OneNote® – der HiddenChampion der Office-Familie

Wenn Sie in der Microsoft-Office-Welt unterwegs sind, Hand auf’s Herz: Arbeiten Sie mit OneNote®?

Mir begegnen viele Assistentinnen, die das Programm nicht kennen. OneNote® ist ein elektronisches Notizbuch, das von den unterschiedlichen Office-Programmen heraus gefüllt werden kann.

So können Sie z. B. für ein Aufgabe Word-Dokumente, Excel-Tabellen, Power-Präsentationen in einem Notizbuch verwalten. Sie können Links aus dem Intra- oder dem Internet einfügen oder auch Video- bzw. Audio-Dateien erstellen oder einfügen.

Wenn Sie mit Outlook® arbeiten, können Sie Besprechungs-Notizen aus Outlook® erstellen und legen damit ein Notizbuch für diese Besprechung an. Dort können dann Ideen für die Tagesordnung gesammelt werden. Wenn Sie die Datei frei geben (dafür benötigen Sie OneDrive®), können auch die Besprechungsteilnehmer darauf zugreifen und mitgestalten. Auf diesem Wege kann die Tagesordnung allen mitgeteilt , die Handouts zur Verfügung gestellt und das Protokoll veröffentlicht werden.

Ich betreue Chef-Assistenz-Teams, die ihre Rücksprache mit OneNote® organisieren. Beide füllen die offenen Punkte und können diese dann elektronisch oder im Gespräch bearbeiten.

Aufgaben, die in OneNote® als Outlook®-Aufgaben angelegt sind, erscheinen automatisch in Outlook® und können an beiden Orten als erledigt markiert werden – und „verschwinden“ dann auch an beiden Orten.

Kleinere Projekte können mit dieser Software organisiert und strukturiert werden – mit der entsprechenden Freigabe des Notizbuches in OneDrive® an die Teammitglieder im Projekt.

Wer auf einem Tablet mit Stift arbeitet, kann die Texterkennung nutzen – OneNote® wandelt Handschrift über eine integrierte OCR-Anwendung in Text um.

Ich finde, dass das für den Rang „HiddenChampion“ reicht. Wer mehr über das Programm wissen will, wird z. B. bei Youtube fündig, bei den Anbietern von Software-Tutorials oder Schulungsunterlagen ebenfalls.

Ich wünsche gute Ideen für kreative, effiziente oder einfach  nur entlastende elektronische Notizbücher!

Lean im Office – geht das? Interview in management-radio

Weihnachten ist die Zeit von Besinnung – und der kleinen und großen Geschenke. Ich habe mir eines gemacht und Sie können teilhaben. Am 25. und 26. Februar wird es in Mannheim ein großes Event geben: Lean around the clock – und ich bin mit einem Vortrag dabei. Schon heute gibt es einen kleinen „Vor“-Blick auf diese Veranstaltung. Ralf Volkmer hat mich für management-radio interviewt. Als Nicht-Lean-Expertin betrachte ich das Thema Standardisierung zwischen Chef und Assistentin. Klassische Lean-Ansätze sind im Hiddenteam eher nicht zu finden, dafür funktionieren diese Konzepte auf der Meta-Ebene. Was ist Ihre Meinung? Das Interview finden Sie hier:

http://www.management-radio.de/lean-management-i-wie-organisieren-sich-hiddenteams/

Wenn ich Sie neugierig gemacht habe und Sie teilnehmen wollen, geben Sie mir einfach Bescheid – oder melden sich selbst an. Das ist der Link zur Veranstaltung:

http://www.leanaroundtheclock.de/das-event/

Zwei für einen?!

Die Konstellation, dass zwei Assistentinnen für einen Vorgesetzten arbeiten findet sich entweder „weit“ oben in der Hierarche oder als Jobsharing bzw. Teilzeit-Modell im mittleren Management. Damit diese Zusammenarbeit gelingt, gibt es zwei gegensätzliche Ansätze:

  • Beide machen alles und sprechen sich ab, wer sich gerade um was kümmert.
  • Die Aufgabengebiete sind zwischen den Kolleginnen aufgeteilt.

