Willkommenskultur für Gäste

Unbestritten ist es die Sekretärin, die sich um die Besucher des Vorgesetzten kümmert. Die Vereinbarung des Termins, teilweise die Buchung eines Hotels oder die Organisation der Anreise gehört zu den Hauptaufgaben dabei. Doch was kann die Assistentin für den „kleinen Unterschied“ tun? Wie trägt sie dazu bei, dass ihr Unternehmen in besserer Erinnerung bleibt? Oft sind es kleine Maßnahmen mit wenig Aufwand. Hier einige Ideen, die mir als Besucher gut gefallen haben oder die aus dem Erfahrungsschatz von Teilnehmenden kommen:

  • Auf dem Hotelzimmer einen Ausdruck mit den Anreiseinformationen zum Unternehmen oder den Flyer zur Anreise
  • Ein kleines Give-away auf dem Kopfkissen
  • Informationen zum „Abendleben“ der Stadt am Anreisetag per Mail an den Besucher
  • Das Taxi vom Hotel zur Firma selbst organisieren und dem Gast nur noch die Abholzeit mitteilen
  • Sich um die Rückfahrt kümmern – das kann vom Taxi organisieren bis hin zum Zug buchen sein
  • Sich um Gepäck während der Termine kümmern
  • Bei heißen Temperaturen ein Wasser bei der Abfahrt übergeben
  • Wenn die Weiterfahrt länger dauert, einen kleinen Snack für den Gast packen
  • Die Frage, ob es ein Abendprogramm geben soll, auch mit dem Besucher besprechen. Nicht alle sind von solchen Aktivitäten begeistert.
  • Immer mehr Menschen haben Lebensmittelunverträglichkeiten. Fragen Sie den Besucher, ob Sie bei den Speisen oder Getränken etwas berücksichtigen können.
  • Die Zeiten der Besprechungen passend zur Kultur des Gastes legen. Wer aus südlichen Ländern kommt, findet Uhrzeiten vor 09:00 Uhr oft anstrengend.
  • Sich kümmern, was Do’s und Don’ts der Kultur des Besuchers sind – versorgen Sie auch die Besprechungsteilnehmer mit diesen Informationen.
  • Machen Sie Besprechungen „anders“. Reichen Sie andere Getränke, z. B. Bionaden oder besondere Teesorten. Sorgen Sie für anderes Essen. Fingerfood ist heute schon weit verbreitet. Doch auch hier gibt es schon „kennt jeder“.
  • Fragen Sie beim Gast nach, ob er allein reist.Wenn nicht, eruieren Sie, ob Sie etwas für die Mitreisenden tun können.
  • Planen Sie genügend „Ankommzeit“ für Reisegruppen ein. Oft beginnen Besprechungen verzögert, weil das Einchecken an der Pforte erst zum Besprechungsbeginn los geht.
  • Falls Besucher an der Pforte ihren Ausweis benötigen oder für die Einfahrt mit dem eigenen Auto eine  Sicherheitsunterweisung erhalten, informieren Sie den Gast darüber und planen die Zeit dafür ein.
  • Überlegen Sie bei internationalen Gästen, was Sie diese von Deutschland in Erinnerung behalten sollen. Wollen Sie etwas mitgeben? Oder eine besondere Sehenswürdigkeit in der Nähe des Unternehmens miteinplanen?

Wenn Sie bei vielen Punkten sagen „Mache ich schon“, sind Sie schon das I-Tüpfelchen besser. Wenn Ihnen manche Punkte zu aufwändig erscheinen, prüfen Sie, welche Besucher es wert sind. Wenn Sie eigene tolle Ideen haben, hinterlassen Sie einen Kommentar.

Kaffeekochen für den Chef?

Das scheint für viele Assistentinnen und Sekretärinnen ein heißes Eisen zu sein. „Bin ich denn eine kaffeekochende Tippse?“, „Wieso kann mein Chef das nicht selber machen?“ oder auch „Die Kaffeemaschine kann doch wohl jeder bedienen!“.

Auf der einen Seite stimmt das. Auch die Vorgesetzten sind grundsätzlich in der Lage, sich den Kaffee (oder Tee) selbst zu machen. Auf der anderen Seite haben wir aber schon gehört, dass es ein hierarchisches Gefälle zwischen den Positionen „Vorgesetzter“ und „Assistentin“ gibt. Und das wird z. B. dadurch gezeigt, dass das Kaffeekochen bei der Assistentin liegt und nicht bei der Vorgesetzten. Spannend wird die Frage auch dann, wenn der Vorgesetzte Besucher hat. Da gehört es für viele dazu, dass die „Willkommenskultur“ Getränke beinhaltet.

Erträglicher wird es vielleicht durch eine Studie aus dem Bereich der Neurowissenschaften: Wer einen konstanten Blutzuckerspiegel hat, trifft auch konstante Entscheidungen! Also her mit den Keksen und dem Fingerfood!

Haben Sie sich schon mal überlegt, was es für häufige Besprechungs“gänger“ bedeutet, überall eine ähnliche Keks-Auswahl zu erhalten? Wer als Assistentin wohltuend auffallen will, könnte hier fündig werden (gefunden in alex 03/2014, S. 38):

Unabhängig von der Frage, ob Sie selbst mit Freude diese „Hiwi-Tätigkeiten“ erledigen oder nicht: Es gehört in vielen Büros dazu. Und wenn die Arbeitsbeziehung zum Chef stimmig ist, ist das für viele Sekretärinnen auch keinen Problem. Zum Problem wird es oft erst, wenn es „woanders“ nicht stimmt. Dann ist die Frage des Kaffeekochens eher ein „Nebenkriegsschauplatz“, wo frau sich abreagieren oder aufregen kann. Prüfen Sie für sich, ob Sie einen Nebenkriegsschauplatz eröffnet haben und die Ursache für die Unzufriedenheit und Ihren Frust eigentlich woanders liegt.

Wenn es einen hierarchischen Anlass für das Kaffeekochen und Bewirten gibt, dann fängt dieser Service beim Chef an und hört bei ihm auf – sonst ist der „Unterschied“ weg. Und zum „Service“ gehört auch nicht, die Küche für die ganze Abteilung sauber zu halten und sich um das Geschirr von allen zu kümmern. Dafür gibt es nämlich auch einen hierarchischen Anlass!

Viel Erfolg beim Abgrenzen in die Abteilung hinein und Gelassenheit beim Kaffee-Service für Vorgesetzten und Besucher!