Assistenz der Zukunft – was braucht die Assistentin?

In meinen Seminaren oder Coachings mit Assistentinnen begegnet mir diese Frage öfter, daher will ich mich in diesem Beitrag an einer Antwort versuchen. 

Als erstes ist mir wichtig, dass momentan gar nicht klar ist, wie die Zukunft aussehen wird. Zu viele unterschiedliche Faktoren wirken auf dieses Berufsfeld, als dass extrapoliert werden kann, wie dieser Job in drei oder fünf Jahren aussehen wird. 

Trotzdem ist es möglich, heute zu sagen, welche Haltung bzw. welche Ansätze auf dem Weg in die Zukunft hilfreich sind: 

  • Chefentlastung reduziert und erweitert um die digitalen Möglichkeiten 
  • Einen Fuß in anderen Arbeitsfeldern außerhalb der Assistenz 
  • Kommunikativ in der Chef- und Assistenz-Welt unterwegs 
  • Netzwerken inner- und außerhalb des Unternehmens, auch außerhalb des Assistenzfeldes 
  • Technisch affin 
  • Stressresistent 

Chefentlastung 

Je nach dem, in welcher Branche, in welchem Unternehmensbereich und für welchen Vorgesetzten Sie arbeiten, ist die Digitalisierung schon mehr oder weniger bei Ihnen angekommen. Digitalisierung ist in einem ersten Schritt sicher so wenig Papier wie möglich. Digitalisierung hört aber dort nicht auf. Der Einsatz von Sprachassistenz, das Nutzen von Algorithmen und Workflows sind nächste Schritte. Wo die Reise hier genau hingeht, ist für mich zur Zeitnicht klar. 

Einen Fuß in anderen Arbeitsfeldern 

Eines ist heute klar, die Digitalisierung wird einige (oder viele?) Aufgaben der Assistentin durch „Maschinen“ ersetzen. Damit werden Kapazitäten frei. In einer Umbruchzeit ist es wichtig zu experimentieren. Das kann über eine Vertretung geschehen oder über die Mitarbeit in einem Projekt. Wichtig ist, nicht zu warten, bis Ihnen eine Gelegenheit angeboten wird, sondern selbst die Initiative zu ergreifen. Welche Themen in Ihrem Umfeld haben zur Zeitkeinen Verantwortlichen? Was dümpelt gerade herum? Prüfen Sie, wie viel Zeit Sie in diese Aufgaben stecken können – und fangen Sie an. 

Kommunikativ in der Chef- und Assistenzwelt unterwegs 

Dass Kommunikation wichtig ist, wissen Sie. Was ich meine, ist sichtbare Kommunikation. Das kann zum Beispiel heißen, dass Sie auf allen Ihren Dokumenten auch Ihren Namen hinterlassen, auch wenn die Dokumente von anderen präsentiert oder verteilt werden. Ein weiterer Schritt kann sein, dass alle Gesprächspartner Ihrer Chefin auch Ihren Namen kennen und nicht nur den Ihrer Chefin.Smalltalk mit Besuchern und Anrufern ist ebenfalls ein guter Weg für mehr Sichtbarkeit. Bereiten Sie sich auf Besucher vor. Aus welcher Branche kommt er oder sie? Was ist gerade die größte Herausforderung dieser Branche oder des Unternehmens?Wie gefällt Ihnen die Webseite des Unternehmens? Kommen Sie darüber ins Gespräch und hinterlassen Sie einen Eindruck. Ein weiterer Ansatz ist, mit eigenen Tagesordnungspunkten in Meetings vertreten zu sein. Wenn andere über die Aktivitäten seit der letzten Sitzung berichten, berichten Sie auch. Wenn es ein größeres Thema gibt (z. B. ein Event oder ein wichtiger Projektabschnitt), dann informieren Sie darüber in einem eigenen Tagesordnungspunkt.  

Netzwerken inner- und außerhalb des Unternehmens 

Gehen Sie regelmäßig mit anderen Assistentinnen in einen Austausch, z. B. als Bürorunde. Dann haben Sie schon einen ersten guten Schritt getan. Es gibt einige Berufsverbände für Office-Mitarbeitende, die ein Netzwerken außerhalb des Unternehmens ermöglichen (z. B. bsb, AIM, IAM). Wenn es ein Weiterbildungsbudget gibt, ist der Besuch eines Seminars oder eines Kongresses eine gute Möglichkeit, das eigene Netzwerk zu erweitern. Das wären Ansätze für das Feld Assistenz. Außerhalb Ihres Berufsfeldes sind Messen in Ihrer Branche eine gute Gelegenheit zum Netzwerken. Kennen Sie schon „Meetup“? Das ist ein Netzwerk mit regionalen Veranstaltungen (meist kostenlos) zu vielen unterschiedlichen Themen. Schauen Sie doch einfach, was es in Ihrer Gegend gibt. So können Sie z. B. in agile Methoden hineinschnuppern oder andere neue Gebiete ausprobieren. 

Technisch affin 

Eines ist völlig klar: Die Zukunft in der Assistenz ist digital! Es ist also wichtig, dran zu bleiben und immer wieder neue Technik auszuprobieren. Loslassen müssen wir die Idee, eine Software oder ein Gerät in alle Tiefen zu verstehen, bevor wir damit umgehen. Da sind uns die Generation Y und Z ein bisschen voraus. Hier zählt das Ausprobieren und „iteratives“ Herangehen viel mehr als Kompetenz in die Tiefe. Welche Programme gibt es in Ihrem Unternehmen, die Sie noch nicht nutzen? Welche Apps gibt es, die für Sie und / oder Ihren Chef nützlich sein könnten? Welche „Tools“ sind gerade „in“, mit denen Sie noch keine Erfahrungen gesammelt haben? Was nutzen Sie vielleicht im privaten Alltag, was für Ihren Arbeitsplatz interessant sein könnte? Gute Quellen können hier Newsletter im Assistenzbereich, aber auch von IT-Firmensein. Wer zu Hause einen Sprachassistenten hat (z. B. Alexa), kann sich diese Informationen über Skills zugänglich machen. 

Stressresistent 

Unsere Psyche und unser Körper sind für die hohen Veränderungsgeschwindigkeiten eher nicht gemacht. Wir brauchen stabile Bereiche und Zeiten, um aufzutanken. Die Geschwindigkeit können wir nicht verändern – aber wir können für uns sorgen. Welche Ansätze aus dem Bereich Stressbewältigungs- oder Entspannungsmethoden können Sie schon? Oder was haben Sie früher einmal gelernt? Reaktivieren Sie dieses Wissen und bringen Sie es in Ihren Alltag. Für viele gehört regelmäßig Bewegung oder Sport zur Stressbewältigung dazu. Achtsamkeit ist ebenfalls ein guter Methoden-Pool, um sich der eigenen Gefühle und Stimmungen bewusst zu werden. Wenn all diese Ansätze für Sie eher fremd sind, ist es ein guter Zeitpunkt auszuprobieren, was zu Ihnen passt. 

 

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Gestalten der nächsten Jahre. Am besten fangen Sie mit einer Sache gleich heute an. 

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