Arbeiten für die Kollegin?

Mit einer Kollegin gemeinsam zu arbeiten oder mit Kolleginnen in einer Abteilung aktiv zu sein ist für viele Sekretärinnen ein gutes Gefühl. „Frau“ kann sich vertreten oder in Spitzenzeiten helfen, ein Sparringspartner für kniffelige Fragen sein oder einfach nur ein netter Mensch am Arbeitsplatz.

Doch manchmal entwickelt sich die Zusammenarbeit in ungewünschte Richtungen. Es schleicht sich ein Gefühl von „ausgenutzt“ werden ein. Die Kollegin geht früher und man übernimmt ihre Aufgaben am späten Nachmittag. Oder sie fragt oft, ob man ihr helfen könne – öfter als man selbst die Frage stellt. Was tun?

Als erstes braucht es „Zahlen / Daten / Fakten“. Denn nicht immer entspricht das Gefühl der Realität. Schreiben Sie einfach auf, wann Sie für Ihre Kollegin eingesprungen sind – und wann Sie sich Unterstützung bei Ihr geholt haben. Manchmal wird allein über diese Analyse das Gefühl relativiert.

Aus dem Gefühl können nach der Analyse aber auch ZDF geworden sein. Dann prüfen Sie, ob Sie sich selbst um das Problem kümmern wollen. Wenn ja, dann legen Sie für sich fest, bei was und wann Sie Ihre Kollegin unterstützen wollen – das ist dann die Grenze. Wird diese Grenze überschritten, lehnen Sie den Unterstützungswunsch ab. Wichtig ist dabei, Floskeln wie „es tut mir leid“ wegzulassen. Auch eine Begründung braucht es nicht. Sie könnten zum Beispiel sagen „Nein, das geht heute nicht.“ Falls Ihre Kollegin nachfragt, nutzen Sie die Technik „Beharrlichkeitsschleife“. Wiederholen Sie Ihren Satz „Nein, das geht heute nicht.“. Fangen Sie nicht an zu argumentieren – denn es geht ja nicht um Sachargumente, sondern um ein Ungleichgewicht.

Wenn Sie Sorge haben, dass Ihre Kollegin wegen mangelnder Kollegialität beim Chef vorstellig wird, dann gehen Sie vorweg. Sprechen Sie das Thema proaktiv bei Ihrem Vorgesetzten an. Aber jammern Sie nicht, sondern berichten kurz und knapp vom Ungleichgewicht (unterstützt durch ZDF) und fragen Sie den Chef, wie Sie damit umgehen sollen.

Wenn Ihnen das zu mühsam ist, dann akzeptieren Sie das Ungleichgewicht. Das ist für die Arbeitszufriedenheit besser als sich im Alltag immer mal  wieder „aufzuregen“.

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Ist meine Kollegin meine Freundin?

Ich coache Teams von Chefs und Assistentinnen. Manche Coachings sind eher Coachings der Assistentinnen. Diese vertreten sich gegenseitig oder arbeiten gemeinsam für einen Chef.
Wie sehr muss „frau“ sich mögen, damit die Zusammenarbeit klappt? Die Antwort scheint nicht einfach zu sein. Auf der einen Seite finde ich Konstellationen vor, wo beide fast Freundinnen sind. Auf dieser Beziehungsgrundlage scheint die Zusammenarbeit gut zu klappen – so lange die Freundschaft da ist. Auf der anderen Seite begegnen mir Konstellationen, wo sich beide nicht „grün“ sind. Und dann wird Zusammenarbeit zum Problem.
Die eine kann der anderen nichts recht machen. Die andere findet Fehler bei der einen. Es wird mit unterschiedlichen Werkzeugen gearbeitet. Jeder hat ihren Faible für ein bestimmtes Tool. Manchmal entbrennen Diskusissonen um „richtig“ und „falsch“. Und dann wird der Coach gerufen!
Ein Patentrezpet gibt es nicht. Ich arbeite dann mit beiden heraus, auf welchen Feldern tatsächlich gemeinsam gearbeitet werden muss. Können die Zuständigkeiten so verändert werden, dass die Schnittmenge kleiner wird? Kann sich jede in der Vertretungssituation (und nur dann) auf die Arbeitsweise der anderen einlassen?
Schon die Erlaubnis, dass frau sich nicht mögen muss, kann entlastend sein. Auch die Aussicht, dass Unterschiede bleiben dürfen, helfen für eine andere Zusammenarbeit.
Damit es gar nicht erst zum Coaching-Anlass kommt, hilft Prävention. Klären Sie mit der Kollegin oder Vertretung frühzeitig, was sie unterscheidet. Legen Sie fest, was wem an „einzigartig“ wichtig ist. Was will keine von Ihnen beiden aufgeben? Vereinbaren Sie dann, wo es eine Zusammenarbeit geben muss. Manchmal hilft ein „wir wechseln uns ab, wer bestimmen darf“.
Ich wünsche viel Erfolg in der Zusammenarbeit mit der Kollegin!

