Arbeiten Sie für ein Alpha-Tier?

Assistenz lebt von Kooperation und dem Miteinander. Informationen müssen geteilt werden, die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen ist wesentlich für die eigene Arbeit. Daher ist in Sekretariaten eher eine Wertehaltung des „Miteinander“ anzutreffen. Trifft diese Haltung auch auf alle Vorgesetzten zu? Wohl eher nein! Einige Vorgesetzte sind auf ihren Platz gekommen, weil sie sich als Alpha-Tier bewährt haben. Diese kämpfen allein, suchen ihren Vorteil zu nutzen und machen Unterschiede. Dabei sind ihnen (oder ihr?) die Unterschiede zu den Mitarbeitenden wichtig. Status und das Zeigen des eigenen Status ist wichtig, um die eigenen Position schnell zu verdeutlichen. Was macht das mit der Assistentin?

In meinem Seminaren oder Coachings stelle ich fest, dass die Spielregeln für Alpha-Tiere nicht bekannt sind. Das Verhalten der Vorgesetzten wird mit den eigenen Werten betrachtet – und damit entstehen Bewertungen auf einer falschen Grundlage. Assistentinnen beschweren sich über das unmögliche Verhalten ihrer Vorgesetzten und wollen diese zum „Guten“ erziehen. Wenn Sie für ein Alpha-Tier arbeiten, werden Sie keinen Erfolg mit dieser Erziehung haben. Hier eine kleine und unvollständige Liste, woran Sie ein Alpha-Tier erkennen könnten:

  • Das Sekretariat ist ein Statussymbol und daher „besetzt“ – auch am späten Nachmittag, wenn die eigentliche Arbeit der Assistentin beendet ist.
  • Telefonate werden verbunden und nicht selbst gewählt.
  • Untergebene müssen schon einmal warten, bis der Chef Zeit hat.
  • Statussymbole werden angeschafft, egal ob sie genutzt werden oder nicht.
  • Die Frage des Reisemittels oder des Hotels ist unter Statusaspekten zu betrachten – und keine Kostenfrage.
  • Besprechungen des Chefs beginnen eher unpünktlich – Warten lassen  ist eine Machtdemonstration.

Kommt Ihnen etwas davon bekannt vor? Wenn ja: Wie haben Sie diese „Macken“ bisher bewertet? Als unhöflich oder arrogant? Wenn Ihr Chef ein Alpha-Tier ist, dann sind das keine Macken, sondern dann ist sein Verhalten eine Demonstration seines Status.

Es wird Ihnen vielleicht nicht leicht fallen, doch beginnen Sie zu akzeptieren, dass Ihr Vorgesetzter nach anderen Spielregeln spielt als Sie selbst. Betrachten Sie sein Verhalten wirklich als „Spiel“. Schauen Sie zu, wie die „Betas“ mit Ihrem Chef oder Ihrer Chefin umgehen. Vergleichen Sie Vorgänger mit dem aktuellen Stelleninhaber. Wie unterschiedlich waren diese als Alpha? Oder auch wie ähnlich? Wie verhält sich der Chef Ihres Chefs? Ist hier das Alpha-Verhalten ähnlich oder unterschiedlich?

Diese Betrachtungen helfen Ihnen, aus dem „Abwerten“ herauszukommen. Wichtig ist, dass Sie Ihr Umfeld nach Ihren Spielregeln und damit Bedürfnissen gestalten können. Nur weil Ihr Vorgesetzter ein Alpha-Tier ist, müssen Sie keines sein.

Nächste Woche lesen Sie hier, was die Spielregeln für Alpha-Tiere sind – damit Sie sich entspannt zurück lehnen können und das Spiel verfolgen können.

Delegationen für den Chef?

Viele Vorgesetzte sind mehr als 50 % der Arbeitszeit nicht am Schreibtisch. Sie sind in Meetings, unterwegs, bei Kongressen, betreuen Kunden oder Lieferanten oder sind am Netzwerken. Mails oder Telefonate für ihn laufen in dieser Zeit weiter. Einiges davon können Sie schon auf den Weg bringen und an Mitarbeiter weiter geben. Und mobiles Arbeiten erlaubt natürlich den Chefs, auch von unterwegs oder aus der Besprechung heraus Arbeiten zu delegieren. Der Einfachheit halber erhält oft die Assistentin den Auftrag, Mitarbeiter über die Chefaufträge zu informieren und diese nachzuhalten.

Doch das klappt nicht bei allen Mitarbeitern. Mehrmalige Ermahnungen, das Betteln um die Einhaltung der Deadline oder viel Frust ob der vielen Ausreden gehören für manche Sekretärin zum Tagesgeschäft. Warum ist das so?

Für  manche Mitarbeiter ist Delegation etwas Hierarchisches. Delegieren kann, wer „über“ einem steht – und niemand sonst. Die Assistentin wird als „Stabsstelle“ wahrgenommen und damit außerhalb der Hierarchie. Aufgaben von ihr sind für diese  „Sorte“ von Mitarbeitern nicht ernstzunehmen. Wichtig für die Assistentin ist, sich nicht darüber aufzuregen. Über den Weg für erfolgreiche Delegation entscheidet der, der die Arbeit erhält. Und wenn es hierarchisch sein soll: dann gestalten Sie es so. Lassen Sie in Ihrer Sprache das „ich“ weg und machen Sie Ihren Chef hörbar : „Herr Meier möchte, dass Sie bis zum …“. Vielleicht können Sie auch aus dem Chef-Mail-Account heraus schreiben, das macht den Absender auch deutlich. Oder Sie nehmen Ihren  Chef bei Ihrem Mail in cc. Das macht für diese Mitarbeiter deutlich, dass der  Chef mit im Boot ist.

Ein zweiter „Typ“ von Mitarbeitern hat sich daran gewöhnt, dass Sie das Aufgabenmanagement übernommen haben! Wieso soll sich der Mitarbeiter rechtzeitig um die Aufgabe kümmern, wenn Sie ein paar Tage vor dem Termin nachfragen? Hier könnten Sie mit einer elektronischen Aufgabe arbeiten, die Sie an den Mitarbeiter schicken. Lassen Sie am Anfang noch etwas Puffer bis zum Endtermin. Wenn der Aufgabentermin vorbei ist, informieren Sie den Mitarbeiter, dass Sie Ihrem Chef Bescheid sagen, dass seine Aufgabe leider noch nicht erledigt wurde.

Und damit sind wir schon beim dritten Typ. Es passiert ja nichts, wenn der Termin nicht eingehalten wird. Lassen Sie Folgen entstehen. Fragen Sie z. B. im Abteilungsmeeting öffentlich die Deadlines ab – und damit auch die, die nicht eingehalten wurden. Wenn Sie einen Entwurf für eine Präsentation erstellen, setzen Sie eine Blankofolie dort ein, wo Mitarbeiter nicht geliefert haben. Schicken Sie diesen Entwurf zur Abstimmung dann an alle Beteiligten.

Diese Ansätze erscheinen Ihnen zu hart? Ja und Nein! Dort wo alles läuft, bleiben Sie so wie Sie sind. Und dort, wo Mitarbeiter nicht im Sinne des Chefs „funktionieren“, werden Sie konsequenter. Wenn es Ihnen wichtig ist, stimmen Sie die neuen Vorgehensweisen mit Ihrem Chef ab. Vielleicht ist das für ihn auch eine Gelegenheit, in der nächsten Abteilungsbesprechung allen Mitarbeitern zu Gehör zu bringen, dass Sie für ihn handeln.

Viel Erfolg beim  Weiterreichen der Delegationen!