„Schwarzes“ Besprechungsmanagement

Viele Vorgesetzte verbringen einen großen Teil ihrer Zeit in Meetings. Auf der einen Seite ist das wichtig, um zu gemeinsamen Entscheidungen zu kommen, sich gegenseitig zu informieren oder Themen voranzubringen.

Doch viele sind mit den Besprechungen unzufrieden. Sie fangen nicht pünktlich an und es wird überzogen. Es wird zu viel geredet und zu wenig entschieden – und vieles mehr. Als Assistentin sind sie üblicherweise nicht in den Besprechungen dabei. Doch sie gestalten die Rahmenbedingungen mit.

„Schwarzes“ Besprechungsmanagement meint, über ungewöhnliche Wege und Ansätze Besprechungen effizienter und effektiver stattfinden zu lassen. Hier finden Sie einige Ansätze, die sie als Assistentin anwenden können:

  • Lassen Sie Besprechungen zu ungewöhnlichen Zeiten beginnen, z. B. um 09:57 Uhr. Das schafft mehr Aufmerksamkeit und damit auch eine höhere Pünktlichkeit.
  • Vereinbaren Sie Besprechungen so, dass sie ein „natürliches“ Ende haben. Statt von 09:00 bis 11:00 Uhr legen Sie 11:00 bis 13:00 Uhr fest. Dann haben viele Hunger, wollen in die Mittagspause und das Meeting endet pünktlicher. Gleiches gilt für den Nachmittag Statt 14:00 bis 16:00 Uhr vereinbaren Sie 15:30 bis 17:30 Uhr – oder gleich 15:03 bis 17:27 Uhr.
  • Legen Sie Besprechungen in einem Zimmer so, dass es keine Übergangszeiten gibt. Die nächste Besprechung setzt der vorigen ein Ende. Wenn es ein Catering gibt (und die Mitarbeitenden dieses Service dies „mitmachen“) bestellen Sie das Anliefern der nächsten Besprechung oder das Abräumen der laufenden Besprechung passend zum Ende ohne Übergang.
  • Wer zu spät kommt, macht das Protokoll. Oder: Wer zu spät kommt, räumt ab. Das Grundprinzip ist, wer Regeln nicht einhält, übernimmt einen Service für die Gruppe.
  • Vielleicht schwieriger für Sie, aber einfacher für den Vorgesetzten: Wenn es schwierige oder konfliktträchtige Tagesordnungspunkte gibt, legen Sie diese ans Ende der Tagesordnung. Oft sind vorher Vereinbarungen getroffen worden, das macht das Zusammenkommen bei schwierigen Punkten einfacher.

Ich wünsche viel Vergnügen beim Einsatz der „schwarzen“ Techniken.

 

 

Wie komme ich aus dem Büro?

Chefs scheinen abends sozial zu werden! Von etlichen Assistentinnen höre ich, dass sie am späten Nachmittag oder frühen Abend mit der Arbeit fertig sind, doch der Chef sie dann noch beschäftigt. Das sorgt manchmal für Unmut. Zumal der Bürotag für die Sekretärin häufig vor dem Chef beginnt und abends noch ein Familien- oder Haushaltsprogramm wartet – oder die willkommene Erholung des Feierabends gerne genossen werden will.

Was tun, wenn „frau“ selbstbestimmt nach ihrer Arbeit das Büro verlassen will? Hier zwei Best Practice-Ansätze, die Teilnehmerinnen in Seminaren berichtet haben:

  • Ein Assistentinnen-Team hat die beeinflussbaren Termine in den späten Nachmittag gelegt. Der Chef erwartete nämlich nicht, dass eine der beiden noch da ist, wenn er so gegen 18:00 / 19:00 Uhr aus der letzten Besprechung zurück kam.
    Das kann auch eine Assistentin ohne „Team“ nutzen!
  • Ein Team von zwei Vollzeit-Sekretärinnen hat für sich einen „Schicht-Dienst“ eingeführt. Eine blieb, bis der Vorgesetzte sie „entließ“, die andere konnte zu einer normalen Zeit gehen.

In meinen Seminaren oder Coachings stelle ich fest, dass die Art und Weise, wie die Mitarbeiterin geht, den Chefs oft die Gelegenheit gibt, um ein Bleiben zu bitten: „Kann ich jetzt gehen?“ oder „Ich wäre dann soweit. Haben Sie noch etwas für  mich?“ Das sind keine eindeutigen Aussagen für „Ich gehe jetzt.“ Besser sind Ansagen wie „Auf Wiedersehen, Herr Meier“ oder „Ich bin dann morgen um 08:00 Uhr wieder da.“ Oder auch „Für heute bin ich fertig. Ihrer Unterlagen zu XY liegen (dort). Ich gehe dann.“ Wenn Ihnen das zu bestimmt erscheint, probieren Sie es an einem Abend aus, wo sie wirklich nach Hause wollen. Dann ist oft auch die Körperhaltung stimmig zu „Ich gehe jetzt.“

Oft hat es für die Assistentin keine Konsequenz, ob sie eine Stunde früher oder später nach Hause geht. Hilfreich kann daher sein, sich an ein oder zwei Abenden in der Woche ein Programm  zu schaffen (Sport oder andere Kurse, eine Verabredung mit einer Freundin oder mit sich selbst). Das kann dann in der Rücksprache angekündigt werden: „Heute gehe ich um 17:30 Uhr, ich habe noch einen Termin.“ Dann gehen Sie allerdings auch.

Auf der anderen Seite gibt es auch Vorteile der gemeinsamen Arbeit am Abend. Oft ist der Chef entspannter als über den Tag. Es fließen mehr Informationen, Entscheidungen (auf die die Assistentin schon wartet) werden „endlich“ getroffen. Teilweise sitzt dann auch nicht nur der Chef im Büro, sondern auch ein „Mensch“. Er oder sie erzählt über den eigenen Alltag oder was gerade beschäftigt. Wägen Sie ab, wie viel davon für Sie wichtig und hilfreich ist – und bleiben von Zeit zu Zeit länger. Und entscheiden Sie bewusst, wann Ihre eigenen Bedürfnisse wichtiger sind. Viel Erfolg dabei!