Es gibt an dieser Stelle keine eine Lösung, die immer richtig ist. Zum einen spielt der Chef hinein. Wird sich dieser darauf einlassen, dass die Reiseorganisation A macht und die Besprechungsorganisation B? Wenn sich zwei einen Arbeitsplatz teilen, wird oft die Variante „beide alles“ bevorzugt.Wenn zwei in Vollzeit für einen Vorgesetzten arbeiten, findet sich das Modell der Aufgabengebiete. Es kann aber auch anders herum gut funktionieren. Auch das Verständnis der Assistentinnen und die Frage der Qualifikationen und der Berufserfahrung spielt hinein.

Was ist zu beachten?

  • Wenn zwei für einen Chef arbeiten ist es unabhängig vom gewählten Ansatz wichtig, dass Prozesse und Abläufe transparent sind. Checklisten (Papier oder elektronisch) sind dafür ein bewährtes Hilfsmittel. Dort kann die Kollegin nachlesen, ob die Abendeinladung in Paris bereits erledigt ist oder nicht – auch wenn der Vorgang von der Tischnachbarin bearbeitet wird.
  • Beide brauchen eine regelmäßige „Aussprache“ untereinander.
  • Zu klären ist auch, ob es eine Rücksprache zu dritt gibt oder jede ihre Dinge mit dem Vorgesetzten durch spricht.
  • Die Arbeitsstile der beiden Kolleginnen müssen nicht übereinstimmen – aber es braucht Respekt für den Arbeitsstil der Kollegin. Dort, wo für den Vorgesetzten Ergebnisse erstellt werden, gilt sowieso, was und wie er oder sie es haben will.
  • Ganz wichtig ist es, dass sich beide auf ein System für die laufenden Vorgänge einigen. So ist jede in den Vorgängen der anderen auskunftsfähig.

Das sind Fallen

  • Gerade bei der Jobsharing-Variante fehlt oft  die Absprachen- und Informationszeit untereinander. Aus meinen Beratungen kenne ich, dass dann privat telefoniert wird, um die Kollegin auf das Laufende zu bringen.
  • Manche Vorgesetzte sind auch nicht bereit, den Arbeitsplatz auf z. B. 110 oder 120 % aufzustocken – denn erst dann können beide Teilzeit-Assistentinnen auch gleichzeitig am Arbeitsplatz sein.
  • Teilweise ist auch das Büro zu klein, um zwei Schreibtische zu stellen. Für die Sekretariats-Rücksprache reicht auch das Büro mit dem einen Schreibtisch.
  • Eine andere Falle kann die eigene Hilfsbereitschaft sein. Wenn für einen Vorgang die Kollegin verantwortlich ist, sollte diese auch den Vorgang bearbeiten. Ein „Können Sie mal schnell für mich“ des Vorgesetzten erhöht den Kommunikationsaufwand der Kolleginnen. Gerade, wenn das Umfeld gerne auf den letzten Drücker arbeitet, ist die Verführung groß. Bleiben Sie standhaft! Für eine gute Zusammenarbeit mit der Kollegin und gute Prozesse sind zwei Köche schon zu viele für einen guten Brei.
  • Auch der Vorgesetzte kann eine „Falle“ sein. Je nach dem, wie das 2er-Team der  Assistentinnen entstanden ist, gibt es für manche Vorgesetzte eine „erste“ Sekretärin und eine „zweite“. Ansprechperson ist dann die „erste“ Sekretärin. Für die beiden Kolleginnen kann das eine Bewährungsprobe für das Miteinander sein. Manchmal sind es kleine Schritte, die den Chef verändern. Die „zweite“ kann versuchen, ihre eigenen Themen mit dem Chef zu klären. Die „erste“ holt die zweite zur Rücksprache mit dem Vorgesetzten mit dazu, wenn es um deren Themen geht. Hilfreich kann auch das Tauschen der Sitzplätze sein. Manchmal gibt es aber auch Unverbesserliche.
  • Wenn das Generationen-Thema mit hineinspielt, kann die jüngere Assistentin diese Stelle auch als Sprungbrett für ein eigenes Sekretariat als „erste“ betrachten – und nach einer guten Lernzeit wechseln.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg für Ihr Sekretariatsteam – und einen Vorgesetzten, der Sie Team sein lässt.

