Tipps und Tricks für Outlook 2013

Einen großen Teil der Arbeit verbringt die Assistentin mit dem PC. Assistenz bedeutet auch, für den Chef Mails bearbeiten und dessen Termine organisieren. Neben Lotus Notes ist Outlook in vielen Unternehmen „das“ Programm dafür. Damit die Sekretärin unterstützen kann, muss der Chef ihr eine Stellvertretung einrichten (Datei / Kontoeinstellungen / Zugriffe für Stellvertretungen). Wenn diese Form des Zugriffs gewählt wird, kann die Chefin ihre Besprechungsmails auch an die Assistentin mit dem entsprechenden Häkchen weiterleiten.

Neben der Ansicht „Planungsansicht“ (bei der Registerkarte „Ansicht“ im Kalender) können auch Kalender bei „Meine Kalender“ oder „Freigegebene Kalender“ durch Anklicken auf den Bildschirm gebracht werden. Wird der Pfeil im jeweiligen Kalender angeklickt, werden die Kalender übereinander gelegt. Das kann für die Terminfindung bei wenigen Kalendern nützlich sein.

Zur Mailbearbeitung sind Absprachen wichtig. Wer hat die „Hoheit“ bei den Mails? Wenn beide im Posteingang arbeiten, ist nicht klar, welche Mails schon gesichtet wurde – und welche nicht. Wenn die Assistentin die Hauptrolle haben soll, arbeitet der Chef in einem Unterordner die vorbereiteten Mails ab. Dieser Postbearbeitungsordner kann gerne Unterordner haben wie:

• bereits durch Ass. erledigt
• heute zu erledigen
• Diese Woche zu erledigen
• an Mitarbeiter weitergeleitet
• Müll?
• Unklar

Wenn Sie mit den entsprechenden Zugriffsrechten im Maileingang des Chefs arbeiten, können Sie für ihn Fähnchen für die Nachverfolgung setzen. Aufgaben können Sie ebenfalls für ihn erstellen – solange Sie in seinem Aufgabenmanager sind. Die Drag-and-Drop-Funktion, um aus einem Mail eine Aufgabe zu machen, führt bei seinen Mails zu einer Aufgabe bei Ihnen.

Nutzen Sie die Anzeigemöglichkeiten bei den Kalendereinträgen. „Beschäftigt“ oder „Frei“ ist je nach Kalendereintrag Standard. Aber auch die Angaben „an anderem Ort tätig“ oder „Abwesend“ können hilfreiche Informationen sein. In Ihrem Unternehmen werden diese Informationen auch in bei den freigegebenen Kalender mit angezeigt.

Prüfen Sie, ob „Outlook heute“ den Tagesstart sinnvoll unterstützen kann. Wenn Sie auf Ihren Account (Ihre Mail-Adresse oberhalb der Ordnerstruktur im Mail-Bereich) gehen, wird Outlook heute angezeigt. Mit „Outlook heute anpassen“ können Sie gestalten, was Sie sehen wollen: wie viele neue Mails Sie oder Ihr Chef haben, Ihren Kalender oder Ihre Aufgaben. Setzen Sie noch den Haken bei „Beim Start direkt zu Outlook heute wechseln“ und speichern Sie die Veränderungen. Fertig!

Quicksteps oder Regeln helfen, bei der standardisierten Bearbeitung von Mails. Probieren Sie aus, was zu Ihnen passt und was Ihre Effizienz steigert.

Wenn die Terminkalender unübersichtlich sind und Termine vereinbaren schwer wird, arbeiten Sie mit Abstimmungsschaltflächen. Diese finden Sie unter „Optionen“ bei dem jeweiligen Mail. Die Abstimmung funktioniert nur innerhalb des Unternehmens – aber immerhin.

Wer oft die gleichen Texte schreibt, kann die Schnellbausteine nutzen. Diese finden Sie beim jeweiligen Mail unter „Einfügen“. Markieren Sie den Text, der zu einem Schnellbaustein werden soll, vergeben einen Namen und fertig. Wenn Sie einen Schnellbaustein nutzen wollen, gehen Sie in das Schnellbaustein-Menü und wählen den gewünschten Text aus.