Zoff mit der Kollegin?

Das Einzelbüro gibt es immer weniger, mehr und mehr sitzen Sekretärinnen gemeinsam mit einer Kollegin in einem Raum. Das kann eine gute Erfahrung sein. Die Zimmergenossin kann das Telefon mitbetreuen, wenn man selbst aus dem Raum ist. Oft ist diese Kollegin gleichzeitig die Vertretung. Erfahrungsaustausch, aber auch das so wichtige kleine Schwätzchen zwischendurch sind möglich.

Doch das Duett klappt nicht immer. Manche Zimmergenossinnen sind eher Leidensgenossinnen oder Kampfhennen. Wir Menschen sind leider – oder glücklicherweise – unterschiedlich. Für die eine ist ein großes Netzwerk wichtig und Kollegen und Kolleginnen gehen ein und aus. Für die andere ist das keine Arbeit, sondern „Schwatzen“. Die eine Assistentin telefoniert mit lauter Stimme, die andere ist viel im Haus unterwegs und der zeitweise verwaiste Arbeitsplatz sorgt für Mehrarbeit bei der anwesenden Zimmergenossin. Oft genug sorgen diese Unterschiede für ungute Gefühle, Frust, Wut und Enttäuschung. Die Stimmung verschlechtert sich. Manches Mal geht der Konflikt soweit, dass eine der beiden geht.

Wie können Sie in einer solchen Situation sich verhalten? Zuerst einmal sollten Sie bei sich prüfen, was genau bei Ihnen das ungute Gefühl verursacht:

  1. Sind es unterschiedliche Arten zu arbeiten?
  2. Macht die Kollegin den Job als Assistentin anders als Sie?
  3. Liegt es im Verhalten der Tischnachbarin?
  4. Oder vertreten Sie  unterschiedliche Werte oder Normen?

Sie sehen wahrscheinlich schon, dass es von 1. bis 4. „tiefer“ geht. Einfach, aber nicht leicht, ist, sich über arbeitsorganisatorische Fragen abzustimmen. Wer hat welche Befugnisse? Wie werden bestimmte Prozesse erledigt? Wo liegt was? Was entscheidet und gestaltet jede selbst (weil sie dafür allein verantwortlich ist)? Was muss gemeinsam in den Blick genommen werden? Klären Sie, welche Rahmenbedingungen durch das Umfeld festgelegt sind. Vielleicht liegen hier schon Ursachen für Konflikte. Besprechen Sie, wer welche Freiräume hat oder braucht. Prüfen Sie gemeinsam, wo Sie das „Anderssein“ akzeptieren können und wo es Ihnen schwer fällt. Finden Sie einen Weg, wie es für Sie beide „insgesamt“ passt.

Wenn das Verständnis von „Was ist eine Assistentin?“ unterschiedlich ist, wird es schon etwas aufwendiger. Oft sind wir uns über die Ausgestaltung der Rolle nämlich gar nicht klar. Erst wenn jemand die Rolle anders sieht oder mich mit Rollenerwartungen konfrontiert, die für mich fremd sind, fangen wir an, über Rollen nachzudenken. Tauschen Sie sich mit Ihrer Kollegin aus, wie diese ihren „Job“ versteht. Wie viel Service (der Tee des Chefs zum Tagesstart oder der Reiseplan in Papier, auch wenn er bereits alles in seinem Terminkalender auf dem Smartphone hat) sollte sein? Was sollten Chefs selbst tun und wo unterstützt die Sekretärin regelmäßig? Sie werden hier mit Ihrer Kollegin zu keiner 100 %igen Übereinstimmung kommen. Klären Sie, wo „mit einer Stimme“ sprechen und handeln sollten und wo jede von Ihnen beiden ihren eigenen Stil lebt. Evtl. wird es hier schon schwieriger, die Unterschiede zuzulassen und die Eigenheiten zu behalten. Beziehen Sie die Rollenerwartungen des Umfelds ein – oft wird so der Weg, wie man Unterschiede umschiffen kann, einfacher.

Wie Sie mit Problemen beim Verhalten oder bei Werten umgehen, lesen Sie nächste Woche!