Wie komme ich aus dem Büro?

Chefs scheinen abends sozial zu werden! Von etlichen Assistentinnen höre ich, dass sie am späten Nachmittag oder frühen Abend mit der Arbeit fertig sind, doch der Chef sie dann noch beschäftigt. Das sorgt manchmal für Unmut. Zumal der Bürotag für die Sekretärin häufig vor dem Chef beginnt und abends noch ein Familien- oder Haushaltsprogramm wartet – oder die willkommene Erholung des Feierabends gerne genossen werden will.

Was tun, wenn „frau“ selbstbestimmt nach ihrer Arbeit das Büro verlassen will? Hier zwei Best Practice-Ansätze, die Teilnehmerinnen in Seminaren berichtet haben:

  • Ein Assistentinnen-Team hat die beeinflussbaren Termine in den späten Nachmittag gelegt. Der Chef erwartete nämlich nicht, dass eine der beiden noch da ist, wenn er so gegen 18:00 / 19:00 Uhr aus der letzten Besprechung zurück kam.
    Das kann auch eine Assistentin ohne „Team“ nutzen!
  • Ein Team von zwei Vollzeit-Sekretärinnen hat für sich einen „Schicht-Dienst“ eingeführt. Eine blieb, bis der Vorgesetzte sie „entließ“, die andere konnte zu einer normalen Zeit gehen.

In meinen Seminaren oder Coachings stelle ich fest, dass die Art und Weise, wie die Mitarbeiterin geht, den Chefs oft die Gelegenheit gibt, um ein Bleiben zu bitten: „Kann ich jetzt gehen?“ oder „Ich wäre dann soweit. Haben Sie noch etwas für  mich?“ Das sind keine eindeutigen Aussagen für „Ich gehe jetzt.“ Besser sind Ansagen wie „Auf Wiedersehen, Herr Meier“ oder „Ich bin dann morgen um 08:00 Uhr wieder da.“ Oder auch „Für heute bin ich fertig. Ihrer Unterlagen zu XY liegen (dort). Ich gehe dann.“ Wenn Ihnen das zu bestimmt erscheint, probieren Sie es an einem Abend aus, wo sie wirklich nach Hause wollen. Dann ist oft auch die Körperhaltung stimmig zu „Ich gehe jetzt.“

Oft hat es für die Assistentin keine Konsequenz, ob sie eine Stunde früher oder später nach Hause geht. Hilfreich kann daher sein, sich an ein oder zwei Abenden in der Woche ein Programm  zu schaffen (Sport oder andere Kurse, eine Verabredung mit einer Freundin oder mit sich selbst). Das kann dann in der Rücksprache angekündigt werden: „Heute gehe ich um 17:30 Uhr, ich habe noch einen Termin.“ Dann gehen Sie allerdings auch.

Auf der anderen Seite gibt es auch Vorteile der gemeinsamen Arbeit am Abend. Oft ist der Chef entspannter als über den Tag. Es fließen mehr Informationen, Entscheidungen (auf die die Assistentin schon wartet) werden „endlich“ getroffen. Teilweise sitzt dann auch nicht nur der Chef im Büro, sondern auch ein „Mensch“. Er oder sie erzählt über den eigenen Alltag oder was gerade beschäftigt. Wägen Sie ab, wie viel davon für Sie wichtig und hilfreich ist – und bleiben von Zeit zu Zeit länger. Und entscheiden Sie bewusst, wann Ihre eigenen Bedürfnisse wichtiger sind. Viel Erfolg dabei!

Sekretärin für wen? Eine gute Frage!

Sekretärinnen oder Assistentinnen stellen sich diese Frage vielleicht nicht so oft – ich in den Coachings und Seminaren schon. Wer nicht gerade auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene arbeitet, ist oft „Dienerin vieler Herren“. Auf der einen Seite gibt es einen Vorgesetzten, der Support erwartet. Auf der anderen Seite werden oft auch Dienstleistungen für die Mitarbeiter erbracht. Und last but not least landet einige Sachbearbeitungstätigkeit in den Sekretariaten. Das sind dann viele Aufgaben – und jeder Auftraggeber sieht nur sich selbst.

Der Vorlauf der Zuarbeit für Chef und Kollegen und der Vorlauf der Sachbearbeitungsaufgaben passen nicht zusammen. Die Zuarbeit kommt meist mit dem Charakter „sofort“, die Sachbearbeitung hat zwar einen Termin, aber noch Zeit. Und da Zeit nicht auf den Bäumen wächst, wird die Sachbearbeitung geschoben – bis auch diese Aufgaben dringend sind.

In dieser Überischt fehlen noch Aufgaben wie z. B. eigene Projekte oder eigene Verantwortungsbereiche (z. B. für den Empfang). Diese werden wie die Sachbearbeitungsaufgaben „geschoben“.

Wie kann eine Assistentin damit umgehen?

  1. Als erstes ist die eigene Klarheit wichtig: Für wen oder was bin ich zuständig? Was mache ich bei Bedarf oder wenn Zeit ist? Und was mache ich auf alle Fälle?
  2. Diese eigene Sichtweise sollte mit den „Auftraggebern“ abgestimmt werden und in Absprachen oder Vereinbarungen münden.
  3. Dann ist die Frage der grundlegenden Gewichtung dran: Ist mein Chef immer „Nr. 1“  – und die Kollegen bekommen die Zeit, die noch übrig bleibt?Es fehlen noch die Sachbearbeitung und die eigenen Aufgaben: Wann sind Zeitfenster für Sachbearbeitung und eigene Aufgaben – und wie können diese auch eingehalten werden?
  4. Ein weiterer Schritt ist die Transparenz: Woran können  „Kunden“ erkennen, was bereits an Aufgaben bei Ihnen gelandet ist? Und wie viel Kapazität ist noch für neue Anforderungen da? Ein J0ur fixe bzw. ein Teammeeting ist ein guter Platz für diese regelmäßige Information. Ein entsprechendes Hilfsmittel fürs Aufgabenmanagement ist in den Adhoc-Situationen hilfreich.
  5. Und zu guter Letzt ist die Fähigkeit, Grenzen zu setzen gefragt. Wenn die Gewichtung eingehalten ist, die Zeitreserven aufgebraucht oder verplant sind – dann sollte es eine Vereinbarung geben, was die Kollegen selbst machen, wer aus dem Umfeld Aufgaben übernehmen kann oder auch was (ohne Konsequenzen) liegen bleiben kann.

So ist die Frage „Sekretärin – für wen?“ klarer und es gelingt das „Diener-vieler-Herren-Sein“ zwar nicht gut, aber besser. Viel Erfolg!