Das ist nur eine kleine Auswahl von – wie ich finde – hilfreichen Features von Outlook. Viel Erfolg beim Anwenden!

Tipps und Tricks: Dokumentenmanagement

Ein großes  Feld für die Assistenz! Oft geht es nicht nur um die eigenen Dateien und Ablage, sondern auch um die des Vorgesetzten oder auch der Abteilung. Daher lohnt es sich, etwas genauer hinzuschauen. Das hat sich in meiner Beratungs- und Seminarpraxis bewährt – sozusagen die Top 6 für Sie:

• Arbeit auf gemeinsamen Laufwerken
  Wer ein Dokument erstellt, legt es auch ab. Auf gemeinsamen Laufwerken gibt es Regeln zum Erstellen von Dateinamen, die von allen eingehalten werden. Im Dateinamen kann die Dokumentenart (z. B. Prot für Protokoll), ein Sachgebiet (es ist festgelegt, welche das sind) oder auch der Empfänger oder die Verwendung der Datei sowie eine Versionsnummer enthalten sein. Die Baumstruktur ist aktivitäten- oder vorgangsorientiert angelegt. So können abgeschlossene Vorgänge (z. B. Projekte) in einen Ordner ZZ-alt verschoben werden. Es gibt keine Stich- oder Schlagworte oder personenbezogene Ordner – diese sorgen für Datenmüll.
• die gleiche Struktur für Mails, Office-Dateien und Papier
• Mails, wo nötig als PDF-Datei in das gemeinsame Laufwerk
• Papierablage nur dort, wo sie entweder gesetzlich notwendig ist oder auch tatsächlich genutzt wird (nach einer Studie werden nur 5 bis 20 Prozent von „beerdigtem“ Schriftgut wieder benötigt)
• Aufbewahrungspflichten sind bekannt und Funktionen zugeordnet. Wenn es um Papierablage geht, steht das Jahr, in dem vernichtet werden darf, auf dem Rückenschild des Ordners.
• In elektronischen Medien ist es wichtig, suchen zu können. Was man oder frau im Papierbereich gelernt hat (Unterverzeichnisse anlegen, nach Jahren unterteilen) ist für Dateien oft nicht nötig.

Ich bin gespannt, was für Sie passt und wie viel effizienter Sie arbeiten werden!

 

 

„Schwarzes“ Besprechungsmanagement

Viele Vorgesetzte verbringen einen großen Teil ihrer Zeit in Meetings. Auf der einen Seite ist das wichtig, um zu gemeinsamen Entscheidungen zu kommen, sich gegenseitig zu informieren oder Themen voranzubringen.

Doch viele sind mit den Besprechungen unzufrieden. Sie fangen nicht pünktlich an und es wird überzogen. Es wird zu viel geredet und zu wenig entschieden – und vieles mehr. Als Assistentin sind sie üblicherweise nicht in den Besprechungen dabei. Doch sie gestalten die Rahmenbedingungen mit.

„Schwarzes“ Besprechungsmanagement meint, über ungewöhnliche Wege und Ansätze Besprechungen effizienter und effektiver stattfinden zu lassen. Hier finden Sie einige Ansätze, die sie als Assistentin anwenden können:

• Lassen Sie Besprechungen zu ungewöhnlichen Zeiten beginnen, z. B. um 09:57 Uhr. Das schafft mehr Aufmerksamkeit und damit auch eine höhere Pünktlichkeit.
• Vereinbaren Sie Besprechungen so, dass sie ein „natürliches“ Ende haben. Statt von 09:00 bis 11:00 Uhr legen Sie 11:00 bis 13:00 Uhr fest. Dann haben viele Hunger, wollen in die Mittagspause und das Meeting endet pünktlicher. Gleiches gilt für den Nachmittag Statt 14:00 bis 16:00 Uhr vereinbaren Sie 15:30 bis 17:30 Uhr – oder gleich 15:03 bis 17:27 Uhr.
• Legen Sie Besprechungen in einem Zimmer so, dass es keine Übergangszeiten gibt. Die nächste Besprechung setzt der vorigen ein Ende. Wenn es ein Catering gibt (und die Mitarbeitenden dieses Service dies „mitmachen“) bestellen Sie das Anliefern der nächsten Besprechung oder das Abräumen der laufenden Besprechung passend zum Ende ohne Übergang.
• Wer zu spät kommt, macht das Protokoll. Oder: Wer zu spät kommt, räumt ab. Das Grundprinzip ist, wer Regeln nicht einhält, übernimmt einen Service für die Gruppe.
• Vielleicht schwieriger für Sie, aber einfacher für den Vorgesetzten: Wenn es schwierige oder konfliktträchtige Tagesordnungspunkte gibt, legen Sie diese ans Ende der Tagesordnung. Oft sind vorher Vereinbarungen getroffen worden, das macht das Zusammenkommen bei schwierigen Punkten einfacher.