 

 

Arbeiten für zwei Chefs – erster Teil

Es haben schon „immer“ Sekretärinnen für zwei Chefs gearbeitet. In den letzten Jahren ist aber durch Einsparungen dieses Modell mehr geworden. Es scheint ja auch einfach zu sein, wenn zwei Vorgesetzte auf eine Sekretärin zugreifen.

Doch nicht für alle Assistentinnen ist dieses Konstrukt einfach. Gerade wenn Vorgesetzte unterschiedlich sind, ist das sich Einstellen auf den jeweiligen Vorgesetzten eine Herausforderung. Wenn die Vorgesetzten hierarchisch auf der gleichen Stufe angesiedelt sind, finden oft auch „Spiele“ der Alpha-Tiere statt.

Wichtig für die Sekretärin ist zu akzeptieren, dass sie keinen der Vorgesetzten erziehen und dem anderen anpassen kann. Auch wenn ihr die Arbeitsweise des einen ihr mehr liegt als die des anderen, ist dies kein Freibrief, den einen zu erziehen und dem anderen ähnlich  zu machen.

Der Umgang mit den Unterschieden ist dies also ein „Geheimrezept“ für mehr Leichtigkeit in diesem Modell. Die zweite Zutat für mehr Gelassenheit ist, dass die Spiele der beiden nicht persönlich zu nehmen sind. Wenn zwei Alpha-Tiere sich eine Spielwiese für ihre Machtkämpfe suchen, dann ist das oft das Sekretariat. Und dann ist das ein Spiel – und es geht eben nicht um Fähigkeiten oder manchmal Unfähigkeiten der Assistentin.

Doch was ist wichtig, wenn eine Sekretärin für zwei Vorgesetzte arbeitet? Mindestens diese Felder brauchen funktionierende Absprachen mit beiden Vorgesetzten:

  • Terminmanagement
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings
  • Informationsfluss zu laufenden Vorgängen
  • Umgang mit Chef-Mails, -Telefonaten, etc.
  • Dokumentenmanagement
  • Projekte der Vorgesetzten
  • Zuarbeit für Mitarbeiter

Diese Absprachen werden wahrscheinlich unterschiedlich sein. Absprache kann auch bedeuten, dass es keine gibt! Das ist dann mühevoll, weil Sie das Rad jedes Mal neu erfinden müssen. Doch nicht jeder Vorgesetzt sieht die Notwendigkeit von Vereinbarungen in diesen Feldern. Wenn es Absprachen gibt, können diese für die beiden Chefs unterschiedlich sein. Für den einen haben Sie vollen Zugriff auf Kalender und E-Mails, der andere macht seine Termine weitestgehend selbst. Der eine Vorgesetzte möchte morgens seine Sitzungsunterlagen auf dem Tisch oder im Tablet haben (die Sie selbst zusammenstellen), der andere will  nur seinen aktuellen Tages-Terminplan und stellt sich die Unterlagen selbst zusammen. Für den einen sind Sie Projektassistentin, für den anderen sind Projektmeetings normale Besprechungen und das Projektcontrolling macht der Vorgesetzte selbst. Lernen Sie, die Vorzüge des jeweiligen Vorgesetzten zu sehen und zu schätzen – und stoppen Sie die Vergleiche der beiden, bei denen immer einer den Kürzeren ziehen wird.

