Psychologische Beratungspraxis Sekretariat?

Eine Assistentin kümmert sich um vieles – oft auch um das Wohlergehen des Umfeldes. Auf der einen Seite ist das eine wichtige Funktion, auf der anderen Seite nehmen diese Gespräche auch überhand. Gerade in stressigen Zeiten fällt es Assistentinnen nicht leicht, Gesprächsangebote vor diesem Hintergrund zu steuern oder auch beenden.

Es geht in diesem Beitrag nicht darum, dass Sie „nie wieder“ mit Mitarbeitenden sprechen und sich deren Probleme anhören. Hier finden Sie Ideen, wie Sie besser Grenzen setzen können. Und wenn es für Sie hilfreich ist, um Grenzen zu setzen: Beratungsgespräche werden üblicherweise von ausgebildeten Profis geführt! Auch für kollegiale Beratung gibt es nützliche Vorgehensweisen. Der gesunde Menschenverstand ist oft hilfreich – in Problemgesprächen verführt er uns aber oft, missionarisch zu werden und unsere eigene Erfahrung als Ratschlag verpackt dem Anderen zu offerieren.

Also – wenn es zu stressig ist, immer der gleiche Mitarbeiter „Ihre Hilfe benötigt“, dann könnten Sie so vorgehen:

Der Tipp mit dem Trick

Wenn Sie das Problem im Groben verstanden haben, machen Sie mit Ihren Erfahrungen eine guten Vorschlag, der aus Ihrer Sicht hilfreich ist.  Doch Sie starten dieses Mal nicht gleich mit dem Vorschlag. Fragen Sie Ihren Gesprächspartner, ob dieser einen Ratschlag haben möchte. Wenn er oder sie zustimmt, dann bitten Sie um folgendes (mit Ihren eigenen Worten): „Ich habe einen guten Vorschlag für Sie. Daher ist mir wichtig, dass Sie erst einmal ausprobieren, was Sie jetzt hören. Geht das ?“ Ihr Gesprächspartner wird sehr wahrscheinlich zustimmen. Dann machen Sie Ihren Vorschlag. Wenn Ihr Gesprächspartner wirklich Hilfe wollte, hat er oder sie sie bekommen – und wird Ihren Tipp umsetzen. Wenn Ihr Gesprächspartner jedoch einfach nur „Jammern“ wollte, wird wahrscheinlich ein „Ja, aber“ kommen. Dann verweisen Sie souverän auf Ihre Vereinbarung: „Wir haben vorhin besprochen, dass Sie diesen Tipp erst ausprobieren. Wann werden Sie erste Erfahrungen gemacht haben? Dann freue ich mich auf unser Gespräch.“

Das Problem ernst nehmen

Eine weitere Möglichkeit ist, das Problem „ernst zu nehmen“. Das Wichtige dabei ist, keinen Ratschlag zu geben. Wenn Ihr Gesprächspartner schildert, hören Sie einfach nur aktiv zu. Aussagen wie „Das hört sich heftig an.“ oder „Das scheint schlimm zu sein.“ Alle Regeln, die das aktive Zuhören ausmachen, können Sie anwenden. Üblicherweise verliert nach drei bis vier „Runden“ der Gesprächspartner das Interesse und beendet das Gespräch. Manche Kollegen finden durch das aktive Zuhören auch selbst zu einer Lösung.

Dem Problem einen formellen Platz geben

Eine dritte Möglichkeit ist, das Problem als wichtiges Problem aufzugreifen und ihm einen guten Platz zu geben. Wenn Sie im Groben verstanden haben, worum es sich handelt, machen Sie eines der folgenden Angebote:

  • Das hört sich nach einem wichtigen Thema an. Möchten Sie es in Ihrem nächsten Jour Fixe ansprechen?
  • Der Chef hat morgen Nachmittag ein Zeitfenster frei. Kann ich Sie mit einem Termin eintragen?
  • Das hört sich nach einem wichtigen Thema an. Ich setze es auf die Tagesordnung der nächsten Abteilungsbesprechung?

Wenn Ihr Gesprächspartner ein wirkliches Problem hat, dann haben Sie zielführende Angebote für eine Lösung gemacht. Wenn Ihr Gesprächspartner jedoch nur „jammern“ wollte, dann wird ihm oder ihr der Aufwand zu viel sein – und Sie können das Gespräch souverän beenden.

Was halten Sie von diesen Alternativen? Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Grenzen setzen und bei den guten kollegialen Gesprächen.

Sekretrariat und Sachbearbeitung

Im mittleren Management sind Sekretärinnen häufig auch mit Sachbearbeitungsarbeiten beauftragt. Neben der Zuarbeit für ein Team oder einen Vorgesetzten sind z. B. Listen zu erstellen, Aufgaben aus dem Controlling zu erledigen, Personalverwaltung zu organisieren oder vieles anderes mehr.