Ich wünsche viel Vergnügen beim Einsatz der „schwarzen“ Techniken.

 

 

Eule und Lerche im Office?

In einem Coaching von Chef und Assistenz tauchte ein für mich spannendes Thema auf: Was ist, wenn der Chef eine Lerche ist und die Sekretärin eine Eule? Das bedeutet z. B., dass der Chef um 07:00 Uhr im Büro ist und die Assistentin ab 08:30 Uhr kommt. Die erste Arbeitszeit des Vorgesetzten ist also „ohne“. Ist das ein Thema?

Für den Vorgesetzten in diesem Coaching war es eines. Er findet zwar seine Mappe mit den Unterlagen für den Tag vor und kann in der sitzungsfreien Zeit zum Tagesstart Mails bearbeiten oder andere Schreibtischarbeit erledigen. Aber er kann nicht auf seine Assistentin zugreifen.

Die Assistentin „bekennt“ sich zur „Eule“ und wirft ein, dass sie nicht wirklich produktiv und gut ansprechbar wäre, wäre sie schon früher im Büro. Sie bleibe ja auch entsprechend „länger“.

Was heißt das für das Führungsverständnis des Vorgesetzten? Wird er „anordnen“, dass seine Assistentin früher beginnen soll? Gewichtet er die Betreuung am späteren Nachmittag bzw. frühen Abend unterschiedlich zur Betreuung am frühen Morgen?

Zur Zeit diskutieren beide mit dem Umfeld (es gibt ein Doppelsekretariat), ob es eine Lösung über eine Kollegin oder die Auszubildende geben kann. Doch welche Dienstleistungen können diese erbringen, die ja eben nicht „seine“ Assistentin sind? Und welcher Aufwand entsteht, den Informations- und Arbeitsfluss auf mehrere Schultern zu verteilen?

Im Coaching haben beide vereinbart, dass sie den Tag um 08:30 Uhr mit dem Office-Jour-Fixe starten. Dann sind zwar von der Assistentin die Mails des Morgens noch nicht bearbeitet, aber alle vom Abend. Und sie ist fit und er hat schon einiges angeschoben oder erledigt.

Wie ist das bei Ihnen geregelt? Gehören Sie zu den Klassikern, nämlich der Lerchen-Assistentin und dem Eulen-Vorgesetzten? Oder sind sie jeweils beide Lerche oder beide Eule? Schreiben Sie mir.

Muddling Through oder Durchwurschtler – gehören Sie dazu?

Die Bezeichnung klingt wenig „nett“, englisch heißt es „Muddling through“. Gemeint sind Menschen, die einen höheren Grad an Fremdbestimmung haben, häufig in ihrer Arbeit unterbrochen werden und oft auch „Diener vieler Herren“ sind. Es geht also nicht um die eigenen Unzulänglichkeiten im Zeitmanagement, sondern um ungünstige Rahmenbedingungen. Trifft das auf Sie zu?

