Kaffeekochen für den Chef?

Das scheint für viele Assistentinnen und Sekretärinnen ein heißes Eisen zu sein. „Bin ich denn eine kaffeekochende Tippse?“, „Wieso kann mein Chef das nicht selber machen?“ oder auch „Die Kaffeemaschine kann doch wohl jeder bedienen!“.

Auf der einen Seite stimmt das. Auch die Vorgesetzten sind grundsätzlich in der Lage, sich den Kaffee (oder Tee) selbst zu machen. Auf der anderen Seite haben wir aber schon gehört, dass es ein hierarchisches Gefälle zwischen den Positionen „Vorgesetzter“ und „Assistentin“ gibt. Und das wird z. B. dadurch gezeigt, dass das Kaffeekochen bei der Assistentin liegt und nicht bei der Vorgesetzten. Spannend wird die Frage auch dann, wenn der Vorgesetzte Besucher hat. Da gehört es für viele dazu, dass die „Willkommenskultur“ Getränke beinhaltet.

Erträglicher wird es vielleicht durch eine Studie aus dem Bereich der Neurowissenschaften: Wer einen konstanten Blutzuckerspiegel hat, trifft auch konstante Entscheidungen! Also her mit den Keksen und dem Fingerfood!

Haben Sie sich schon mal überlegt, was es für häufige Besprechungs“gänger“ bedeutet, überall eine ähnliche Keks-Auswahl zu erhalten? Wer als Assistentin wohltuend auffallen will, könnte hier fündig werden (gefunden in alex 03/2014, S. 38):

Unabhängig von der Frage, ob Sie selbst mit Freude diese „Hiwi-Tätigkeiten“ erledigen oder nicht: Es gehört in vielen Büros dazu. Und wenn die Arbeitsbeziehung zum Chef stimmig ist, ist das für viele Sekretärinnen auch keinen Problem. Zum Problem wird es oft erst, wenn es „woanders“ nicht stimmt. Dann ist die Frage des Kaffeekochens eher ein „Nebenkriegsschauplatz“, wo frau sich abreagieren oder aufregen kann. Prüfen Sie für sich, ob Sie einen Nebenkriegsschauplatz eröffnet haben und die Ursache für die Unzufriedenheit und Ihren Frust eigentlich woanders liegt.

Wenn es einen hierarchischen Anlass für das Kaffeekochen und Bewirten gibt, dann fängt dieser Service beim Chef an und hört bei ihm auf – sonst ist der „Unterschied“ weg. Und zum „Service“ gehört auch nicht, die Küche für die ganze Abteilung sauber zu halten und sich um das Geschirr von allen zu kümmern. Dafür gibt es nämlich auch einen hierarchischen Anlass!

Viel Erfolg beim Abgrenzen in die Abteilung hinein und Gelassenheit beim Kaffee-Service für Vorgesetzten und Besucher!

Spielregeln für die Chef-Welt?

Im letzten Blog-Beitrag konnten Sie sich die Frage stellen, ob Sie für ein Alpha-Tier arbeiten. Wie angekündigt, finden Sie heute Versionen von „Spielregeln“ der Chef-Welt. Als erstes eine Variante aus „Spielregeln im Job – wie Frauen sie durchschauen und für sich nutzen“ von Isabel Niztsche, ISBN 3-466-30634-5, Kösel, 2. Auflage 20o5, S. 31:

  1. Macht ist etwas Tolles
  2. Es gibt immer einen Platzhirsch
  3. Verantwortung für neue Aufgaben ist attraktiv
  4. Männer haben Mut zum Risiko
  5. Jungs spielen lieber mit Jungs
  6. Die Old Boys kennen und helfen sich
  7. Verbündete müssen gesucht und gepflegt werden
  8. Die Rolle „Fleißiges Lieschen“ kennen Männer nicht
  9. Männer ertragen keinen Gesichtsverlust
  10. Männer geben nicht zu, dass sie etwas nicht verstehen

Was halten Sie davon? Wollten Sie  nach diesen Spielregeln arbeiten? Wie verändert sich die Bewertung Ihres Vorgesetzten, falls dieser nach diesen Spielregeln gemessen wird? Oft verändert sich die Sichtweise der Assistentinnen, wenn ihnen diese Regeln bewusst werden! Sicher ist nicht in allen Unternehmen eine solche Kultur an der Tagesordnung. Es ist auch fraglich, wie die Generation Y oder X diese Kultur verändern wird  (oder auch nicht). Doch es gibt genau solche Unternehmen mit genau solchen Kulturen. Für Sie als Assistentin gelten diese Spielregeln nicht – doch sie sind ihnen „ausgesetzt“. Und Ihre Chefs werden sich evtl. genauso verhalten.

