Arbeiten für zwei Chefs – 2. Teil

In einem Seminar habe ich von einer Teilnehmerin folgende Geschichte gehört:

Sie arbeitete für zwei Chefs, beide Geschäftsführer. Mit beiden hatte sie eine mehr oder weniger tägliche Rücksprache – getrennt. Ihre Versuche, zu einer gemeinsamen Rücksprache (zu dritt) zu kommen, waren alle gescheitert. Ihr war das wichtig, um zu abgesprochenen Prioritäten beider Chefs zu kommen. An einigen Tagen delegierten beide Chefs so viel oder auch so kurzfristig, dass sie die Zusagen aus der ersten Rücksprache nach der zweiten nicht mehr einhalten konnte. Eines Tages hatte sie die „Faxen dicke“. Nach der zweiten Rücksprache öffnete sie beide Cheftüren (ihr Sekretariat lag zwischen den Chef-Zimmern). Sie rief in die Türen: „Es ist soweit. Sie haben beide so viel delegiert, dass ich die Termine nicht einhalten kann. Bitte stimmen Sie sich ab, was in welcher Reihenfolge von mir bearbeitet werden soll. In der Zwischenzeit arbeite ich an eigenen Aufgaben.“ Mit klopfendem Herzen nahm sie an ihrem Schreibtisch Platz. Nach kürzer Zeit rief sie einer der Chefs an und verschob seine Termine. Seit diesem Tag braucht sie nur noch die Türen zu öffnen und „Es ist wieder soweit.“ zu rufen. Dann stimmen sich beide telefonisch ab und der „Verlierer“ informiert sie über die veränderten Prioritäten.

Was ist an dieser Geschichte wichtig? Vorgesetzte sind nicht unbedingt zu Kooperation bereit! Die Argumente der Assistentin, die die Folgen spürt, können die Chefs nicht überzeugen. Erst als sie handelte, kam ihre Botschaft bei den Vorgesetzten an – und es gab eine Veränderung. Die gewünschte Lösung der Assistentin (Rücksprache zu dritt) wurde nie umgesetzt.

Oft wird in dieser Arbeitskonstellation eine unterschiedliche Menge an Arbeit an die Assistentin delegiert. Manche Zuarbeit für Vorgesetzten kommt kurzfristig. Schwierig wird es, wenn beide „auf den letzten Drücker“ delegieren – und für Absprachen nicht greifbar sind. Das können Sie tun:

  • Was können Sie an Mitarbeiter der  Vorgesetzten weitergeben?
  • Was kann ein Mitarbeiter vorbereiten oder zusammenstellen, damit sie nur noch den letzten Schritt tun?
  • Wo lösen Sie sich von Perfektion und produzieren Qualität? Nach Pareto sind nach 20 % unseres Zeiteinsatzes bereits 80 % des Ergebnisses fertig.
  • Gibt es eine Kollegin, die Sie in solchen Situationen unterstützen kann?
  • Haben Sie Ihre eigenen Aufgaben so im Griff, dass diese nicht auch noch auf den letzten Drücker fällig sind.
  • Setzen Sie selbst Prioritäten bei den Chef-Delegationen und legen selbst die Reihenfolge fest.
  • Sprechen Sie den Chef, der als zweites delegiert hat, an, dass dieser mit dem Kollegen die Prioritäten abstimmt. Wichtig ist dabei, dass nicht Sie selbst dieses Gespräch führen, sondern die beiden Vorgesetzten  untereinander.

Und wenn gar nichts hilft – dann krempeln Sie die Arme hoch und legen los. Regen Sie sich nicht auf, sondern fokussieren Sie sich auf das Tun.

Genial wäre es natürlich, wenn Sie zu einer Absprache mit beiden Vorgesetzten kämen. Oder wenn es ein für beide transparentes Tool zu Ihrer Auslastung gäbe. Doch – wie oben schon gelernt – sind Vorgesetzte nicht immer zu Kooperation bereit. Wenn Sie zu oft unter Druck und Stress ohne funktionierende Absprachen oder Transparenz Aufgaben für beide Chefs erledigen, dann handeln Sie wie die Kollegin am Anfang dieses Beitrags.

