Tipps und Tricks für Outlook 2013

Einen großen Teil der Arbeit verbringt die Assistentin mit dem PC. Assistenz bedeutet auch, für den Chef Mails bearbeiten und dessen Termine organisieren. Neben Lotus Notes ist Outlook in vielen Unternehmen „das“ Programm dafür. Damit die Sekretärin unterstützen kann, muss der Chef ihr eine Stellvertretung einrichten (Datei / Kontoeinstellungen / Zugriffe für Stellvertretungen). Wenn diese Form des Zugriffs gewählt wird, kann die Chefin ihre Besprechungsmails auch an die Assistentin mit dem entsprechenden Häkchen weiterleiten.

Neben der Ansicht „Planungsansicht“ (bei der Registerkarte „Ansicht“ im Kalender) können auch Kalender bei „Meine Kalender“ oder „Freigegebene Kalender“ durch Anklicken auf den Bildschirm gebracht werden. Wird der Pfeil im jeweiligen Kalender angeklickt, werden die Kalender übereinander gelegt. Das kann für die Terminfindung bei wenigen Kalendern nützlich sein.

Zur Mailbearbeitung sind Absprachen wichtig. Wer hat die „Hoheit“ bei den Mails? Wenn beide im Posteingang arbeiten, ist nicht klar, welche Mails schon gesichtet wurde – und welche nicht. Wenn die Assistentin die Hauptrolle haben soll, arbeitet der Chef in einem Unterordner die vorbereiteten Mails ab. Dieser Postbearbeitungsordner kann gerne Unterordner haben wie:

  • bereits durch Ass. erledigt
  • heute zu erledigen
  • Diese Woche zu erledigen
  • an Mitarbeiter weitergeleitet
  • Müll?
  • Unklar

Wenn Sie mit den entsprechenden Zugriffsrechten im Maileingang des Chefs arbeiten, können Sie für ihn Fähnchen für die Nachverfolgung setzen. Aufgaben können Sie ebenfalls für ihn erstellen – solange Sie in seinem Aufgabenmanager sind. Die Drag-and-Drop-Funktion, um aus einem Mail eine Aufgabe zu machen, führt bei seinen Mails zu einer Aufgabe bei Ihnen.

Nutzen Sie die Anzeigemöglichkeiten bei den Kalendereinträgen. „Beschäftigt“ oder „Frei“ ist je nach Kalendereintrag Standard. Aber auch die Angaben „an anderem Ort tätig“ oder „Abwesend“ können hilfreiche Informationen sein. In Ihrem Unternehmen werden diese Informationen auch in bei den freigegebenen Kalender mit angezeigt.

Prüfen Sie, ob „Outlook heute“ den Tagesstart sinnvoll unterstützen kann. Wenn Sie auf Ihren Account (Ihre Mail-Adresse oberhalb der Ordnerstruktur im Mail-Bereich) gehen, wird Outlook heute angezeigt. Mit „Outlook heute anpassen“ können Sie gestalten, was Sie sehen wollen: wie viele neue Mails Sie oder Ihr Chef haben, Ihren Kalender oder Ihre Aufgaben. Setzen Sie noch den Haken bei „Beim Start direkt zu Outlook heute wechseln“ und speichern Sie die Veränderungen. Fertig!

Quicksteps oder Regeln helfen, bei der standardisierten Bearbeitung von Mails. Probieren Sie aus, was zu Ihnen passt und was Ihre Effizienz steigert.

Wenn die Terminkalender unübersichtlich sind und Termine vereinbaren schwer wird, arbeiten Sie mit Abstimmungsschaltflächen. Diese finden Sie unter „Optionen“ bei dem jeweiligen Mail. Die Abstimmung funktioniert nur innerhalb des Unternehmens – aber immerhin.

Wer oft die gleichen Texte schreibt, kann die Schnellbausteine nutzen. Diese finden Sie beim jeweiligen Mail unter „Einfügen“. Markieren Sie den Text, der zu einem Schnellbaustein werden soll, vergeben einen Namen und fertig. Wenn Sie einen Schnellbaustein nutzen wollen, gehen Sie in das Schnellbaustein-Menü und wählen den gewünschten Text aus.

Das ist nur eine kleine Auswahl von – wie ich finde – hilfreichen Features von Outlook. Viel Erfolg beim Anwenden!