Und hier eine zweite Variante, gefunden in wirtschaft + weiterbildung, Ausgabe 10/2006, S. 17: „Die Machtspiele der Männer durchschauen“:

  1. Spiele, um zu gewinnen, oder spiele nicht
  2. Zeige, was du kannst, und beeindrucke andere
  3. Beherrsche die Kunst zu markieren
  4. Kenne Deine Freunde, keine deine Feinde
  5. Verstehe die Schwäche der anderen zu  nutzen
  6. Wisse jederzeit, wer oben und wer unten ist
  7. Hab kein Mitleid mit Verlierern
  8. Verwende nur intelligente Ausreden
  9. Fordere Verantwortung und trage sie bei Erfolg
  10. Wahre dein Gesicht

Sie werden Gemeinsamkeiten und leichte Unterschiede zum ersten Beispiel entdecken – der Grundtenor ist aus meiner Sicht jedoch gleich. Vielleicht helfen diese Regeln bei etwas mehr Gelassenheit, wenn die Vorgesetzten mal wieder im Sandkasten spielen – um wahrgenommen zu werden und auf der Karriereleiter weiter zu kommen. Gute Erkenntnisse und eine gute Woche.

Delegationen für den Chef?

Viele Vorgesetzte sind mehr als 50 % der Arbeitszeit nicht am Schreibtisch. Sie sind in Meetings, unterwegs, bei Kongressen, betreuen Kunden oder Lieferanten oder sind am Netzwerken. Mails oder Telefonate für ihn laufen in dieser Zeit weiter. Einiges davon können Sie schon auf den Weg bringen und an Mitarbeiter weiter geben. Und mobiles Arbeiten erlaubt natürlich den Chefs, auch von unterwegs oder aus der Besprechung heraus Arbeiten zu delegieren. Der Einfachheit halber erhält oft die Assistentin den Auftrag, Mitarbeiter über die Chefaufträge zu informieren und diese nachzuhalten.

Doch das klappt nicht bei allen Mitarbeitern. Mehrmalige Ermahnungen, das Betteln um die Einhaltung der Deadline oder viel Frust ob der vielen Ausreden gehören für manche Sekretärin zum Tagesgeschäft. Warum ist das so?

Für  manche Mitarbeiter ist Delegation etwas Hierarchisches. Delegieren kann, wer „über“ einem steht – und niemand sonst. Die Assistentin wird als „Stabsstelle“ wahrgenommen und damit außerhalb der Hierarchie. Aufgaben von ihr sind für diese  „Sorte“ von Mitarbeitern nicht ernstzunehmen. Wichtig für die Assistentin ist, sich nicht darüber aufzuregen. Über den Weg für erfolgreiche Delegation entscheidet der, der die Arbeit erhält. Und wenn es hierarchisch sein soll: dann gestalten Sie es so. Lassen Sie in Ihrer Sprache das „ich“ weg und machen Sie Ihren Chef hörbar : „Herr Meier möchte, dass Sie bis zum …“. Vielleicht können Sie auch aus dem Chef-Mail-Account heraus schreiben, das macht den Absender auch deutlich. Oder Sie nehmen Ihren  Chef bei Ihrem Mail in cc. Das macht für diese Mitarbeiter deutlich, dass der  Chef mit im Boot ist.

Ein zweiter „Typ“ von Mitarbeitern hat sich daran gewöhnt, dass Sie das Aufgabenmanagement übernommen haben! Wieso soll sich der Mitarbeiter rechtzeitig um die Aufgabe kümmern, wenn Sie ein paar Tage vor dem Termin nachfragen? Hier könnten Sie mit einer elektronischen Aufgabe arbeiten, die Sie an den Mitarbeiter schicken. Lassen Sie am Anfang noch etwas Puffer bis zum Endtermin. Wenn der Aufgabentermin vorbei ist, informieren Sie den Mitarbeiter, dass Sie Ihrem Chef Bescheid sagen, dass seine Aufgabe leider noch nicht erledigt wurde.

Und damit sind wir schon beim dritten Typ. Es passiert ja nichts, wenn der Termin nicht eingehalten wird. Lassen Sie Folgen entstehen. Fragen Sie z. B. im Abteilungsmeeting öffentlich die Deadlines ab – und damit auch die, die nicht eingehalten wurden. Wenn Sie einen Entwurf für eine Präsentation erstellen, setzen Sie eine Blankofolie dort ein, wo Mitarbeiter nicht geliefert haben. Schicken Sie diesen Entwurf zur Abstimmung dann an alle Beteiligten.

Diese Ansätze erscheinen Ihnen zu hart? Ja und Nein! Dort wo alles läuft, bleiben Sie so wie Sie sind. Und dort, wo Mitarbeiter nicht im Sinne des Chefs „funktionieren“, werden Sie konsequenter. Wenn es Ihnen wichtig ist, stimmen Sie die neuen Vorgehensweisen mit Ihrem Chef ab. Vielleicht ist das für ihn auch eine Gelegenheit, in der nächsten Abteilungsbesprechung allen Mitarbeitern zu Gehör zu bringen, dass Sie für ihn handeln.

Viel Erfolg beim  Weiterreichen der Delegationen!