Sekretrariat und Sachbearbeitung

Im mittleren Management sind Sekretärinnen häufig auch mit Sachbearbeitungsarbeiten beauftragt. Neben der Zuarbeit für ein Team oder einen Vorgesetzten sind z. B. Listen zu erstellen, Aufgaben aus dem Controlling zu erledigen, Personalverwaltung zu organisieren oder vieles anderes mehr.

Sachbearbeitung ist oft eine B-Aufgabe nach Eisenhower. Das heißt, dass diese Aufgaben wichtig, aber noch nicht dringlich sind. In der Kombination mit den Sekretariatsaufgaben, die oft einen dringlicheren Charakter haben, ist das eine ungünstige Mischung. „Hinter“ den Sachbearbeitungsaufgaben steckt nicht immer ein Mensch, sondern eher ein Prozess mit Terminen. Die Menschen, die Sekretariatszuarbeit haben möchten, sind präsenter als ein Prozess.

Daher braucht es einen anderen Umgang mit den Sachbearbeitungsaufgaben. Sie müssen mit Vorlauf geplant werden, brauchen einen Bearbeitungsbeginn und ein Bearbeitungsende. Die Aufgabe soll fertig sein, bevor sie dringlich wird. Sachbearbeitungsaufgaben brauchen ein Zeitfenster, in dem diese Arbeiten Priorität haben. Dieses Zeitfenster sollte zum Umfeld passen – also nicht gerade in einer „Hochstörzeit“ liegen. Wichtig ist auch, dass diese Zeiten mit dem Umfeld abgestimmt sind. Im Jour fixe oder in der Abteilungsbesprechung können Sie ankündigen, dass Sie am Freitag, wenn viele außer Haus sind, die monatlichen Listen erstellen. Wenn dann jemand kurzfristig auf Sie zukommt, verweisen Sie auf diese Information und bieten eine spätere Erledigung der Zuarbeit an.

Sachbearbeitungsaufgaben verursachen Überstunden oder Mehrarbeit, wenn sie als „hausgemachte A-Aufgaben“ nach dem geplanten Bearbeitungsende auf den letzten Drücker fertig werden. Beugen Sie vor! Viel Erfolg dabei.

Sekretärin für wen? Eine gute Frage!

Sekretärinnen oder Assistentinnen stellen sich diese Frage vielleicht nicht so oft – ich in den Coachings und Seminaren schon. Wer nicht gerade auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene arbeitet, ist oft „Dienerin vieler Herren“. Auf der einen Seite gibt es einen Vorgesetzten, der Support erwartet. Auf der anderen Seite werden oft auch Dienstleistungen für die Mitarbeiter erbracht. Und last but not least landet einige Sachbearbeitungstätigkeit in den Sekretariaten. Das sind dann viele Aufgaben – und jeder Auftraggeber sieht nur sich selbst.

Der Vorlauf der Zuarbeit für Chef und Kollegen und der Vorlauf der Sachbearbeitungsaufgaben passen nicht zusammen. Die Zuarbeit kommt meist mit dem Charakter „sofort“, die Sachbearbeitung hat zwar einen Termin, aber noch Zeit. Und da Zeit nicht auf den Bäumen wächst, wird die Sachbearbeitung geschoben – bis auch diese Aufgaben dringend sind.

In dieser Überischt fehlen noch Aufgaben wie z. B. eigene Projekte oder eigene Verantwortungsbereiche (z. B. für den Empfang). Diese werden wie die Sachbearbeitungsaufgaben „geschoben“.

Wie kann eine Assistentin damit umgehen?

  1. Als erstes ist die eigene Klarheit wichtig: Für wen oder was bin ich zuständig? Was mache ich bei Bedarf oder wenn Zeit ist? Und was mache ich auf alle Fälle?
  2. Diese eigene Sichtweise sollte mit den „Auftraggebern“ abgestimmt werden und in Absprachen oder Vereinbarungen münden.
  3. Dann ist die Frage der grundlegenden Gewichtung dran: Ist mein Chef immer „Nr. 1“  – und die Kollegen bekommen die Zeit, die noch übrig bleibt?Es fehlen noch die Sachbearbeitung und die eigenen Aufgaben: Wann sind Zeitfenster für Sachbearbeitung und eigene Aufgaben – und wie können diese auch eingehalten werden?
  4. Ein weiterer Schritt ist die Transparenz: Woran können  „Kunden“ erkennen, was bereits an Aufgaben bei Ihnen gelandet ist? Und wie viel Kapazität ist noch für neue Anforderungen da? Ein J0ur fixe bzw. ein Teammeeting ist ein guter Platz für diese regelmäßige Information. Ein entsprechendes Hilfsmittel fürs Aufgabenmanagement ist in den Adhoc-Situationen hilfreich.
  5. Und zu guter Letzt ist die Fähigkeit, Grenzen zu setzen gefragt. Wenn die Gewichtung eingehalten ist, die Zeitreserven aufgebraucht oder verplant sind – dann sollte es eine Vereinbarung geben, was die Kollegen selbst machen, wer aus dem Umfeld Aufgaben übernehmen kann oder auch was (ohne Konsequenzen) liegen bleiben kann.

So ist die Frage „Sekretärin – für wen?“ klarer und es gelingt das „Diener-vieler-Herren-Sein“ zwar nicht gut, aber besser. Viel Erfolg!