Sachbearbeitung ist oft eine B-Aufgabe nach Eisenhower. Das heißt, dass diese Aufgaben wichtig, aber noch nicht dringlich sind. In der Kombination mit den Sekretariatsaufgaben, die oft einen dringlicheren Charakter haben, ist das eine ungünstige Mischung. „Hinter“ den Sachbearbeitungsaufgaben steckt nicht immer ein Mensch, sondern eher ein Prozess mit Terminen. Die Menschen, die Sekretariatszuarbeit haben möchten, sind präsenter als ein Prozess.

Daher braucht es einen anderen Umgang mit den Sachbearbeitungsaufgaben. Sie müssen mit Vorlauf geplant werden, brauchen einen Bearbeitungsbeginn und ein Bearbeitungsende. Die Aufgabe soll fertig sein, bevor sie dringlich wird. Sachbearbeitungsaufgaben brauchen ein Zeitfenster, in dem diese Arbeiten Priorität haben. Dieses Zeitfenster sollte zum Umfeld passen – also nicht gerade in einer „Hochstörzeit“ liegen. Wichtig ist auch, dass diese Zeiten mit dem Umfeld abgestimmt sind. Im Jour fixe oder in der Abteilungsbesprechung können Sie ankündigen, dass Sie am Freitag, wenn viele außer Haus sind, die monatlichen Listen erstellen. Wenn dann jemand kurzfristig auf Sie zukommt, verweisen Sie auf diese Information und bieten eine spätere Erledigung der Zuarbeit an.

Sachbearbeitungsaufgaben verursachen Überstunden oder Mehrarbeit, wenn sie als „hausgemachte A-Aufgaben“ nach dem geplanten Bearbeitungsende auf den letzten Drücker fertig werden. Beugen Sie vor! Viel Erfolg dabei.

Arbeiten für zwei Chefs – erster Teil

Es haben schon „immer“ Sekretärinnen für zwei Chefs gearbeitet. In den letzten Jahren ist aber durch Einsparungen dieses Modell mehr geworden. Es scheint ja auch einfach zu sein, wenn zwei Vorgesetzte auf eine Sekretärin zugreifen.

Doch nicht für alle Assistentinnen ist dieses Konstrukt einfach. Gerade wenn Vorgesetzte unterschiedlich sind, ist das sich Einstellen auf den jeweiligen Vorgesetzten eine Herausforderung. Wenn die Vorgesetzten hierarchisch auf der gleichen Stufe angesiedelt sind, finden oft auch „Spiele“ der Alpha-Tiere statt.

Wichtig für die Sekretärin ist zu akzeptieren, dass sie keinen der Vorgesetzten erziehen und dem anderen anpassen kann. Auch wenn ihr die Arbeitsweise des einen ihr mehr liegt als die des anderen, ist dies kein Freibrief, den einen zu erziehen und dem anderen ähnlich  zu machen.

Der Umgang mit den Unterschieden ist dies also ein „Geheimrezept“ für mehr Leichtigkeit in diesem Modell. Die zweite Zutat für mehr Gelassenheit ist, dass die Spiele der beiden nicht persönlich zu nehmen sind. Wenn zwei Alpha-Tiere sich eine Spielwiese für ihre Machtkämpfe suchen, dann ist das oft das Sekretariat. Und dann ist das ein Spiel – und es geht eben nicht um Fähigkeiten oder manchmal Unfähigkeiten der Assistentin.

Doch was ist wichtig, wenn eine Sekretärin für zwei Vorgesetzte arbeitet? Mindestens diese Felder brauchen funktionierende Absprachen mit beiden Vorgesetzten:

  • Terminmanagement
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings
  • Informationsfluss zu laufenden Vorgängen
  • Umgang mit Chef-Mails, -Telefonaten, etc.
  • Dokumentenmanagement
  • Projekte der Vorgesetzten
  • Zuarbeit für Mitarbeiter

Diese Absprachen werden wahrscheinlich unterschiedlich sein. Absprache kann auch bedeuten, dass es keine gibt! Das ist dann mühevoll, weil Sie das Rad jedes Mal neu erfinden müssen. Doch nicht jeder Vorgesetzt sieht die Notwendigkeit von Vereinbarungen in diesen Feldern. Wenn es Absprachen gibt, können diese für die beiden Chefs unterschiedlich sein. Für den einen haben Sie vollen Zugriff auf Kalender und E-Mails, der andere macht seine Termine weitestgehend selbst. Der eine Vorgesetzte möchte morgens seine Sitzungsunterlagen auf dem Tisch oder im Tablet haben (die Sie selbst zusammenstellen), der andere will  nur seinen aktuellen Tages-Terminplan und stellt sich die Unterlagen selbst zusammen. Für den einen sind Sie Projektassistentin, für den anderen sind Projektmeetings normale Besprechungen und das Projektcontrolling macht der Vorgesetzte selbst. Lernen Sie, die Vorzüge des jeweiligen Vorgesetzten zu sehen und zu schätzen – und stoppen Sie die Vergleiche der beiden, bei denen immer einer den Kürzeren ziehen wird.

