Psychologische Beratungspraxis Sekretariat?

Eine Assistentin kümmert sich um vieles – oft auch um das Wohlergehen des Umfeldes. Auf der einen Seite ist das eine wichtige Funktion, auf der anderen Seite nehmen diese Gespräche auch überhand. Gerade in stressigen Zeiten fällt es Assistentinnen nicht leicht, Gesprächsangebote vor diesem Hintergrund zu steuern oder auch beenden.

Es geht in diesem Beitrag nicht darum, dass Sie „nie wieder“ mit Mitarbeitenden sprechen und sich deren Probleme anhören. Hier finden Sie Ideen, wie Sie besser Grenzen setzen können. Und wenn es für Sie hilfreich ist, um Grenzen zu setzen: Beratungsgespräche werden üblicherweise von ausgebildeten Profis geführt! Auch für kollegiale Beratung gibt es nützliche Vorgehensweisen. Der gesunde Menschenverstand ist oft hilfreich – in Problemgesprächen verführt er uns aber oft, missionarisch zu werden und unsere eigene Erfahrung als Ratschlag verpackt dem Anderen zu offerieren.

Also – wenn es zu stressig ist, immer der gleiche Mitarbeiter „Ihre Hilfe benötigt“, dann könnten Sie so vorgehen:

Der Tipp mit dem Trick

Wenn Sie das Problem im Groben verstanden haben, machen Sie mit Ihren Erfahrungen eine guten Vorschlag, der aus Ihrer Sicht hilfreich ist.  Doch Sie starten dieses Mal nicht gleich mit dem Vorschlag. Fragen Sie Ihren Gesprächspartner, ob dieser einen Ratschlag haben möchte. Wenn er oder sie zustimmt, dann bitten Sie um folgendes (mit Ihren eigenen Worten): „Ich habe einen guten Vorschlag für Sie. Daher ist mir wichtig, dass Sie erst einmal ausprobieren, was Sie jetzt hören. Geht das ?“ Ihr Gesprächspartner wird sehr wahrscheinlich zustimmen. Dann machen Sie Ihren Vorschlag. Wenn Ihr Gesprächspartner wirklich Hilfe wollte, hat er oder sie sie bekommen – und wird Ihren Tipp umsetzen. Wenn Ihr Gesprächspartner jedoch einfach nur „Jammern“ wollte, wird wahrscheinlich ein „Ja, aber“ kommen. Dann verweisen Sie souverän auf Ihre Vereinbarung: „Wir haben vorhin besprochen, dass Sie diesen Tipp erst ausprobieren. Wann werden Sie erste Erfahrungen gemacht haben? Dann freue ich mich auf unser Gespräch.“

Das Problem ernst nehmen

Eine weitere Möglichkeit ist, das Problem „ernst zu nehmen“. Das Wichtige dabei ist, keinen Ratschlag zu geben. Wenn Ihr Gesprächspartner schildert, hören Sie einfach nur aktiv zu. Aussagen wie „Das hört sich heftig an.“ oder „Das scheint schlimm zu sein.“ Alle Regeln, die das aktive Zuhören ausmachen, können Sie anwenden. Üblicherweise verliert nach drei bis vier „Runden“ der Gesprächspartner das Interesse und beendet das Gespräch. Manche Kollegen finden durch das aktive Zuhören auch selbst zu einer Lösung.

Dem Problem einen formellen Platz geben

Eine dritte Möglichkeit ist, das Problem als wichtiges Problem aufzugreifen und ihm einen guten Platz zu geben. Wenn Sie im Groben verstanden haben, worum es sich handelt, machen Sie eines der folgenden Angebote:

  • Das hört sich nach einem wichtigen Thema an. Möchten Sie es in Ihrem nächsten Jour Fixe ansprechen?
  • Der Chef hat morgen Nachmittag ein Zeitfenster frei. Kann ich Sie mit einem Termin eintragen?
  • Das hört sich nach einem wichtigen Thema an. Ich setze es auf die Tagesordnung der nächsten Abteilungsbesprechung?