Die häufig gehörten Aussagen wie „Arbeite in Blöcken“ oder „Notiere deine Aufgaben“ passen für den Durchwurschtler nicht. Auch eine ausführliche Tagesplanung ist häufig nicht realistisch. Wer das schon ausprobiert hat, stellt fest, dass durch die vielen ungeplanten Aufgaben alle Planungen über den Haufen geworfen werden. Die Motivation, jeden Tag wieder neu zu planen, schwindet – völlig verständlich. Ein geringeres Maß an Selbstbestimmung haben, viele Aufgaben auf den letzten Drücker oder viele „Kunden“, die von Ihnen etwas erledigt haben wollen, etc.: Akzeptieren Sie diese Rahmenbedingungen und nehmen von unrealistischen Hoffnungen Abschied. Wenn Sie Ihre Rahmenbedingungen akzeptiert haben, können Sie dann Ihre Energie fürs Abarbeiten nutzen und müssen nicht mehr „Jammern“. Auch ein Durchwurschtler kann seine Arbeit organisieren und planen – nur anders. Seine Werkzeuge sind kleiner, nicht so „weitreichend“:

Wochen- statt Tagesblick

Wichtig für Durchwurschtler ist, dass der Tagesblick (Was muss heute fertig werden?) die Dringlichkeitsfalle (mehr als eine Aufgabe, die jetzt fertig sein muss) noch verstärkt. Die Aufgaben, die heute nicht unbedingt fertig wer­den müssen, warten, bis sie dringlich sind! Obendrauf kommen dann noch die Dringlichkeiten von außen. Das kann nicht funktionieren! Planen Sie daher auf Wochenbasis. Erledigen Sie Ihr Wochenpensum dann in den etwas ruhigeren Zeiten oder die einzelnen Salamischeiben als kleine Aufgabe den Tag über.

Rhythmen der anderen nutzen

Beobachten Sie in Ihrem Alltag: Wann ist es etwas ruhiger? Manche Durchwurschtler kommen etwas früher und verfügen über eine ½ Stunde am Tagesanfang. Andere bleiben länger als die Kollegen. Vielleicht ist es auch um die Mittagszeit etwas ruhiger. Oder zu bestimmen Sitzungen (an denen viele teilnehmen, Sie aber nicht), gibt es weniger Unterbrechungen. Nutzen Sie diese Zeiten konsequent für Ihre eigenen Aufgaben. Erledigen Sie B-Aufgaben (wichtig, aber noch nicht dringlich) bzw. gehen Sie an Ihre eigenen Sachbearbeitungsaufgaben heran. Was für andere zu tun ist, gehört dann in den restlichen Tag. Schützen Sie sich in solchen wertvollen Zeiten, in dem Sie das Pop-up „neues Mail“ ausschalten. Wenn machbar, lassen Sie für diese ½ Stunde den Anrufbeantworter laufen. Vielleicht ist es auch wichtig, die Tür zu schließen – und so zu tun, als seien Sie nicht da. Falls sich jetzt Widerspruch in Ihnen regt: Wir sprechen über ca. ½ Stunde am Tag!

Wer brüllt am lautesten?

Wenn Sie Diener vieler Herren sind, gibt es immer jemand, der lauter brüllt als die anderen. Nutzen Sie dieses Prinzip – und klagen Sie nicht über den lauten Brüller. Wenn jemand vorgezogen werden möchte, schlagen Sie dieser Person folgendes vor: „Bitte wenden Sie sich doch an … (den lauten Brüller) und vereinbaren, dass Ihre Aufgabe vorgezogen werden kann.“ In vielen Fällen ist dann völlig klar, dass zuerst der laute Brüller bedient wird.

Salamitaktik für größere Aufgaben

Gerade mit größeren Aufgaben ist es schwierig, dran zu bleiben. Auf den letzten Drücker werden diese dann fertig – und Sie sind unzufrieden mit dem Ergebnis. Im Gegensatz zu den klassischen Zeitmanagern ist es für Sie schwierig, einen sogenannten „Block“ für solche Aufgaben einzurichten. Zer­teilen Sie deshalb Ihre große Aufgabe in kleine Teile. Diese Teilaufgaben erledigen Sie dann in den identifizierten „Rhythmuszeiten der anderen“. Das bedeutet, dass Sie früher mit den großen Aufgaben anfangen müssen.

Ein! Hilfsmittel, um Aufgaben aufzuschreiben

Wie viele Hilfsmittel benutzen Sie für die Aufgabenplanung? Ihren Bio­computer, einen Block, gelbe Post-Ist, Haufen auf dem Schreibtisch, eine Wiedervorlage, elektronische Hilfsmittel oder anderes? Gerade als Durch­wurschtler ist es wichtig, einen Überblick zu behalten. Weniger ist daher mehr. Entscheiden Sie sich für ein! Hilfsmittel, das Ihnen liegt. Erfassen Sie damit alles, was hereinkommt und nicht gleich erledigt wird. Machen Sie deutlich, was erledigt ist. So haben Sie auf einen Blick, was noch zu tun ist.