Ganz wichtig ist die Frage, wie mit evtl. unterschiedlichen Arbeitspensen für die beiden Vorgesetzten umgegangen wird. Es wird passieren, dass beide so viel delegieren, dass Sie die Termine nicht einhalten können. Wie Sie damit umgehen können, erfahren Sie nächste Woche.

Kaffeekochen für den Chef?

Das scheint für viele Assistentinnen und Sekretärinnen ein heißes Eisen zu sein. „Bin ich denn eine kaffeekochende Tippse?“, „Wieso kann mein Chef das nicht selber machen?“ oder auch „Die Kaffeemaschine kann doch wohl jeder bedienen!“.

Auf der einen Seite stimmt das. Auch die Vorgesetzten sind grundsätzlich in der Lage, sich den Kaffee (oder Tee) selbst zu machen. Auf der anderen Seite haben wir aber schon gehört, dass es ein hierarchisches Gefälle zwischen den Positionen „Vorgesetzter“ und „Assistentin“ gibt. Und das wird z. B. dadurch gezeigt, dass das Kaffeekochen bei der Assistentin liegt und nicht bei der Vorgesetzten. Spannend wird die Frage auch dann, wenn der Vorgesetzte Besucher hat. Da gehört es für viele dazu, dass die „Willkommenskultur“ Getränke beinhaltet.

Erträglicher wird es vielleicht durch eine Studie aus dem Bereich der Neurowissenschaften: Wer einen konstanten Blutzuckerspiegel hat, trifft auch konstante Entscheidungen! Also her mit den Keksen und dem Fingerfood!

Haben Sie sich schon mal überlegt, was es für häufige Besprechungs“gänger“ bedeutet, überall eine ähnliche Keks-Auswahl zu erhalten? Wer als Assistentin wohltuend auffallen will, könnte hier fündig werden (gefunden in alex 03/2014, S. 38):

Unabhängig von der Frage, ob Sie selbst mit Freude diese „Hiwi-Tätigkeiten“ erledigen oder nicht: Es gehört in vielen Büros dazu. Und wenn die Arbeitsbeziehung zum Chef stimmig ist, ist das für viele Sekretärinnen auch keinen Problem. Zum Problem wird es oft erst, wenn es „woanders“ nicht stimmt. Dann ist die Frage des Kaffeekochens eher ein „Nebenkriegsschauplatz“, wo frau sich abreagieren oder aufregen kann. Prüfen Sie für sich, ob Sie einen Nebenkriegsschauplatz eröffnet haben und die Ursache für die Unzufriedenheit und Ihren Frust eigentlich woanders liegt.

Wenn es einen hierarchischen Anlass für das Kaffeekochen und Bewirten gibt, dann fängt dieser Service beim Chef an und hört bei ihm auf – sonst ist der „Unterschied“ weg. Und zum „Service“ gehört auch nicht, die Küche für die ganze Abteilung sauber zu halten und sich um das Geschirr von allen zu kümmern. Dafür gibt es nämlich auch einen hierarchischen Anlass!

Viel Erfolg beim Abgrenzen in die Abteilung hinein und Gelassenheit beim Kaffee-Service für Vorgesetzten und Besucher!

Wie komme ich aus dem Büro?

Chefs scheinen abends sozial zu werden! Von etlichen Assistentinnen höre ich, dass sie am späten Nachmittag oder frühen Abend mit der Arbeit fertig sind, doch der Chef sie dann noch beschäftigt. Das sorgt manchmal für Unmut. Zumal der Bürotag für die Sekretärin häufig vor dem Chef beginnt und abends noch ein Familien- oder Haushaltsprogramm wartet – oder die willkommene Erholung des Feierabends gerne genossen werden will.