Tipps und Tricks: Dokumentenmanagement

Ein großes  Feld für die Assistenz! Oft geht es nicht nur um die eigenen Dateien und Ablage, sondern auch um die des Vorgesetzten oder auch der Abteilung. Daher lohnt es sich, etwas genauer hinzuschauen. Das hat sich in meiner Beratungs- und Seminarpraxis bewährt – sozusagen die Top 6 für Sie:

  • Arbeit auf gemeinsamen Laufwerken
    Wer ein Dokument erstellt, legt es auch ab. Auf gemeinsamen Laufwerken gibt es Regeln zum Erstellen von Dateinamen, die von allen eingehalten werden. Im Dateinamen kann die Dokumentenart (z. B. Prot für Protokoll), ein Sachgebiet (es ist festgelegt, welche das sind) oder auch der Empfänger oder die Verwendung der Datei sowie eine Versionsnummer enthalten sein. Die Baumstruktur ist aktivitäten- oder vorgangsorientiert angelegt. So können abgeschlossene Vorgänge (z. B. Projekte) in einen Ordner ZZ-alt verschoben werden. Es gibt keine Stich- oder Schlagworte oder personenbezogene Ordner – diese sorgen für Datenmüll.
  • die gleiche Struktur für Mails, Office-Dateien und Papier
  • Mails, wo nötig als PDF-Datei in das gemeinsame Laufwerk
  • Papierablage nur dort, wo sie entweder gesetzlich notwendig ist oder auch tatsächlich genutzt wird (nach einer Studie werden nur 5 bis 20 Prozent von „beerdigtem“ Schriftgut wieder benötigt)
  • Aufbewahrungspflichten sind bekannt und Funktionen zugeordnet. Wenn es um Papierablage geht, steht das Jahr, in dem vernichtet werden darf, auf dem Rückenschild des Ordners.
  • In elektronischen Medien ist es wichtig, suchen zu können. Was man oder frau im Papierbereich gelernt hat (Unterverzeichnisse anlegen, nach Jahren unterteilen) ist für Dateien oft nicht nötig.

Ich bin gespannt, was für Sie passt und wie viel effizienter Sie arbeiten werden!

 

 

Mails für den Chef bearbeiten?

Früher war das ganz einfach: Da ging die Papierpost bei der Sekretärin ein, diese hat sie geöffnet, (aus)sortiert und für den Vorgesetzten aufbereitet. Vertrauliche oder persönliche Briefe gehörten nicht immer dazu.

Und wie ist das heute? Papierpost ist in vielen Sekretariaten fast nicht mehr vorhanden – dafür jede Menge E-Mails! Und die werden oft vom Chef gelesen und bearbeitet und gleichzeitig von der Assistentin. Manchmal war die gute alte Zeit gar nicht so schlecht. Denn effizient ist das parallele Bearbeiten nicht.

Ideal wäre, wenn die Mails nur von einer Person bearbeitet werden. Je „fachlicher“ der Arbeitsbereich des Vorgesetzten ist (z. B. ein Chemiker in der Grundlagenforschung mit vielen Kontakten ins Ausland), desto weniger wird die Assistentin im Mailbereich entlasten können. Je mehr mit einer guten Allgemeinbildung und Einarbeitung gelernt werden kann (z. B. Arbeitsbereiche wie Personal oder Vertrieb), desto eher kann die Sekretärin die Mails das Chefs vorsortieren und bearbeiten.

Wenn also die Fachlichkeit passt, dann könnte der Posteingang nur von der Assistentin bearbeitet werden. Der Chef liest seine vorbearbeiteten Mails dann in einem separaten Ordner. Der könnte z. B. AA Posteingang heißen. (AA oder 01 damit er an erster Stelle steht). Bei Smartphone-Nutzern muss geklärt sein, dass diese auch Unterordner mobil abrufen können. So könnte dann die Ordnerstruktur aussehen:

  • heute zu klären
  • diese Woche zu klären
  • zur Kenntnis
  • weitergeleitet
  • selbst bearbeitet
  • unklar
  • Ablage
  • Müll?

Der Vorgesetzte kann so auch zwischen zwei Besprechungen „schnell mal“ seine Mails checken (heute zu klären). Wenn er oder sie mehr Zeit hat oder wieder am Schreibtisch sitzt, können die restlichen Unterordner bearbeitet werden.

Wichtig ist noch eine klare Vereinbarung, wer die Ordner leert. Häufig erlebe ich in den Coachings von Chef und Assistentin, dass die Sekretärin die Struktur füllt und der Chef leert. Manchmal wird noch eine einmalige Erinnerungsfunktion vereinbart: die Assistentin prüft, ob die „heute …“ und „diese Woche …“ auch geleert sind.

Ein Chefin-Sekretärin-Team habe ich kennengelernt, die es ganz anders machen. Dort hat die Assistentin keinen Zugriff auf die Mails ihrer Chefin. Diese leitet ihr weiter, was bearbeitet werden soll. Der Hintergrund war für mich gut nachvollziehbar: Die Chefin hatte nur eine Mailadresse und erhielt als Vorstandschefin viele Mails mit höchst vertraulichen Informationen – teilweise auch mit manipulativen Inhalten. Das wollte sie ihrer Sekreträrin nicht zumuten.

Ein anderes Beispiel für „ganz anders“ war ein Produktionschef mit seiner Sekretärin. Sie bearbeitete den Posteingang zwischen 07:00 und 16:00 Uhr (ihre Arbeitszeit), er davor und danach. Unterordner gab es keine. Was bearbeitet war, kam in die Ablage. Auch das funktionierte gut.

Was passt für Sie und Ihr Team?