Haben Sie sich wieder erkannt? Dann waren hoffentlich neben der Selbsterkenntnis auch Tipps für die Erleichterung Ihres Arbeitsalltags dabei. Viel Erfolg beim weiteren Durchwurschteln!

Ist meine Kollegin meine Freundin?

Ich coache Teams von Chefs und Assistentinnen. Manche Coachings sind eher Coachings der Assistentinnen. Diese vertreten sich gegenseitig oder arbeiten gemeinsam für einen Chef.
Wie sehr muss „frau“ sich mögen, damit die Zusammenarbeit klappt? Die Antwort scheint nicht einfach zu sein. Auf der einen Seite finde ich Konstellationen vor, wo beide fast Freundinnen sind. Auf dieser Beziehungsgrundlage scheint die Zusammenarbeit gut zu klappen – so lange die Freundschaft da ist. Auf der anderen Seite begegnen mir Konstellationen, wo sich beide nicht „grün“ sind. Und dann wird Zusammenarbeit zum Problem.
Die eine kann der anderen nichts recht machen. Die andere findet Fehler bei der einen. Es wird mit unterschiedlichen Werkzeugen gearbeitet. Jeder hat ihren Faible für ein bestimmtes Tool. Manchmal entbrennen Diskusissonen um „richtig“ und „falsch“. Und dann wird der Coach gerufen!
Ein Patentrezpet gibt es nicht. Ich arbeite dann mit beiden heraus, auf welchen Feldern tatsächlich gemeinsam gearbeitet werden muss. Können die Zuständigkeiten so verändert werden, dass die Schnittmenge kleiner wird? Kann sich jede in der Vertretungssituation (und nur dann) auf die Arbeitsweise der anderen einlassen?
Schon die Erlaubnis, dass frau sich nicht mögen muss, kann entlastend sein. Auch die Aussicht, dass Unterschiede bleiben dürfen, helfen für eine andere Zusammenarbeit.
Damit es gar nicht erst zum Coaching-Anlass kommt, hilft Prävention. Klären Sie mit der Kollegin oder Vertretung frühzeitig, was sie unterscheidet. Legen Sie fest, was wem an „einzigartig“ wichtig ist. Was will keine von Ihnen beiden aufgeben? Vereinbaren Sie dann, wo es eine Zusammenarbeit geben muss. Manchmal hilft ein „wir wechseln uns ab, wer bestimmen darf“.
Ich wünsche viel Erfolg in der Zusammenarbeit mit der Kollegin!

Projektmanagement : Autorin für sekretaria.de

Schön, wenn die eigenen Themen Anklang finden. Ein Beitrag von mir wurde auf sekretaria.de veröffentlicht:

http://www.sekretaria.de/projektmanagement/als_assistenz_im_projektteam/

Ich freue mich über diese Resonanz!

Alles Gute zum „Administrative Professionals“ Day!

Seit 1952 gibt es in den USA diese Sitte. Am Anfang war es eine ganze Woche, in der die Chefs sich mit kleinen Geschenken oder einem gemeinsamen Essen bei ihren wichtigsten Mitarbeiterinnen bedankt haben. In Deutschland ist diese Sitte eher unbekannt. Das ist ein schöner Anlass, im heutigen Blogbeitrag allen Sekretärinnen und Assistentinnen „Danke“ zu sagen für ihre Arbeit. Oft genug wird die Dienstleistung nicht wahrgenommen, oft entsteht „Wahrnehmung“ erst, wenn etwas nicht geklappt hat. Das liegt in der Natur von Dienstleistung und nicht in der Verantwortung von Chefs oder Sekretärinnen.