Nächste Woche lesen Sie, wie die Konstellation von zwei Assistentinnen, die für einen Chef arbeiten, gut gelingen kann.

 

Arbeiten für zwei Chefs – erster Teil

Es haben schon „immer“ Sekretärinnen für zwei Chefs gearbeitet. In den letzten Jahren ist aber durch Einsparungen dieses Modell mehr geworden. Es scheint ja auch einfach zu sein, wenn zwei Vorgesetzte auf eine Sekretärin zugreifen.

Doch nicht für alle Assistentinnen ist dieses Konstrukt einfach. Gerade wenn Vorgesetzte unterschiedlich sind, ist das sich Einstellen auf den jeweiligen Vorgesetzten eine Herausforderung. Wenn die Vorgesetzten hierarchisch auf der gleichen Stufe angesiedelt sind, finden oft auch „Spiele“ der Alpha-Tiere statt.

Wichtig für die Sekretärin ist zu akzeptieren, dass sie keinen der Vorgesetzten erziehen und dem anderen anpassen kann. Auch wenn ihr die Arbeitsweise des einen ihr mehr liegt als die des anderen, ist dies kein Freibrief, den einen zu erziehen und dem anderen ähnlich  zu machen.

Der Umgang mit den Unterschieden ist dies also ein „Geheimrezept“ für mehr Leichtigkeit in diesem Modell. Die zweite Zutat für mehr Gelassenheit ist, dass die Spiele der beiden nicht persönlich zu nehmen sind. Wenn zwei Alpha-Tiere sich eine Spielwiese für ihre Machtkämpfe suchen, dann ist das oft das Sekretariat. Und dann ist das ein Spiel – und es geht eben nicht um Fähigkeiten oder manchmal Unfähigkeiten der Assistentin.

Doch was ist wichtig, wenn eine Sekretärin für zwei Vorgesetzte arbeitet? Mindestens diese Felder brauchen funktionierende Absprachen mit beiden Vorgesetzten:

  • Terminmanagement
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings
  • Informationsfluss zu laufenden Vorgängen
  • Umgang mit Chef-Mails, -Telefonaten, etc.
  • Dokumentenmanagement
  • Projekte der Vorgesetzten
  • Zuarbeit für Mitarbeiter

Diese Absprachen werden wahrscheinlich unterschiedlich sein. Absprache kann auch bedeuten, dass es keine gibt! Das ist dann mühevoll, weil Sie das Rad jedes Mal neu erfinden müssen. Doch nicht jeder Vorgesetzt sieht die Notwendigkeit von Vereinbarungen in diesen Feldern. Wenn es Absprachen gibt, können diese für die beiden Chefs unterschiedlich sein. Für den einen haben Sie vollen Zugriff auf Kalender und E-Mails, der andere macht seine Termine weitestgehend selbst. Der eine Vorgesetzte möchte morgens seine Sitzungsunterlagen auf dem Tisch oder im Tablet haben (die Sie selbst zusammenstellen), der andere will  nur seinen aktuellen Tages-Terminplan und stellt sich die Unterlagen selbst zusammen. Für den einen sind Sie Projektassistentin, für den anderen sind Projektmeetings normale Besprechungen und das Projektcontrolling macht der Vorgesetzte selbst. Lernen Sie, die Vorzüge des jeweiligen Vorgesetzten zu sehen und zu schätzen – und stoppen Sie die Vergleiche der beiden, bei denen immer einer den Kürzeren ziehen wird.

Ganz wichtig ist die Frage, wie mit evtl. unterschiedlichen Arbeitspensen für die beiden Vorgesetzten umgegangen wird. Es wird passieren, dass beide so viel delegieren, dass Sie die Termine nicht einhalten können. Wie Sie damit umgehen können, erfahren Sie nächste Woche.