Wenn Ihr Gesprächspartner ein wirkliches Problem hat, dann haben Sie zielführende Angebote für eine Lösung gemacht. Wenn Ihr Gesprächspartner jedoch nur „jammern“ wollte, dann wird ihm oder ihr der Aufwand zu viel sein – und Sie können das Gespräch souverän beenden.

Was halten Sie von diesen Alternativen? Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Grenzen setzen und bei den guten kollegialen Gesprächen.

Projekte im Office – Was bin ich?

Kein Sekretariat und keine Assistenz ist ohne Berührung zu Projekten. Teilweise ist der Chef Projektleiter oder Mitglied in einem Projektteam oder die Assistentin ist Projektleiterin oder Mitglied in einem Projektteam. In den nächsten Beiträgen gibt es Ideen, Tipps und Ansätze für Projektmanagement im Sekretariat. Heute geht es um die Frage „Was bin ich?“.

Der Chef ist Projektleiter

Sie können als Projektassistenz eingesetzt sein. Dann leisten Sie administrative und organisatorische Zuarbeit für das Projekt und die Projektleitung. Das ist mehr als das Organisieren und Vor- sowie Nachbereiten der Projektmeetings. Zur Projektassistenz gehört auch die Unterstützung in der Projektsteuerung bzw. dem Projektcontrolling. Als Projektassistentin sind sie in das Projekt integriert. Sie kennen Ziel und Planung und bringen sich mit ihrer Expertise und Sichtweise ein. Die Projektdokumentation kann ebenso zu den Aufgaben der Projektassistenz gehören.

Wie immer, geht nur so viel Assistenz, wie der Chef / die Chefin auch zulässt. Ob Sie als Projektassistentin unterwegs sind oder als Sekretärin, die den Chef – wie in anderen Aufgabenfeldern auch – entlastet, liegt letztendlich in der Verantwortung des Chefs. Als Sekretärin, die den Chef entlastet, bleibt das Feld „Organisieren und Vor- sowie Nachbereitung der Projektmeetings“.

Der Chef ist Mitglied eines Projektteams

Dann sind Sie eher weniger Projektassistenz. Sie unterstützen Ihren Chef in seiner Arbeit als Teammitglied, in dem Sie für ihn oder sie die Sitzungen vor- und nachbereiten. Oft gehört auch die Unterstützung im Dokumentenmanagement dazu.

Sie sind selbst Mitglied eines Projektteams

Dann gehört es zu Ihren Aufgaben, sich innerhalb des Projektes mit Ihrer Expertise einzubringen und im Projekt mitzuarbeiten. Die administrative Arbeit dazu erledigen Sie selbst. Innerhalb des Projektes übernehmen Sie Aufgaben oder ganze Arbeitspakete und setzen diese um.

Sie leiten selbst ein Projekt

Dann arbeiten Sie mit Ihrem Projektteam an einem vereinbarten, von oben verordneten oder selbst gesteckten Ziel, das sie innerhalb von zugewiesenen Ressourcen und im Rahmen eines Budgets zeitgerecht erreichen. Dazu benötigen Sie etliche Werkzeuge aus dem Baukasten des Projektmanagements wie z. B.

  • Aufgaben in Teilaufgaben unterteilen
  • Anfang und Ende von Aufgaben planen
  • Abhängigkeiten erkennen und berücksichtigen
  • anhand einer Zeit- und Aufgabenplanung das Projekt steuern
  • aufgrund einer Planung das Projekt steuern und ein Controlling von Ziel, Weg und Ressourcen entwickeln und anwenden

Mehr dazu erfahren Sie in den nächsten Blogbeiträgen!

Zoff mit der Kollegin?

