Salamitaktik in unruhigen Zeiten

Kennen Sie das? Das Telefon klingelt am laufenden Band, Kollegen stehen am Schreibtisch, der Chef ruft an. Und zwischendurch poppen Mails auf. Das ist teilweise der „lebendige“ Alltag in Sekretariaten. Wie können Sie in diesem wilden Fahrwasser navigieren oder einfach nur ohne zu große Blessuren überleben? Hier kann die Salamitaktik helfen.

Vielleicht haben Sie in der letzten Zeit beim Arzt, an der Hotelrezeption oder an einem Schalter angestanden? Dann haben Sie vielleicht erlebt, dass der Mitarbeitende Sie einen kleinen Moment warten ließ, bevor Sie „dran“ kamen. Das ist die Salamitaktik, die ich meine.

Der Mitarbeitende hat sich die Zeit genommen, den einen Vorgang zu beenden, bevor sie sich Ihnen gewidmet hat. Wie haben Sie sich während der kurzen Weile gefühlt? Meist ist es für uns in Ordnung, zumal wir sehen können, dass der Mitarbeitende den vorigen Vorgang zu Ende bringt.

Jeder Vorgang hat „Sollbruchstellen“. An diesen Punkten kann der Vorgang unterbrochen werden, ohne dass Doppel-Arbeiten nötig sind. Wenn Sie diese erreichen, kann, wenn nötig, später genau dort weitergearbeitet werden. Wenn Sie diesen Punkt nicht erreichen, müssen Sie ein gutes Stück „zurück“ und wiederholen was zwischen der vorherigen Sollbruchstelle liegt und dem Punkt, an dem Sie unterbrochen wurden oder abgebrochen haben.

Das klingt vielleicht sehr theoretisch, daher hier einige Beispiele:

  1. Im Telefonat versprechen Sie, ein Mail mit einer Adresse (oder einer anderen Information) zu senden. Wenn Sie mit einem Headset arbeiten, können Sie während des Telefonats das Mail beginnen und am Ende des Telefonats oder gleich danach das Mail fertigstellen und versenden.
  2. Ein Kollege steht vor Ihnen und möchte eine Unterlage haben. Sie bitten ihn kurz zu warten und geben ihm die Unterlage gleich mit.
  3. Ihr Chef ruft von unterwegs an und braucht die Daten einer Besprechung, die noch in Planung ist. Während des Telefonats stellen Sie die Daten zusammen und senden ihm diese gleich.

Vielleicht denken Sie: „Das tue ich schon.“ Gut so! Dann prüfen Sie, ob Sie wirklich während des Beendens der Aufgabe nicht das nächste Telefonat annehmen oder den nächsten Kollegen fragen, was er möchte. Betreiben Sie Single-Tasking und widmen Sie sich nur dieser einen Aufgabe. Dann ist das neue Telefonat oder der nächste Kollege dran. Meist handelt es sich um 20 Sekunden oder eine halbe Minute und das ist eine zumutbare Zeit für den nächsten Anrufer oder den nächsten Kollegen. Probieren Sie es aus oder optimieren Sie, was Sie bisher schon tun.

Falls Sie sich fragen, was das alles mit einer Salami zu tun hat, kommt hier die Erklärung: Eine große Salami essen wir nicht am Stück, sondern scheibenweise – eine nach der anderen.

Viel Erfolg!

Muddling Through oder Durchwurschtler – gehören Sie dazu?

Die Bezeichnung klingt wenig „nett“, englisch heißt es „Muddling through“. Gemeint sind Menschen, die einen höheren Grad an Fremdbestimmung haben, häufig in ihrer Arbeit unterbrochen werden und oft auch „Diener vieler Herren“ sind. Es geht also nicht um die eigenen Unzulänglichkeiten im Zeitmanagement, sondern um ungünstige Rahmenbedingungen. Trifft das auf Sie zu?

Die häufig gehörten Aussagen wie „Arbeite in Blöcken“ oder „Notiere deine Aufgaben“ passen für den Durchwurschtler nicht. Auch eine ausführliche Tagesplanung ist häufig nicht realistisch. Wer das schon ausprobiert hat, stellt fest, dass durch die vielen ungeplanten Aufgaben alle Planungen über den Haufen geworfen werden. Die Motivation, jeden Tag wieder neu zu planen, schwindet – völlig verständlich. Ein geringeres Maß an Selbstbestimmung haben, viele Aufgaben auf den letzten Drücker oder viele „Kunden“, die von Ihnen etwas erledigt haben wollen, etc.: Akzeptieren Sie diese Rahmenbedingungen und nehmen von unrealistischen Hoffnungen Abschied. Wenn Sie Ihre Rahmenbedingungen akzeptiert haben, können Sie dann Ihre Energie fürs Abarbeiten nutzen und müssen nicht mehr „Jammern“. Auch ein Durchwurschtler kann seine Arbeit organisieren und planen – nur anders. Seine Werkzeuge sind kleiner, nicht so „weitreichend“:

Wochen- statt Tagesblick

Wichtig für Durchwurschtler ist, dass der Tagesblick (Was muss heute fertig werden?) die Dringlichkeitsfalle (mehr als eine Aufgabe, die jetzt fertig sein muss) noch verstärkt. Die Aufgaben, die heute nicht unbedingt fertig wer­den müssen, warten, bis sie dringlich sind! Obendrauf kommen dann noch die Dringlichkeiten von außen. Das kann nicht funktionieren! Planen Sie daher auf Wochenbasis. Erledigen Sie Ihr Wochenpensum dann in den etwas ruhigeren Zeiten oder die einzelnen Salamischeiben als kleine Aufgabe den Tag über.

Rhythmen der anderen nutzen

Beobachten Sie in Ihrem Alltag: Wann ist es etwas ruhiger? Manche Durchwurschtler kommen etwas früher und verfügen über eine ½ Stunde am Tagesanfang. Andere bleiben länger als die Kollegen. Vielleicht ist es auch um die Mittagszeit etwas ruhiger. Oder zu bestimmen Sitzungen (an denen viele teilnehmen, Sie aber nicht), gibt es weniger Unterbrechungen. Nutzen Sie diese Zeiten konsequent für Ihre eigenen Aufgaben. Erledigen Sie B-Aufgaben (wichtig, aber noch nicht dringlich) bzw. gehen Sie an Ihre eigenen Sachbearbeitungsaufgaben heran. Was für andere zu tun ist, gehört dann in den restlichen Tag. Schützen Sie sich in solchen wertvollen Zeiten, in dem Sie das Pop-up „neues Mail“ ausschalten. Wenn machbar, lassen Sie für diese ½ Stunde den Anrufbeantworter laufen. Vielleicht ist es auch wichtig, die Tür zu schließen – und so zu tun, als seien Sie nicht da. Falls sich jetzt Widerspruch in Ihnen regt: Wir sprechen über ca. ½ Stunde am Tag!

Wer brüllt am lautesten?

Wenn Sie Diener vieler Herren sind, gibt es immer jemand, der lauter brüllt als die anderen. Nutzen Sie dieses Prinzip – und klagen Sie nicht über den lauten Brüller. Wenn jemand vorgezogen werden möchte, schlagen Sie dieser Person folgendes vor: „Bitte wenden Sie sich doch an … (den lauten Brüller) und vereinbaren, dass Ihre Aufgabe vorgezogen werden kann.“ In vielen Fällen ist dann völlig klar, dass zuerst der laute Brüller bedient wird.

Salamitaktik für größere Aufgaben

Gerade mit größeren Aufgaben ist es schwierig, dran zu bleiben. Auf den letzten Drücker werden diese dann fertig – und Sie sind unzufrieden mit dem Ergebnis. Im Gegensatz zu den klassischen Zeitmanagern ist es für Sie schwierig, einen sogenannten „Block“ für solche Aufgaben einzurichten. Zer­teilen Sie deshalb Ihre große Aufgabe in kleine Teile. Diese Teilaufgaben erledigen Sie dann in den identifizierten „Rhythmuszeiten der anderen“. Das bedeutet, dass Sie früher mit den großen Aufgaben anfangen müssen.

Ein! Hilfsmittel, um Aufgaben aufzuschreiben

Wie viele Hilfsmittel benutzen Sie für die Aufgabenplanung? Ihren Bio­computer, einen Block, gelbe Post-Ist, Haufen auf dem Schreibtisch, eine Wiedervorlage, elektronische Hilfsmittel oder anderes? Gerade als Durch­wurschtler ist es wichtig, einen Überblick zu behalten. Weniger ist daher mehr. Entscheiden Sie sich für ein! Hilfsmittel, das Ihnen liegt. Erfassen Sie damit alles, was hereinkommt und nicht gleich erledigt wird. Machen Sie deutlich, was erledigt ist. So haben Sie auf einen Blick, was noch zu tun ist.

Haben Sie sich wieder erkannt? Dann waren hoffentlich neben der Selbsterkenntnis auch Tipps für die Erleichterung Ihres Arbeitsalltags dabei. Viel Erfolg beim weiteren Durchwurschteln!