Was tun, wenn „frau“ selbstbestimmt nach ihrer Arbeit das Büro verlassen will? Hier zwei Best Practice-Ansätze, die Teilnehmerinnen in Seminaren berichtet haben:

  • Ein Assistentinnen-Team hat die beeinflussbaren Termine in den späten Nachmittag gelegt. Der Chef erwartete nämlich nicht, dass eine der beiden noch da ist, wenn er so gegen 18:00 / 19:00 Uhr aus der letzten Besprechung zurück kam.
    Das kann auch eine Assistentin ohne „Team“ nutzen!
  • Ein Team von zwei Vollzeit-Sekretärinnen hat für sich einen „Schicht-Dienst“ eingeführt. Eine blieb, bis der Vorgesetzte sie „entließ“, die andere konnte zu einer normalen Zeit gehen.

In meinen Seminaren oder Coachings stelle ich fest, dass die Art und Weise, wie die Mitarbeiterin geht, den Chefs oft die Gelegenheit gibt, um ein Bleiben zu bitten: „Kann ich jetzt gehen?“ oder „Ich wäre dann soweit. Haben Sie noch etwas für  mich?“ Das sind keine eindeutigen Aussagen für „Ich gehe jetzt.“ Besser sind Ansagen wie „Auf Wiedersehen, Herr Meier“ oder „Ich bin dann morgen um 08:00 Uhr wieder da.“ Oder auch „Für heute bin ich fertig. Ihrer Unterlagen zu XY liegen (dort). Ich gehe dann.“ Wenn Ihnen das zu bestimmt erscheint, probieren Sie es an einem Abend aus, wo sie wirklich nach Hause wollen. Dann ist oft auch die Körperhaltung stimmig zu „Ich gehe jetzt.“

Oft hat es für die Assistentin keine Konsequenz, ob sie eine Stunde früher oder später nach Hause geht. Hilfreich kann daher sein, sich an ein oder zwei Abenden in der Woche ein Programm  zu schaffen (Sport oder andere Kurse, eine Verabredung mit einer Freundin oder mit sich selbst). Das kann dann in der Rücksprache angekündigt werden: „Heute gehe ich um 17:30 Uhr, ich habe noch einen Termin.“ Dann gehen Sie allerdings auch.

Auf der anderen Seite gibt es auch Vorteile der gemeinsamen Arbeit am Abend. Oft ist der Chef entspannter als über den Tag. Es fließen mehr Informationen, Entscheidungen (auf die die Assistentin schon wartet) werden „endlich“ getroffen. Teilweise sitzt dann auch nicht nur der Chef im Büro, sondern auch ein „Mensch“. Er oder sie erzählt über den eigenen Alltag oder was gerade beschäftigt. Wägen Sie ab, wie viel davon für Sie wichtig und hilfreich ist – und bleiben von Zeit zu Zeit länger. Und entscheiden Sie bewusst, wann Ihre eigenen Bedürfnisse wichtiger sind. Viel Erfolg dabei!

Diener vieler Herren?

Viele Assistentinnen sind nicht nur für einen Chef tätig, sondern betreuen oft auch noch Mitarbeitende des Vorgesetzten. Jeder „Kunde“ sieht bei der Delegation nur seine eigenen Aufgaben, nicht jedoch die der anderen. Für die Assistentin entsteht daher ein Spagat zwischen „Kundenorientierung“ und „Grenzen setzen“. Eine Rettung scheint zu sein, die Aufgaben des Vorgesetzten höher zu priorisieren und  erst anschließend die Aufgaben für die Mitarbeitenden anzugehen. Manche Vorgesetzte kommunizieren das auch genauso an ihre Mitarbeitenden.

Manche Aufgaben können jedoch nicht liegen bleiben. Oder es gibt Mitarbeitende, die sehr unangenehm werden, wenn ihre Aufgaben nicht sofort erledigt werden.

Was könnte helfen?

Aus der guten alten Papierzeit könnte eine Todo-Liste hilfreich sein. Neue Aufgaben werden in Anwesenheit des „Kunden“ unten in die Liste eingetragen – so entsteht ohne weitere Worte eine Sichtbarkeit der Auslastung. Diskussion verringern sich. Manche Mitarbeitenden zeigen sogar Verständnis und bieten von sich aus an, dass ihre Aufgabe auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden kann.

In der oft wöchentlichen Besprechung könnte die Assistentin informieren, wie viel Kapazitäten bei ihr noch verfügbar sind. Das macht das Verhandeln über Grenzen in den Tagen danach einfacher.

Hilfreich ist auch der Verweis auf die konkrete Chef-Aufgabe und eine Zeitangabe, wann die Aufgabe des Mitarbeitenden erledigt werden kann.

Und zu guter Letzt hilft auch ein kleiner Trick. Fangen Sie mit der Aufgabe im Beisein des Mitarbeitenden an und geben einen Zeithorizont für die Fertigstellung an, die erlaubt andere Aufgaben dazwischen zu schieben.

Viel Erfolg beim Ausprobieren!