Das Einzelbüro gibt es immer weniger, mehr und mehr sitzen Sekretärinnen gemeinsam mit einer Kollegin in einem Raum. Das kann eine gute Erfahrung sein. Die Zimmergenossin kann das Telefon mitbetreuen, wenn man selbst aus dem Raum ist. Oft ist diese Kollegin gleichzeitig die Vertretung. Erfahrungsaustausch, aber auch das so wichtige kleine Schwätzchen zwischendurch sind möglich.

Doch das Duett klappt nicht immer. Manche Zimmergenossinnen sind eher Leidensgenossinnen oder Kampfhennen. Wir Menschen sind leider – oder glücklicherweise – unterschiedlich. Für die eine ist ein großes Netzwerk wichtig und Kollegen und Kolleginnen gehen ein und aus. Für die andere ist das keine Arbeit, sondern „Schwatzen“. Die eine Assistentin telefoniert mit lauter Stimme, die andere ist viel im Haus unterwegs und der zeitweise verwaiste Arbeitsplatz sorgt für Mehrarbeit bei der anwesenden Zimmergenossin. Oft genug sorgen diese Unterschiede für ungute Gefühle, Frust, Wut und Enttäuschung. Die Stimmung verschlechtert sich. Manches Mal geht der Konflikt soweit, dass eine der beiden geht.

Wie können Sie in einer solchen Situation sich verhalten? Zuerst einmal sollten Sie bei sich prüfen, was genau bei Ihnen das ungute Gefühl verursacht:

  1. Sind es unterschiedliche Arten zu arbeiten?
  2. Macht die Kollegin den Job als Assistentin anders als Sie?
  3. Liegt es im Verhalten der Tischnachbarin?
  4. Oder vertreten Sie  unterschiedliche Werte oder Normen?

Sie sehen wahrscheinlich schon, dass es von 1. bis 4. „tiefer“ geht. Einfach, aber nicht leicht, ist, sich über arbeitsorganisatorische Fragen abzustimmen. Wer hat welche Befugnisse? Wie werden bestimmte Prozesse erledigt? Wo liegt was? Was entscheidet und gestaltet jede selbst (weil sie dafür allein verantwortlich ist)? Was muss gemeinsam in den Blick genommen werden? Klären Sie, welche Rahmenbedingungen durch das Umfeld festgelegt sind. Vielleicht liegen hier schon Ursachen für Konflikte. Besprechen Sie, wer welche Freiräume hat oder braucht. Prüfen Sie gemeinsam, wo Sie das „Anderssein“ akzeptieren können und wo es Ihnen schwer fällt. Finden Sie einen Weg, wie es für Sie beide „insgesamt“ passt.

Wenn das Verständnis von „Was ist eine Assistentin?“ unterschiedlich ist, wird es schon etwas aufwendiger. Oft sind wir uns über die Ausgestaltung der Rolle nämlich gar nicht klar. Erst wenn jemand die Rolle anders sieht oder mich mit Rollenerwartungen konfrontiert, die für mich fremd sind, fangen wir an, über Rollen nachzudenken. Tauschen Sie sich mit Ihrer Kollegin aus, wie diese ihren „Job“ versteht. Wie viel Service (der Tee des Chefs zum Tagesstart oder der Reiseplan in Papier, auch wenn er bereits alles in seinem Terminkalender auf dem Smartphone hat) sollte sein? Was sollten Chefs selbst tun und wo unterstützt die Sekretärin regelmäßig? Sie werden hier mit Ihrer Kollegin zu keiner 100 %igen Übereinstimmung kommen. Klären Sie, wo „mit einer Stimme“ sprechen und handeln sollten und wo jede von Ihnen beiden ihren eigenen Stil lebt. Evtl. wird es hier schon schwieriger, die Unterschiede zuzulassen und die Eigenheiten zu behalten. Beziehen Sie die Rollenerwartungen des Umfelds ein – oft wird so der Weg, wie man Unterschiede umschiffen kann, einfacher.

Wie Sie mit Problemen beim Verhalten oder bei Werten umgehen, lesen Sie nächste Woche!