Ganz wichtig ist die Frage, wie mit evtl. unterschiedlichen Arbeitspensen für die beiden Vorgesetzten umgegangen wird. Es wird passieren, dass beide so viel delegieren, dass Sie die Termine nicht einhalten können. Wie Sie damit umgehen können, erfahren Sie nächste Woche.

Sekretärin für wen? Eine gute Frage!

Sekretärinnen oder Assistentinnen stellen sich diese Frage vielleicht nicht so oft – ich in den Coachings und Seminaren schon. Wer nicht gerade auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene arbeitet, ist oft „Dienerin vieler Herren“. Auf der einen Seite gibt es einen Vorgesetzten, der Support erwartet. Auf der anderen Seite werden oft auch Dienstleistungen für die Mitarbeiter erbracht. Und last but not least landet einige Sachbearbeitungstätigkeit in den Sekretariaten. Das sind dann viele Aufgaben – und jeder Auftraggeber sieht nur sich selbst.

Der Vorlauf der Zuarbeit für Chef und Kollegen und der Vorlauf der Sachbearbeitungsaufgaben passen nicht zusammen. Die Zuarbeit kommt meist mit dem Charakter „sofort“, die Sachbearbeitung hat zwar einen Termin, aber noch Zeit. Und da Zeit nicht auf den Bäumen wächst, wird die Sachbearbeitung geschoben – bis auch diese Aufgaben dringend sind.

In dieser Überischt fehlen noch Aufgaben wie z. B. eigene Projekte oder eigene Verantwortungsbereiche (z. B. für den Empfang). Diese werden wie die Sachbearbeitungsaufgaben „geschoben“.

Wie kann eine Assistentin damit umgehen?

  1. Als erstes ist die eigene Klarheit wichtig: Für wen oder was bin ich zuständig? Was mache ich bei Bedarf oder wenn Zeit ist? Und was mache ich auf alle Fälle?
  2. Diese eigene Sichtweise sollte mit den „Auftraggebern“ abgestimmt werden und in Absprachen oder Vereinbarungen münden.
  3. Dann ist die Frage der grundlegenden Gewichtung dran: Ist mein Chef immer „Nr. 1“  – und die Kollegen bekommen die Zeit, die noch übrig bleibt?Es fehlen noch die Sachbearbeitung und die eigenen Aufgaben: Wann sind Zeitfenster für Sachbearbeitung und eigene Aufgaben – und wie können diese auch eingehalten werden?
  4. Ein weiterer Schritt ist die Transparenz: Woran können  „Kunden“ erkennen, was bereits an Aufgaben bei Ihnen gelandet ist? Und wie viel Kapazität ist noch für neue Anforderungen da? Ein J0ur fixe bzw. ein Teammeeting ist ein guter Platz für diese regelmäßige Information. Ein entsprechendes Hilfsmittel fürs Aufgabenmanagement ist in den Adhoc-Situationen hilfreich.
  5. Und zu guter Letzt ist die Fähigkeit, Grenzen zu setzen gefragt. Wenn die Gewichtung eingehalten ist, die Zeitreserven aufgebraucht oder verplant sind – dann sollte es eine Vereinbarung geben, was die Kollegen selbst machen, wer aus dem Umfeld Aufgaben übernehmen kann oder auch was (ohne Konsequenzen) liegen bleiben kann.

So ist die Frage „Sekretärin – für wen?“ klarer und es gelingt das „Diener-vieler-Herren-Sein“ zwar nicht gut, aber besser. Viel Erfolg!

Gerüchteküche – für den Chef?

In meinem Seminaren begegnet mir immer wieder das Thema, wie eine Sekretärin oder Assistentin mit Informationen oder Meinungen des „Flurfunks“ umgehen sollte. Wem gilt die Loyalität? Ist die Assistentin das verlängerte Hörrohr des Chefs? Was sollte der Chef wissen und was bleibt bei der Sekretärin?