Nichtsdestotrotz ist heute ein guter Tag, sich selbst zu loben und auf die Schulter zu klopfen – wenn der Chef vom „Secretary Day“ nichts weiß. Ich bin heute auf dem Office Day einer Versicherung. Ein Vorstandsmitglied wurde zum Tagesstart interviewt und hat sich bei seiner Sekretärin für die tolle Arbeit bedankt – vor allen Teilnehmerinnen! Er sei immer vorbereitet, wisse was zu tun sei und manches könne er heute gar nicht mehr selbst machen (z. B. einen Flug buchen). Ein schönes Statement für gelungene Chefentlastung.

Hier noch ein schönes Zitat von Daryl Hall: If you take a bunch of superstars and put them in an room where they don’t have their assistants and entourage, it’s funny to see what happens“

Und ein zweites Zitat von Anthony D’Angelo: Always be nice to secretaries. They are the real gatekeepers in the world.

Allen ein schönen Office-Day! Der Chef-Tag ist übrigens am 16. Oktober – wenn Sie selbst ein Zeichen setzten wollen.

Projektcontrolling – mehr als Kontrolle?

Für eigene Projekte, aber auch als Projektassistenz, gehört das Projektcontrolling zu den Aufgaben der  Assistenz. Doch was ist damit gemeint? Hier finden Sie einige Grundlagen zum Thema.

Projektcontrolling beginnt schon bei der Planung des Projektes. Hier werden die Grundlagen gelegt:

• In welche groben Aufgaben oder Arbeitspakete ist das Projekt unterteilt?
• Wann beginnen und enden die Arbeitspakete?
• Wie sind die Arbeitspakete voneinander abhängig?
• Welchen Zeitbedarf haben die Arbeitspakete?
• Welche Ressourcen (interne und externe Kosten) benötigen die Arbeitspakete?

Teilweise werden diese Angaben in einer „Vorgangsliste“ z. B. in einer Software wie Microsoft Projekt® eingetragen. Eine solche Software erstellt dann aufgrund der Angaben ein Balkendiagramm oder einen Netzplan. Für viele Projekte reicht ein Balkendiagramm (z. B. auch in Microsoft Excel® erstellt) völlig aus.

Projektcontrolling meint die Steuerung des Projektes über den gesamten Projektverlauf auf das vereinbarte Projektziel hin unter Einhaltung der zugewiesenen Ressourcen. Nach der Projektplanung wird in der Abarbeitung des Projektes durch das Projektcontrolling sicher gestellt, dass man schon „unterwegs“ weiß, wann man wo ankommen wird.

Im Projektverlauf wird die Projektplanung mit dem Ist abgeglichen. Die Projektleitung oder die Assistenz kann die Verantwortlichen der Arbeitspakete bitten, monatlich Feedback zum Stand zu machen (Was wurde diesen Monat erreicht? Liegt alles im Plan? Wenn nicht, was ist nötig, um wieder im Plan zu sein?).

Die Projektassistenz hakt dann nach, wo noch Berichte fehlen, und arbeitet die Informationen in einen Soll-Ist-Abgleich ein. Je nach Wissen und eigenen Fähigkeiten zum Projektthema kann eine Projektassistenz auch Vorschläge machen, wie zu steuern ist. „Steuerbar“ sind Ressourcen (Zeit und Geld) und die Qualität. Wo braucht es z. B. mehr Zeit (ohne dass das Projektziel gefährdet wird) oder wo muss mehr Geld in die Hand genommen werden, damit das Projektergebnis erreicht werden kann? Oder auch: Welche Qualität kann „nur“ erzielt werden, wenn Zeit und Geld nicht veränderbar sind?

Projektcontrolling ist also ein weites Feld für das eigenständige Arbeiten der Assistentin. Ich wünsche Ihnen Vorgesetzte oder Projektleiter, die den Gestaltungsspielraum dafür lassen.

Petra Balzer (Katharina Münk) in heute.de über Sekretärinnen

An einem prominenten Ort spricht Petra Balzer, die unter dem Pseudonym Katharina Münk u. a. den Bestseller „Und morgen bringe ich ihn um“ veröffentlicht hat, über den Beruf der Sekretärinnen und wie wichtig sie in Unternehmen sind. Ich freue mich über das tolle Interview und hoffe, dass sich viele davon anregen lassen!

http://www.heute.de/schon-wieder-montag-sekretaerin-die-geheime-fuehrungskraft-37504648.html