Multitasking im Projektmanagement – Ergebnisse einer Studie

Eigentlich wissen wir es alle: Multitasking funktioniert nicht und ist schädlich. Und doch versuchen wir es immer wieder. VISTEM, eine Unternehmensberatung die u. a. im Bereich Projektmanagement berät mit dem Ziel der Gewinnsteigerung, hat sich in einer Studie mit dem Multitasking in Projekten beschäftigt. Die Studie wurde begleitet von Prof. Ayelt Komus.

Eine wichtige Aussage von VISTEM ist, dass Projekte länger dauern und mehr kosten , als sie eigentlich müssten, wenn zu viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden. Durch das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Aufgaben entstehen mehr Fehler, die im Nachhinein korrigiert werden müssen. Und nicht zuletzt leiden Mitarbeiter oft unter der Mehrfachbelastung: Sie leisten weniger, fallen schlimmstenfalls komplett aus – so Frau Simon, VISTEM. 60 Prozent der befragten Unternehmen weisen ein starkes negatives Multitasking auf und verschwenden damit 30 Prozent ihres Potenzials.

Die Ergebnisse der Studie können Sie hier abrufen: http://vistem.eu/beratung/multitasking-im-projektmanagement/die-grosse-studie-zum-negativen-multitasking/

Auf dieser Seite finden Sie auch einen Schnelltest, wie es mit Ihrem Projekt-Multitasking aussieht.

Was ist denn nun zu tun, um das negative Multitasking zu verhindern? Das wird von Claudia Simon von VISTEM in einem Beitrag für Impulse beschrieben. Sie rät zur Fokussierung. Hier finden Sie den Beitrag: https://www.impulse.de/management/selbstmanagement-erfolg/fokussieren-lernen/3317718.html

Ein einfacher und doch sehr effektiver Ansatz von ihr ist, sich eine Liste mit allen Projekten zu machen. Dann bewerten Sie, welche 20 % der Projekte die größte Auswirkung auf das Unternehmensergebnis haben. Alle anderen werden gestrichen! Mehr dazu finden Sie im Beitrag von Frau Simon.

Wie viel Multitasking findet bei Ihnen statt? Für was sind Sie selbst verantwortlich und was macht Ihr Umfeld? Als Projektassistenz können Sie diese Fragen an den Projektleiter stellen. Denn sein oder ihr Erfolg hängt davon ab, dass die „richtigen“ Projekte vorangetrieben werden. Viel Erfolg dabei.

Projektcontrolling – mehr als Kontrolle?

Für eigene Projekte, aber auch als Projektassistenz, gehört das Projektcontrolling zu den Aufgaben der  Assistenz. Doch was ist damit gemeint? Hier finden Sie einige Grundlagen zum Thema.

Projektcontrolling beginnt schon bei der Planung des Projektes. Hier werden die Grundlagen gelegt:

  • In welche groben Aufgaben oder Arbeitspakete ist das Projekt unterteilt?
  • Wann beginnen und enden die Arbeitspakete?
  • Wie sind die Arbeitspakete voneinander abhängig?
  • Welchen Zeitbedarf haben die Arbeitspakete?
  • Welche Ressourcen (interne und externe Kosten) benötigen die Arbeitspakete?

Teilweise werden diese Angaben in einer „Vorgangsliste“ z. B. in einer Software wie Microsoft Projekt® eingetragen. Eine solche Software erstellt dann aufgrund der Angaben ein Balkendiagramm oder einen Netzplan. Für viele Projekte reicht ein Balkendiagramm (z. B. auch in Microsoft Excel® erstellt) völlig aus.

Projektcontrolling meint die Steuerung des Projektes über den gesamten Projektverlauf auf das vereinbarte Projektziel hin unter Einhaltung der zugewiesenen Ressourcen. Nach der Projektplanung wird in der Abarbeitung des Projektes durch das Projektcontrolling sicher gestellt, dass man schon „unterwegs“ weiß, wann man wo ankommen wird.

Im Projektverlauf wird die Projektplanung mit dem Ist abgeglichen. Die Projektleitung oder die Assistenz kann die Verantwortlichen der Arbeitspakete bitten, monatlich Feedback zum Stand zu machen (Was wurde diesen Monat erreicht? Liegt alles im Plan? Wenn nicht, was ist nötig, um wieder im Plan zu sein?).

Die Projektassistenz hakt dann nach, wo noch Berichte fehlen, und arbeitet die Informationen in einen Soll-Ist-Abgleich ein. Je nach Wissen und eigenen Fähigkeiten zum Projektthema kann eine Projektassistenz auch Vorschläge machen, wie zu steuern ist. „Steuerbar“ sind Ressourcen (Zeit und Geld) und die Qualität. Wo braucht es z. B. mehr Zeit (ohne dass das Projektziel gefährdet wird) oder wo muss mehr Geld in die Hand genommen werden, damit das Projektergebnis erreicht werden kann? Oder auch: Welche Qualität kann „nur“ erzielt werden, wenn Zeit und Geld nicht veränderbar sind?

Projektcontrolling ist also ein weites Feld für das eigenständige Arbeiten der Assistentin. Ich wünsche Ihnen Vorgesetzte oder Projektleiter, die den Gestaltungsspielraum dafür lassen.