Meine Antwort ist klar und eindeutig – und ist eine Frage: Welche Vereinbarungen gibt es mit dem Vorgesetzten? Wurden Absprachen getroffen, was für ihn oder sie wichtig ist? Gab es ein Gespräch zwischen Assistentin und ChefIn zu diesem Thema? Oft höre ich dann, dass die Sekretärinnen jedes Mal neu abwägen, was sie weitergeben und was nicht. Deutlich wird auch, dass die Chefs auch beim „Weitergeben“ nicht gefragt werden, ob das in ihrem Sinne war.

Sicher lässt sich nicht alles bis ins Kleinste absprechen. Doch eine „Guideline“ entlastet. Also – ran an die Vorgesetzten und Klartext geredet! Vielleicht ist er an Informationen zu persönlichen Belastungen (gerade eingetretener Pflegefall, anstehende Scheidung, usw.) interessiert, damit er oder sie Leistungsschwankungen anders einschätzen kann. Vielleicht ist ihm oder ihr auch wichtig, wenn es Konflikte gibt, die sich auf das Team auswirken. Mit solchen groben Regeln wird die Entscheidung im Einzelfall einfacher.

Ein wichtiger Aspekt noch am Ende: So wie die Vorgesetzten oft gefilterte Informationen bekommen, wird es bei der Assistentin auch sein. Einiges, was „frau“ zugetragen bekommt, ist absichtlich platziert. Stellen Sie sich vor, dass ein Mitarbeiter vor seiner nächsten Gehaltsrunde oder dem Ende der Probezeit unverfänglich fallen lässt, dass er gerade tolle Angebote bekommt, oder dass er unzufrieden ist und über eine Kündigung nachdenkt. Das kann tatsächlich so sein – oder ein Poker-Trick, um eine gute Ausgangsbasis für das Gespräch mit dem Chef zu haben!

Diener vieler Herren?

Viele Assistentinnen sind nicht nur für einen Chef tätig, sondern betreuen oft auch noch Mitarbeitende des Vorgesetzten. Jeder „Kunde“ sieht bei der Delegation nur seine eigenen Aufgaben, nicht jedoch die der anderen. Für die Assistentin entsteht daher ein Spagat zwischen „Kundenorientierung“ und „Grenzen setzen“. Eine Rettung scheint zu sein, die Aufgaben des Vorgesetzten höher zu priorisieren und  erst anschließend die Aufgaben für die Mitarbeitenden anzugehen. Manche Vorgesetzte kommunizieren das auch genauso an ihre Mitarbeitenden.

Manche Aufgaben können jedoch nicht liegen bleiben. Oder es gibt Mitarbeitende, die sehr unangenehm werden, wenn ihre Aufgaben nicht sofort erledigt werden.

Was könnte helfen?

Aus der guten alten Papierzeit könnte eine Todo-Liste hilfreich sein. Neue Aufgaben werden in Anwesenheit des „Kunden“ unten in die Liste eingetragen – so entsteht ohne weitere Worte eine Sichtbarkeit der Auslastung. Diskussion verringern sich. Manche Mitarbeitenden zeigen sogar Verständnis und bieten von sich aus an, dass ihre Aufgabe auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden kann.

In der oft wöchentlichen Besprechung könnte die Assistentin informieren, wie viel Kapazitäten bei ihr noch verfügbar sind. Das macht das Verhandeln über Grenzen in den Tagen danach einfacher.

Hilfreich ist auch der Verweis auf die konkrete Chef-Aufgabe und eine Zeitangabe, wann die Aufgabe des Mitarbeitenden erledigt werden kann.

Und zu guter Letzt hilft auch ein kleiner Trick. Fangen Sie mit der Aufgabe im Beisein des Mitarbeitenden an und geben einen Zeithorizont für die Fertigstellung an, die erlaubt andere Aufgaben dazwischen zu schieben.

Viel Erfolg beim Ausprobieren!