-Center“ könnte die Assistenz mit einem eigenen Unternehmen Dienstleistungen an Unternehmen anbieten, die keine eigenen „Service-Center“ haben. Statt Qualifizierungswegen braucht es hier Mut, um den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen.

Und jetzt?

Wie geht es Ihnen, wenn Sie das lesen? Haben Sie Lust und freuen Sie diese Zukunftsperspektiven oder ängstigen Sie diese Alternativen? Wichtig ist, dass Sie anfangen, Verantwortung für Ihre berufliche Zukunft zu übernehmen – und z. B. entscheiden, welcher Weg für Sie attraktiver ist.

Das Wort zum Schluss

Ganz am Ende noch einen Kommentar zu meiner „Kristallkugel“: Ob diese Alternativen tatsächlich Zukunft werden, weiß ich nicht. Bisher hat der Beruf Assistenz jede technische Entwicklung „überlebt“ und sich neu justiert. Das wird auch dieses Mal so sein. Aus meiner Sicht sind die Zeiten zum Justieren und Gestalten dieses Mal wohl kürzer und der „Impact“ der Technik ist größer. Also: Was ist Ihr nächster Schritt zum Gestalten Ihrer beruflichen Zukunft?

OneNote® – der HiddenChampion der Office-Familie

Wenn Sie in der Microsoft-Office-Welt unterwegs sind, Hand auf’s Herz: Arbeiten Sie mit OneNote®?

Mir begegnen viele Assistentinnen, die das Programm nicht kennen. OneNote® ist ein elektronisches Notizbuch, das von den unterschiedlichen Office-Programmen heraus gefüllt werden kann.

So können Sie z. B. für ein Aufgabe Word-Dokumente, Excel-Tabellen, Power-Präsentationen in einem Notizbuch verwalten. Sie können Links aus dem Intra- oder dem Internet einfügen oder auch Video- bzw. Audio-Dateien erstellen oder einfügen.

Wenn Sie mit Outlook® arbeiten, können Sie Besprechungs-Notizen aus Outlook® erstellen und legen damit ein Notizbuch für diese Besprechung an. Dort können dann Ideen für die Tagesordnung gesammelt werden. Wenn Sie die Datei frei geben (dafür benötigen Sie OneDrive®), können auch die Besprechungsteilnehmer darauf zugreifen und mitgestalten. Auf diesem Wege kann die Tagesordnung allen mitgeteilt , die Handouts zur Verfügung gestellt und das Protokoll veröffentlicht werden.

Ich betreue Chef-Assistenz-Teams, die ihre Rücksprache mit OneNote® organisieren. Beide füllen die offenen Punkte und können diese dann elektronisch oder im Gespräch bearbeiten.

Aufgaben, die in OneNote® als Outlook®-Aufgaben angelegt sind, erscheinen automatisch in Outlook® und können an beiden Orten als erledigt markiert werden – und „verschwinden“ dann auch an beiden Orten.

Kleinere Projekte können mit dieser Software organisiert und strukturiert werden – mit der entsprechenden Freigabe des Notizbuches in OneDrive® an die Teammitglieder im Projekt.

Wer auf einem Tablet mit Stift arbeitet, kann die Texterkennung nutzen – OneNote® wandelt Handschrift über eine integrierte OCR-Anwendung in Text um.

Ich finde, dass das für den Rang „HiddenChampion“ reicht. Wer mehr über das Programm wissen will, wird z. B. bei Youtube fündig, bei den Anbietern von Software-Tutorials oder Schulungsunterlagen ebenfalls.

Ich wünsche gute Ideen für kreative, effiziente oder einfach  nur entlastende elektronische Notizbücher!